INFORMATIKAI TANÁCSADÁS

1. INFORMATIKAI TANÁCSADÁS Stratégia és a vállalat projektmegvalósítási képessége(a projektportfólió-menedzsment gyakorlati nehézségei) 13. Projektmenedzsment Fórum, 2010. 04. 08. Nagy Endre, menedzser ADVISORY

2. Üzleti stratégia, üzleti célkitűzések, projektek • Az üzleti stratégia lehet • erős, jól definiált, mely az üzleti célokat és azok elérését pontosan, mérhetően határozza meg • gyengén definiált, mely az üzleti célokat túl általánosan, nem mérhetően határozza meg • nincs dokumentált stratégia • Üzleti célkitűzések és a projektek kapcsolódása • Minél pontosabban definiált egy stratégia, annál nagyobb esély van az üzleti célok elérését biztosító projektek azonosítására • Az üzleti stratégiában megfogalmazott célok nem minden esetben köthetők egy-egy projekthez • Amikor a stratégiai célkitűzéseket megpróbáljuk mindennapi feladatokat meghatározó üzleti elvárásokká alakítani, akkor további támpontokat kapunk ahhoz, hogy milyen területeken szükséges projekteket végrehajtani • Stratégiai cél: • Termékeink vezető szerepének megtartása – először lépünk a piacra kiemelkedő termékeinkkel vagy szolgáltatásainkkal • Üzleti elvárás a mindennapokban: • A termék vezető szerepe • A piaci részesedés növelése • A márka erősítése • A kereskedelmi pozíció kiterjesztése • A termékpaletta növelése • Innovatív új ajánlatok kidolgozása

3. Szétválasztható-e az üzleti és az IT-projekt? • Az informatika az üzleti stratégia megvalósításának egyik fontos eszköze • Az üzleti stratégia és az informatikai stratégia összehangolása kiemelt fontosságú • Elkerülhetők a felesleges beruházások, rendszerbevezetések (a versenytárs bevezette az x rendszert, ezért nekünk is be kell vezetni ahhoz, hogy lépést tartsunk jellegű projektek) • Az üzleti stratégia szintjén jellemzően nincs lehetőség IT taktikai, technológiai megfontolások érvényesítésére • Nehéz olyan üzleti elvárást, projektet megfogalmazni, melynek ne lenne informatikai hatása

4. Üzleti elvárás – informatikai elvárás –projekt Overall Strategy: Growth Strategic Business Business Business Business IT Request IT Factor Goal Objectives Requirements Division Customer Intimacy Complete Customer knowledge Integrated Ability to get all customer details while Sales New CRM system Database; New customer is on the phone Hardware Credit Balances don't work Finance AP system changes Integrated Database Responsive Customer Service Better understanding of customer needs Sales Sales monitoring; MIS New application Integrated Online customer feedback Improved customer feedback mechanism Sales Database; New recording system reports Increase sales Acquisition of Asian Sunglass firm Delivery Resources; Consolidation of Consolidated Financial reporting Finance Combine Systems Data Centers, hardware Increase Price list mix New Sales Promotions

5. A KPMG stratégiai módszertan lépései és a projekt-, portfólió menedzsment összefüggések • 1 - 3.szakasz: • Üzleti és IT projektmenedzsment gyakorlat felmérése • Projektmódszertan(ok) használata • Ownership, Üzleti és/vagy IT projekt • Van-e projektportfólió menedzsment • Döntéshozatal, projektindítás • Van-e erőforrás vizsgálat? • Van-e megtérülés elemzés/követés • Projekt szereplők • Projektekkel kapcsolatos elvárások az üzlet és az IT részéről • Tipikus projektproblémák begyűjtése • 4 - 6.szakasz: • Javaslat a projektműködés hatékonyságának növelésére • Portfólió menedzsmenttel kapcsolatos javaslatok • Projekt szervezettel, szerepekkel kapcsolatos javaslatok • Ownership tudatosítása • Stratégiai szcenáriók meghatározása, projektekre bontása

6. Tipikus kihívások, problémák a projektekben résztvevő szervezetekkel szemben • Erőforrás problémák • Projektvezető és üzleti vezető egy személy -> nincs elég ideje a projektre • A kulcs üzleti felhasználók túlterheltek • Az IT szervezet túlterhelt • Hiányzó szerepkörök, hiányzó tudás • Létszámkorlát, létszámstop • Válaszidő, határidő • Túl távoli határidőt adnak a projekt megvalósítására, és azt sem tudják tartani • IT mindig csúszik a teljesítéssel, különösen alkalmazás fejlesztés projektekben • Nem azt kapja az üzleti terület a projekttől amit ígértek neki • Költség problémák • Az előzetes költségbecsléstől többe kerül a projekt => el sem lehet kezdeni, vagy jelentősen túllépik a tervezett költségkeretet • Belső erőforrás költségével jellemzően nem számolnak a tervezésnél

7. Bevált válaszok az üzleti projektek támogatására • Erőforrás problémákra • Projekt döntőbizottság kialakítása és rendszeres (heti-havi) ülésezés (projektek priorizálása, döntés az indításról) • Portfólió menedzsment bevezetése, kiterjesztése • Projektiroda kialakítás, projekt támogató munkatársak segítik az üzleti vezető státusú projektvezetőket • Üzleti elemző pozíciók kialakítása • Az IT üzemeltetés és az IT fejlesztés/projekt támogatás feladatok, csoportok szétválasztása • Válaszidő, határidő és költség problémákra • Projektmódszertani megerősítés, • Elő-projektek, gondosabb projekt előkészítés, tervezés • Szervezeti finomhangolás, tevékenység felülvizsgálat a projektfeladatok jobb elosztásának érdekében • Fejlesztési, tesztelési, üzemeltetési módszertanok bevezetése, erősítése

8. Bevált szervezeti javaslatok a projektműködés támogatására • Projekt döntőbizottság kialakítása és rendszeres (heti-havi) ülésezés Feladatai: • a projektek priorizálása • döntés a projektek felvételéről az indításukról • erőforrás konfliktusok kezelése, újrapriorizálás • döntés a projektvezető személyéről • Az üzleti és a technikai (IT) vélemények harmonizálása, a támogató területek időben történő bevonása a projektek tervezésébe • döntés a projekt méretéhez, súlyához illő módszertanról • Az IT szerepe az üzleti projektekben • Az IT lehetőleg ne töltsön be vezető (owner) szerepet üzleti projektekben • Lehetőleg csak csoportvezetés szintjén jelenjen meg az IT az üzleti projektek vezetésében • Támogató projektszervezet kialakítása, megerősítése • projekt iroda, • projekt koordinátorok

9. A projektek lehetséges csoportosítása, az üzleti és technikai nézet harmonizációja • Az üzleti és az informatikai stratégiai célok és szcenáriók összehangolása • A projekteket nem szervezeti egységenként , nem technológiai területenként, hanem stratégiai célok mentén mutatjuk be, listázzuk Stratégiai kezdeményezés -Riportolási és üzleti inteligencia (BI) képességek kialakítása

10. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavor to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. Kapcsolatfelvétel:Nagy EndreKPMG Tanácsadó Kft.+36 1 887 7491endre.nagy@kpmg.hukpmg.hu