Chef de Projet : un métier, une méthode, des outils

Sommaire • Introduction 3 • Définition d ’un projet 5 • L ’organisation du projet 12 • Le découpage du projet en phases 22 • La gestion de projet : les méthodes et outils 39 • généralités 40 • l ’approche fonctionnelle 44 • l es organigrammes 46 • la planification 52 • la gestion des ressources 69 • la gestion des coûts 76 • la gestion des risques 82 • La culture projet 87  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 2

Comprendre l'environnement projet Prendre en compte la démarche de mise en œuvre de la gestion de projet Fournir les bases de la conduite de projet Mettre en avant le « métier » du chef de projet Objectifs de la formation  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 4

Qu’est-ce qu’un projet ? Un projet c’est ... Une entreprise temporaire, décidée en vue de produire un résultat unique pour apporter une réponse à une demande afin de satisfaire aux besoins de bénéficiaires • Le projet implique : • un objectif • un début et une fin explicites • des actions à entreprendre … • … avec des ressources données Source AFITEP AFNOR et PMI (Project Management Institute)  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 6

Qu’est-ce qu’un projet ? (exercice) Cas n° 1 Atelier d ’embouteillage d ’eau minérale: Produire 15000 palettes en semaine 32, type 1,5l PVC, grande source. Cas n° 2 Clinique : Mettre en place dans un délai d ’ un an un système qualité conforme aux exigences du référentiel ISO 9000. Cas n° 3 Maison de mes rêves: 300m2 sur 2 niveaux avec vue imprenable, jardin clos de 1 hectare, en meulière. Cas n° 4 Campagne de prévention routière: Mettre en place une campagne de prévention contre les accidents dans une agglomérations entre les véhicules à 4 roues et les 2 roues. Cas n° 5 Sous Traitance Automobile: Concevoir un lève vitre manuel s ’adaptant au véhicule X au prix de 120 frs, dans un délai de 160 semaines.  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 7

Le cas Paille (exercice) • Par petites équipes (de 4 personnes à priori), avec des pailles coudées et du scotch, une paire de ciseaux, il convient de réaliser un objet pouvant être décrit de la façon suivante : • Un pont : portée de 30 cm minimum et de 5 cm minimum de hauteur • Une tour qui sera portée par le pont. La tour devra pouvoir soutenir en son sommet un verre en plastique à moitié plein d’eau. La tour devra être la plus haute possible. L’ensemble devra être le plus esthétique possible, fiable et robuste. Chaque équipe désigne un émissaire qui pourra questionner l’animateur si nécessaire, ce dernier représentant un client potentiel, et qui les place en situation de réponse à appel d’offre. L’objet du jeu est de réaliser un prototype du produit final. Le meilleur prototype sera retenu. L’animateur reste disponible pendant toute la réalisation du jeu pour répondre à d’éventuelles questions des participants. Il sera le seul décisionnaire du meilleur prototype, et donc de l’équipe gagnante. Le temps imparti est de 45 minutes. Chaque paille vaut 1 point. A l’issue de ce temps réglementaire, chaque équipe devra présenter au groupe le résultat de son travail et commenter la façon dont elle s’y est prise pour le réaliser.  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 8

Technique la gestion Gestion de projet : organigrammes, planification, ressources, coûts, contrat, risques, configuration Organisation la conduite Types d’organisation projet, rôles et responsabilités, flux et fréquence des informations, système de décision, fréquence et nature du reporting Culture le management Aspects humains : communication, esprit d’équipe, leadership, motivation, gestion des parties prenantes Les 3 thèmes du management de projet  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 9

Mauvais partage et mauvaise définition des rôles et des responsabilités Dysfonctionnement des mécanismes de décision Absence de gestion des priorités Mauvais management de l ’équipe projet Conflits entre parties prenantes Ambiguïté des objectifs Imprécision des tâches Mauvaise définition des ressources Pas de capitalisation du savoir-faire Les 9 principaux risques  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 10

Quelles sont selon vous les trois qualités essentielles d’un chef de projet ? Meneur d’homme ; Gestionnaire ; Organisateur ; Homme de bon sens ; Délégataire. Il doit être capable : d’avoir une vision claire des problèmes ; de profiter des expériences acquises ; de raisonner par analogie ; de simplifier la problématique. Les qualités d ’un chef de projet  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 11

Avantages Capitalisation du savoir-faire Relations hiérarchiques claires Inconvénients Responsabilité diffuse sur les projets Interface client sans responsabilité réelle Peu de visibilité Fonctionnelle Direction Générale Fonction 1 Fonction 2 Fonction 3 Structures organisationnelles  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 13

Avantages Vision projet et client Ressources dédiées au projet Autorité réelle du chef de projet Inconvénients Peu de capitalisation de l'expérience Duplication des efforts Phases inter-projets et de maintenance plus difficiles Par projet Direction Générale Projet 1 Projet 2 Projet 3 Structures organisationnelles  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 14

Objectif Cumuler les avantages des organisations par fonction et par projet Principales difficultés Communication sur deux axes Equilibre difficile entre projets et fonctions Direction Générale De type matricielle Direction des projets Fonction 1 Fonction 2 Fonction 3 Projet 1 Projet 2 Projet 3 Structures organisationnelles Le chef de projet ? Facilitateur Coordinateur Sans équipe dédiée Avec équipe dédiée  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 15

COORDINATION STRATEGIQUE Projet Z Projet Y Projet X Dates avancement charges réestimées et consommées Engagé Dates demandées Charges et budgets négociés COORDINATION OPERATIONNELLE Service 2 Service N Service 1 Temps passés et réestimation du reste à faire Activités planifiées Exécutants Rôles et responsabilités des acteurs  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 16

MOE MOA Le chef de projet : Maîtrise d ’Ouvrage et/ou Maîtrise d ’Oeuvre • La Maîtrise d ’Ouvrage • définit les objectifs du projet et du management du projet • est garante de l ’atteinte des objectifs • en charge de la publicité du projet • choisit le maître d ’œuvre • anime le comité de pilotage • responsable de la recette du projet • finance • anime les groupes d ’utilisateurs • La Maîtrise d ’Œuvre • prend en compte les objectifs du projet • est responsable de la réalisation du projet • anime l ’équipe projet • est la source d ’information du projet • est responsable du système de décision • rend compte de l ’avancement  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 17

Utilisateur, Maître d ’Ouvrage et Maître d ’Oeuvre Utilisateur Besoin S pecific M easurable A chievable R ealistic T ime-based MOa Objectif Cible mesurable à atteindre dans un délai convenu MOe Spécification  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 18

MOE MOA Maître d ’Ouvrage et Maître d ’Oeuvre Attention : Niveau de détail : frontière entre objectifs et spécifications Niveau d ’engagement Niveau de responsabilité  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 19

MOE MOA Maître d ’Ouvrage et Maître d ’Oeuvre Plan de Management : Ensemble des exigences de la MOa envers sa MOe. Etabli par la MOa Sommaire exemple d ’un Plan de Management : - Contexte contractuel - Structuration - jalons - Organisation : instances, rôles et responsabilités - Planification (niveaux, gestion des plannings, …) - Budget - Règles de maîtrise et pilotage du projet - Règles de maîtrise des risques - Démarche qualité  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 20

Maître d ’ouvrage Maître d ’œuvre Responsable de ressources Equipier de projet Ressource Coordination opérationnelle Coordination stratégique Les métiers du management de projet • Les objectifs • La réalisation • Les moyens • La gestion • La compétence • Les priorités • Le portefeuille …, Comité de Pilotage, Utilisateurs, ...  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 21

Notification Référentiel Fin DEFINITION ORGANISATION & STRUCTURATION PILOTAGE Mise en place de l'équipe FIN & BILAN Les Phases  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 23

(d ’après norme X 50-400) Expression du Besoin Conception Préliminaire Développement Conception Détaillé Qualification Industrialisation DEFINITION ORG. & STRUCT. PILOTAGE FIN & BILAN Expression des Besoins Business Case Plan de Projet Devis Planning Contrat Rapport d’ Avancement PV Acceptation Provisoire PV Tests Intégration PV Acceptation Définitive Bilan de Projet Spécifications préliminaires Phase de Management Livrable Phase Jalon Cycle de vie / Processus de management  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 24

Exemple : cycle en V des projets informatiques Spécification système Validation Système Architecture système Intégration Système Spécification sous-système Validation sous-système Sous - Systèmes Conception sous-système Intégration sous-système Conception détaillée (composants) Tests unitaires (composants) Composants Vérifications revues de fin de phase Codage Codage  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 25

Exemple : développement pharmaceutique Phase réglementaire Phase pré-clinique chez l ’animal Phase clinique chez l ’homme Phase I Phase II Phase III Phase I : première administration Phase II : efficacité pharmacologique Phase III : efficacité thérapeutique  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 26

Pour chaque phase du management de projet : Quel est l ’objectif de la phase ? Identifier les données d ’entrée et de sortie Prendre un exemple dans votre environnement Les phases  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 27

Phase de Définition Objectif: Données d ’entrée Données de sortie Les phases Répondre au QUOI et au POURQUOI afin de justifier la décision de lancement du projet  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 28

Phase d ’Organisation et Structuration Objectif: Données d ’entrée Données de sortie Les phases Définir précisément le QUOI et le COMMENT  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 29

Phase de Pilotage Objectif: Données d ’entrée Données de sortie Les phases Réaliser ce qui a été défini par le cahier des charges  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 30

Phase de Fin et Bilan Objectif: Données d ’entrée Données de sortie Les phases Transmettre et intégrer les résultats du projet dans la structure utilisatrice  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 31

Jalon 1 Jalon 2 Jalon 3 Jalon 4 Acteur 1 Acteur 2 Acteur 3 Acteur 4 Doit approuver Responsabilité générale Doit être consulté Doit être informé Acteurs et jalons: matrice de décision  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 32

L'implication des acteurs à un JALON de DECISION est qualifiée par l'un des degrés suivants : A la responsabilité générale A la responsabilité opérationnelle A la responsabilité spécifique Doit être consulté Peut être consulté Doit être informé Doit approuver Peut être informé N ’est pas concerné Degrés d'implication des acteurs  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 33

Décision de Lancement Cahier des Charges Revue Conception Validation Directeur Formation Conseil Responsable Développement Chef de Projet Stages Concepteur Responsables Unités Doit approuver Responsabilité générale Doit être consulté Doit être informé Acteurs et jalons: matrice de décisionExemple de la conception d ’une formation AFNOR  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 34

Objectifs du projet Périmètre du projet Entités concernées (réalisation du projet) Estimation des besoins en ressources Analyse des risques Nomination du chef de projet (MOE) Détermination des critères de succès Définition des indicateurs Choix des membres de l'équipe projet MOE MOA Phase de définition Réunion de lancement : baptême du projet  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 35

Mise en place de l'équipe projet Précision du périmètre et des objectifs du projet Affectation des responsabilités de réalisation Affectation des responsabilités de décision Définition des standards et procédures Estimation et planification des travaux en terme de délais et moyens Identification des domaines critiques (techniques, financiers, humains, ...) Etablissement du plan de communication MOE MOA Phase Organisation & Structuration Réunion de lancement : réalisation  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 36

Mesure et analyse des écarts en terme de performance délais ressources coûts Gestion des modifications demandes client modifications internes (et travaux non prévus initialement) Mise à jour des prévisions en délais, ressources et coûts Gestion des risques Animation et soutien de l'équipe projet Information sur l ’avancement Détermination des éléments constitutifs du bilan MOE MOA Phase de pilotage  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 37

Identification et terminaison des engagements / livrables restants Déploiement Acceptation du produit / service Maintien de l'équipe projet en place Analyse et archivage des données projet Avenir de l'équipe projet Enseignements tirés du projet MOE MOA Phase Fin & Bilan  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 38

Management et gestion de projet • Management de projet : • fixer les objectifs, la stratégie et les moyens • coordonner et animer • maîtriser • optimiser l'utilisation des ressources A ces titres, il couvre la gestion de projet. • Gestion de projet • apporter au management de projet les éléments pour prendre en temps voulu toutes les décisions lui permettant de respecter les termes du contrat passé avec le client en: • qualité • délai • coûts ======> essentiellement prévisionnel Délais Ressources Coûts Performance  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 41

CdCFSTB POURQUOI ? MOa ORGANIGRAMME DES TACHES Arborescence Technique QUOI ? Structure Hiérarchisée des Travaux COMMENT ? Structure de Contribution QUI ? MOe Réseau logique (PERT) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 QUAND ? LA REALITE : LES BOUCLES Diagramme de Gantt Plans de charges prévisionnels AVEC QUELS MOYENS ? Budget COMBIEN ? La technique : le processus  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 42

Organigramme technique Responsabilités Lots de travaux Planification Ressources Budget Avancement Le réalisé Ecarts en coûts et délais Reste à faire Bilans de fin de projet Standards Les 3 étapes de gestion d'un projet Etablissement du référentiel Gel du référentiel projet PILOTAGE Validation de l'état courant ou du nouveau référentiel CLOTURE  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 43

Recueil des fonctions attendues La démarche Exprimer le besoin en termes de finalité, de services attendus, le « juste besoin », dans les différents cas d ’utilisation, sans référence aux solutions techniques susceptibles d’y répondre Le Cahier des Charges Fonctionnel CdCF(Afnor NF X 50-151) Document par lequel le demandeur exprime son besoin en termes de fonctions de service et de contraintes.  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 45

Une seule et même méthode, une seule et même technique de gestion de projet, mais qui peut s’appliquer à plusieurs entités: tâches (Organigramme des Tâches) responsables (Organigramme Fonctionnel) ressources (Organigramme de Ressources) types de coûts (Organigramme des Coûts) Objectifs : Aider à l’exhaustivité dans la définition de l’entité à traiter. Servir de base de communication. Aboutir à des entités contrôlables. Structurer le système d’information. Les organigrammes  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 47

Définition constituants ou livrables de plus bas niveau moyens spécifiques nécessaires à la réalisation du projet une fois réalisé, sera utilisé comme ressource travaux ou actions génériques travail élémentaire à effectuer sur un constituant ou un moyen exemple : spécifications, conception, réalisation, tests, organisation, ... Règles de constitution niveau(x) de détail processus itératif niveau N = somme des niveaux N+1 correspondants L'organigramme des tâches  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 48

OT du départ en vacances : exemple de solution partielle Départ en vacances Maison Voiture « Route » Bagages Villa Eau Eau Itinéraire Papa Gaz Pneus Hôtel Maman Chemises Sortir Electricité Huile Junior Pulls Vérifier Jardin Petite soeur Chaussures Empaqueter Etc... Volets Medor Fermer Réserver Junior Maman Papa Junior  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 49

Radar Proto de définition Tête de série Proto d'iden tification Maquette Pré-série Série Contrôle qualité Bloc hyper Moyens d'essais Moyen de fabrication Radome Etudes Fabrication Essais Servos LT LT LT Etudes Fabrication Etudes Etudes Etudes Sol Sol LT LT LT LT LT LT Fabrication Fabrication Fabrication Vol Vol LT LT LT LT LT Moyens de fabrication Essais Essais LT Lot de Travaux Moyen Constituant Action LT Essais LT Un exemple d'OT LT  AFNOR / ARTEMIS International Tous droits réservés550/AFNOR Conseil /ARTEMIS/G.Degrond/V2.0 p 50

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