財務管理制度及流程介紹 黃慧敏 財務資金部 二零零八年六月廿六日

1. 財務管理制度及流程介紹 黃慧敏 財務資金部 二零零八年六月廿六日

2. 主要內容 一、3311股權架構 二、公司財務管理 三、上市公司業績披露 四、地盤盈虧預測及成本表的要求 五、審批程序及管理

3. 一、3311股權架構 1

4. 二、公司財務管理 財務管理 • 會計核算管理 • 成本核算和管理 • 數據處理、賬務管理 • 內部控制 • 編制財務報表 • 資金管理 • 財務分析和規劃 • 預算 • 現金管理 • 與銀行和投資者的關係 2

5. 1、香港上市公司要： 每年披露2次業績 (中期、年終) 每年要向股東派發中期報告書及年報 按照香港或國際會計準則編制中期報告及年報 按照聯交所證券上市規則及公司條例之規定作適當披露 三、上市公司業績披露 3

6. 2、上市公司財務預算 工程公司每年都會有經營指標。經營指標根據公司整體的戰略目標來制定。 地盤是各工程公司指標編制的基礎。各工程公司在地盤預測的基礎上進行匯總，得出毛利潤、資金結余和管理費等指標。 作為上市公司，財務資料日益透明，預測的準確與否，直接影響到上市公司的業績，甚至股價表現。香港核數師對這部分要求特別嚴。如果前後兩次預測結果差別較大，地盤就要事先做好解釋的準備，是什麼原因導致，這些原因是否合理。 三、上市公司業績披露(續) 4

7. 3、建築業務收入及利潤確認方式 承包工程是根據工程進度確認業務收入及項目利潤。 先要預測工程竣工時的盈虧情況，然後按照工程進度計算當期或當年的利潤。 以當期累計發生成本(包括應付款)與工程竣工預測總成本的比例計算工程進度。 凡工程進度達到30%或以上，則將預測工程竣工的利潤按工程進度百分比結轉為利潤，減去歷年已結轉利潤，為當年利潤。 三、上市公司業績披露(續) 5

8. 三、上市公司業績披露(續) • 3、建築業務收入及利潤確認方式(續) • 當工程進度未達到30%的項目，則當年不計算利潤，只計算當年完成營業額。 • 當預測工程竣工後為虧損時，不論工程進度是多少，將預計之虧損全數結轉當年虧損。 所以各項工程在中標後，地盤必須及時作出工程盈虧預測，並定期按工程進度和變化作出修定，以真實反映地盤及3311經營情況。 6

9. 例子: 工程一：預測工程竣工利潤5,000萬元，工程進度為80%，歷年已結轉利潤2,000萬元，當年應結轉利潤為： 5,000萬 x 80% - 2,000萬 = 2,000萬元 工程二：預測工程虧損3,000萬元，工程進度為20%，當年應結轉利潤為： -3,000萬元 按上述兩項工程計算，全年業績為虧損1,000萬元。 7

10. 地盤盈虧預測表 – 每年做2-4次 主要是反映工程在完工時，預計的總收入和總支出，估算盈虧情況； 地盤成本表 － 每季度做一次 主要是反映工程在期末累計收入和累計支出，包含了期末的應收應付。是代表工程實際工作量。 四、地盤盈虧預測及成本表的要求 8

11. 1、地盤盈虧預測表的編制 盈虧預測表是核數師核實上市公司業績的重要依據和原始資料，各地盤盈虧預測的准確程度直接影響上市公司的業績，如果虛列虧損，將對上市公司盈利產生重大的影響。 各地盤必須實事求是的填報地盤盈虧狀況，每年分別在3月份及9月份作出預測，而6月及12月份則按需要作出修訂。所有在建地盤、完工一年地盤(以年份計算)、新中標地盤亦須填報，若未進行分判可根據投標預算作出適當調整後填報。 凡當年竣工的項目，准確度要達90%以上。 所有索賠(Claims)必須有業主文件上的支持才可計算為工程收入 四、地盤盈虧預測及成本表的要求(續) 9

12. 1、地盤盈虧預測表的編制(續) 盈虧預測表中總表及附表的所有項目必須填報，凡地盤不適用的表格要列明並一同上報，整套上報預測表格不可缺頁，金額單位為萬港元。 附表是總表的明細，有關數據必須與總表相符。 已結算的分判商必須在表格內註明。 必須按通知要求，按時上報財資部，副本則交予工程公司。 表格會因應內部加強成本管理、上市規則及會計准則的修訂、核數師要求而定期作出修訂，每次填報預測均須按最新的表格填報。有關表格可在公司內網下載。 四、地盤盈虧預測及成本表的要求(續) 10

13. 2、地盤成本表的編制 上市公司在建工程利潤是按工程進度計算，工程進度是按當年累計成本(含應付款)與預測總成本之比例，因此預提應付款的准確性直接影響上市公司當年反映的營業額及利潤。 工程應收款及判頭糧單應付款截數日期定義：根據核數師的定義，凡糧單截數日期在當月16日至下一個月15日期間的工程款則定為當期的工程款，須計算為當期應收應付款，若截數日期為下一個月16日或以後則當是下期數，不須計提應收應付款。 四、地盤盈虧預測及成本表的要求(續) 11

14. 2、地盤成本表的編制(續) 當年竣工工程的最終利潤是按《地盤成本總表》的利潤(含應收應付)計算，因此預提應收應付款時必須包括工程埋單時的總收入及保養期發生的費用及工程維修費。地盤成本表合計數與最新一次工程《盈虧預測總表》應該相同，否則須作出修改。 應收應付款須按賬齡劃分，截數日期分別為在0-30日、31-90日、91-180日、181-270日、270-360日及超過一年。即是指有關收入或支出發生日期(發票日期、收貨日期或糧單截數日期)與地盤成本表期末日期相距的期間。 四、地盤盈虧預測及成本表的要求(續) 12

15. 2、地盤成本表的編制(續) 有關表格會因多方因素而需要不定時作出修訂，每次必須按財務資金部最新發出的《地盤成本總表》填報，由地盤測量師負責編制，金額單位為港元。 所有表格均須填報，總表與附表的數據要相符。 每季度填報一次，分別是3月、6月、9月及12月。 凡未與業主及分判商完成結算的項目均須填報。 必須按通知要求，按時上報財資部。 已結算的分判商必須在表格內註明。 四、地盤盈虧預測及成本表的要求(續) 13

16. (一) 成本支出 承建成本費用組成： 直接成本：判頭糧款、材料費、人工費 間接成本：開辦費、管理費 開辦費：管理人員薪金、地盤寫字樓、檢驗試驗費、保險、建造業訓練費、平水墨斗、機械費、棚架費、工程顧問費等20多項費用 管理費：交際費、汽車費用、舟車費、福食費﹑文具印刷費﹑律師費等 五、審批程序及管理 14

17. 1、財資部付款審批程序 財資部按照「寧可少付一筆款，絕不錯付一筆款」的原則，加強監督，嚴格審查，把好付款審核的最後一道關口。 (1)成本室 審核報銷的單據是否為正式單據 確保需提供所有文件齊全 附件的資料是否吻合(包括地盤名稱、付款金額、內容等) 審批程序是否齊全 完成上述程序後制作銀行憑証 五、審批程序及管理(續) 15

18. 1、財資部付款審批程序(續) (2)審核人 審核單據是否合理、完整、准確 審核付款申請是否已批核妥當 審核會計處理是否正確 審核銀行憑証的金額及收款方是否正確 (3)出納 再次核對收款方及金額，確保無誤後列印支票并提交授權人簽字 五、審批程序及管理(續) 16

19. 1、財資部付款審批程序(續) (4)授權簽字人 “A”組和“B”組同時簽字方為有效 “A”組為公司領導(內派) “B”組為財資部管理人員 若支票金額超過300萬元，必須由中海集團孔總或吳總監為“A”組簽字人 (5)發出支票 除政府或公用設施機構安排郵寄支票或直接交款外，其餘一律安排逢星期一、三及五於辦公時間內到財資部帶同有效收據及綠單(分判付款書)領取支票，必須預先電話查詢有關支票是否備妥 五、審批程序及管理(續) 17

20. 2、成本審批權限及要求 (1)判頭糧單 按信息化管理部開發CDMS系統編制判頭糧單 透過CDMS系統編制糧單明細表(每一單項明細) 其他增減項目必須提供明細 新增分判商須向財資部申請加開分判商編碼，填報指定申請表並附上分判商有效商業登記証副本 糧單每個月只可發放一次 NSC糧單必須附有業主糧單NSC明細表 保固金發放時間：分判商必須簽署《分判工程結算協議書》後方可申請50%最大保固金額，相關工程保養期滿並收取業主保固金後，分判商方可獲另外50%的保固金。由於土木工期較長，當完成有關工程後地盤申請發放保固金50%，由合約部審批 五、審批程序及管理(續) 18

21. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 工程變更 可以從業主處收款的工程變更稱為增加工程 不能從業主處收款的工程變更稱為合約外工程 單項少於10萬元的變更，由地盤經理批核 單項>=10萬元的變更，上報公司合約部副總經理批核 單項>=50萬元<200萬元的合約外工程變更和>200萬元的增加工程變更，須加承建領導批核 單項>=200萬元的變更，公司視情況決定是否要分判 合約內工程單項數量增加，應放入增加工程中，由地盤經理審批及簽署確認 五、審批程序及管理(續) 19

22. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 若以外幣支付，須填寫匯款申請 不應向分判商透露內部支票安排進度 公司審批程序及時間安排 工程部 2 工作天 合約部 5 工作天 公司領導 2 工作天 財資部 5 工作天 合 計 14 工作天 五、審批程序及管理(續) 20

23. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 財務部審批 分判商名稱正確 分判糧單期數正確 期初數與上期累計數相符 加減數計算正確 分判商蓋章及簽署確認 各分部完成審批 加減項明細齊全 NSC判頭附上業主審批糧單 五、審批程序及管理(續) 21

24. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 財務部審批(續) 合約內工程款不超越分判合約金額 合約外工程及增加工程款審批齊全 保固金計算正確 退保固金程序恰當 附分判商支付工人薪金証明 財資部不是審核數據是否正確，而是審核有關支出是否按公司制度批付 五、審批程序及管理(續) 22

25. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 特殊情況 正常審批糧單，金額支付予第三者 附有分判商授權書，以公司信紙編寫，內容包括我司公司名稱、分判內容、分判糧單期數、糧單支付金額、授權我方支付收款者名稱及金額、公司蓋章及簽字(必須與分判合約相同) 附分判商有效收據 地盤要核實分判商作此安排的因由，是否合情、合理、合法 五、審批程序及管理(續) 23

26. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 特殊情況(續) 正常審批糧單，金額支付予第三者(續) 地盤要向工程公司書面申請並獲合約部主管審批作實 收取第三者有效收據 代支工人薪金 詳細了解工人欠薪情況及金額 調查該判頭與3311其他工程的情況 五、審批程序及管理(續) 24

27. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 特殊情況(續) 代支工人薪金(續) 應付保固金總額 統計應付工程金額 專題報告上報工程公司並獲合約部主管及公司領導審批 地盤須核實各工人名稱，核對身份証，列出支薪月份並獲分判商蓋章及簽字確認 五、審批程序及管理(續) 25

28. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 特殊情況(續) 代支工人薪金(續) 按已批分判糧單代付，分判商須提供授權書及有效收據 若工人欠薪借款，須填寫借款單 以支票支付，支票副本存檔，工人須在身份証副本簽收並註明是地盤名稱、分判商名稱、支薪月份、金額等資料 五、審批程序及管理(續) 26

29. 2、成本審批權限及要求(續) (1)判頭糧單(續) 特殊情況(續) 提早發放保固金 申請個別判頭提早發放保固金，必須詳細調整該判頭的財政能力，工人欠薪情況，該判頭在3311的其他工程應付工程款及保固金金額 申請整個項目提早發放保固金主要分判商，必須提出原因及說明收取業主保固金情況 專題報告上報工程公司並獲合約部主管及公司領導審批 五、審批程序及管理(續) 27

30. 2、成本審批權限及要求(續) (2)材料 按信息化管理部開發地盤材料系統編制付款辦理單 新增供應商須向物資部申請加開供應商編碼 附上送貨單並有地盤收貨蓋章及簽收 付款辦理單支付金額<50萬元，由物資部總經理審批 付款辦理單支付金額>=50萬元，由承建分管領導審批 支付累計金額超過原合約金額必須上報超額報告並獲工程公司審批 不可對外透露內部審批進度 五、審批程序及管理(續) 28

31. 2、成本審批權限及要求(續) (2)材料(續) 若以外幣支付，須填寫匯款申請，若支付外幣金額超過港幣50萬元，必須盡早提供資料予財資部，包括幣種、金額、支付時間，讓我部可按市場情況及需要預先跟銀行預定兌換率 若以信用證(L/C)支付，必須預先咨詢物資部有關條款，以保障公司利益 信用證付款是由銀行按條款自動支付貨款，地盤必須在當月內上報報銷單並附上發票及收貨文件作賬務處理 一般採購合約的信貸期是30天 五、審批程序及管理(續) 29

32. 2、成本審批權限及要求(續) (2)材料(續) 建議處理材料付款時間安排 地盤* 收貨後輸入系統 3 工作天 完成編制及地盤審批付辦單 20 工作天 物資部 7 工作天 財資部 10 工作天 合 計 40 工作天 *鋼筋及鋼材必須在30天或合約訂明時間內完成，因此地盤處理時間應縮短至15個工作天並上報物資部 五、審批程序及管理(續) 30

33. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本 除下列特別註明外，一般成本支出由地盤經理審批後送往財資部安排付款 固定資產、RE資產、工具用具 <10萬元由物資部(地盤用) 、信息化管理部(電腦用品)或總經辦(寫字樓用)審批 <500萬元由分管領導審批 >=500萬元由行政總裁審批，如採購房屋或寫字樓須加中海集團總經理或財務總監審批 五、審批程序及管理(續) 31

34. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 工程顧問費、投標費 <2萬元由工程公司審批 <10萬元由分管領導審批 >=10萬元由行政總裁審批 特別顧問費 <100萬元由行政總裁審批 >=100萬元由中海集團總經理或財務總監審批 五、審批程序及管理(續) 32

35. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 應酬交際費 <1,000元由地盤經理審批 <5,000元由工程公司審批 <1萬元由分管領導審批 >=1萬元由行政總裁審批 饋贈禮品 <2,000元由工程公司審批 <5,000元由分管領導審批 五、審批程序及管理(續) 33

36. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 饋贈禮品(續) <2萬元由行政總裁審批 >=2萬元由中海集團總經理或財務總監審批 電訊費用 地盤經理和部門副總以上可每月報銷300元 其他人員因工作需要，可經工程公司批准後由人力資源部審批 長途電話費經公司批准後實報實銷 五、審批程序及管理(續) 34

37. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 出差待遇 交通安排 乘坐飛機承建線執行董事及以上可乘商務艙 其他員工乘經濟艙 乘火車地盤經理以上可坐軟座 住宿安排 三星級或四星級 部門總經理及以上員工可住宿獨立標准間 五、審批程序及管理(續) 35

38. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 出差待遇(續) 出差補助(天數計頭不計尾) 內地(不包深圳)每天100元，20天後每天50元 歐美、澳洲地區部門總經理或以上員工每天250元，其他員工每天200元 日本、印度、中東、非洲地區部門總經理或以上員工每天350元，其他員工每天300元 亞洲(不包日本、印度、中東地區)部門總經理或以上員工每天250元，其他員工每天150元 五、審批程序及管理(續) 36

39. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 薪金、醫療費、培訓費、伙食津貼、其他津貼 人力資源部審批 午膳津貼 內派員工每月850元 公司合約員工設飯堂每人每出勤工作天23元，不設飯堂每人每出勤工作天25元 內派員工宿舍費用 一律不得報銷 五、審批程序及管理(續) 37

40. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 內部利息 按當月累計收支差平均數﹝(期初數+期末數)/2﹞ 按市場銀行利率變動調整，現時以年利率3%計算 計算期間由地盤開工至完工日(按完工紙) 大型活動(如拜神、工作坊) 預先計劃預算，工程公司審批 按審批預算報告申請借款 五、審批程序及管理(續) 38

41. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 借款 所有借款均須工程公司審批 附上資料以核實支票抬頭及金額 必須於一個月內到財資部報銷 保險費 <50萬元由工程公司審批 >=50萬元由承建分管領導審批 五、審批程序及管理(續) 39

42. 2、成本審批權限及要求(續) (3)其他成本(續) 工程罰款 附上已審批罰款報告書 付款辦理單由安環部及工程公司 備用金費用報銷 必須按上述要求完成審批 附有証明有關費用已支付(如收據) 所有文件必須為正本，並於不遲於三個月內到財資部報銷，否則財資部保留拒絕報銷的權利 備用金銀行戶口必須為兩人同時簽字方為有效 五、審批程序及管理(續) 40

43. (二)、工程收入 盡快提供每期收入糧單予財資部(收款前) 如許可向業主申請自動轉賬收取工程款 如要到業主取票，由地盤安排人員收取並交財資部 財務入賬以銀行收款日期作准 業主發出完工紙後應盡快將副本交財資部 五、審批程序及管理(續) 41

44. (三)、成本預警 公司每個月都有成本預警，工程款回收情況、資金佔用情況和管理費用情況超出計劃或者公司的經驗數據，有關地盤就會在報告中點名 工程款收入與計劃收入的比較 主要考察工程收款是否延遲 工程過半、實際收入比計劃慢10%以上 計劃收入資料是按地盤填報盈虧預算中的附表九 收入是按財務賬面實際收入數 五、審批程序及管理(續) 42

45. (三)、成本預警(續) 累計皮費與累計收入的比較 主要考察是否超出平均水平 工程過半、房屋地盤根據工程合約額大小厘定(平均值為13%)，土木地盤超出15%，基礎地盤超出11% 數據均取自工程收支明細表 占用資金情況 主要考察是否長期占用公司資金 工程過半，預警占用資金較大的地盤 數據均取自工程收支明細表 五、審批程序及管理(續) 43

46. 多 謝 ! 44