Le cahier des charges

1. Le cahier des charges Véronique ABONDANCE Direction des achats Centre Hospitalier de la région d ’Annecy

2. Sujets de discussion • La définition du besoin: qui , comment • Définir les éléments à faire figurer dans un cahier des charges

3. V.ABONDANCE: Cette étape est très important pour ne pas se tromper d ’achat Définition du besoin • Le métier de l ’acheteur commence dés la définition du besoin. Acheteur = le relais entre l ’utilisateur et le marché fournisseur : les utilisateurs n ’ont pas à être encontact direct avec les fournisseurs • Faire dire à l ’utilisateur quel est son besoin, poser des questions suffisamment fines, pour avoir des réponses précises et identifier de façon le plus large possible le marché fournisseur

4. Définition du besoin (suite) • La définition du besoin : 4 paramètres: Pour chaque paramètre, on liste les critéres d ’achats qui vont être identifiés comme majeurs ou mineurs par rapport au besoin de l ’utilisateur • Qualité attendue : description des éléments techniques ou des fonctions attendues • Quantité: qté globale, cadencée • Délais : livraison,réception,installation • Prix • Critères d ’achat les éléments à obtenir des fournisseurs donc à mettre au cahier des charges, les critères de sélection des fournisseurs, les critéres de choix de l ’offre

5. le cahier des charges • 2 types de CDC • CDC sur spécifications techniques : fait de…, obligation de moyens de la part du fournisseur, engage la responsabilité de l ’acheteur.Possibilité de partir sur ce type si l ’acheteur estime qu ’il a une connaissance technique >/= fournisseur Avantage: élaboration du CDC pratique et rapide, rassurant Inconvénient: risque produits obsolescent, perte de concurrence • CDC fonctionnel : fait pour.., obligation de résultat pour le fournisseur, responsabilité du fournisseur Avantage: proposition produits nouveaux, élargissement concurrence Inconvénient: élaboration CDC difficile, travail équipe, remise en cause habitude travail

6. Identification des risques encourus • En fonction des critéres d ’achats définis, de l ’analyse du marché fournisseur: • Identification des risques encourus pour chaque critère d ’achat: ex : délai de livraison majeur risque encouru logistique prévoir clause de pénalités de retard de livraison adaptée • Élaboration des clauses préventives et contractuelles

7. V.ABONDANCE: Ce n ’est pas la cellule marché mais bien l ’acheteur qui doit prévoir les clauses du CCAP adapté à son type d ’achat ( critéres achat, marché fournisseur) Clauses importantes pour sécuriser l ’achat: Doivent être adapté à chaque cas de figure Élaboration du CDC • Choix du type de CDC • Rédaction selon forme choisi du CCTP en s ’appuyant sur les critéres d ’achat liés au paramétre « qualité » • Rédaction du CCAP qui doit intégrer les clauses préventives et contractuelles

8. Clauses • S ’appuyer sur les CCAG • Clauses préventives: vérification de conformité, contrôle qualité, retour marchandises à la charge du titulaire, modalités en cas de prestations non conformes, documentations techniques, pénalités pour retards livraison, retard execution • Clauses contractuelles : garantie décennales, plans de préventions, assurances,

9. Rappels • Le CDC fonctionnel est le type de CDC à préférer • L ’utilisateur doit participer à la rédaction du cahier des charges: c ’est lui qui a le besoin • L ’acheteur est le garant d ’un cahier des charges ouvert, au vu de sa connaissance du marché fournisseur • Un CDC mal ficelé, aboutira à un achat pas ou peu adapté, non sécurisé. • Ne pas oublier les éléments liées à l ’exécution du marché : conditions de livraisons, transfert de responsabilité, formation, documentation, modalités d ’installation, garantie minimale d ’un an (se négocie), pénalités de retard, révision de prix • L ’exécution du marché doit être suivi par l ’acheteur, les clauses du CDC appliquées!