Contractual obligations / Lepingulised kohustused

1. Contractual obligations/Lepingulised kohustused Applicant Seminar Seminar toetuse taotlejatele Joint Technical Secretariat / Ühine Tehniline Sekretariaat

2. Key Contractual Issues • Contract Structure • Responsibility for the project • Start & implementation period • Payments & reporting • Visibility • Contract amendment 2

3. Võtmeküsimused lepingus • Lepingu struktuur • Projekti kohustused • Algus ja elluviimise periood • Maksed ja aruandlus • Nähtavus • Muudatused lepingus 3

4. Pre-conditions for signing Grant Contract • Updated Application Form (if requested in the JMC decision) • Signed Partnership Agreement • Original of the Financial Identification Form with the details of the bank account • Information on the on the external audit companies (Auditors) which will carry out expenditure verification (NB!requirements for auditors are available in the Terms of Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract) 4

5. Toetuslepingu sõlmimise eeltingimused • Ajakohastatud taotlusvorm (kui on seirekomitee otsusega nõutud) • Allkirjastatud Partnerlusleping • Finantsteabe vormi originaal pangakonto andmetega • Andmed välisaudiitorite kohta, kes hakkavad teostama kulude kontrolli (NB! audiitoritele esitatavad nõuded on saadaval toetuslepingu kulude kontrollimise lähteülesandes) 5

6. Contract Structure Contract and its annexes are available on the Programme website! • Special Conditions • General Conditions • Application Form • Contract-award procedures • Request for payment and financial identification form • Model narrative and financial report • Model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification • Model financial guarantee 6

7. Lepingu struktuur Leping ja selle lisad on avaldatud Programmi kodulehel! • Eritingimused • Üldtingimused • Taotlusvorm • Lepingu sõlmimise kord • Maksetaotluse ja finantsteabe näidis • Tegevus- ja finantsaruande näidis • Faktiliste tähelepanekute ja kulude kontrollimise lähteülesandenäidis • Finantstagatise näidis 7

8. Responsibility for the project • After approval of the project, the applicant (Beneficiary) signs the Grant Contract with the Contracting Authority (Joint Managing Authority)and assumes full legal and financial responsibility for the project management and implementation vis-à-vis the Contracting Authority • Contracting Authority has no contractual relationship towards partners or sub-contractors • It receives the Grant from the Contracting Authority and ensures that it is managed and distributed in accordance with the Partnership Agreement signed with the project partner(s) 8

9. Projekti kohustused • Pärast projekti heakskiitmist allkirjastab toetuse taotleja (toetuse saaja) lepinguid sõlmiva asutusega (Ühine korraldusasutus)toetuslepingu ning võtab ühise korraldusasutuse ees endale täieliku juriidilise ja finantsvastutuse projekti juhtimise ja elluviimise eest • Lepinguid sõlmiv asutus ei oma lepingulist suhet partnerite või allhankijatega • Toetuse saaja võtab vastu toetuslepingu lepinguid sõlmivalt asutuselt ning tagab selle haldamise ja jaotamise vastavalt projektipartneri(te)ga sõlmitud partnerluslepingule 9

10. Project start and implementation period Project starting date is defined by the Beneficiary and the Contracting Authority ; stipulated in the Grant Contract and it can be eitherthe day following that on which the last of the two parties signs the Grant Contract, or a later date agreed in the Grant Contract, but in any case no later than 6 months after the signing of the Grant Contract. • The duration of the project is calculated by adding to this date the number of months indicated in the Application as the duration of the project • In order to be eligible, costs have to be incurred during the implementation of the project, i.e. after the starting date of the project stipulated in the Grant Contract and before the project end 10

11. Projekti algus ja elluviimise periood Projekti alguskuupäeva määravad toetuse saaja ja lepinguid sõlmiv asutus; see on sätestatud toetuslepingus ning alguskuupäev võib olla toetuslepingu viimase osapoole poolt allkirjastamise kuupäevale järgnev päev või muu hilisem toetuslepingus kokkulepitud kuupäev, igal juhul ei tohi alguskuupäev olla hilisem kui 6 kuud pärast toetuslepingu allkirjastamist. • Projekti kestus arvutatakse lisades alguskuupäevale toetuse taotluses kestusena märgitud kuude arv • Abikõlblikud kulud tuleb kanda projekti elluviimise jooksul, st pärast toetuslepingus sätestatud projekti alguskuupäeva ja enne projekti lõppkuupäeva 11

12. Payments to the project Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000: • initial pre-financing of max 40% of the Grant for the first 12 months • further pre-financing instalments(every 12 months); together with the initial pre-financing not exceeding 80% of the Grant • the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report Project not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000: initial pre-financing of max 40% of the Grant the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report 12

13. Väljamaksete teostamine projektile Projektid, mille kogu- kestvus ületab18kuud või toetus ületab 300,000 eurot: • eelmakse esmane osamakse kuni 40% projekti esimese 12 kuu toetusest • eelmakse täiendavad osamaksed(iga 12-kuulise perioodi kohta); eelmaksete kogusumma ei või ületada 80% toetusest • lõppmakse 45 päeva jooksul pärast lõpparuande heakskiitmist lepinguid sõlmiva asutuse poolt Projektid, mille kogukestvus ei ületa18kuud ja toetus ei ületa300,000 eurot: eelmakse esmane osamakse kuni 40% toetusest lõppmakse 45 päeva jooksul pärast lõpparuande heakskiitmist lepinguid sõlmiva asutuse poolt 13

14. Reporting Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000: • interim report has to be submitted one month after each six-month period • request for payment has to be accompanied with the report, expenditure verification report • final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end Project not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000: interim report has to be submitted with the request for payment final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end. 14

15. Aruandlus Projektid, mille kogu kestvus ületab18kuud või toetus ületab 300,000 eurot: • vahearuanne tuleb esitada hiljemalt 1 kuu pärast iga 6-kuulise perioodi lõppu • väljamaksetaotlusele tuleb lisada aruanne ja kulude kontrolli aruanne • lõpparuanne peab olema kontrollitud audiitori poolt ja see tuleb esitada hiljemalt kolm kuud pärast projekti lõpetamist Projektid, mille kogukestvus ei ületa18kuud ja toetus ei ületa300,000 eurot: vahearuanne tuleb esitada koos väljamaksetaotlusega lõpparuanne peab olema kontrollitud audiitori poolt ja see tuleb esitada hiljemalt kolm kuud pärast projekti lõpetamist. 15

16. Visibility • Beneficiary and project partners have to publicise the fact that the European Union has co-financed the project • Detailed Communication and Visibility Manual can be downloaded: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm 16

17. Nähtavus • Toetuse saaja ja projektipartner(id) peavad rakendama vajalikke meetmeid avalikkuse teavitamiseks, et projekti rahastatakse EL poolt • EL välistegevuse teabeedastuse ja nähtavuse suunised on saadaval siit: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm 17

18. Contract amendment • Beneficiary must inform the Contracting Authority /JTS on any changes in the project • Request for changes has to be submitted to the Contracting Authority /JTS at least one month before the required changes have to enter into force • In duly justified cases project implementation period can be extended up to 6 months (NB! All project activities have to end before 31 December 2014) • Contingency reserve foreseen in the Application can only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority 18

19. Muudatused projektis • Toetuse saaja peab teavitama lepinguid sõlmivat asutust/ÜTSi projektis tehtavatest mis tahes muudatustest • Muudatuste taotlus tuleb esitada ühisele korraldusasutusele/ühisele tehnilisele sekretariaadile vähemalt üks kuu enne taotletavate muudatuste kavandatavat jõustumist • Põhjendatud juhtudel võib ühine korraldusasutus otsustada projekti elluviimise perioodi kuni 6 kuu võrra pikendada (NB! Kõik projekti tegevused tuleb lõpetada hiljemalt31.detsembriks 2014) • Taotluses kavandatud ettenägematute kulude reservi võib kasutada ainult ühise korraldusautuse eelneval kirjalikul loal 19

20. JTS contacts www.estlatrus.eu Email: info@estlatrus.eu Phone: +371 6750 9520 Address: Ausekla Str. 14-3, Riga 20

21. ÜTS-i kontaktid www.estlatrus.eu E-post: info@estlatrus.eu Tel.: +371 6750 9520 Aadress: Ausekla tn. 14-3, Riia 21