Site Internet du MAPAQ

1. Site Internet du MAPAQ

2. Présentation du ministère • Ministère qui emploie 2 200 personnes réparties dans 77 sites physiques à travers le Québec • Travaille en collaboration avec 532 partenaires oeuvrant dans 8 champs d’intervention : • Diffusion d’information technico-économique (4) • Services-conseils de groupe (150) • Recherche et développement (12) • Centre d’expertise technique et de services (248) • Formation de la main-d’œuvre (18) • Inspection, certification et accréditation (6) • Promotion des produits et du secteur bioalimentaire (38) • Concertation régionale et sectorielle (56) • Budget ministériel : Environ 640 M $

3. Phases de réalisation Phase 2 Phase 3 Phase 1 Phase 4 Maintenance Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation • Dépôt de la Vision • d’affaires électroniques • recommandant la • refonte du site InternetJuillet 2001 • Rencontres de groupes de discussion « focus group » • Avril 2002 • Élaboration et adoption des principes directeursMai-août 2002 • Élaboration du projet

4. Phase Détermination des objectifs • Mai 2000: Plan d’action ministériel pour la modernisation de la gestion publique • Juin 2001: Approbation par le Comité de direction d’une Vision d’affaires électroniques, recommandant notamment la refonte du site Internet • Avril 2002: Tenue de groupes de discussion auprès de la clientèle • Août 2002: Adoption de principes directeurs pour orienter le futur site Internet

5. Principes directeurs • Un seul site ministériel • Orienté clientèle • Permettant la consultation des documents à caractère technique ou scientifique produits par le MAPAQ à partir du site du MAPAQ, indépendamment du lieu d’hébergement du document • Associant le milieu par des hyperliens • Donnant une vision globale intégrée, tout en respectantle dynamisme et les particularités régionales • Le tout sous une signature graphique simple et homogène, représentative de l’ensemble des activités du Ministère

6. Structure de projet

7. Phase Architecture et étude d’impact Phase 2 Phase 3 Phase 1 Phase 4 Maintenance Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation • Dépôt de la Vision • d’affaires électroniques • recommandant la • refonte du site InternetJuillet 2001 • Rencontres de groupes de discussion « focus group » • Avril 2002 • Élaboration et adoption des principes directeursMai-août 2002 • Élaboration du projet • Déterminer dans le détailce que sera le site Interneten définissant et enstructurant les contenus • Analyser les impacts • Plus précisément: • - faire l’inventaire du contenu ; • - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; • - analyser les impacts sur l’organisation du travail ; • - élaborer une architecture technologique adéquate ; • - valider les travaux réalisés à l’aide d’un prototype et d’un test utilisateur. De mars 2003 au15 décembre 2003

8. Phase Architecture et études d’impact - Contenu

9. Phase Architecture et études d’impact - Contenu Quelques constats • présentation visuelle non uniforme • contenus redondants ou périmés • structure de l’information basée sur l’organisation administrative • hyperliens brisés, etc. • plus de 1 300 adresses de courriel (ministérielles, personnelles, partenaires externes) • Le site du MAPAQ était le résultat d’une évolution faite au cours des années, soutenue par des gens qui possédaient de l’expertise Web et par un dynamisme sectoriel évident. Mais, le site Internet manquait d’unité, n’était pas axé client etexigeait une harmonisation.

10. Phase Architecture et études d’impact - Contenu • Création du Comité de contenu • Ateliers du Comité de contenu (31 mars au 25 août 2003) • Information sur le projet, formation, information diffusée dans le site, statistiques • Inventaire des contenus à diffuser. Pour chaque contenu, niveau d’importance par rapport à la clientèle visée et qualification des contenus (fréquence de mise à jour, formats, lieu d’hébergement) • Présentation de différentes segmentations qui peuvent être établies (ex : par secteur d’activités (pêche, agriculture, sécurité alimentaire, etc.), par secteurs d’activités économiques (transformation, production, distribution, etc.), par types de clientèles (consommateurs, chercheurs, restaurateurs, pêcheurs, etc.) • Présentation de différents projets d’architecture pour le site Web • Adoption d’une d’architecture • Élaboration d’une maquette fonctionnelle • Des tests utilisateurs ont été réalisés pour valider l’architecture du site • Tournée des comités de gestion • Adoption de la maquette par le Comité aviseur • Adoption de la maquette par le Comité de direction

11. Phase Architecture et études d’impact - Contenu Difficultés rencontrées • Culture organisationnelle • Passer d’un site bâti en fonction de l’organigramme à un site orienté clientèle • Gestion décentralisée des sites (contenu et contenant) • Adhésion

12. Phase Architecture et études d’impact - Contenant Démarche de la proposition technologique • Échelonnée de mai 2003 à décembre 2003; • Basée sur les besoins exprimés lors des architectures informationnelles et technologiques; • Élaboration de critères fonctionnels et technologiques ; • Recommandation au Ministère de se doter d’un progiciel de type CMS (Content Management System); • Analyse portant sur le choix de logiciels réalisée : • 5 produits sélectionnés (il en existe près de 250 sur le marché), afin de valider sur le plan théorique les différents critères identifiés. • 3 produits retenus pour des bancs d’essais et finalement, MCMS a été recommandé comme solution pour la gestion de contenu du nouveau site Internet du Ministère.

13. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Proposition d’une solution web • Thèmes de critères • Création des contenus • Gestion des contenus • Publication et présentation • Attribution de priorité aux différents critères (1 à 10)

14. Phase Architecture et études d’impact –Contenant • Critères retenus

15. Phase Architecture et études d’impact –Contenant • L’analyse des besoins • de l’architecture informationnelle; • des critères retenus concernant la gestion de contenus; • de la priorité qui leur est accordée; nous a amené à proposer un outil de gestion de contenu CMS pour la solution d’ensemble de gestion de contenu.

16. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Recommandations • une liste de critères techniques doit être établie pour le choix d’un outil CMS; • une évaluation théorique doit être effectuée parmi les outils CMS disponibles sur le marché, selon les besoins de l’architecture informationnelle et l’ensemble des critères retenus tant fonctionnels que techniques; • des essais pratiques (banc d’essais) doivent être effectués parmi les outils sélectionnés, afin d’en retenir un seul; • des preuves de concept doivent être effectuées lors des essais, afin de démontrer comment on peut intégrer les applications Cold Fusion du Ministère.

17. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Thème Pondération Critère Techniques   • Support de la langue française 10  • Les navigateurs supportés 10  • Composants clients 5  • Moteur de recherche 9  • Fournisseur reconnu 10  • Support 10  • Documentation technique 10  • Statistiques de fréquentation 2 

18. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Critères techniques - suite • Performance à l’utilisation 8  • Systèmes d’exploitation 10  • Serveur Web 10  • Gestion des utilisateurs 10  • Utilisation de Active Directory 10  • Authentification unique 6  • Dépôts de données 10  • Disponibilité 10  • Serveur d'application 4  • Coût 3

19. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Validation de la solution Web retenue Cinq (5) produits retenus FournisseurNom du produit • Consyst SQL Rep++CM • Macromedia Spectra • Microsoft Content Management Server(CMS) • Oracle Oracle 9iAS Portal • RedDot Solution RedDot CMS

20. Phase Architecture et études d’impact –Contenant • Produits retenus pour les bancs d’essais • Microsoft - Content Management Server (CMS) • obtient un très bon pointage (271); • s’intègre très bien dans l’environnement Microsoft du Ministère; • fournisseur reconnu qui offre un bon service; • le Ministère détient déjà une licence de ce produit. • Macromedia - Spectra • obtient un bon pointage (248), même si c’est le plus bas; • apparaît être une solution qui permettrait d’intégrer les applications existantes plus aisément; • utilise une technologie que la Direction des ressources informationnelles maîtrise bien (Cold Fusion). • Consyst SQL – Rep++ CM • obtient le meilleur pointage (279); • solution moins onéreuse qui offre toutes les fonctionnalités recherchées; • support en langue française et grande disponibilité du fournisseur.

21. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Déroulement du banc d’essai • Les essais effectués avec chacun des produits se déroulent selon les activités suivantes : • Installation; • évaluation des fonctionnalités; • réalisation d’une preuve de concept avec Cold Fusion; • présentation d’un démo.

22. Phase Architecture et études d’impact –Contenant • Le produit commercial de gestion de contenu CMS de Microsoft (MCMS) a été retenu. • Il a été utilisé pour construire un prototype du nouveau site Internet. • Fonctionnement: • Les fournisseurs de contenu utilisent leur navigateur Internet pour ajouter ou modifier leur contenu dans le site. Aucune connaissance technique (programmation, infographie) n’est nécessaire pour gérer le contenu. La mise en page est prise en charge par l’outil. • Les processus d’approbation garantissent l'exactitude et la pertinence du contenu. • La gestion des versions antérieures est faite automatiquement.

23. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Les orientations relatives à l’organisation du travail Coordination et soutien ministériels : • Une coordination ministérielle des contenus, de la présentation et des technologies du site Internet doit être assurée • Cette coordination ministérielle doit offrir un appui aux secteurs et être performante Dynamisme et implication des secteurs : • Le dynamisme sectoriel doit être préservé et encouragé • Les fournisseurs de contenu doivent avoir accès à des moyens facilitants et adaptés à leur rôle

24. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Chacun son rôle • L’expertise en communication Web et dans les techniques de publica­tion Web doit être concentrée au sein des équipes ministé­rielles de gestion du site et offerte aux secteurs • Les secteurs doivent jouer un rôle de spécialistes des contenus et de l’information destinée aux utilisateurs du site Pratiques • Les pratiques doivent être encadrées par des politiques, des règles et des normes • Les règles du jeu doivent être claires et connues de tous Organisation du travail • L’organisation du travail et les processus reliés au site Internet doi­vent être formalisés et diffusés • Les rôles et responsabilités doivent être clairs et connus de tous

25. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Environnement de collaboration • Un environnement de collaboration (systèmes et outils) doit suppor­ter les processus et favoriser la collaboration entre l’équipe de sou­tien et les secteurs • Les outils doivent être conviviaux et accessibles aux intervenants des secteurs

26. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Étude d’impact sur l’organisation du travail • Un processus léger pour la mise à jour des contenus • Parcours 1: publication directe sans validation de la DC dans des cas prédéfinis par le Comité de contenu (ex: rappels d’aliments) • Parcours 2: publication avec validation dans les autres cas • La mise à jour des contenus informationnels provenant de bases de donnéesou d’applications sectorielles (Carrefour alimentaire, banque sur les espèces aquatiques, etc.) ne nécessite pas l’approbation de la DC: la validation de ces contenus est assurée par les mécanismes de validation internes du secteur responsable • Un processus pour répondre aux nouveaux besoins • Un travail d’équipe entre le secteur et l’équipe de soutien de la DGSG • Projets majeurs qui demandent un financement spécifique • Projets de grande complexité ou à impacts importants • Étude d’opportunité légère • Dossiers d’affaires pour les projets retenus(exemple: fiche de projet déposée au CDTI)

27. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Schéma du processus des mises à jour régulières

28. Phase Architecture et études d’impact –Contenant Partage des rôles et responsabilités Rôle des secteurs • Spécialistes des contenus Enjeux: • Travailler en réseau pour s’assurer que les composantes soient orientées clientèles • Transformation des rôles : webmestre sectoriel versus experts de contenu Rôle de la DGSG • Direction des communications • Aide-conseil à la présentation de l’information • Support et conseil en rédaction Web • Infographie • Direction des ressources informationnelles • Conception informatique du site • Support informatique Enjeu: Des niveaux de services à établir et à maintenir

29. Gestion du changement

30. Gestion du changement

31. Gestion du changement

32. Gestion du changement Stratégie de formation • Phase réalisation et implantation • Phase de maintenance

33. Phase Réalisation et implantation Phase 2 Phase 3 Phase 1 Phase 4 Maintenance Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation • Dépôt de la Vision • d’affaires électroniques • recommandant la • refonte du site InternetJuillet 2001 • Rencontres de groupes de discussion « focus group » • Avril 2002 • Élaboration et adoption des principes directeursMai-août 2002 • Élaboration du projet • Déterminer dans le détailce que sera le site Interneten définissant et enstructurant les contenus • Analyser les impacts • Plus précisément: • - faire l’inventaire du contenu ; • - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; • - analyser les impacts sur l’organisation du travail ; • - élaborer une architecture technologique adéquate ; • - valider les travaux réalisés à l’aide d’un prototype et d’un test utilisateur. • Détails de réalisation • rédaction de contenus; • réalisation de l’infographie; • préparation de l’infrastructure • technologique; • - intégration des pages Web; • - programmation de la • gestion des contenus • dynamiques. • Installation de lasolution Web dans sonenvironnement dediffusion Internet • Mise en ligne du sitesur le réseau Internet • Promotion du site De mars 2003 au15 décembre 2003 De janvier 2004 au 1er novembre 2004 De janvier 2004 au 1er novembre 2004

34. Phase Réalisation et implantation - Contenu • Mise en ligne d’un site intranet de pilotage • Élaboration de l’architecture détaillée avec le Comité de contenu • Identification des fournisseurs et des approbateurs pour chaque contenu • Stratégie de communication interne • Équipe de rédacteurs Web • Formation des rédacteurs • Cahier des normes rédactionnelles • Rédaction d’une première ébauche des pages par la DC • Bonification et approbation des pages par les secteurs • Développement du concept graphique et approbation • Réalisation graphique et découpage pour la réalisation des gabarits • Contrôle qualité des gabarits • Intégration des contenus automatisé et manuelle • Contrôle qualité • Formation des fournisseurs et des approbateurs (Guide de formation) • Création des droits d’accès dans MCMS

35. Phase Réalisation et implantation - Contenu Difficultés rencontrées • Développer le contenu et le contenant en simultanée • La disponibilité des fournisseurs et des approbateurs pour valider et approuver les contenus • L’adhésion

36. Phase Réalisation et implantation - Contenant Les activités de réalisation se présentent en sept groupes : • Mise en place des environnements; • Mise en place des outils; • Développement des composantes; • Création des contenus; • Intégration des composantes; • Tests intégrés; • Préparation de l’implantation.

37. Phase Réalisation et implantation - Contenant

38. Phase Réalisation et implantation - Contenant Enjeux reliés à la réalisation du site Internet • Une équipe de projet dédiée au projet • Implication et disponibilité des ressources des secteurs • Arrimage avec le projet d’infrastructure

39. Phase Implantation et implantation - contenant Les activités d’implantation se présentent en cinq groupes : • Installation; • Approbation du site; • Mise en place des rôles; • Gestion du changement; • Mise en ligne.

40. Phase Maintenance Phase 2 Phase 3 Phase 1 Phase 4 Maintenance Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation • Dépôt de la Vision • d’affaires électroniques • recommandant la • refonte du site InternetJuillet 2001 • Rencontres de groupes de discussion « focus group » • Avril 2002 • Élaboration et adoption des principes directeursMai-août 2002 • Élaboration du projet • Déterminer dans le détailce que sera le site Interneten définissant et enstructurant les contenus • Analyser les impacts • Plus précisément: • - faire l’inventaire du contenu ; • - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; • - analyser les impacts sur l’organisation du travail ; • - élaborer une architecture technologique adéquate ; • - valider les travaux réalisés à l’aide d’un prototype et d’un test utilisateur. • Détails de réalisation • rédaction de contenus; • réalisation de l’infographie; • préparation de l’infrastructure • technologique; • - intégration des pages Web; • - programmation de la • gestion des contenus • dynamiques. • Installation de lasolution Web dans sonenvironnement dediffusion Internet • Mise en ligne du sitesur le réseau Internet • Promotion du site • Maintenance (assurer ledynamisme et l’évolution dusite en conformité avec lesbesoins de l’organisation) De mars 2003 au15 décembre 2003 De janvier 2004 au 1er novembre 2004

41. Phase Maintenance

42. Phase Maintenance

43. Phase Maintenance

44. Phase Maintenance

45. Phase Maintenance

46. Phase Maintenance Enjeux reliés à la maintenance du site • Capacité des équipes de soutien (DGSG) et niveaux de service • Traitement des demandes et différenciation des projets • Parcours de mise à jour régulière • Définition des besoins et des solutions (modification et évolution) • Intégration avec les mécanismes de gestion du MAPAQ • Clarification et diffusion des règles du jeu

47. Avantages et limites Satisfaction de la clientèle • Le site répond davantage aux attentes de la clientèle(basé sur les « Focus group » et la Vision d’affaires électroniques) • Le site est construit pour faciliter la navigation(validé par des tests auprès des utilisateurs) • Le site présente de l’information à jour(facilité de mise à jour du contenu) • Le site offre une façon uniforme de retrouver l’information • Le site devient un comptoir virtuel d’information et deservices

48. Avantages et limites Cohérence de l’image du Ministère sur Internet • La diffusion de l’information est encadrée par une politique • Le nouveau site de type portail permet de regrouper les informations communes tout en respectant les particularités sectorielles et le dynamisme régional • Le site est conforme au PIV et au Cadre de diffusion de l’information gouvernementale • Le nouveau site permet d’établir des liens vers certains services offerts par des partenaires

49. Avantages et limites Organisation du travail • Une solution technologique commune facilite laformation et le support et réduit ainsi les coûts globauxde fonctionnement • Les tâches sont mieux définies entre les différentsintervenants Web (infographistes, intégrateurs Web, rédacteurs, approbateurs, etc) • La formation d’un comité de contenu améliore lacirculation d’information entre les secteurs et éviterala duplication des contenus • Les règles de mise en page et la politique de diffusionfacilite le travail des différents intervenants

50. Conclusion: Le site au quotidien • 2 édimestres et 1 intégrateur à la Direction des communications • 1 développeur et 1 webmestre à la Direction des ressources informationnelles • 250 fournisseurs et approbateurs de contenu • Améliorations (publications, etc.) • Politique éditoriale • Évaluation du site • Animation du site