Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten

1. Workshop VIP:Voorbereiden en Inrichten van Projecten

2. Agenda 1. Inleiding • inventarisatie: leerpunten/problemen/doelen • projectmatig werken/afbakening workshop/opzet handboek 2. Inrichten project • overzicht Inrichten Project • activiteiten en resultaten • eindresultaat: het Plan van Aanpak 3. Voorbereiden Project • overzicht Voorbereiden Project • activiteiten en resultaten • eindresultaat: de projectopdracht 4. Afsluiting • resterende vragen/opmerkingen • evaluatie/verbetersuggesties

3. Inventarisatie leerpunten

4. Inleiding: problemen bij projecten Niet nakomen van afspraken met klanten: • onduidelijke afspraken/opdrachten • geen afstemming over te leveren kwaliteit • qua planning & voortgang: • onjuiste schattingen bij het begroten • onvoldoende rek in de planning • onvoldoende inzicht in de status • moeite met bepalen optimale doorlooptijd • overschrijding van de doorlooptijd • geen leegloop kunnen plannen • onvoldoende beschikbaarheid resources • onjuist verwerken van change-requests • te hoge tijdsdruk • verschillende benadering project/lijnmanagement

5. Kern projectmatig werken • viaherkenbare & herhaalbare stappen • zorgen dat allebenodigde activiteitenworden verricht, • zodanig datmet de klant (en acceptanten) afgesproken resultatenen kwaliteitworden geleverd, • waarbij de uitvoering blijft binnen(de met het CMT)overeengekomen budget en doorlooptijd • met toereikend risicobeheer • en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen Kortom: maken en nakomen van afspraken,afspraken,afspraken!!!

6. Doel workshop • achtergrond schetsen voor de gepresenteerde OBV-invulling van projectmanagement • duidelijk maken welke stappen noodzakelijk zijn voor het goed inrichten van een project en waarom • duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een projectleider kan bijdragen aan de voorbereiding van projecten in het offerte/contract-stadium

7. Wat is een project? Contract Project- opdracht Uitbeste- dings- opdracht Project • Alles met een PIT-nummer? • Alle activiteiten van klantvraag tot en met oplevering en nazorg bij de klant? • 1 PBM-fase? • …….

8. Context project: wat eraan vooraf gaat Pro- ject- voor- berei- ding Project- inrich- ting

9. Rollen in/rond een project Klant extern Eindgebruiker Programmamanager Klant intern Contracteigenaar Q-borger Contractmanager Opdracht Decharge PvA Rapportage Projectteam/-medewerkers Projectleider Teamcoordinator 2-de echelon

10. Werken in Projecten 2. Inrichten 1. Voorbereiden Plan van aanpak bijstellen sturing 3. Uitvoeren 4. Besturen voortgang 5. Afronden

11. Afbakening workshop 2. Inrichten 1. Voorbereiden Plan van aanpak bijstellen sturing 3. Uitvoeren 4. Besturen voortgang 5. Afronden

12. Basiskennis: Handboek Projectmanagement • Productbeschrijvingen (idem) • definitie • doel • inhoud • naamgeving • lay-out en mediumvoorschriften • Policy statements • (voor PTO, RM en SQA) • Inleiding • Procesbeschrijving • Werkinstructies (per onderdeel procesmodel): • (eind)resultaat • input • handelingen • hulpmiddelen

13. Overzicht activiteiten 2. Inrichten Project- opdracht 3. Opstellen project- begroting 4. Opstellen (baseline) planning 7. Regelen personele resources 8. Regelen (materiele) hulpmiddelen IN 12. Samenstellen Plan van Aanpak 1. Plan inrichten project 2. Accepteren Project- opdracht 6. Bijwerken RFS’s 9. Inrichten project- dossier UIT nee 10. Vaststellen organisatie/ infoverstrekking Plan van Aanpak Retour opdrachtgever/ contractmanager 11. Vaststellen in/externe communicatie 5. Opstellen kwaliteits- hoofdstuk

14. Plannen “Inrichten Project” [1] Les 1: voordat je aan een reeks activiteiten begint, maak je altijd eerst een PLAN (dus plan je ook het “Inrichten van een Project”) • Waarom: • duidelijk maken dat “Inrichten Project” tijd kost • afspreken opleverdatum PvA • Hoe: • lijst met activiteiten plus globale planning • Aandachtspunten: • afstemmen met CtMr • vastleggen aannames/(basis)gegevens

15. Accepteren Projectopdracht [2] Ik zeg niet zomaar ja tegen een project, maar kijk eerst of alle condities aanwezig zijn om succesvol het afgesproken resultaat te kunnen neerzetten • Waarom: • om jezelf, je team èn de CtMr/CtE te behoeden voor problemen of een mislukking • Hoe: • beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen • Aandachtspunten: • eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet, correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden? • Teruggeven opdracht mag èn moet (ook later nog)!

16. Begroten en Plannen [3,4] Da’s PMW Da’s veel te moeilijk Dat hoeft voor mij niet • Ik wil wel gewoon weten: • wat er moet gebeuren • wanneer dat moet beginnen • wie dat moet doen • hoeveel dat mag kosten • wanneer dat klaar moet zijn. Oh, is dat nou plannen en begroten?

17. Begroten en plannen [3,4] Gebruik normen Opdracht Normen Begroten Bijstellen normen Begroting Evaluatie Plannen Evalueren Bijstellen planning Stand opname Planning Uitvoeren activiteiten Stand Opnemen Tijdverant- woording

18. Begroten [3] • Ik wil eerst weten: • wat moet ik allemaal gaan opleveren • welke activiteiten zijn daarvoor nodig • welke capaciteit is daarvoor nodig • En daarbij luister ik • naar ervaringen van anderen: • collega-projectleiders • kostenbeheerders • projectmedewerkers • offerte-opsteller • contractmanager WBS

19. Begrotingsstappen [3] Ingangs-documenten Projectleider Kostenbeheerder [ Afstemmen] FPA Begr. Act. Begr. Begrotings- verhoudingen begroting Risico-opslag Contractmanager Definitieve begroting Voorwaarden/aannamen

20. Opstellen planning [4] Plan Nu ken ik mijn activiteiten, resources en de gewenste doorlooptijd: hoogste tijd voor een PLAN(ning) ….en dat doen we bij voorkeur met PMW, dat biedt mij nu èn straks voordelen! PMW Welke dan?

21. Oefening: Voor/Nadelen PMW [4] • Wat zijn de praktische bezwaren tegen PMW in jullie projecten? • Wat zijn de voordelen: • bij het inrichten van het project? • bij het besturen van het project?

22. Plannen [4]:Relaties tussen activiteiten (CPM) Pas de PMW-template aan, zodat je project zichtbaar wordt, en leg afhankelijkheden vast

23. Plannen [4]: Uitzetten in de tijd Pas op met Autoschedule, als je PMW niet goed beheerst

24. Plannen [4]:Views in PMW Begroten Plannen Standopname Tracking/ Rapportage

25. Opstellen Hoofdstuk 4:Kwaliteit [5] PvA Handboek Kwaliteit in Projecten 4. Kwaliteit 4.1 Beoordeling opdracht 4.2 Toetsen 4.3 Testen 4.4 Overige HB QIP • Voordat ik straks het projectresultaat • kan goedkeuren, gaan we eerst de ‘Q’ plannen: • de eisen beoordelen en vastleggen • vastleggen of en hoe we gaan toetsen • vastleggen wat en hoe we gaan testen • nadenken of we nog extra Q-maatregelen • willen toepassen

26. “Toetsparagraaf” [5] • Hier geef ik aan: • voor welk product • welke toetsmaatregel • op welk moment • en wie daarbij is betrokken • Waarom: • om zo vroeg mogelijk “fouten” te vinden in de (tussen)producten • Hoe: • invullen tabel (zie oefening) • Aandachtspunten: • rol Q-coördinator • onderscheid in toetsmaatregelen (wat wanneer toepassen; in welke mate) • benodigde hoeveelheid tijd

27. Oefening: Toetsmaatregelen [5] • Welke toetsmaatregelen zijn er? • Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er betrokken zijn en wie verantwoordelijk is. • Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich verhouden tot de (klant- en acceptant-) requirements

28. Oefening: Toetsmaatregelen [5] • In te vullen tabel in hfst. 4.2:

29. Testparagraaf [5] • Ook voor het testen moet ik • een paragraaf invullen in het PvA: • welke activiteiten voor testen • (voorbereiden èn uitvoeren) • wie doet het • wie is verantwoordelijk • wanneer gebeurt wat • Waarom: • om te voorkomen dat testen een sluitpost wordt, moet dit tijdig worden gepland en goed voorbereid • bovendien moet je vroeg beginnen met testen, zodat je al vroeg fouten vindt en kunt herstellen Is dit nou Testvisie?

30. Testparagraaf: Hoe? [5] • Hoe: • hangt af van fase/scope van project • sta je aan begin: vooral plannen hoe, wanneer, wie de volgende producten oplevert: • testaanpak • mastertestplan • zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden wanneer welke concrete testactiviteiten moeten worden voorbereid en uitgevoerd • Aandachtspunten: • testen is circa 50% van projectbudget! • plan testen tijdig; bijstellen kan altijd nog! • gebruik Handboek Kwaliteit in Projecten • gebruik ECT voor ondersteuning/kengetallen e.d.

31. Overige Q-maatregelen [5] • Aandachtspunten: • afspraken met Q-borger: • rapportages • informatieuitwisseling • monitoring • audits • assessments • vastleggen verantwoordelijkheden/ rolafbakening Nog meer Q? Overdrijven ze niet een beetje?

32. Bijwerken Risico Fact Sheets [6] • Aandachtspunten: • bouw voort op de eerder gemaakte risico analyses • kijk niet alleen naar procesrisico’s, maar ook naar productrisico’s • signaleren van een risico betekent niet dat dit ook werkelijkheid wordt; het betekent alleen dat je alert bent op mogelijke verstorende of belemmerende factoren en vooraf nadenkt over wat je daar aan kunt doen • risico’s analyseren & managen doe je gedurende het hele project Risico’s? Die zijn er niet in mijn project! Wie is hier nou ‘t risico?

33. voorbeeld RFS [6]

34. Regelen personele resources [7] • Aandachtspunten: • nu zet je de papieren capaciteit om in èchte mensen met specifieke mogelijkheden, wensen, eigenschappen en beperkingen: pas je begroting en planning daarop aan • houd een intake • durf ook nee te zeggen tegen mensen • claim extra middelen of doorlooptijd als minder geschikte mensen instromen • besteed aandacht aan: • opleiding • training • coaching • en de doorbelasting daarvan! Het blijven de mensen die het doen

35. Relatie met HAP [7]

36. Relatie met opleidingen [7] • PL gaat samen met HAP na of in te zetten medewerkers voldoende kennis in huis hebben • Zo nee: opleidingsplan/-afspraken maken + risico vastleggen op RFS • Geldt ook voor externen • Houdt ook rekening met benodigde Upgrade/CMM-kennis • Vastleggen in tabel in PvA (Par 6.2):

37. Regelen (materiële) hulpmiddelen [8] Dit is het echte regelwerk: al die kleine vervelende dingen, waarvoor je eindeloos aanvragen moet indienen, met van die formulieren in 10-voud, waar je steeds achteraan moet jagen om een reactie te krijgen! Of gaat dat nu ook verBETERen? • Aandachtspunten: • ken de procedures! • maak gebruik van checklisten • regel dit ook snel voor latere instromers • …….

38. Oefening: Wat valt er allemaal te regelen? • Maak een checklist van te regelen zaken (3 min) • Wissel bevindingen uit (3 min) • Tel het aantal gevonden regelzaken

39. Inrichten Projectdossier [9] Nee hoor, ik vind altijd alles terug, maar ….. even niet vandaag! • Aandachtspunten: • projecten leiden = informatie beheersen • = dingen kunnen aantonen • = zaken kunnen terugvinden • = zaken voor elke bevoegde toegankelijk hebben • = overzicht creëren, hebben en houden

40. Oefening:onderdelen projectdossier [9] • maak een index voor je eigen projectdossier (3 min) • wissel ervaringen uit met elkaar (2 min) • welke verschillen hebben jullie onderling?

41. Vaststellen projectorganisatie en wijze informatieverstrekking [10] • Wat moet er worden georganiseerd? • Valt hier ook het regelen van informatiestromen onder? Zo ja, welke? • Wat houdt projectgebonden SCM in? Hè Hè, eindelijk wordt er hier iets georganiseerd

42. Organigram [10] CtM Klant AcM PgM IPL = proces PjM = organisatiewijze Projectteam Q-borging ontwerp-team bouw-team test-team inv.-team project

43. Overlegstructuren [10] • Welke overlegstructuren gebruiken jullie in projecten? • Welke spel- en gedragsregels hanteren jullie daarbij?

44. Overlegstructuren [10] De officiële:

45. Overlegstructuren [10] Projectteam ontwerp-team bouw-team test-team inv.-team De projectspecifieke: CtM PjM Q-borger project

46. Interne SCM [11] • Aandachtspunten: • Invullen rol SCM-coördinator • gebruik Sjabloon Plan van Aanpak als checklist • registreren Change Requests/problemen • opslag (tussen)producten • hanteer 10 bouwstenen voor SCM!

47. Vaststellen in/externe communicatie [11] • Communicatieplan • omgevingsanalyse • informatieanalyse: • wie moet • waarom • wat • wanneer weten • in welke vorm • en frequentie CtMr Ha, alweer een nieuwsbrief!

48. The Final Touch:samenstellen Plan van Aanpak [12] [2] [5] [10] Plan van Aanpak [7] [4] [8] [9] [11] [6] [3] Zijn we nu klaar of begint het nu pas?

49. Of is er nog iets nodig? Ja: de review van het PvA! En wel door: • projectteam • Q-borger • klant(vertegenwoordiger) • overige externe betrokkenen Conform Par. 4.2 PvA!!!

50. Voorbereiden Project CtM Offerte Voortgang Afronden [4] [5] [1] [2] [6] [3] Project