Dokumentacja magazynowa

1. aktualizacja: 26.09.2011 Dokumentacja magazynowa autor: mgr Janusz Gniewkowski recenzent: mgr inż. Karolina Kolińska Prezentacja dystrybuowana bezpłatnie, udostępniana do celów dydaktycznych. Opracowanie prezentacji współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2. Przedsiębiorstwa zaangażowane w opracowanie prezentacji Promags.a. PROMAG S.A. już od 30 lat udoskonala przestrzeń magazynową i produkcyjną swoich Klientów poprzez optymalny dobór wyposażenia magazynowego. Regały magazynowe, wózki widłowe, meble metalowe, urządzenia dźwignicowe, przeładunkowe i do pakowania to część bogatej oferty firmy.

3. Dokumentacja magazynowa • Plan prezentacji • Dokument • Wymogi formalne • Wymogi merytoryczne • Podstawowe dokumenty w firmie handlowej • Dokumenty wewnętrzne • Przykładowe zadania • Proste metody obliczania wartości cen na dokumentach foto: PROMAG S.A.

4. Dokumentacja magazynowa Dokument Dokument to przedmiot materialny, zazwyczaj funkcjonujący jako pisemne oświadczenie, w sposób mniej lub bardziej formalny potwierdzający lub opisujący prawdziwość jakiegoś faktu, zdarzenia czy relacji (np. nabycie lub zbycie praw własności)1). 1) M. Stajniak „Transport i Spedycja”, Wydanie 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 wzór umowy

5. Dokumentacja magazynowa dokument Sprawne funkcjonowanie firmy magazynu wymaga stosowania odpowiednich dokumentów, na podstawie których odzwierciedlane są poszczególne stany i zdarzenia w magazynie. Pytanie: Jakie dokumenty występują w tym obiegu? Dostawca Firma handlowa Odbiorca foto: PROMAG S.A. foto: PROMAG S.A.

6. Dokumentacja magazynowa Dokument Dokumenty te powinny być sporządzone zgodnie z obowiązującymi zasadami prawnymi oraz zasadami ewidencji, dlatego ważne jest aby dokumentację te sporządzały osoby do tego uprawnione, które odpowiadają zarówno za merytoryczna, jak i formalną jakość wypełnianych dokumentów. foto: iStockphoto.com

7. Dokumentacja magazynowa Wymogi formalne dokumenty powinny być sporządzane czytelnie, niedopuszczalne jest poprawianie cyfr, liter, dokumenty powinny zawierać datę, której nastąpił ruch, poprawki są dopuszczalne jedynie po przez skreślenie całej liczby, wyrazu, a następnie napisanie poprawionej wartości nad błędnym wyrażeniem2). 2) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 przykład nieprawidłowo sporządzonego dokumentu

8. Dokumentacja magazynowa Wymogi merytoryczne Merytorycznie dokumenty powinny określać oraz zawierać: jakość wydawanych materiałów (gatunek, klasa), ilość wydawanych materiałów (sztuki, kilogramy, litry), podpis zarówno wydającego jaki i odbierającego wraz z odpowiednimi pieczęciami3). 3) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 wzór protokołu odbioru towaru

9. Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Podstawowymi dokumentami, związanymi z potwierdzeniem sprzedaży i przyjęcia towaru do magazynu są: faktura VAT (kupna i sprzedaży), dowód Pz (przyjęcia zewnętrznego), dokument Wz (wydania zewnętrzne). foto: iStockphoto.com

10. Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty W firmie handlowej Fakturę VAT sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach: dla wystawiającego oraz dla odbiorcy. Prawidłowo sporządzona faktura powinna zawierać: pełną nazwę i adres sprzedawcy, pełną nazwę i adres odbiorcy, numer kolejny dokumentu, numer NIP wystawcy i odbiorcy, nazwę towaru/usługi i jego ilość, wartość netto oraz brutto, słownie napisaną wartość sprzedaży, stawkę podatku VAT, sposób zapłaty, datę i miejsce wystawiania dokumentu, podpis wystawcy4). 4) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 przykład faktury VAT

11. Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Dowód Pzjest zasadniczym dokumentem potwierdzającym ilościowe i jakościowe przyjęcie wyrobów do magazynu. Stanowi on podstawę do rozrachunku z dostawcą, a także wpisu do ewidencji magazynowej oraz zaksięgowania dostawy5). Dowód Pz, sporządza się w trzech egzemplarzach: jeden dla magazyniera, drugi dla księgowości, trzeci przeznaczony jest dla działu zakupu (zaopatrzenia), cena jest wzięta z centy netto z Faktury VAT zakupu. Prawidłowo sporządzony dowód Pz powinien zawierać: pieczątkę przedsiębiorstwa (w lewym górnym rogu), numer kolejny łamany przez numer magazynu, nazwę oraz adres nadawcy, datę wystawienia, rodzaj i ilość przyjmowanego towaru (materiału), sposób dostawy (np. samochód), sposób przychodu (np. zakup)6). 5) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 6) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009

12. Dokumentacja magazynowa wzór dowodu Pz

13. Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Faktura Vat sprzedaży oraz dokument Wz- wydanie zewnętrzne, dokumentuje wydanie materiałów na zewnątrz przedsiębiorstwa oraz wydanie wyrobów gotowych, opakowań i depozytów7). Sporządza się w czterech egzemplarzach: dla osoby wystawiającej, drugi dla magazynu wydającego, trzeci dla odbiorcy, a czwarty przeznaczony jest dla księgowości, cena na Wz jest najczęściej kosztem wytworzenia (ewidencyjna). Prawidłowo sporządzony dokument Wz powinien zawierać: pieczątkę przedsiębiorstwa (w lewym górnym rogu), numer kolejny łamany przez numer magazynu, nazwę i ilość wydawanego materiału, miejsce jego wydania i miejsce docelowe, rodzaj i ilość wydawanego towaru (materiału), środek transportu (np. samochód), datę wystawienia8). 7) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 8) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009

14. Dokumentacja magazynowa wzór dokumentu Wz

15. Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie produkcyjnej Podstawowymi dokumentami, związanymi z działalnością firmy produkcyjnej są: faktura VAT (kupna i sprzedaży), dowód Pz (przyjęcie zewnętrzne), dokument Wz (wydanie zewnętrzne), dowód Pw (przyjęcie wewnętrzne), dowód Mm (przesunięcie międzymagazynowe), dowód Rw (wydanie wewnętrzne), dowód Zw (zwrot materiałów). foto: iStockphoto.com foto: iStockphoto.com foto: PROMAG S.A.

16. Dokumentacja magazynowa Dokumenty wewnętrzne Dowód Pw- przyjęcie wewnętrzne to podstawowy dokument przychodowy, który dokumentuje zasadniczo przyjęcie wyborów gotowych lub półfabrykatów w magazynach9). Dowód Mm - czyli inaczej przesunięcie międzymagazynowe jest stosowany przy międzymagazynowych przemieszczeniach zapasów w ramach przedsiębiorstwa. Dowód Rw- wydanie wewnętrzne jest wystawiany w związku z wydaniem materiałów do zużycia w przedsiębiorstwie. Dowód Zw- zwrot materiałów. 9) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 przykłady dokumentów wewnętrznych

17. Dokumentacja magazynowa Przykładowe zadanie Firma produkcyjna BRULION sp. z o.o. zakupiła papier do produkcji notesów. Faktura zakupu oraz dostawa towaru były w tym samym dniu. 1) Wcielając się w rolę pracownika firmy Konrada Wolińskiego, sporządź fakturę zgodnie z danymi podanymi poniżej oraz dokument potwierdzający przyjęcie materiałów do magazynu. Kupujący: Zakład Artykułów Papierniczych BRULION sp. z o.o.ul. Mostowa 4161-231 PoznańNIP 782-11-22-213rachunek: 02 1090 1346 0000 0000 3430 0920Sprzedający: Hurtownia RYSIK sp. z o.o.ul. Wielka 3653-335 WrocławNIP 782-10-22-486rachunek: 57 1020 5242 2020 0100 7880 0786Pozycja faktury nr 149/2011 z dnia 03/03/2011papier biały - 50 000 szt. - cena 0,50 zł - VAT 23% - przelew 30 dniosoba wystawiająca: Dorota Sadowskaosoba przyjmująca: Marek Kowalski Pracownik firmy BRULION: Konrad Woliński

18. Dokumentacja magazynowa prawidłowe rozwiązanie - faktura VAT

19. Dokumentacja magazynowa prawidłowe rozwiązanie - dowód Pz

20. Dokumentacja magazynowa Przykładowe zadanie 2) Spółka BRULION wydała 07/03/2011 r. z magazynu materiały do produkcji notesów. Dokument dotyczy 40 000 szt. papieru białego. prawidłowe rozwiązanie – dokument Rw

21. Dokumentacja magazynowa Przykładowe zadanie 3) W dniu 12/03/2011 przekazano z produkcji do magazynu 10 000 notesów po cenie ewidencyjnej 4,00 zł. za sztukę. prawidłowe rozwiązanie - dokument Pw

22. Dokumentacja magazynowa Przykładowe zadanie Spółka BRULION sprzedała 16/03/2011 r. hurtowni AMEX 3000 szt. notesów oraz wydała je kupującemu z magazynu wyrobów gotowych. Cenę sprzedaży ustalono powiększając cenę ewidencyjną notesów o 40%. Stawka VAT wynosi 23%, a termin płatności 14 dni. Fakturę wystawił Jan Kowalski, a towar odebrał Grzegorz Nowak. Jednostkowy koszt wytworzenia przyjmij na poziomie ceny ewidencyjnej. Dane kupującego: AMEXul. Jasna 461-321 PoznańNIP 782-11-20-147

23. Dokumentacja magazynowa prawidłowe rozwiązanie - faktura VAT

24. Dokumentacja magazynowa prawidłowe rozwiązanie - dokument Wz

25. Dokumentacja magazynowa Proste metody obliczania cen na dokumentach PRZYKŁAD 01 Cenę netto 100zł powiększ o 23% 100 * 1,23 = 123zł → jest to cena brutto Cenę netto 100zł powiększ o 8% 100 * 1,08 = 108zł → jest to cena brutto PRZYKŁAD 02 Koszt wytworzenia wynosi 250zł - powiększ go o marże 40% 250 * 1,40 = 350zł → jest to cena netto Cenę netto powiększ o 23% 350 * 1,23 = 430.50zł → jest to cena brutto

26. Dokumentacja magazynowa Proste metody obliczania cen na dokumentach PRZYKŁAD 03 Znając cenę brutto równą 2000zł, oblicz cenę netto i kwotę podatku VAT zakładając przy tym 23% oraz 8% podatku VAT. 2000 / 1,23 = 1626 zł → cena netto 2000 - 1626 = 374 zł → kwota podatku VAT (23%) 2000 / 1,08 = 1851,8 zł → cena netto 2000 - 1851,8 = 148,2 zł → kwota podatku VAT (8%) PRZYKŁAD 04 Znając cenę netto 350zł oblicz kwotę podatku VAT 23% oraz 8% 350 * 0,23 = 80,50 → kwota podatku VAT (23%) 350 * 0,08 = 28 zł → kwota podatku VAT (8%)

27. Dokumentacja magazynowa Literatura M. Stajniak „Transport i Spedycja”, Wydanie 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008, P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008

28. Dokumentacja magazynowa Wyższa Szkoła Logistyki Wyższa Szkoła Logistyki jest pierwszą w Polsce uczelnią logistyczną, utworzoną w 2001 roku z inicjatywy Instytutu Logistyki i Magazynowania oraz Centrum Edukacji Logistycznej. Kadra uczelni składa się z wybitnych specjalistów z zakresu logistyki i praktyków gospodarczych. Doceniając wagę doświadczenia jakiego wymaga się dzisiaj od absolwentów uczelni wyższych, WSL umożliwia również odbywanie praktyk i staży w wiodących firmach logistycznych będących partnerami uczelni. Dzięki umowom bilateralnym podpisanym z uczelniami z krajów europejskich studenci WSL korzystający z programu Erasmus wyjeżdżają na studia za granicę. W ramach współpracy z uczelniami z Niemiec i Wielkiej Brytanii mają także możliwość zdobywania podwójnych dyplomów z zakresu logistyki. Wyższa Szkoła Logistyki przejęła rolę patrona edukacyjnego dla szkół ponadgimnazjalnych kształcących w zawodach: technik logistyk i technik spedytor w zakresie nowoczesnego kształcenia dostosowanego do potrzeb rynku. Uczelnia realizuje unikatowy w skali kraju program współpracy z ponad 200 szkołami ponadgimnazjalnymi. Niniejsza prezentacja została opracowana w ramach projektu "Wielkopolska musi wiedzieć" - partnerstwo szkolnictwa zawodowego i rynku pracy kluczem do podniesienia atrakcyjności zawodów technik logistyk i technik spedytor w województwie wielkopolskim (projekt numer: POKL.09.02.00-30-077/09) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.