Organização, Sistemas e Métodos Introdução

1. Prof. Carlos Eduardo Pinheiro Organização, Sistemas e MétodosIntrodução

2. Algumas definições • Organização “Associação ou instituição com objetivos definidos.” • Ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos. • Sistema “Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada.” • Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. • Atividade “Qualquer ação ou trabalho específico.” • Processo “Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas.” (Fonte: Aurélio Buarque de Holanda) Introdução a OSM

3. MÉTODOS “Conjunto de procedimentos ordenados e lógicos para obter-se a melhor performance operacional” Prof. Carlos Pinheiro

4. Definição “Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos.” (ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998) Introdução a OSM

5. Definição “Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.” (CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) Introdução a OSM

6. Antiga Organização & Métodos • Antigo setor de O&M: • Apenas aconselhamento, muito isolado • Pouca preocupação com o “o que”, mais com o “como” • Pouco ligado ao objetivo da empresa • “Organizava, por organizar” • “Excesso de formulários” • “Mero desenho de fluxogramas” Introdução a OSM

7. OSM – Importância ou decadência ? • 1985 a 1997 • crise da OSM • Motivos: • Mudanças no modelo de gestão • Desenvolvimento da tecnologia de informação • Absorção por parte de outras áreas, de funções de OSM • Autodeterioração da O&M tradicional Prof. Carlos Pinheiro

8. OSM – Importância ou decadência ? A OSM é hoje, mais do que nunca, extremamente importante para uma empresa. Prof. Carlos Pinheiro

9. Fatores Críticos Organizacionais • Globalização e Competitividade • Problemas Organizacionais • Interesses Organizacionais versus Interesses Individuais • Evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC’S) • Bem Estar Corporativo versus Bem Estar Individual Prof. Carlos Pinheiro

10. Determinantes do OSM • Crescimento e complexidade organizacional • Problemas estruturais de difícil solução • Defasagem de técnicas e processos • Produtividade (Eficiência e Eficácia) • Rendimento humano (Físico e Intelectual) • Satisfação e motivação pessoal Prof. Carlos Pinheiro

11. Conceitos Básicos - OSM Organização e Métodos ou O&M (1955) • Organização: Atividade que estrutura harmoniosamente os recursos organizacionais, promovendo atuação sistêmica eficiente e eficaz • Método: Economia de esforços, tempo e movimentos por meio da simplificação do trabalho, resultando aumento de produtividade e diminuição de despesas. Prof. Carlos Pinheiro

12. Evolução da OSM • Antes: - Racionalização e estruturação • Anos 70 (O&M): - Enfoque comportamental, tecnológico e estratégico • Anos 90 (OSM): - Mudanças organizacionais complexas, organização voltada à aprendizagem Prof. Carlos Pinheiro

13. Objetivos da OSM • Eficiência e eficácia da estrutura organizacional, buscando a redução de tempo, esforços e custos. • Aplicação: • Planejamento e controle; • Métodos, processos e sistemas; • Fluxo, rotinas e procedimentos; • Estudos de arranjos físicos; • Informatização; • Estudo de tempos e movimentos; • Reengenharia; • Programas de qualidade; • Hierarquia e poder decisório (organogramas); • Elaboração de relatórios; • Divisão e distribuição de trabalho. Prof. Carlos Pinheiro

14. Funções da OSM • Identificar problemas organizacionais; • Analisar e ordenar idéias; • Estabelecer planos/planejamentos; • Vender a idéia aos demais, por meio de dados concretos; • Motivar as pessoas; • Implantar e acompanhar; • Avaliar e ajustar; • Obter e sintetizar as informações. Prof. Carlos Pinheiro

15. Atribuições da OSM • Atividades desenvolvidas individualmente, em grupos e inter-grupos • Desenvolvimento organizacional • Estruturas organizacionais; • Instrumentos para racionalização; • Estudo e análise de alternativas; • Instrumentos de controle; • Qualidade; • Reengenharia. Prof. Carlos Pinheiro

16. Fases da OSM - Resumo • Determinação dos objetivos e abrangência do trabalho; • Identificação detalhada das causas do problema, suas variáveis e as circunstâncias que a determinaram; • Adoção de medidas corretivas que determinem o fim das causas e efeitos (analisando prós e contras); • Aplicação de medidas corretivas testadas e aprovadas; • Avaliação dos resultados (reavaliações periódicas). Prof. Carlos Pinheiro

17. 1. Levantamento • Identificação do(s) problema(s) • Pesquisa da(s) causa(s) • Variável(is) determinante(s) • Levantamento: • Pesquisa bibliográfica; • Elaboração de instrumentos de coleta de dados (questionário, entrevista, observação); • Coleta de dados propriamente dita; • Análise e interpretação dos dados coletados. Prof. Carlos Pinheiro

18. 2. Análise dos Dados • Problemas e falhas detectados em relação a(s): • Políticas e diretrizes organizacionais; • Organização (função, responsabilidade, autoridade, atribuições e competências); • Pessoal (motivação, treinamento, flexibilidade as mudanças); • Sistema de informação e comunicação; • Arranjos físicos; • Sistema de controle; • Fluxo de operações; • Distribuição do trabalho. Prof. Carlos Pinheiro

19. 2. Análise dos Dados • Relacionar irregularidades cuja eliminação é necessária; • Elaborar descrições, gráficos, tabelas, fluxogramas, manuais; • Analisar comentários, sugestões e propostas; • Aproveitamento ou não das propostas e/ou sugestões. Prof. Carlos Pinheiro

20. 3. Execução/Implantação • Necessidades x recursos • Seleção de prioridades • Viabilidade das proposições • Prazo para execução das propostas • Acesso aos recursos humanos, técnicos, financeiros e materiais (custos) • Anteprojeto de reorganização • Executivo máximo ou órgão para exame e deliberação Prof. Carlos Pinheiro

21. 3. Execução/Implantação • Participação dos usuários • Treinamento e aprendizagem • Estabelecimento de prioridades • Implantação propriamente dita • Acompanhamento e ajustes Prof. Carlos Pinheiro

22. 4. Avaliação e Controle • Verificação periódica • Retroalimentação / Reavaliação • Correção • Otimização do sistema Prof. Carlos Pinheiro

23. Passos para Aplicar OSM • Levantamento • Contatos preliminares • Entrevistas • Desenvolvimento • Análise • Análise do levantamento • Conclusões do levantamento • Execução • Correção • Conclusão • Implantação • Proposição • Manutenção • Acompanhamento • Avaliação e Controle dos Resultados • Verificação periódica • Correção • Otimização do sistema Prof. Carlos Pinheiro

24. Organização, Sistemas e Métodos • Atualmente mais focada em processos: • Mais estratégica • planeja para a organização • Busca métodos para alcançar os objetivos da organização • Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos • Consultoria-> Objetivo -> melhorar os processos da empresa • Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas • Objetivos básicos: • Eliminar o inútil ou supérfluo • Maximizar os resultados • Otimizar recursos e minimizar custos Introdução a OSM

25. Funções de OSM • Introduzir métodos de trabalho mais eficazes: • Bom nível de produtividade • Minimização de ociosidade • Ao menor custo possível • Eficiência versus Eficácia • Proporcionar melhores resultados com: • Pessoal • Material • Espaço físico • Tempo Introdução a OSM

26. Funções de OSM • Pessoal: • Racionalização na distribuição de tarefas • Ferramentas mais adequadas • Eliminação de atividades desnecessárias • Material: • Padronização de documentos • Evitar desperdício (formulário e cópias) • Espaço: • Melhor distribuição do espaço • Tempo: • Evitar desperdício de tempo e re-trabalho Introdução a OSM

27. Aplicações de OSM • Estrutura organizacional: • Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais • Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e acompanhar a execução • Elaborar e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários • Desenvolvimento organizacional: • Estudar e definir os ciclos organizacionais • Analisar ações alternativas visando a maturidade • Avaliar os impactos decorrentes de ações • Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades Introdução a OSM

28. Aplicações de OSM • Racionalização do trabalho: • Definir a movimentação de documentos • Definir o fluxo das decisões nos sistemas • Estudar os sistemas e rotinas administrativas • Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas • Definir os formulários e demais instrumentos que acompanham as soluções adotadas • Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas • Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas Introdução a OSM

29. Aplicações de OSM • Controle de sistemas: • Elaborar análise de viabilidade • Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal • Avaliar equipamentos disponíveis • Sistemas de informação: • Analisar e definir a amplitude dos níveis organizacionais contemplados • Definir e estruturar os dados contemplados • Definir e estruturar as atividades contempladas • Definir e estruturar as informações contempladas Introdução a OSM

30. Profissional de OSM • Analista de Organização, Sistemas e Métodos • Analista de Sistemas • Analista de Negócios • Analista de Processos Introdução a OSM

31. OSM – Profissionais de OSM • Analista de negócios – preocupa-se com o “que fazer” • Analisa tendências. • Busca oportunidades de negócios • Cria produtos e serviços • Recria produtos e serviços • Foco em produtos que possam agregar valor ao negócio Prof. Carlos Pinheiro

32. OSM – Profissionais de OSM • Analista de processos – preocupa-se com o “como fazer” • Criação, implantação e melhoria do processo que suporta o negócio. • Foco em atividades que possam agregar valor ao produto Prof. Carlos Pinheiro

33. OSM – Profissionais de OSM • Analista de sistemas – preocupa-se em “automatizar o processo” • Define os sistemas de acordo com as necessidades do usuário. • Foco em redução de etapas do processo, para reduzir custos. Prof. Carlos Pinheiro

34. Organização, Sistemas e MétodosOrganização Prof. Carlos Eduardo Pinheiro Prof. Carlos Pinheiro

35. Existem 3 tipos de empresas : • Camalhão – é aquela que se adapta e sobrevive  • Dinossaurica – é aquela que não se adapta e não sobrevive  • Humos Sapiem – se adapta e sobrevive, porém inova. Prof. Carlos Pinheiro

36. Níveis hierárquicos na empresa : Novas tecnologias Apoio à vantagem competitiva – Nível estratégico incertezas -> Apoio à tomada de decisão gerencial – Nível Tático resultados-> Nível do Conhecimento Apoio às operações – Nível Operacional certezas -> Prof. Carlos Pinheiro

37. Organização – antiguidade – império romano – revolução industrial – 2ª guerra mundial ( após ) Atentaram para a importância das atividades – meios para alcançar as atividades – fins. Prof. Carlos Pinheiro

38. A organização tem vários sentidos: – eficiência – ciência – sistema administrativo – estrutura de autoridade Prof. Carlos Pinheiro

39. Em OSM: • O termo organização expressa a capacidade de criar organismos , estruturas e sistemas bem integrados e constituídos, de compatibilizar elementos, componentes necessários, constituindo a base para as atividades administrativas e operacionais. • Dar para a empresa uma sistemática de trabalho que seja econômica e eficiente. Prof. Carlos Pinheiro

40. A ORGANIZAÇÃO é .... ... a ciência do rendimento , procurando a eficiência para alcançar a eficácia (resultados) através do aumento da produtividade , isto é , melhorando os resultados em relação aos investimentos realizados nos diferentes fatores de produção. Prof. Carlos Pinheiro

41. Definição clássica de Organização : • É a ciência social que procura dispor os elementos funcionais necessários, formando um conjunto integrado e capaz de apoiar o esforço cooperativo das pessoas que perseguem um objetivo pré-estabelecido para alcançá-lo com o menor dispêndio e risco. Prof. Carlos Pinheiro

42. Método : • É o melhor caminho, através da seqüência de operações mais eficiente, para ultimar uma certa tarefa ou atingir um determinado objetivo. • Quando a seqüência da fase é ilógica, temos um método de má qualidade, que determina a perda de energia, tempo, oportunidades e material, aumentando o desperdício e fazendo diminuir a produtividade. Prof. Carlos Pinheiro

43. Sobre sistemas : • Mede-se o desempenho dos sistemas através dos resultados, torna-se portanto fundamental definir o objetivo da organização, obter a sinergia do sistema e entender que todas as áreas são inter-relacionadas. • O sistema não dispõe poderes para mudar as pessoas, mas a administração de RH é detentora da possibilidade de criar meios para que as pessoas se transformem. Prof. Carlos Pinheiro

44. O.S.M. • A interdependência que resultou na especialização OSM decorreu da circunstância de que a Organização procura estruturar e criar sistemas para chegar a eficácia , ao passo que o estudo dos métodos busca simplificar o trabalho mediante o emprego da racionalização, para aumentar a produtividade e como conseqüência diminuir custos. Prof. Carlos Pinheiro

45. O.S.M. • OSM está ligada entre outras, a seguintes especializações : – RH – Materiais - Finanças – Mercadologia – Produção – analise de sistemas – manutenção Prof. Carlos Pinheiro

46. Requisitos necessários para o analista de OSM : • Qualificação pessoal 1– possuir conhecimentos especializados sobre processamentos, técnicas, métodos e instrumentos de análise administrativa; 2– ter capacidade de analisar e sintetizar ( clareza de raciocínio ) em proporções superiores ao que normalmente se exige da média dos administradores; 3– ser criativo, hábil e autoconfiante; 4– possuir possibilidade de relacionamento humano, tendo o poder de comunicação e persuasão; 5– saber ouvir, observar, argumentar e influenciar terceiros. 6– motivação pelo trabalho; 7– disposição física e iniciativa; 8– senso crítico e analítico; 9– simplicidade e ação conciliadora; 10– espírito de grupo. Prof. Carlos Pinheiro

47. Requisitos necessários para o analista de OSM: • Qualificação técnica 1– Planejamento e controle; 2– Métodos, processo e sistemas; 3– Análise e organização administrativa; 4– Hierarquia e poder decisório; 5– Elaboração de relatórios, gráficos e manuais; 6– Divisão e distribuição de trabalhos; 7– Fluxos, rotinas e procedimentos; 8– Emissão, simplificação e controle de formulários e documentos; 9– Estudo de arranjo físico; 10– Informatização; 11– Tempos e movimentos; 12– Domínio das propostas de reengenharia e dos programas de qualidade. Prof. Carlos Pinheiro

48. Fatores que concorrem para o processo de especialização da função OSM : 1–>Aumento da complexidade dos problemas administrativos nas diversas empresas, notadamente nas médias e grandes empresas; 2–>Conhecimentos técnicos e tempo para analisar problemas dessa natureza; 3–>Evolução e, conseqüente transformação das técnicas de racionalização de trabalho, ou técnicas de OSM / O&M como é hoje conhecida, principalmente com a redução dos custos e aumento da eficiência. Prof. Carlos Pinheiro

49. Atividades Básicas da área de OSM: Estrutura Organizacional : • Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como acompanhar a respectiva execução; • Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais; • Divulgar nos níveis competentes os trabalhos desenvolvidos por OSM; • Implantar e acompanhar “ in loco “ os trabalhos desenvolvidos por OSM; • Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários à empresa; Prof. Carlos Pinheiro

50. Racionalização do Trabalho : • Definir a movimentação de documentos; • Definir o fluxo de decisões dos sistemas; • Elaborar e acompanhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas; • Modificar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas; • Atualizar as técnicas administrativas e do sistema de trabalho; • Definir os formulários e demais instrumentos que acompanhem e complementem as soluções operacionais, administrativas e funcionais adotadas; • Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas diversas áreas; • Desenvolver internamente novas opções tecnológicas. Prof. Carlos Pinheiro