Formation recettes SIFAC

1. FormationrecettesSIFAC Direction des Finances Saïd Bouguerra

2. Sommaire • Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de facturation et édition • Réduction et annulation de recettes • Le visa • Editions et consultation • Conclusion

3. Introduction Structure de vente • Le flux de recette fait appel aux éléments de structure organisationnelle suivants : • Société : Structure de la comptabilité Financière (FI) dans SIFAC. Une personne morale est représentée par plusieurs sociétés FI. • Division : Structure commune aux modules de « Dépenses » et de « Recettes » dans SIFAC portant la sectorisation de la TVA. Elément structurel obligatoire en saisie lors de la création d’un document de vente ou de dépense. • Organisation commerciale : Structure de recette affectée à la société. • Canal de distribution : Elément obligatoire dans les documents de vente SIFAC (contrainte produit SAP). • Secteur d’activité : Cet élément dérive le domaine d’activité qui permet la gestion de la lucrativité dans les documents de vente. • Agences commerciales : Cet élément représente l’UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE). Domaine commercial

4. Introduction Gestion de la lucrativité • Dans le cadre de SIFAC, le domaine d’activité est défini comme porteur de la notion de secteur dans une optique de fiscalité directe et permet ainsi d’isoler les opérations lucratives. • La gestion de domaines d’activité permet : • De sectoriser les activités répondant aux critères de la lucrative définis par l’administration fiscale • D’identifier dans chaque opération son caractère lucratif ou non via l’affectation d’un domaine d’activité aux axes d’imputation sans pour autant démultiplier ces objets d’imputation • De produire une comptabilité spécifique à la nature d’activité en isolant les charges, produits et postes de bilan. • Dans le module « recettes », la saisie du secteur d’activité permet de dériver le domaine d’activité donc de déterminer le domaine de lucrativité.

5. Introduction Référentiels de gestion • Le flux recette dans SIFAC utilise 2 référentiels de gestion : • Le référentiel article : chaque commande de vente devra référencer un article créé préalablement dans le référentiel article. • Le référentiel client : chaque commande de vente devra référencer un client créé préalablement dans le référentiel client. • La combinaison de données contenues dans la fiche article et dans la fiche client permettent la dérivation et le calcul automatique de données dans les documents de vente et de facturation: • Exemples : • Détermination automatique de la TVA applicable, • Détermination automatique du compte général, du compte budgétaire, et du compte collectif imputés, • Détermination automatique des entités de facturation, de livraison, de paiement liées au client. • … • De manière à garantir le bon fonctionnement du flux recette, il est donc primordial que les données des référentiels clients et articles soient créées avec la plus grande rigueur.

6. Introduction Processus de la recette Choix de l’établissement : Sans émission de titres ni de bordereaux de titre : Impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable. Ordonnateur Comptable Visa Prise en charge comptable Document de facturation Document de vente Comptabilisation [ZVFX3] Commande [VA01] Contrat [VA41] Facture (bloquée en compta) [VF01] Vérification des données de factures pour envoi à la comptabilisation [ZREC022] Impact budgétaire Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique

7. Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de facturation et édition • Réduction et annulation de recettes • Le visa • Editions et consultation • Conclusion

8. Données de base Données ADV Données de Gestion Référentiel Articles • Généralités • Les transactions MM01, MM02, et MM03 permettent respectivement de créer, modifier et afficher un article dans SIFAC. • Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Mandant Numéro Article Désignation / Unités Ancien N° Nabuco Organisation commerciale Groupe d’imputation article Groupe statistique article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Division Texte commercial descriptif de l’article

9. Référentiel Articles Les articles générique dans SIFAC correspondent au plan de compte M9. Il est structuré G+ N° du compte comptable. Chaque recette s’impute sur un article, cet article dérive automatiquement la TVA applicable, le compte budgétaire,...

10. Référentiel Articles Consultation d’un article avec la transaction MM03 Affiche la date de création et l’identifiant de la personne Le premier onglet données de base permet de spécifier la désignation et l’unité de quantité de base. Le premier onglet ADV permet de déterminer les propriétés fiscales de l’article (taux de TVA) et de bloquer l’utilisation d’un article.

11. Référentiel Articles Le second article d’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article Permet le regroupement d’articles pour les statistiques de ventes Permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client).

12. Référentiel Articles L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif à l’article, définissable en plusieurs langues. Il sera notifié sur la facture. TEXTE A LA CREATION

13. Démonstration Exercice 1 Consultation d’une fiche article

14. Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement Organisation Commerciale Données de Vente Ventes Facturation Partenaires Référentiel Clients • Généralités • Les transactions XD01 et XD02 (comptable) et XD03 (ordonnateur) permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. • Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC.

15. Référentiel Clients Consultation d’un client avec la transaction XD03 L’onglet adresse permet de définir les données de base du client : Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du client. • Adresse postale : • Numéro et rue • Code postal et ville • Pays Des informations de communication (tel, email, fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet lors de la création du client mais ne sont pas obligatoires

16. Référentiel Clients Consultation d’un client avec la transaction XD03 L’ onglet données de pilotage permet de définir le contrôle des comptes et les informations de taxes du client : • Contrôle des comptes : • Fournisseur : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur SAP et le tiers client • Identifiants du client : • N° SIRET :sur 14 caractères • Identifiant (pour les pays étrangers) • N° identifiant TVA

17. Référentiel Clients Consultation d’un client avec la transaction XD03 Opération de paiement permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires. En général, pas de saisie de RIB sauf en cas de reversement (évite la création du client en tant que fournisseur).

18. Démonstration Exercice 2 Consultation d’un client

19. Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de facturation et édition • Réduction et annulation de recettes • Le visa • Editions et consultation

20. Document de vente • SIFAC permet de créer des documents de vente de types commandes de recette simple, commandes de prestation interne, contrats périodiques (pour les loyers), et contrats sur conventions et à ressource affectée (RA). • Selon le type de document de vente à créer : • Utilisation des transactions SIFAC • créer commande client VA01 • créer contrat VA41. • Spécification dans la transaction d’un type de document spécifique. Il est donc nécessaire d’analyser préalablement à toute action le type de commande à créer de manière à se diriger vers la bonne transaction et le bon type de document.

21. Document de vente Analyse de la catégorie de document de vente

22. Document de vente Création d’une commande client • La transaction de création de commande client VA01 permet la création d’une commande de recette simple ou d’une commande de prestation interne. • La procédure est la même pour ces deux types de commandes. • Renseigner: • - Type commande client (ZCS commande client, ZCI commande interne) • - Organis. Commerciale : ETAB, UNOH, ou VALO • - Canal de distribution : toujours Z1 • - Secteur d’activité : non lucratif, lucratif ou exonéré • Agence commerciale : UB • Groupe de vendeurs : laisser vide • Valider la saisie par ENTREE ou cliquer sur

23. Document de vente Création d’une commande client • Dans l’écran de synthèse, Renseigner : • Le donneur d’ordre (client) • Le système affiche alors tous les partenaires du donneur d’ordre renseignés, il peut alors être nécessaire de sélectionner : • Le destinataire facture • Le payeur • -Le réceptionnaire marchandise • Compléter : • - Le N° de la commande client • - Date de la commande client Renseigner : • l’article à l’aide du match code • Quantité • par défaut le système rapatrie la désignation de la fiche article (modifiable max. 40 caractères) • La division pour la sectorisation de la TVA Double-cliquer sur la ligne du poste

24. Document de vente Création d’une commande client Sélection des partenaires du poste (adresse de livraison pour ce poste) Saisie du prix et consultation du taux de TVA Saisie des éléments d’imputation (centre de profit, domaine fonctionnel, fonds) du poste

25. Document de vente Création d’une commande client Cliquez surl’ongletpour renseigner le prix Le système indique le taux de TVA dérivé automatiquement de la classification fiscale définie dans la fiche article. Le système calcule automatiquement le montant total de la commande en fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable. Validez la saisie avec « ENTREE » Sélectionner la valeur ZPR0 puis saisir le prix unitaire HT et éventuellement les conditions de remise.

26. Document de vente Création d’une commande client Cliquez surl’ongletpour renseigner le Centre de profit et cliquez sur l’icône « adresse budgétaire » pour renseigner le fonds et le domaine fonctionnel. Validez avec ou « Entrée »

27. Document de vente Création d’une commande client Si vous souhaitez compléter le champ « Désignation » de l’écran de synthèse, cliquez sur l’onglet , puis sur la ligne et complétez. Motif : Possibilité de préciser le motif de la commande Blocage : Possibilité de préciser la raison du blocage de la commande Dans le cas d’une commande multiposte, il est possible d’insérer un commentaire différent pour chaque ligne de poste. Il suffit pour cela de réitérer l’opération ci-dessus sur chaque ligne de poste.

28. Document de vente Création d’une commande client • A ce stade, toutes les informations concernant le premier poste ont été renseignées, il est possible soit : • de créer un nouveau poste • de sauvegarder la commande Avant de sauvegarder, dans la barre de menu sélectionner « Traiter » puis « Protocole : document incomplet » ou « Ctrl / F8 » Si le document est complet vous pouvez sauvegardez avec • Le système affiche le message suivant 

29. Exercice Exercice 3 Création d’une commande de vente simple

30. Document de vente Modification d’une commande de vente Transaction VA02 Renseigner le numéro de commande client que l’on souhaite modifier ou faire une recherche par le match code. Accédez à l’écran de synthèse en tapant sur ENTREE ou les icones ou En cliquant sur « Vente », vous accédez à l’écran principal de saisie. En cliquant sur « synthèse des postes », les données d’en-tête ne sont pas affichées pour visualiser un plus grand nombre de postes.

31. Document de vente Copier une commande client Choisir l’onglet « Créer avec référence » dans la transaction VA01 Renseigner : • l’organisation commerciale • canal distribution • secteur d’activité • agence commerciale et cliquez sur La commande en cours de création et son modèle doivent appartenir à la même organisation commerciale et doivent être de même type.

32. Document de vente Copier une commande client Dans l’onglet CdeCli. renseigner le numéro de commande client que l’on souhaite copier ou faire une recherche par le match code. Cliquez sur pour accéder à l’écran suivant

33. Document de vente Copier une commande client Dans le cas d’une commande multipostes, vous pouvez garder tous les postes de la commande initiale ou ne choisir que certains postes en décochant les postes que vous ne souhaitez pas conserver. Cliquez sur pour accéder à l’écran de synthèse de votre nouvelle commande de vente.

34. Document de vente Copier une commande client Vous pouvez ajouter de nouvelles lignes de postes, modifier la quantité ou le prix unitaire ou l’adresse budgétaire, etc.

35. Document de vente Copier une commande client Vous pouvez modifier le donneur d’ordre. Un message vous informera que les taxes seront redéterminées. Vous devrez redéterminer « itinéraires et points exp. de tous les postes », redéterminer « division et point d’expédition de tous les postes ». Une nouvelle détermination du prix sera exécutée 2 1 3 4 Pour modifier l’article, il faut se placer sur l’onglet « Détail du poste » de l’écran de synthèse, puis modifier le champ article Avant de sauvegarder, dans la barre de menu sélectionner « Traiter » puis « Protocole : document incomplet » ou « Ctrl / F8 » Sauvegarder en cliquant sur la disquette.

36. Document de vente Afficher une commande de vente Transaction VA03 Saisir le numéro de commande client ou recherche à partir du match code et faire ENTREE

37. Document de vente Afficher liste des commandes de vente Transaction VA05 Cliquez sur ou pour borner la liste des commandes de vente à afficher

38. Document de vente Afficher liste des commandes de vente La mise en forme de l’affichage a été modifiée à l’aide de l’icône Sur la colonne de gauche, l’ensemble des informations affichées pour la mise en forme actuelle. Sélectionnez une valeur puis pour l’extraire, ou pour la ramener. Les critères sélectionnés pourront être classés avec Validez avec Cliquez sur pour lancer l’impression de cette liste.

39. Document de vente Création d’un contrat de vente La transaction VA41 permet la création de documents de ventes de types contrats périodiques (loyers) ou contrats sur convention (simple et RA). • Renseigner : • Type de contrat • ZWV1 Convention RA • ZWV2 convention • ZWV3 Contrat périodique • Données d’organisation • Canal de distribution • Secteur d’activité • Agence commerciale Cliquez sur le bouton

40. Document de vente Création d’un contrat de vente • Dans l’écran de synthèse, renseigner : • Le donneur d’ordre (client) • Le de la commande du client • La Date de la commande du client • Le système affiche alors tous les partenaires du donneur d’ordre renseignés, il peut alors être nécessaire de sélectionner : • Le destinataire facture • Le payeur • -Le réceptionnaire marchandise • Dans l’onglet vente, renseigner : • -La date de début du contrat • -La date de fin du contrat • Dans la partie postes, renseigner : • -L’article • -Quantité (quantité périodique à facturer) • Puis double-cliquer sur la ligne du poste Ne pas tenir compte de ce message

41. Document de vente Création d’un contrat de vente Saisie des échéances de commandes Saisie des dates du contrat d’un point de vue juridique

42. Document de vente Création d’un contrat de vente Onglet Données du contrat • Dans l’onglet Données du contrat, renseigner les dates de début et de fin du contrat défini d’un point de vue juridique: • Début du contrat • Fin du contrat

43. Document de vente Création d’un contrat de vente Onglet Calendrier de facturation • Dans l’onglet Calendrier de facturation, renseigner les échéances de commandes sur le contrat: • La règle de facturation (Z1 pour le 1er du mois, Z2 pour un jour du mois variable, Z3 pour la fin du mois) • Les dates de début et de fin de facturation (qui peuvent être différentes, mais incluses dans les dates du contrat défini dans l’onglet Données du contrat) • Le système met alors automatiquement à jour un calendrier de facturation selon la règle et les dates décrites ci-dessus. Le calendrier de facturation est créé.

44. Document de vente Création d’un contrat de vente Onglet Expédition

45. Document de vente Création d’un contrat de vente Onglet Conditions • Saisir dans l’onglet condition de l’écran de données de poste : • Type : PPSV pour un prix unitaire HT, ZK01 pour une remise … • Montant unitaire • S’il existe un référentiel prix, alors le prix et le type sont dérivés automatiquement et restent modifiables. Le système indique le taux de TVA dérivé automatiquement de la classification fiscale définie dans la fiche article. Le système calcule automatiquement le montant total de la commande en fonction des quantités saisies, du montant unitaire, et du taux de TVA applicable.

46. Document de vente Création d’un contrat de vente Onglet Imputation

47. Document de vente Création d’un contrat de vente Onglet Calendrier de facturation • Dans l’onglet Calendrier de facturation de l’écran de données de poste : • - Décocher la case « En-tête » : ceci permet de créer une facture par ligne de poste (dans le cas d’un contrat multi postes) • Le calendrier de facturation a été mis à jour avec les échéances et les montants. Avant de sauvegarder, dans la barre de menu sélectionner « Traiter » puis « Protocole : document incomplet » ou « Ctrl / F8 » Sauvegarder en cliquant sur la disquette.

48. Exercice Démonstration Création d’un contrat périodique

49. Sommaire • Introduction • Référentiels article et client • Documents de vente (commande et contrat) • Documents de facturation et édition • Réduction et annulation de recettes • Le visa • Editions et consultation • Conclusion

50. Document de facturation Généralités • Un document de facturation se réalise en référençant un document de vente (commande ou contrat) dans la transaction de création de facture VF01. • Les factures créées par SIFAC sont automatiquement typées en fonction des types de document de vente qu’elles référencent. • Chaque facture reprend directement les données de poste saisies dans le document de vente qu’elle référence. • Il est également possible de créer des documents de facturation directe, sans référence à un document de vente (ex : subvention)