GIỚI THIỆU EXCEL 2007

1. GIỚI THIỆU EXCEL 2007 Người trình bày: Lê Thị Thanh Hoa Phòng: CNTT – BHXH Tỉnh Hà Tĩnh

2. TỔNG QUAN EXCEL 2007

3. TỔNG QUAN EXCEL 2007

4. TRUNG TÂM KIỂM SOÁT - RIBBON • Bộ cung cụ được trình bày ngay trên màn hình, bao gồm: • Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins

5. THỦ THUẬT VỚI WORKBOOK • TAB HOME Chiathànhcácnhómđểđịnhdạng font, cănchỉnhlề, trộn cells, thêmvàxóahànghoặccột, địnhdạng font chobảngvàcác Cell

6. TAB HOME Địnhdạng format bảngvàcác cell ChènvàXóacộthoặcHàng CáchàmtínhvàLọcdữliệu

7. Tab Insert ChènthêmBảng, Ảnh, cácĐồThị Chènthêmcác Text Box, cácloạiChữvàKýhiệu

8. TẠO BIỂU ĐỒ • Chọn dữ liệu tạo biểu đồ  Insert Chart  Chọn loại biểu đồ (Hình cột, Tròn…)

9. TẠO BIỂU ĐỒ - ĐỊNH DẠNG FORMAT • Khi bạn tạo một biểu đồ, Chart Tools xuất hiện trên Ribbon, trong đó bao gồm các tabDesign, Layout và tab Format Sau khi biểu đồ được chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout và Format

10. TẠO BIỂU ĐỒ - THAY ĐỔI BIỂU ĐỒ Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column trong nhóm Data trên tab Design. Trong biểu đồ bên phải, dữ liệu được nhóm theo các hàng và so worksheet cột. Bạn có thể chuyển biểu đồ trở lại xem bản gốc bằng cách click vào Switch Row/Column lần nữa

11. TẠO BIỂU ĐỒ - THÊM TIÊU ĐỀ CHO BIỂU ĐỒ • Click chuột vào biểu đồ ->Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More để xem tất cả các layout (trình bày). 1. Tiêu đề cho biểu đồ này là Northwind Traders Tea, tên của một sản phẩm.2. Tiêu đề cho các trục dọc bên trái là Cases Sold. 3. Tiêu đề cho các trục ngang ở dưới cùng là First Quarter Sales.  •  Một cách khác để nhập tiêu đề là trên tab Layout, trong nhóm Labels, bạn có thể thêm tiêu đề bằng cách click chuột vào Chart Titles và Axis Titles. 

12. TAB PAGE LAYOUT • Định dạng Lề, Khổ in, Font của Themes

13. TAB DATA Tab nàylàmcácThaotácvớiDữliệu: đểLọc, Sắpxếp, NhómDữliệu

14. TAB VIEW TAB VIEW đểđịnhdạngcácdạngxem

15. TAB VIEW • View/Windows/Freeze Panes  Xem tài liệu theo 1 dòng hoặc 1 cột

16. THỦ THUẬT VỚI WORKBOOK • Tạo văn bản mới: (Office button) -> New -> Blank Document -> Create • Mở một văn bản đã tạo sẵn: (Office button) -> Open -> Chọn ổ đĩa và thư mục -> Chọn tập tin -> Nhấn Open • Lưu văn bản chưa có tên: (Office button) -> Save -> Chọn ổ đĩa và thư mục -> Đặt tên file khi lưu văn bản lần đầu -> OK • Lưu một tập tin đang mở với tên khác: (Office button) -> Save As-> Chọn ổ đĩa và thư mục -> Đặt tên mới-> Save • Có thể Save dưới dạng Office 2003 để những máy nhận được cài Office 2003 có thẻ đọc được

17. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • START MAIL MERGE -> Chọn Step by step Mail Merge Wizard

18. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Trên nhóm Select Document Type -> Chọn Letter -> Chọn Next Starting Document

19. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Trên nhóm Next Starting Document -> Chọn Use the current document -> Chọn Next: Select recipients

20. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Trên nhóm Select recipients -> Chọn Browse (dẫn đến địa chỉ lưu file Excel cần merge vào file Word) -> Chọn Bảng lưu dữ liệu bên Excel -> Chọn trang 1 (Sheet1) -> OK

21. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Ra bảng nguồn file Excel và các trường(Field) muốn trộn -> OK

22. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Chọn các Filed (các cột cho phù hợp để trộn)

23. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Xem trước kết quả bằng cách chọn Preview Rezults

24. MERGE CELL (TRỘN CELL WORD VÀ EXCEL) • Chọn Finish & Merge -> Chọn All cho Merge records -> OK

25. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Giả sử có 1 bảng tính như sau:

26. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Bài toán: • Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ? • Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất? • Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán được nhiều nhất? • Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán ế nhất?

27. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable. Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon:

28. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây:

29. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã được nhập sẵn trong hộp Table/Range. Nếu như các nút tùy chọn được chọn giống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại này. Excel sẽ tạo một Sheet mới

30. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Ở bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hiển thị các yêu cầu của bạn sau khi bạn đã hoàn tất một PivotTable. Ở bên phải là cửa sổ PivotTable Field List, là nơi mà bạn sẽ quyết định những dữ liệu nào sẽ được hiển thị trên PivotTable, và cách sắp xếp của chúng. • Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy nhấn vào mục Region để chọn nó (hoặc bạn nhấn vào hộp kiểm ngay bên cạnh nó cũng được). Bạn sẽ thấy mục Region này tự động xuất hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field List, đồng thời PivotTable cũng tự động hiển thị tên của 3 miền: Midwest, Northeast và South trong côt A:

31. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH

32. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Tiếp tục, bạn nhấn vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xuất hiện trong vùng Values ở phía cuốiPivotTable Field List, đồng thời, ở cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với mỗi miền.Cuối cùng, bạn nhấn vào cái mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of Camping trong khung Values, chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra. 

33. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH

34. PRIVATE TABLE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU RẤT MẠNH • Hộp thoại Value Field Settings xuất hiện. Nhấn vào cái nút Number Format. Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong nhấn OK hai lần để đóng tất cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ giống như sau hình say. Nếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn nhấn vào ô A3, nơi đang có chữ Row Labels, sửa nó lại thành Region:

35. CÁC PHÍM TẮT

36. CÁC PHÍM TẮT

37. CÁC PHÍM TẮT

38. TÀI LIỆU THAM KHẢO TRÊN MẠNG • Dạy qua các Clip: http://www.microsoft.com/vietnam/products/office/training/video_excel.aspx • Dạy qua hướng dẫn sử dụng bằng hình ảnh: • http://www.microsoft.com/vietnam/products/office/training/howto_excel2007.aspx