I CONTROLLI

1. I CONTROLLI

2. Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca I soggetti coinvolti nell’attuazione e gestione dei PO Autorità di Gestione Attuazione e gestione dei Programmi Operativi Autorità di Audit Autorità di Certificazione USR Istituzioni scolastiche ANSAS INVALSI Assistenza tecnica

3. I controlli – L’architettura del sistema: le funzioni chiave Autorità di Gestione USR Istituzioni scolastiche Autorità di Certificazione Autorità di Audit Effettua i controlli di I livello Producono le certificazioni di spesa Supporta l’AdG per i controlli di I livello in loco Effettua i controlli di II livello Effettua dei controlli a campione

4. I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema:il dettaglio delle operazioni Istituzioni scolastiche Autorità di Gestione/A.T. Attività • ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE FINANZIARIA" VERIFICA: • La tipologia delle spese • La ripartizione della spesa • La corrispondenza tra gli importi imputati e la scansione dei mandati di pagamento inserita dalle istituzioni scolastiche nelle CERT PRODUCONO LE CERTIFICAZIONI DI SPESA E LE INSERISCONO NEL SISTEMA INFORMATIVO EFFETTUA IL CONTROLLO SUL 100% DELLE CERTIFICAZIONI • ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE INTERVENTI“ VERIFICA: • per il FSE • La registrazione delle presenze /assenze dei corsisti • La presenza del calendario del percorso formativo • per il FESR • La corrispondenza, a conclusione del progetto, tra gli ACQUISTI indicati nel verbale di collaudo e la MATRICE acquisti

5. I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema:il dettaglio delle operazioni Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche Sistema Informativo USR Producono le certificazioni di spesa e le inseriscono nel sistema informativo Controllo di I livello desk Dallo svolgimento del controllo non emergono anomalie/irregolarità A.1 Verifica positiva Viene validata la Certificazione attraverso un flag sul sistema informativo Avvio del processo L’istituzione scolastica visualizza sul sistema informativo "Gestione Finanziaria” lo stato positivo associato alla CERT controllata Certificazione validata A.2 Verifica con sospensiva L’AdG/A.T. assegna sul sistema informativo lo stato “sospeso” alla certificazione Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità L’istituzione scolastica visualizza sul sist informativo "Gestione Finanziaria” lo stato sospeso associato alla CERT controllata

6. I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema:il dettaglio delle operazioni Autorità di Gestione Sistema Informativo USR Istituzioni scolastiche Se contattate dall’AdG e/o A.T. apportano le misure correttive richieste Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità Comunicazione chiarimenti da fornire misure correttive da adottare Anomalie facilmente risolvibili Forniscono all'AdG la documentazione integrativa atta a sanare la causa di anomalia, se presente Anomalia Risolta Anomalia NON risolta Controllo di I livello desk Attivazione USR Presunte irregolarità

7. I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema:il dettaglio delle operazioni Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche Sistema Informativo USR Attivazione USR Forniscono agli USR e/o all'AdG la documentazione integrativa atta a sanare la causa di inammissibilità, se presente Effettua accertamenti supplementari per la verifica dei casi di inammissibilità A.1 Verifica positiva Viene validata la Certificazione attraverso un flag sul sistema informativo Fornisce all'AdG gli esiti degli accertamenti supplementari richiesti Contattate dall’USR apportano le misure correttive richieste Esito positivo Inserisce nella CERT controllata l’esito positivo Esito negativo Avvia la procedura di rettifica e/o recupero della spesa L’istituzione scolastica provvede ad effettuare le rettifiche necessarie e/o a restituire gli importi non ammissibili

8. CONTROLLI DI I LIVELLO DESK CONTROLLO SUL 100% DELLE CERTIFICAZIONI PRODUCE E INSERISCE NEL SISTEMA LE CERTIFICAZIONI DI SPESA ACQUISISCE LE CERTIFICAZIONI DI SPESA CONTROLLI DI I LIVELLO CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO CONTROLLO SU UN CAMPIONE DEL 10% ANNUO dell’importo certificato I controlli di I livello in loco - L’architettura del sistema:il dettaglio delle operazioni SISTEMA INFORMATIVO USR ISTITUZIONE SCOLASTICA AUTORITA’ di GESTIONE Recepisce in un Decreto del Direttore Generale l'elenco dei funzionari USR addetti ai Controlli Su richiesta dell'A.d.G l’USR INDIVIDUA I FUNZIONARI USR ADDETTI AI CONTROLLI e ne trasmette l’elenco I CONTROLLORI ESTRAE IL CAMPIONE DELLE CERTIFICAZIONI DA CONTROLLARE (2 VOLTE L’ANNO) ESTRAE IL CAMPIONE DELLE CERTIFICAZIONI DA CONTROLLARE (2 VOLTE L’ANNO) ASSOCIA AD OGNI FUNZIONARIO PREPOSTO UNA LISTA DI CERTIFICAZIONI e invia le attribuzioni all'A.d.G che formalizza l'incarico. FORMALIZZA GLI INCARICHI

9. Esito Positivo Esito Negativo I controlli di I livello in loco - L’architettura del sistema:il dettaglio delle operazioni SISTEMA INFORMATIVO AUTORITA’ di GESTIONE USR ISTITUZIONE SCOLASTICA CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO PREAVVISA L’ISTITUZIONE SCOLASTICA FORNISCE AL CONTROLLORE TUTTA LA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA EFFETTUA IL CONTROLLO IN LOCO E REDIGE UNVERBALE PER OGNI CERT ON LINE B.1 Verifica POSITIVA: VERBALIZZA LA REGOLARITA’ DELLA SPESA E DELLE PROCEDURE ACQUISISCE L’ESITO POSITIVO DEL CONTROLLO CHIEDE LO “SBLOCCO DELLA CERTIFICAZIONE ED APPORTA LE MODIFICHE e/o INTEGRAZIONI CONCORDATE CON CONTROLLORE/USR/AdG B. 2 Verifica con “SOSPENSIVA”: SEGNALA ALL’IS L’ANOMALIA RISCONTRATA PONE LA CERTIFICAZIONE “IN PREPARAZIONE” PER CONSENTIRE LA RETTIFICA DELL’IS Ulteriore verifica MODIFICA LE CERT SUL SISTEMA INFORMATIVO EFFETTUA IL RIMBORSO DISPOSTO DALL’USR B.3 Verifica NEGATIVA: VERBALIZZA L’ESITO NEGATIVO INDICA LE IRREGOLARITA’ E QUANTIFICA LA SPESA DA RECUPERARE VERIFICA LA RESTITUZIONE DEGLI IMPORTI E ASSEGNA LO STATO POSITIVO ALLA CERTIFICAZIONE

10. ATTUAZIONE DEI CONTROLLI IN LOCO ISTITUTI SCOLASTICI CAMPIONATI 1.325 OPERAZIONI CAMPIONATE: 1.940 PARI A € 19.838.000 OPERAZIONI CONTROLLATE: 1.681 PARI A € 17.489.000 DI CUI: CIRCA 1.350 OPERAZIONI HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO CIRCA 300 OPERAZIONI NON HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO PER 30 OPERAZIONI E’ STATO PREDISPOSTA LA RESTITUZIONE DELLE SPESE INAMMISSIBILI OVVERO OLTRE 100.000 EURO VISITE ISPETTIVE: 80 DISPOSTE SULLA BASE DI SEGNALAZIONI/ESPOSTI

11. ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK Gestione finanziaria (interventi FSE e FESR ) • assenza parziale o totale del codice di progetto sui mandati di pagamento relativi ad una determinata certificazione; • incongruenza tra la somma dei mandati allegati e l’importo dichiarato certificato; • incongruenza tra il periodo a cui fa riferimento la CERT e le date inserite su uno o più mandati relativi alla CERT; • assenza di mandati allegati alla CERT (mandati illeggibili e/o inserimento di altra documentazione); • assenza di specifica descrizione, in presenza di mandati di pagamento cumulativi, per l’individuazione dell’esatta imputazione della spesa al progetto di riferimento; • fatture, o altra documentazione probatoria della spesa, non allegate al modello REND;

12. ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK Gestione interventi (FSE aspetti amministrativi) • assenza dei verbali delle riunioni del GOP, ove previsto; • assenza, nei verbali del GOP, del riferimento al codice di progetto; • verbali del GOP incompleti - ogni verbale deve contenere: i presenti, l’o.d.g., le decisioni prese e l’orario di inizio e fine della riunione; • assenza degli allegati relativi al bando di selezione degli esperti; • assenza dell’indicazione dei criteri di valutazione nei bandi di selezione; • registrazioni incomplete o assenti delle presenze; • assenza dell’indicazione del rappresentante della ditta fornitrice nel verbale di collaudo (FESR);

13. ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO IN LOCO • non corretta gestione degli archivi documentali dei progetti; • non perfetta rispondenza dell’individuazione dei criteri per la selezione degli esperti rispetto alla normativa di riferimento (progetti FSE); • non perfetta rispondenza delle procedure di individuazione delle ditte fornitrici di beni e servizi rispetto alla normativa di riferimento; • presenza di casi di incompatibilità tra incarichi istituzionali e quelli previsti nell’ambito dei progetti (esperti, tutor e facilitatore);

14. RACCOMANDAZIONI PER MIGLIORARE L’EFFICACIA DELLA GESTIONE • LIMITARE IL NUMERO DELLE CERT: SI RITIENE CHE NE SIANO SUFFICIENTI IN TOTALE 4 LA PRIMA PER CERTIFICARE L’ACCONTO RICEVUTO ALL’AVVIO DEL PROGETTTO, LA SECONDA E LA TERZA PER CERTIFICARE L’IMPORTO FINO AL 90% DEL REND, LA QUARTA PER CERTIFICARE IL RESIDUALE 10%. • LIMITARE IL NUMERO DEI MANDATI: OVE POSSIBILE, EMETTERE MANDATI CUMULATIVI PER CATEGORIA DI SPESA OMOGENEA (es.: ritenute, compensi al personale, etc…) • EFFETTUARE L’AUTOCONTROLLO: RAFFORZARE LE AZIONI CHE POSSANO PREVENIRE GLI ERRORI DI IMPUTAZIONE E CALCOLO