Kommunikativa workshop – tips på sätt att stötta chefer och ledare Karlstad 2013-08-29

1. Kommunikativa workshop– tips på sätt att stötta chefer och ledareKarlstad 2013-08-29

2. Ett verktyg för kommunikatörer • Utgår från metod i Chefens verktygslåda • Är gratis, tidsbesparande, effektiv och rolig • Förutsättning 1: att du gillar facilitera/leda möten • Förutsättning 2: ett väl genomfört förarbete: • Analysera väl • Ha ett första inledande samtal

3. Är en metod för att: • Ha ordning och reda på er kommunikation • Skapa en struktur i ert sätt att kommunicera • Bli mer effektiv i användandet av era kanaler • Lättare nå fram med era budskap • Tydliggöra kommunikationsansvaret • Bygger på ett verktyg från Nordisk kommunikation.

4. Sex steg för att utveckla ert kommunikationssystem

5. Efter genomförd kartläggning • … har man förhoppningsvis följande • Ett system som berörda aktörer förstår • Kanaler med tydliga syften • Ett system som motsvarar både kartläggarens och aktörernas behov av information och kommunikation • Systemet ska funka: • både i det dagliga, vid förändringar och i kris • i kommunikationen med valda grupper • i dialog med valda grupper • som återkoppling från grupperna

6. Exempel Så jobbar vi Halvdag 1: Identifierar och prioriterar aktörer, beskriver kommunikationen med dessa (nuläge) Halvdag 2: Analyserar nuvarande kommunika-tionssystem, identifierar förbättringar (analys) Halvdag 3: Beskriver ett önskat kommunika-tionssystem och tar fram en handlingsplan (framtid)

7. Inledning • Enskilt och i grupp – fundera över hur stor del av ert arbete går åt till att kommunicera med andra? • (De flesta svarar minst 70 procent, många svarar 100) • Om ni kommunicerar så mycket – varför inte göra det på ett strukturerat sätt och bättre uppnå nå önskad effekt? • (Brukar vara ett övertygande argument)

8. Snabbkurs i kommunikation:

9. Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt Effekt: Engagemang, ägarskap. handling Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap • Dialog:vad, varför och hur • Ingen information • Dialog: vad och varför • Muntlig information och svar på frågor • Muntlig information via möten, telefon… • Tryckt info, intranätet, hemsidan, e-post

10. Vi kommer ihåg • 10 procent av det vi läser. • 20 procent av det vi hör. • 30 procent av det vi ser. • 50 procent av det vi ser och hör. • 70 procent av det vi diskuterar. • 80 procent av det vi gör. • 95 procent av det vi lär andra • Nils Simonsson, kirurg och hjärnforskare

11. Begrepp • Kommunikation • Information • Aktör • Målgrupp • Budskap • Kanal • Kommunikationssystem

12. Exempel kommunikationssystem VEM HUR VAD • Prata i telefon • Svara på mejl • Dialogmöten • Informationsmöten • Nyhetsbrev • Webbplats • Mejlutskick • I-linjen • Linjen • Informella möten • Inbjudna möten • Operativa • Sociala • Strategiska • Instruktioner • Nya riktlinjer • Återrapportering • Peppning • Nyhetsförmedling • Krav på agerande • Värderelaterade • Polisroll (?) • Förvissa sig om att information förståtts • Privata vårdcentraler • Offentliga vårdcentraler • Ägarna till privata resp. offentliga vårdcentraler • Allmänheten/Patienter • HSA • HSU • Andra avd. på RK • Andra aktörer i VGR • Andra landsting • Press/media • Intresseföreningar • Politiker • Kommuner • HSK

13. VGPV-kontoret Kommunikation HSK Riksdagen Lokalradio Region- kansliet Webb Vårdgivare HSN Politiker Patienter Nyhetsbrev Intresse- förening Radio Mail Soc styrelse Sociala medier Fack Press Personal TV

14. Syftet med er kommunikation?Vilket är ert uppdrag? • Vilket är ert uppdrag? Vad ska kommunikationen stötta? Är ni överens? Alla förbättringar som föreslås ska knyta an till ert uppdrag. • Är till exempel ”alla medborgare” eller ”alla medarbetare” verkligen nödvändiga att kommunicera med för att utföra ert uppdrag?

15. Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt Effekt: Engagemang, ägarskap. handling Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap • Dialog:vad, varför och hur • Ingen information • Dialog: vad och varför • Muntlig information och svar på frågor • Muntlig information via möten, telefon… • Tryckt info, intranätet, hemsidan, e-post

16. Workshopen genomförs • Nuläge: vilka aktörer har ni? Aktörerna prioriteras och betygssätts. 3-5 granskas noga: hur kommunicerar ni med dem och vad vill ni? • Analys: Varför kommunicerar ni på det sättet ni gör? Vad funkar och vad funkar inte? • Förslag till förbättring: Hur kan ni göra annorlunda? Vad kan ni förändra direkt och vad är mer komplicerat? Vem ansvarar för vad? • Hur ser ert önskade kommunikationssystem ut?

17. Heureka • Kunskapen om vad medveten och effektivt använd kommunikation kan ge för effekter – bidrar till målen • Gott kommunikationsarbete utgår aldrig ifrån en kanal, utan från önskad effekt. • Den smärtsamma insikten att skickad information inte garanterar mottagen eller förstådd information • Kommunikationsansvaret ligger inte hos mottagaren, utan hos avsändaren • Bättre ett mejl i rättan tid, än tio vid fel tillfälle. • Man förändrar inte beteenden via kanalen mejl

18. Kommunikatörseffekter • Synen på vad en kommunikatör kan bidra med förändras. • Genom att samla alla viktiga deltagare i ett rum snabbar man upp nödvändiga processer • Blir tydligt att det inte är kommunikatören som ansvarar för att saker kommuniceras • Nödvändiga med ibland obehagliga frågor kan diskuteras under den mer harmlösa kommunikationsrubriken

19. Förändringskommunikationens fyra faser

20. Vilka är vinnare, förlorare, skeptiker och ambassadörer?

21. Förändringskurvan

22. I fas?

23. Lycka till! • Annika Mattsson • Lena Alexanderson • Jeanette Karlström • Regionkansliet, Västra Götalandsregionen