Download
microsoft excel n.
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
MICROSOFT EXCEL PowerPoint Presentation
Download Presentation
MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

404 Vues Download Presentation
Télécharger la présentation

MICROSOFT EXCEL

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. MICROSOFT EXCEL (21tiết) Bàigiảng do Bộmôn THCS,Khoa CNTT biênsoạn

  2. NỘI DUNG • Làm quen với Excel (1t) • Làm việc với dữ liệu trong Excel (3) • Các hàm số trong Excel(15t) • Biểu đồ(1,5t) • In ấn (0,5)

  3. 1. Làm quen với Excel • Làmquennhanhvới Excel • Thaotácvới Workbook • Thaotácvới Worksheet • Thaotácvới ô vàvùng

  4. Làm quen nhanh với Excel • Màn hình giao diện chính: tương tự Word • Thanh công cụ Ribbon

  5. Làm quen nhanh với Excel (2) • Thuật ngữ cần nhớ • Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.   • Worksheet: Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong workbook.

  6. Thao tác với Workbook Các thao tác này cơ bản giống với thao tác với tệp trong Word • Tạo mới Workbook • Mở Workbook • Lưu Workbook: Lưu ý lưu tệp theo các version của Excel (xls, xlsx) • Đóng Workbook • Sắp xếp Workbook • Hiển thị cùng lúc nhiều Workbook để tham khảo qua lại • View/ Arrange All

  7. Thao tác với Worksheet • Chèn thêm Worksheet mới vào Workbook: 4 cách • 1. Nhấn trên thanh sheet tab • 2. Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành. • 3. Home / nhóm Cells / Insert / Insert sheet • 4. Nhấp phải chuột lên sheet tab / chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet /nhấn OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành. • Đổi tên Worksheet: Kích chuột phải vào sheet cần đổi tên và chọn Rename • Xóa Worksheet: • 1. Chọn sheet muốn xóa , chọn Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet • 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. • Sắp xếp thứ tự các worksheet • 1. Dùng chuột kéo thả • 2. Dùng Move or Copy

  8. Thao tác với Worksheet (2) • Sao chép/Copy Worksheet • Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet / đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK. • Để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab / thả trái chuột.

  9. Thao tác với Worksheet (2) • Sao chép/Copy Worksheet (2) • Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet. • Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới). • Ẩn/ Hiện worksheet

  10. Thao tác với ô và vùng • Nhận dạng ô và vùng (cells, range) • Chọn vùng • Sao chép và di chuyển vùng • Dán đặc biệt (Paste Special) • Đặt tên vùng • Thêm chú thích cho ô • Chèn, xóa ô, dòng và cột • Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng • Nối (Merge) • Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô • Sử dụng Freeze Panes

  11. Nhận dạng ô và dùng (cells, range) • Địa chỉ ô và địa chỉ vùng (miền) chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng. • Địa chỉ một ô được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Ví dụ: A3, B15, E10 • Địa chỉ ô bao gồm: • Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43. • Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5. • Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.

  12. Nhận dạng ô và dùng (cells,range) (2) • Một vùng được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng. Ví dụ A2:A12, B3:D8

  13. Thao tác với ô và vùng (2) • Chọn vùng: dùng chuột, shift + các mũi tên, Ctrl+A • Sao chép và di chuyển vùng • Bước 1. Chọn vùng • Bước 2. Dùng chuột, nút lệnh hoặc phím tắt để di chuyển

  14. Thao tác với ô và vùng (3) • Dán đặc biệt (Paste Special): Trong khi copy đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã copy hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó để nhận được dữ liệu copy với các định dạng khác nhau, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… • Chi tiết các tham số xem tại trong liệu Microsoft Excel

  15. Thao tác với ô và vùng (4) • Đặttênvùng: Formulas / Defined Names / Define Name • Thêmchúthíchcho ô: Review / Comments / New Comment • Chèn, xóa ô, dòngvàcột • Dùngchuột • Dùng menu: Chọn Home / chọnnhóm Cells / Insert hoặc Delete • Thayđổiđộrộngcộtvàchiềucaodòng • Bước 1. Chọndònghoặccộtcầnđiềuchỉnhchiềucaohoặcđộrộng • Bước 2. Chọn Home / Cells / Format / Chọnlệnhphùhợp • Nhanh: Dùngchuộtđánhdấucácdònghoặccộtcầnthayđổi, đặt con trỏvàođườngkẻgiữadònghoặccộtchođếnkhixuấthiệnhãykéochuộtđểlấykíchthướcmongmuốn

  16. Thao tác với ô và vùng (5) • Nối (Merge) Nối các ô: chỉ dữ liệu ở ô góc trên cùng bên trái của nhóm được dữ lại • Bước 1. Chọn các ô cần nối lại. • Bước 2. Chọn Home / Alignment / chọn Merge & Center • Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô (Unmerge) Bỏ nối các ô: nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái • Bước 1. Chọn ô đang bị nối. • Bước 2. Chọn Home / Alignment / chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells

  17. Thao tác với ô và vùng (6) • Sử dụng Freeze Panes khóa hàng/cột trong bảng có nhiều hàng, cột không di chuyển khi di chuyển thanh trượt (ngang/dọc): View/ Freeze Panes

  18. Bài tập làm quen với Excel • Sinh viên thực hành: • Tìm hiểu về môi trường Excel, các nhóm lệnh trên thanh Ribbon • Mở một Workbook (tệp Excel) có sẵn: • Thao tác với Worksheet • Thao tác với ô, vùng. • Thêm, xóa chỉnh sửa hàng, cột.

  19. 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel • Nhậpliệu, hiệuchỉnh • Địnhdạng • Tìmkiếmvàthaythếdữliệu • Sắpxếpvàlọcdữliệu

  20. Nhập liệu, hiệu chỉnh • Nhập liệu • Nhập các ký tự đặc biệt • Hiệu chỉnh nội dung • Nhập đè lên ô có sẵn nội dung • Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu

  21. Nhập dữ liệu vào ô • Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter. • Dữ liệu chữ nhập bình thường • Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân. • Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó. • Ví dụ: ’04.8766318 • Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy. VD: 11/25/1980

  22. Nhập dữ liệu vào ô (2) • Ví dụ nhập các kiểu dữ liệu

  23. Nhập các ký tự đặc biệt • Bước 1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô. • Bước 2. Chọn Insert / nhóm Text / chọn Symbol • Bước 3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font. • Bước 4. Nhấn nút Insert để chèn.

  24. Hiệu chỉnh • Sửa: Dịchtới ô cầnsửa: kíchđúpchuột, hoặcấnphím F2, hoặckíchchuộttrênthanhcôngthức, con trỏnhấpnháytrong ô thìsửabìnhthường. • Xoá: Chọnmiềncầnxoá, ấnphím Delete. • Undo và Redo: Undo: Ctrl+Z, hoặcbấmnúttrên Toolbar: cótácdụnghuỷbỏviệcvừalàm, hay dùngđểkhôiphụctrạngtháilàmviệckhixảyrasaisót. Redo: Ctrl+Y, hoặcbấmnúttrênToobar: làmlạiviệcvừabỏ / việcvừalàm.

  25. Một số kỹ thuật khi nhập liệu • Sử dụng chức năng AutoFill để tự động điền dữ liệu (thường dùng làm chỉ mục): Ví dụ 1,2,3,4,5,6 … ; 1,3,5,7,9… • Bước 1: Nhập số vào 2 ô liền nhau • Bước 2: Dùng chuột đánh dấu 2 ô, đặt con trỏ vào góc dưới bên phải của ô thứ 2 cho tới khi xuất hiện dấu cộng màu đen -> kéo chuột • Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4 VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4. • Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00 chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency $ trên thanh định dạng. • Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột.

  26. Định dạng • Định dạng chung • Bảng và định dạng bảng (table)

  27. Định dạng (2) • Định dạng chung: Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon • Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells được trình bày ở tiếp theo

  28. Định dạng bằng Format/Cells - Chọn Home / nhóm Cells / Format / Format Cells… + Tab Number: định cách hiển thị số + Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữliệu + Tab Font: định font chữ + Tab Border: định đường kẻ viền các ô + Tab Fill: Đặt màu nền + Protection: Bảo mật dữ liệu Tìm hiểu chi tiết từng nội dung của mỗi tab trong tài liệu Microsoft Excel

  29. Format/Cells… Tab Number Khung xem trước Kiểu hiển thị số Số chữ số thập phân Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn Cách hiển thị số âm Chú giải

  30. Format/Cells… Tab Alignment Căn dữ liệu chiều ngang ô Căn dữ liệu chiều dọc ô Định hướng văn bản Xuống dòng vừa độ rộng ô Nhập các ô liền kề thành 1 ô Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô

  31. Format/Cells… Tab Font Chọn kiểu chữ Chọn font chữ Chọn kích thước chữ Gạch chân chữ Chọn màu chữ Xem trước

  32. Format/Cells… Tab Border Không kẻ khung Khung bên trong Khung bao ngoài Chọn kiểu đường kẻ Màu đường kẻ

  33. Định dạng (3) • Định dạng bảng:Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới • Bước 1. Chọn vùng cần định dạng bảng • Bước 2. Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table • Bước 3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 • Bước 4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.

  34. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu • Ý nghĩa và cách sử dụng Find/ Replace tương tự trong Word • Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu: • Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home • Chọn Find hoặc Replace

  35. Sắp xếp và lọc dữ liệu Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn nào đó. • Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Kích nút Sort A to Z (tăng dần) hay Sort Z to A (giảm dần)

  36. Sắp xếp và lọc dữ liệu (2) Tùy chọn sắp xếp • Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Kích Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp • Kích OK

  37. Sắp xếp và lọc dữ liệu (2) Lọc dữ liệu • Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. • Để sử dụng bộ lọc: • Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích nút Filter • Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên • Kích Text Filter • Kích Words bạn muốn lọc • Để hủy bỏ lọc đã thiết lập • Kích nút Sort & Filter • Kích Clear

  38. Bài tập nhập liệu, hiệu chỉnh • Các kiến thức, kỹ năng cần thực hành: • Cách nhập liệu tại các ô • Định dạng bằng Format Cells • Sắp xếp và lọc dữ liệu.

  39. 3. Các hàm số trong Excel • Kiểu dữ liệu • Giới thiệucôngthứcvàhàm • Cáchàmtrong Excel

  40. Kiểu dữ liệu cơ bản Một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu phụ thuộc ký tự đầu tiên gõ vào hoặc người dùng định dạng 1. Kiểu số (Number) • Là các chữ số: 09, • Các dấu : + - . ( $ 2. Kiểu chuỗi (Text) • Là các chữ cái: A  Z, a  z • Các ký tự canh biên: ‘ “ ^ \ 3. Kiểu ngày tháng • Ngày ngắn gọn: dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy • Ngày chi tiết: Thursday, May 10, 2007

  41. Giới thiệu công thức và hàm • Công thức: • Bắt đầu bởi dấu = • Sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán. • Các phép toán: + , - , * , / , ^ • Cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa • Ví dụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2)

  42. Công thức • Côngthức: • Bắtđầubởidấu= • Sauđólàcáchằngsố, địachỉ ô, hàmsốđượcnốivớinhaubởicácphéptoán. • Cácphéptoán: + , - , * , / , ^ • Cộng, trừ, nhân, chia, luỹthừa • Vídụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2)

  43. Hàm số • Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng … • Hàm số được dùng trong công thức • Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ” • Hàm số gồm: Tên_hàm(đối số 1, đối số 2, .., đối số n) • Các hàm số có thể lồng nhau. Ví dụ: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”)) Lưu ý: Tìm hiểu thêm về tham chiếu trong công thức, toán tử trong tài liệu Microsoft Excel

  44. Các hàm số trong Excel • Nhóm hàm logic • Nhóm hàm toán học • Nhóm hàm chuỗi • Nhóm hàm thống kê • Nhóm hàm date, time • Nhóm hàm dò tìm dữ liệu Lưu ý: Sinh viên đọc thêm phần hàm số trong tài liệu Microsft Excel

  45. Một số hàm logic (1) • Hàm IF: Trả về một giá trị đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE) tương ứng nếu điều kiện của bạn là đúng hoặc sai. • Cú pháp: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) • Logical_test là bất kỳ g.trị hoặc biểu thức nào có thể nhận giá trị TRUE hoặc FALSE. Đối số này có thể sử dụng bất kỳ toán tử tính toán so sánh nào. • Value_if_true là giá trị được trả về nếu logical_test là TRUE. • Value_if_false là giá trị được trả về nếu logical_test là FALSE. • VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)

  46. Hàm IF (2) • Có đến 64 hàm IF được lồng vào nhau để xử lý những tình huống kiểm tra điều kiện phức tạp. • Ví dụ: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2)) Hàm trên cho kết quả của phép thử sau: nếu [dữ liệu trong ô C6]  300 nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400

  47. Ví dụ hàm IF (1)

  48. Ví dụ hàm IF (2)

  49. Ví dụ hàm IF (3) Giả sử thang đánh giá kết quả học tập của học sinh theo điểm trung bình cả năm như sau: Dùng 4 hàm IF lồng nhau để xếp loại học sinh theo điểm tổng kết. =IF(D2 >= 9.0, "Xuất sắc", IF(D2 >= 8.0, "Giỏi", IF(D2>= 7.0, "Khá", IF(D2>= 5.0, "Trung bình", “Yếu”))))

  50. Nhóm hàm logic (2) • Hàm AND: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện đều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các điều kiện là FALSE. • Cú pháp: AND (logical_1,logical_2,...): • Logical_1, logical_2,... là các đều kiện cần kiểm tra. Các điều kiện này có thể là biểu thức, vùng tham chiếu hoặc mảng giá trị. • Ví dụ: = AND (B3>=23,B3<25)