VÄLKOMNA till informationsträff

1. VÄLKOMNA till informationsträff 09.30 -09.45 IT-upphandlingen, vad gör vi 09.45 -10.10 IT-drifttjänster 10.10 - 10.20 Nytt upphandlingsverktyg 10.20 - 10.40 Miljöarbete 10.40 - 11.00 Paus 11.00 - 11.30 Upphandlingsstödet 11.30 - 11.45 IT-upphandlingens ny arbetssätt 11.45 - 12.00 Summering och avslut 12.00 - Gemensam lunch

2. Välkomna till informationsträff i maj 2010 Hans Sundström TF Chef IT-upphandlingen

3. Nuläge: IT-upphandling vid Kammarkollegiet Nyckeltal: • 16 olika ramavtalsområden • Ca 140 avtal • Ca 1 000 återförsäljare • 7,5 miljarder i omsättning • 23 personer, varav två personer arbetar särskilt med miljöfrågor

4. Intressenter i IT-upphandlingen • Regeringen och departementen ex. Finans- Närings- och Miljödepartementen • Cirka 800 – 900 myndigheter, kommuner och landsting • Konkurrensverket • SKL, Sveriges kommuner och landsting • IT-branschen, Almega • Intressenter i cirka 140 ramavtal – De största IT-företagen, men även små och microföretagen • Tidningar, ex. Computer Sweden, Anbudsjournalen, Upphandling24 och Offentliga Affärer

5. Verksamheter under våren och hösten 2010 • Ramavtalsupphandlingar • Under 2010 planeras 11 stycken ramavtalsupphandlingar att färdigställas • Införande av upphandlingsverktyg

6. Regeringens beslut • Regeringen uppdrar åt Kammarkollegiet att förbereda och genomföra inordnandet av upphandlings-verksamheterna som sker genom ramavtal och som avser statlig inköpssamordning vid vissa myndigheter senast den 1:a januari 2011

7. Framtid: Inköpscentralen vid Kammarkollegiet Troliga nyckeltal: • 100 olika produktområden • Ca 450 avtal • Ca 1 000 återförsäljare • 11 miljarder i omsättning • Cirka 40 – 50 personer

8. IT-Drifttjänster 2010 WTC Per-Erik Andersson per-erik andersson@kammarkollegiet.se

9. Bakgrund • Förändringar av anskaffningsprocessen • Fokus på kärnverksamheten (inte IT) • Kravställa driften på ett affärsmässigt sätt (SLA) • Förutsägbara kostnader

10. Användarenkät • Enkätsvaren visar att det finns andra orsaker än kostnadsskäl att anskaffa drifttjänster. Dessa är bl.a. effektivisering, flexibilitet och att kunna ställa krav på it-driften (SLA: er). • Att ha en kostnadseffektiv samt ändamålsenlig it-driftlösning så att vi kan frigöra kraften och lägga den på kärnverksamheten i stället. • Att skapa ett avtal som kan hantera de förändringar som sker i verksamheten under en avtalsperiod.

11. IT-Drifttjänster 2010 - Omfattning • Fyra nya ramavtalsområden med sammanlagt 35 ramavtal för att tillgodose det allmänna och gemensamma behovet av drifttjänster för såväl stora som små myndigheter: • Helhetsdrift, 10 leverantörer • Hosting,10 leverantörer • På-platsendrift, 7 leverantörer och 6 regioner • Användarnära funktioner, 8 leverantörer

12. Fördelar med ramavtal inom IT-Drift • Kostnadsbesparingar och kortare förberedelsetider • p.g.a. avklarad selektering och standardiserade avtal • Genomarbetade avtalsvillkor: • Kammarkollegiets Tilläggsvillkor IT-Drift 2010 • Kammarkollegiets Vitesmodell (KVM 2010) • standardiserad avtals- och branschstandard • Möjlighet till myndighetsspecifika avtalsbilagor • Möjlighet till ca 50 st. myndighetsspecifika kravställningar • Kvalitetssäkrade leverantörer • Vägledning för avrop • Förvaltningsstöd från Kammarkollegiet under avtalsperioden

13. Avropsförfrågan- En förnyad konkurrensutsättning • Till alla ”som är i stånd att genomföra kontraktet” • Beskriv behovet och på vilka grunder - krav- som • val av leverantör avgörs • Alla krav eller en delmängd från Ramavtalsupp- • handlingens förfrågningsunderlag får användas • Kriterieuppsättningen från Förfrågningsunderlaget får användas, innehåller ca 50 kriterier som kan kravställas t.ex. Grön IT • Vägledning till hjälp • Förvaltningsstöd från Kammarkollegiet/Staten

14. IT-Drifttjänster 2010 - Vision • Att användarna med stöd av vägledningar kan göra heltäckande avrop av drifttjänster från ramavtal med kompetenta leverantörer som lyhört engagerar sig för myndigheternas verksamhet och som affärsmässigt och engagerat uppfyller ingångna åtaganden och driftar myndighetens informationsteknik på ett kostnads-effektivt, miljömässigt och energieffektivt sätt med hög kompetens, tillgänglighet och säkerhet så att myndigheterna kan fokusera på kärnverksamheten och på sikt även uppnå kostnadseffektiviseringar” /PEA 2009

15. Upphandlingsverktyg Sara Lindström sara.lindstrom@kammarkollegiet.se

16. Nytt verktyg i upphandlingsprocessen • IT-upphandlingen på Kammarkollegiet har tecknat avtal med European Dynamics SA om det webbaserade upphandlingsverktyget e-PPS. Avtalet, som tecknades i april, har föregåtts av en annonserad upphandling. • Avtalet är på maximalt fyra år och omfattar en komplett tjänsteleverans för upphandlingar, avrop, avtalsuppföljning och projekthantering. • European Dynamics system används av flera stora myndigheter och inköpscentraler runt om i Europa. • IT-upphandlingen arbetar för närvarande med implementering. Första upphandlingen planeras att påbörjas i systemet under hösten.

17. European Dynamics • Huvudkontor i Grekland • Ca 450 anställda • Omsättning ca 36 miljoner € • En av de ledande leverantörerna av e-upphandling och e-inköp inom EU. Plattformen stödjer hela kedjan i upphandlings- och inköpsprocessen • Kunder är t ex. NHS och OGC's Buying Solutions i UK, myndigheter i Belgien, Tyskland och Cypern etc. Genomför även utredningar inom området på uppdrag av EU Kommissionen

19. Några funktioner i verktyget • Funktion för avropsstöd vid förnyad konkurrensutsättning och ramavtalsavrop med fast fördelningsnyckel. • Användarstöd och hjälpfunktion • Skapande av kravspecifikation med utvärderingskriterier utifrån krav och mallar i avtalsdatabasen • Publicering av avropsförfrågan till ramavtalsleverantörer inom området • Hantering av frågor och svar • Inlämning av avropssvar med tidlås och kryptering • Stöd för utvärdering i systemet • Generering av utvärderingsrapport samt utskick av tilldelningsbeslut. • Sekretess gäller fram till att tilldelningsbeslut fattats

20. IT-upphandling för miljön Ylva Lovén Anderson ylva.loven.anderson@kammarkollegiet.se

21. Innehåll i detta föredrag: • Exempel på lagar och förordningar som styr myndigheters miljöarbete • Miljöfrågor i upphandlingsarbetet • Exempel på IT-upphandlingar där miljökrav ställts • Hur gör avroparna för att avropa grönt • Miljöfrågor som Kammarkollegiet kommer att jobba med framöver

22. Exempel på lagar och förordningar att känna till vid upphandling av IT för miljön Lagar: Miljöbalken, Lagen om offentlig upphandling Förordningar: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Förordning (2009:893)om energieffektiva åtgärder för myndigheter

23. Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Miljöanpassad upphandling 13 § Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten miljöanpassar sina upphandlingar i den mån en sådan anpassning är möjlig. Verktyg för miljöanpassningen 15 § Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten så långt det är möjligt använder en energieffektiv informationsteknik som verktyg för att miljöanpassa sin verksamhet. Myndigheten ska i samma syfte även utarbeta en mötes- och resepolicy.

24. Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter 16 § Bestämmelser om åtgärder för effektiv användning av energi för myndigheter finns i förordningen (2009:893) om energieffektiva åtgärder för myndigheter.

25. Förstudie Upphandling Förvaltning Så arbetar IT-upphandlingen med miljöfrågor i upphandlingsprocessen En relevansbedömning av upphandlingsobjektet och området görs ur ett miljöperspektiv. • Miljökrav • Miljökriterier • Avtalsvillkor gällande miljö • Ramavtalsservice • Elektronisk vägledning • Revision

26. Exempel på befintliga ramavtal där miljökrav ställts • PC-Bildskärmar 2008 • PC-Bärbara 2008 • PC-Stationära 2008 • Servrar, lagring och produktnära tjänster 2007 • Skrivare, kopiatorer och tjänster 2009 (VHS och Kammarkollegiet) • Telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör 2008 • Kommunikationsutrustning 2008

27. Vilka miljökrav har IT-upphandlingen ställt i olika upphandlingar? • Lång tradition att ställa miljökrav och funktionella krav i upphandlingsprocessen- Kravet på TCO skärmar är exempelvis kravställt ursprungligen från IT-upphandlingen- PC98 upphandlingen bestämde sig för att få bort farliga flamskyddsmedel- I en upphandling på telekom-området ställdes krav på ”giftfritt” på telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör

28. Vilka miljökrav har IT-upphandlingen ställt i olika upphandlingar? • Exempel från PC-upphandlingen - Krav på miljöprodukter inom de tre anbudsområdena. Där leverantören under hela ramavtalsperioden garanterar att dessa återfinns. Produkterna har • den högsta miljöprestandan som erbjuds på marknaden. • minimum av kända farliga ämnen • en låg klimatpåverkan genom val av ingående material • Låg energiförbrukning i drift

29. Avropet Ramavtal med flera leverantörer – tilldelning av kontrakt genom tillämpning av villkoren i ramavtalet (5 kap. 6 § LOU) (”med samtliga villkor fastställda”). Här har IT-upphandlingen redan ställt alla miljökrav – inga möjligheter att komplettera Ramavtal med flera leverantörer – tilldelning av kontrakt genom förnyad konkurrensutsättning (5 kap. 7 § LOU). Här är det möjligt att öka vikten i miljö-avsnittet.

32. Frågor vi kommer att jobba med framöver • Se till helheten vad gäller miljöfrågor i IT-upphandlingarna och ställa så långtgående miljökrav som är möjligt inom ramen för Lagen om offentlig upphandling. • Synliggöra miljöalternativen för avropare där det är relevant. • Utveckla rådgivningen och stödet till avropare vad gäller miljökrav. • Ha som målsättning att följa upp i vilken utsträckning miljöalternativen avropas från ramavtalen. • Genom revision av ramavtalen följa upp att miljökraven som ställts i upphandlingen uppfylls även under avtalstiden. • Samverka med Miljöstyrningsrådet vid t.ex. kriterieutveckling. Tack för att ni lyssnade!

33. IT- upphandlingens nya arbetssätt Hans Sundström

34. Vilka är svårigheterna idag? • Offentlig upphandling ”Hårt reglerad”, över reglerad och över tolkad, • Överprövningar, överprövningar och återigen överprövningar, • Advokater, advokater och återigen advokater, • Myndigheterna försöker följa reglerna minutiöst till minsta formregel,, • Oprövad lagstiftning och brist på praxis, • Rättsmedlet införs den 15 juli 2010, • Nya avropsprocessen upplevs som komplicerad.

35. Hur vill vi möta det? • Kundorientering • Under uppbyggnad ramavtalsservice, stöd till avropande myndigheter: Kan vara stöd i avropsförfrågningar, leveransavtal eller tekniska och juridiska frågor etc, • Kan också svara på frågor som kommer från leverantörer – men är ingen gratis tjänst för konsulter och juristfirmor.

36. Hur vill vi möta det? • Vi vill skapa nätverk • Vi tror att det vore en fördel om vi kunde skapa nätverk med de myndigheter, kommuner och landsting som delade med sig av erfarenheter och gav stöd vid avropsprocessen m.m. • Kammarkollegiet kommer vara sammanhållande i såna nätverk. • Vi vill träffa er oftare och kommunicera ut mycket mera av vårt arbete.

37. Hur vill vi möta det? • Mycket mera stöd från våra upphandlingsprojekt! • Mera av: • Vägledningar • Checklistor • Avtalspaket • Personlig kontakt (Vi kommer aldrig att bli konsulter) • På sikt förnyad konkurrensutsättning i våra verktyg

38. Internt förändringsarbete ger bättre service både till myndigheter och leverantörer • Projekt som ska genomföras • Apollo II (Ny organisation) • Upphandlingsverktyget (European Dynamics) • Fredo (faktureringssystemet) • Ramavtalsservice ramavtalsservice@kammarkollegiet.se

39. Omvärldsförändring • Överflyttning av ramavtalsverksamheten från 9 myndigheter, • Verksamhetsövergång från VHS-upphandling, SiS etc, • Ansvaret för och övertagandet av cirka 400 ramavtal • En gemensam upphandlingskultur omfattande samtliga ingående enheter ska genomföras.

40. Frågor?