Noções Básicas de Organização de Eventos, Cerimonial e Protocolo Lygia Veny Casas

1. NoçõesBásicas de Organização de Eventos, Cerimonial e Protocolo LygiaVenyCasas

2. 1. TIPOS DE EVENTOS Os eventospodem ser: Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile, encontro, reunião, etc; Institucionais: inaugurações, comemorações e efemérides Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc; Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, gardenparty, aniversário, passeio, etc;

3. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Planejamento = concepção e desenvolvimento de um evento Ficha de Briefing: identificar e listarnecessidades e características de um produtoouserviço Check-list: listartodas as etapas de trabalho; acompanhamento do começoaofim Projeto: análise do cenário, justificativa, objetivos, metas, público-alvo, critérios de aceitação, possíveisrestrições, previsão de receitas e despesas, estratégias de ação, cronograma de execução

4. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventospassamportrêsetapas: Etapa 1 – Pré-evento: Hora de colocartudo no papel Organização do check-list Organizaçãodaplanilha de receitas e despesas Avaliação do local, orçamento e contratação de serviçosterceirizados (elaborarcontratoparacadafornecedor), programaçãodadivulgação e assessoria de imprensa, planejamento dos materiaisimpressos e comuniação visual, decoração, taxas de liberação e cerimonial * Check-list é a bíblia de quemtrabalha com eventos. Semele, é o mesmoqueandar num barcofurado.

5. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventospassamportrêsetapas: Etapa 2 – Evento: Mãos à obra! Checagem e acompanhamento dos serviçoscontratados Circulação de pesquisa de satisfação Plano B, Plano C, Plano D…. Estejapreparadoparaimprevistos, poiscertamenteirãoacontecer.

6. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventospassamportrêsetapas: Etapa 3 – Pós-evento: Fechando a conta… Avaliação dos resultados: o quedeucerto e o quenãodeu? Fechamentofinanceiro: o orçamentoprevistofoicumprido? Relatório final: clipagemdaassessoria de imprensa, registro do evento (CD com fotos e filmagem), materiais de divulgação (CD com materiaisimpressos, mídia e veiculações), resultado das pesquisas Emissão de nota fiscal * Um trabalhoquecomeçaplanejado, terminaorganizado, mesmo com possíveisimprevistos

7. ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO a) Espaço físico e instalações adequadas - Verificar se o espaço comporta o público esperado - Analisar as condições do local: umidade, ventilação, iluminação, acústica, necessidade de rebaixamento de teto, instalações elétricas, hidráulicas e planta baixa - Verificar condições de segurança: rotas de fuga e extintores de incêndio

8. ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO b) Material didático adequado - Preparar cartilhas, manuais, apostilas, conforme a necessidade do evento - Criar um “kit participante”, com bloco de anotação, o material escolhido (apostila, por exemplo), caneta e outros itens necessários - Verificar com palestrantes/ministrantes quais materiais irão utilizar

9. ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO c) Recursos Audiovisuais e Sonorização - Organizar em arquivo digital (cd, pendrive) os vídeos a serem exibidos e listar o momento de cada exibição - Testar com antecedência e salvar cópia do arquivo no computador que será utilizado, pois se exibido do próprio CD, o arquivo pode travar ou ficar mais lento - Montar e testar microfone, telão, datashow, iluminação com antecedência.

10. ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO d) Divulgação - Materiais impressos, convites, follow-up, meios eletrônicos e comunicação visual: preparar folder, banner, faixa, backdrop, outdoor, email marketing, hotsite, banner eletrônico, folheteria, material promocional dos patrocinadores e/ou apoiadores e organizá-los por necessidade de utilização (pré-evento/evento/pós-evento) - Mídia: criar spot/jingle para rádios e VT para televisão. Organizar veiculação conforme necessidade - Assessoria de Imprensa: disparar releases para e agendar entrevistas nos veículos de comunicação

11. ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO e) RecursosHumanos - Organizar e dividir a equipe de trabalho: secretaria do evento, recepção, apoio às salas - Coordenar os serviços terceirizados: sonorização, projeção, segurança, limpeza

12. 2. CERIMONIAL: O BRILHO DO EVENTO É um ritual que reúne um conjunto de formalidades, com linguagem própria, a serem seguidas pelo protocolo durante um ato solene ou festivo É responsável em aplicar ordens de precedência e organizar a realização de discursos, lugares de honra, placas, etc É o momento onde autoridades e pessoas ilustres irão se manifestar sobre os objetivos do evento. Pode ser realizado na abertura ou encerramento do evento.

13. 3. PROTOCOLO: AS REGRAS DO JOGO É a regulamentação do cerimonial, as regras que estabelecem a ordem hierárquica nas instâncias de poderes, indicando as posições e tratamentos de cada personalidade Quebra de protocolo: abandono ou relaxamento das regras, geralmente praticada pelo desejo de agradar os participantes do cerimonial.

14. 4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS - Ser porta-voz do organizador do evento - Organizar e anunciar a composição da mesa diretiva - Listar e citar autoridades presentes que não foram à mesa - Organizar as placas de identificação na mesa diretiva - Orientar a equipe de sonorização sobre os microfones da mesa - Orientar as autoridades sobre seus lugares à mesa - Agir com sobriedade e calma mediante imprevistos e gafes

15. 4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS Ser discreto e sóbrio Ter boa dicção Ser ágil em eventuais imprevistos e gafes

16. 5. ROTEIRO DO CERIMONIAL O mestre de cerimônias jamais se apresenta, ele saúde ou dá boas-vindas em nome de. Ele também pode agradecer dessa maneira Preferencialmente utilizar verbos na forma impessoal ou no plural. Exemplo: “Inicia-se a sessão solene...” ou “Convidamos para compor a mesa diretiva...” Na composição da mesa de honra, as autoridades chamadas devem seguir a ordem de precedência. Primeiramente fala-se o nome da pessoa, seguido do cargo IMPORTANTE: Ao citar o nome de uma autoridade, deve-se utilizar o pronome de tratamento conforme o cargo

17. 5. ROTEIRO DO CERIMONIAL Após a composição da mesa é o momento mais adequado para citar e agradecer a presença das autoridades que não a compuseram. Vale lembrar que deve ser falado primeiramente o nome depois o cargo. Por exemplo: “Agradecemos a presença do Excelentíssimo Senhor João da Silva, governador do Pará” O mestre de cerimônias não saúda as autoridades da mesa de honra, apenas as chama para tomarem seus lugares. Quem presidirá a solenidade fará o cumprimento

18. 5. ROTEIRO DO CERIMONIAL O mestre de cerimônias não passa a palavra, que o faz é a autoridade que presidirá o evento Ao citar o representante de uma autoridade, deve-se falar o nome e cargo do representante e depois o nome e cargo da autoridade representada. Exemplo: “Convidamos o senhor Antônio Alves, secretário de comunicação da Secretaria da Fazenda, neste ato representando o senhor José Henrique, diretor da secretaria”

19. 5. ROTEIRO DO CERIMONIAL Em caso de órgãos e entidades que usam siglas como identificação, primeiramente deve ser citado o nome por extenso e posteriormente poderá utilizar a sigla. Por exemplo: “O Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional lançou (...)”. “(...) os dados apresentados pelo IPHAN indicam (...)”

20. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderExecutivo (Federal) PresidentedaRepública (naausência, o vice) Ministérios (critériohistórico de criação) Fundações Autarquias Empresas de EconomiaMista

21. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderExecutivo (Estadual) Governador (ordem de constituiçãohistórica) Secretarias Fundações Autarquias Empresas de EconomiaMista

22. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderExecutivo (Municipal) Prefeito Secretarias Fundações Autarquias Empresas de EconomiaMista

23. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderLegislativo Senadores Deputados Federais Deputados Estaduais Vereadores

24. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderJudiciário - Presidente do Tribunal de Justiça - Juiz de Direito da Comarca onde se realiza a cerimônia - Presidente do Tribunal Regional Eleitoral - Procurador Geral da República no Estado - Procurador Geral do Estado - Presidente do Tribunal Regional do Trabalho - Presidente do Tribunal de Contas

25. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderJudiciário - Presidente do Tribunal de Alçada - Desembargadores do Tribunal de Justiça - Juizes do Tribunal Regional Eleitoral - Juizes do Tribunal Regional do Trabalho - Juiz Federal - Juizes do Tribunal de Contas

26. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA PoderJudiciário - Juizes de Direito - Procurador Regional do Trabalho - Auditores do Tribunal de Contas - Promotores Públicos OBS.: Háumadiscussãosobre a precedência no MinistérioPúblico, quenão se encaixaemnenhum dos TrêsPoderes

27. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA EmpresasPrivadas (conformeorganograma). Exemplo: - Presidente - Vice-Presidente - Diretor de Finanças - Diretor de Comunicação - Gerente de Produção - Supervisor de Fábrica - Coordenador de Projetos

28. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: Por cortesia, pode ser cedida a precedência aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes em eventos que se façam presentes A precedência é organizada a partir do anfitrião, seguindo a ordem de autoridades de maior à menor importância. Já no momento dos discursos, a ordem é contrária: devem falar autoridades de menor ao maior grau - A idade gera precedência: o mais velho precede sobre o mais novo

29. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: E nos sexos também: a mulher tem precedência sobre o homem Ordem histórica: a data de constituição de uma instituição é fator de precedência, sendo a data mais antiga precedente sobre as atuais - Ordem alfabética - Titulação: a precedência é organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor)

30. 6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: Nas solenidades federais, o Presidente da República ou Vice-Presidente, nesta ordem, presidirão a solenidade Nas solenidades estaduais, desde que o Presidente da República ou o Vice-Presidente não compareçam, quem preside a solenidade são os governadores - O prefeito presidirá as solenidades municipais

31. 7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugaresímpares: Anfitrião ao centro Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa, olhando para a plateia) até que todos os lugares sejam ocupados

32. 7. MESA COM AUTORIDADES 01 – Presidente da Mesa 02 – Segunda precedência 03 – Terceira precedência 04 – Quarta precedência 05 – Quinta precedência 06 – Sexta precedência 07 – Sétima precedência Mesas com lugaresímpares:

33. 7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares pares: Anfitrião ao centro e primeira precedência ao centro Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião, até que todos os lugares sejam ocupados

34. 7. MESA COM AUTORIDADES 01 – Presidente da Mesa 02 – Primeira precedência 03 – Segunda precedência 04 – Terceira precedência 05 – Quarta precedência 06 – Quinta precedência Mesas com lugares pares:

35. 7. MESA COM AUTORIDADES Lugar de honra Geralmente cedido a uma autoridade ilustre, que sentará ao lado direito de quem presidir a solenidade Dispositivos e identificação de lugares Cada autoridade deverá estar identificada com placas colocadas sobre a mesa, em frente ao seu assento, com o nome e cargo

36. 8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES Precedência As autoridades que não compuserem a mesa devem ser citadas logo após a composição, seguindo a ordem de importância do maior ao menor grau Nas recepções de eventos, é comum instalar uma secretaria para o credenciamento de autoridades, onde uma pessoa registra o nome e o cargo e repassa ao mestre de cerimônias

37. 8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES Procedimentos na fala O mestre de cerimônias cita e agradece a presença das autoridades citadas Autoridades que chegarem atrasadas no cerimonial (após o momento de citação), podem ser anunciadas entre as falas das autoridades da mesa

38. 9. SÍMBOLOS NACIONAIS Uso e disposição das bandeiras Número ímpar de mastros Bandeiras: Brasil, Santa Catarina e Joinville Organização: Brasil ao centro, Santa Catarina à direita (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia) e Joinville à esquerda

39. 9. SÍMBOLOS NACIONAIS Uso e disposição das bandeiras Número par de mastros Bandeiras: Brasil, Santa Catarina, Joinville e Rotary Club Organização: Brasil e Santa Catarina ao centro (sendo que a do Brasil deve ficar ao lado direto da perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia), Joinville à direita do Brasil e Rotary Club à esquerda de Joinville

40. 9. SÍMBOLOS NACIONAIS Hino Nacional Pode ser executado por um grupo de músicos ou por CD Se executado por músicos, o Hino não deve ser cantado, mas se utilizado CD, os participantes podem cantar Independente da forma de execução, todos devem estar em posição de respeito, com o corpo direcionado à bandeira.

41. 10. AS FORMAS DE TRATAMENTO LinguagemProtocolar Na abertura: “Inicia-se...”; “tem início...”; “Em nome de(o)...”; “A presidência...dá as boas-vindas...” Na composição da mesa: “compõem a mesa...”; são convidados a compor a mesa...”; “Integram a mesa...” para os casos de apresentação dessa; “À mesa, são convidados...” Nos hinos: “É momento do Hino Nacional Brasileiro...”; “Todos são convidados, em atitude de respeito, a...”

42. 10. AS FORMAS DE TRATAMENTO LinguagemProtocolar No registro de presenças: “Fazem-se presentes a este ato...”; “Registre-se as presenças das autoridades e personalidades...” Nos pronunciamentos: “vai usar da palavra...”; “fará uso da palavra...”; “para o seu pronunciamento é convidado...” No encerramento: “A presidência agradece e os convida...”; “encerrada esta solenidade...”; “Ao final deste ato...”

43. “Nossa personalidade social é a ideia que os outros fazem de nós.”(Marcell Proust) Contatos Lygia Veny Casas: lygia@criacomcomunica.com.br Facebook: Lygia Veny Casas Twitter: @lygiavenycasas Skype: lygiavcasas