1 / 17

Procedimientos y procesos

Procedimientos y procesos. Experiencia en la Universidad Pública de Navarra. Joaquim Llansó Sanjuan. Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General. Alicante, 4 junio 2009. Archivo General de la Universidad de Jaén. Archivo General de la Universidad Pública de Navarra.

shen
Télécharger la présentation

Procedimientos y procesos

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Procedimientos y procesos Experiencia en la Universidad Pública de Navarra Joaquim Llansó Sanjuan Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General Alicante, 4 junio 2009 Archivo General de la Universidad de Jaén ArchivoGeneral de la Universidad Pública de Navarra

  2. Procedimientos y procesos • Marco regulador: • Ley estatal: 17/2007 • Leyes autonómicas: Navarra LF 5/2007 • Referentes: • ISO 9000 • Manuales de procedimientos

  3. Qué son • Definiciones (ISO 9000:2005): • Proceso (apartados 2.4, 3.4.1) “Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados” • Procedimiento (apartado 3.4.5) “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”

  4. Encaje para su definición • Actores: • Archivo General • búsqueda de información y preparación del expediente • comentario y acuerdo con la oficina responsable de la ejecución del procedimiento • diagramación y formalización en acciones • actualización periódica • elaboración y gestión del manual de procedimientos • Comisión de Archivo de la Universidad • aprobación de las propuestas y normalización institucional

  5. Punto de partida • Vacío institucional en temas de definición de procedimientos asociados a procesos de gestión • La vertiente "organización" en la Universidad trabaja a destajo en el EEES más en programas de ANECA relacionados con las titulaciones • No existe un programa de calidad enfocado a la gestión • Sí existe en el ámbito académico y del profesorado

  6. Punto de partida • El único órgano que conoce en profundidad los procedimientos administrativos, en el ejercicio de sus funciones específicas, es la Comisión de Archivo • El conocimiento del procedimiento le es imprescindible para tomar decisiones en la definición del ciclo de vida de cada serie, especialmente en cuanto a su disposición final. • La Secretaria General es consciente del problema y apoya la iniciativa • Asume el compromiso de iniciar una reflexión al respecto en el seno del equipo de gobierno.

  7. La ocasión • Visita del Rector al Archivo General • en el proceso de visitas a todas las oficinas una vez obtenido su nombramiento • Transmisión de una inquietud por "lo que no se hace" • El Rector entiende el problema, pero manifiesta sus limitaciones en cuanto a articular una solución • El Rector me propone asistir a una reunión del equipo de gobierno (formado por el propio Rector, los vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente)

  8. La ocasión • Tiene lugar la reunión del equipo • Vista la importancia del problema, pide mi opinión al respecto • Hago una propuesta sencilla, con ejemplos • Se me platea qué recursos serían necesarios

  9. La ocasión • A las pocas semanas, se empiezan a dar las circunstancias que favorecen el cambio de coyuntura • en octubre de 2008 se me confirma la posibilidad de obtener los recursos que solicité: un técnico superior (se incorpora a la plantilla del archivo el 8 de junio, una vez finalizado el proceso selectivo) • en la RPT de 2009, aprobada en diciembre de 2008, se cambia el nombre de la unidad: Sección de Gestión de Documentos y Archivo General • en abril de 2009 se amplían las competencias de la Comisión de Archivo, que a su vez incrementa el número y especialización profesional de sus miembros: técnico de organización

  10. Conclusiones • Importancia de identificar qué es un proceso general entendido como suma de procedimientos orientada a una finalidad determinada un procedimiento que es la suma de acciones, documentos y procesos menores y un proceso donde se define un responsable de proceso, un marco temporal, los responsables de cada acción y los indicadores asociados a cada acción identificada

  11. Conclusiones 2. Importancia de relacionar la definición de procedimientos con la formalización de procesos de trabajo (identificación de acciones, responsables e indicadores) y la conexión con herramientas de work flow

  12. Conclusiones 3. Importancia de la formalización de los procedimientos como punto de partida para la e-Administración

  13. Muchas gracias joaquim.llanso@unavarra.es

More Related