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“Proceso de Información y Comunicación Externa”

“Proceso de Información y Comunicación Externa”. Acto Lakua KnowInn IVAP-Euskalit 2010. Misión . Proteger la privacidad de las personas, controlando que las AAPP, que gestionan su información, respetan la legislación sobre Protección de Datos. Misión y Visión AVPD.

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“Proceso de Información y Comunicación Externa”

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Presentation Transcript

  1. “Proceso de Información y Comunicación Externa” Acto Lakua KnowInn IVAP-Euskalit 2010

  2. Misión.Proteger la privacidad de las personas, controlando que las AAPP, que gestionan su información, respetan la legislación sobre Protección de Datos. Misión y Visión AVPD • Visión.Creemos en una sociedad en la que: • Los ciudadanos/as entienden cómo es utilizada su información personal, son conscientes de sus derechos y se sienten seguros y confiados en cómo se usan sus datos • Las AAPP inspiran confianza cuando tratan datos personales de forma leal, responsable y segura. Beato Tomás de Zumarraga 71, 3º 01008 Vitoria-Gasteiz http://www.avpd.es

  3. Organización de la AVPD

  4. Antecedentes en Mejora de Gestión 2007-2010 • Proyecto 5s • Convenio Euskalit; AVPD entidad colaboradora • Estudios cualitativos y cuantitativos de percepción social de la ciudadanía • Formación en Calidad y Excelencia • Reflexión estratégica: MVV, Grupos Interés, DAFO • Plan Estratégico 2009-11 y Planes de Gestión 2009 y 2010 • Autoevaluación EFQM y Encuesta Personas • Mapa Procesos y Documentación de Procesos • Carta de Servicios • Ingreso en Q-Epea- Administraciones Públicas por la Excelencia • Ingreso en Club de Evaluadores Euskalit

  5. Mapa de Procesos Planificación y Desarrollo estratégico Gestión con personas Alianzas estratégicas PROCESOS ESTRATEGICOS Generación de buenas prácticas Gestión de registro de ficheros Actividad de control Función consultiva Inspección sectorial (Auditoría) PROCESOS OPERATIVOS AREAS Y CIUDADANOS Información y comunicación externa PROCESOS DE APOYO Gestión económica y recursos materiales Gestión informática Gestión de la información

  6. Proceso de Información y Comunicación Externa Definición del proceso Dar a conocer la labor de la Agencia entre administraciones y ciudadanía Áreas afectadas Dirección Secretaría General Asesoría Jurídica Registro y NNTT Grupos de Interés • Administraciones públicas vascas • Ciudadanía • Medios de comunicación • Empresas adjudicatarias Alcance Divulgación externa Memoria Web Muticanal

  7. Líneas estratégicas relacionadas con el proceso • Informar y formar a la ciudadanía • Fomentar las buenas prácticas en las Administraciones Públicas. • Ser la referencia en materia de protección de datos en y de Euskadi. • Generar y gestionar el conocimiento en materia de PDCP. • Innovar en la Gestión para dar un servicio de forma eficiente. • Potenciar a sus personas como el elemento más importante en la organización.

  8. Alcance del Proceso • Memoria: organizar la recogida de información de la actividad de la AVPD para su publicación anual. • Web: organizar el flujo de información dentro de la AVPD para difundirla a través de la web. • Atención multicanal: diseñar el método de respuesta de consultas y disponer de una herramienta para su gestión. • Divulgación externa: organizar el calendario de eventos e identificar las noticias y el medio de difusión adecuado.

  9. Diagrama de flujo Atención Multicanal Dirección Ficha 3.- Análisis de las fichas y elaboración de FAQs, Recomendaciones, Instrucciones 2.-Analizar y Resolver Ficha Si Rellenar Ficha Secretaría General Resolver Solicitud Ficha 1.-Distribuir No Asesoría Jurídica Registro y NNTT Consejo de Dirección 4 Aprobación de FAQs, Recomendaciones, Instrucciones 9

  10. Problemas detectados (I) Dificultad de recoger en un diagrama único la totalidad de las actividades del proceso. Solución Se diagramaron por separado las cuatro actividades que componen el proceso.

  11. Problemas(II) Dificultad para diagramar el flujo de la actividad “Divulgación externa”. Solución

  12. Problemas (III) Dificultad para gestionar y medir algunos de los indicadores definidos en el proceso. Solución Establecer los criterios de medición y control y diseñar herramientas ofimáticas para llevarlo a cabo.

  13. Plan de Mejora

  14. Indicadores

  15. Cronograma de implantación del proceso

  16. Situación del proyecto • De las cuatro actividades incluidas en el proceso, se han implantado: • “Memoria” • “Web” • “Atención multicanal” Para ello, hemos definido acciones a realizar, responsables de las mismas, plazos de ejecución e indicadores de control. A lo largo de 2011 finalizaremos la implantación de la actividad “Divulgación Externa”.

  17. Eskerrik asko zuen arretagatik Gracias por su atención

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