Unità formativa : gestione e programmazione della produzione

1. Unità formativa: gestione e programmazione della produzione Gli organigrammi Dott. Davide Poli Dott. Pietro Giorgi Materiale redatto da LunaeForm S.r.l.

2. Che cosa è: L’organigramma è una rappresentazione simbolica della struttura organizzativa aziendale, e cioè dei rapporti interdipendenza e di interrelazione che intercorrono tra i diversi organi dell’azienda. Dell’organigramma esistono di regola due distinte versioni: una senza i nomi delle persone chiamate ad essere responsabili dei diversi ruoli, ed una invece con i nomi.

3. A che cosa serve: L’organigramma serve a far conoscere a tutto il personale interno, ed alle parti esterne interessate, quali sono le unità organizzative nelle quali è suddivisa l’impresa, chi sono le persone a cui vengono affidate le responsabilità, e quali sono i rapporti che sono stati stabiliti tra di loro, allo scopo di raggiungere meglio gli obiettivi dell’impresa. Organizzare un’Azienda vuol dire dotarla di tutto ciò che è utile al suo funzionamento: attrezzature, capitali, personale, ecc. Quest'insieme può essere suddiviso in due grandi gruppi: • l’organismo materiale; • l’organismo sociale (o struttura gerarchica).

4. ASPETTI TECNICI DELLA RAPPRESENTAZIONE DELL’ORGANIGRAMMA La raffigurazione grafica dell’organigramma è normalmente costituita da un certo numero di caselle ognuna delle quali rappresenta una unità organizzativa (come si è già visto queste unità organizzative possono essere raggruppate in vario modo, e cioè per funzione, competenza, o processo, oppure per prodotto, progetto, o cliente). L’Organigramma suddivide l’organico aziendale in funzioni ben definite, fisse ed immutabili per un determinato periodo, consentendo così la sostituzione delle persone responsabili, senza creare scompensi al normale procedere della gestione. Si definiscono, nell’ambito del sistema aziendale, le cosiddette “regole del gioco”, fissando così i contenuti delle funzioni, i livelli di responsabilità, la qualità nei rapporti interpersonali.

5. Ogni funzione deve essere affidata alla responsabilità di una sola persona. • Una persona può assumere la responsabilità di più funzioni. • Nella stessa funzione possono avvicendarsi più persone, con una assegnazione formale dell’incarico. • La linea della responsabilità è ascendente, dunque chi ricopre una funzione deve rispondere al livello immediatamente superiore ed è ritenuto responsabile dell’operato delle funzioni subordinate. • I rapporti di dipendenza indicano la necessità di impartire istruzioni nel percorso dal vertice alla base (discendente), con ritorno di informazioni in senso opposto (ascendente); non si prevedono deviazioni nelle connessioni per evitare di scavalcare le precise responsabilità che competono ad ogni responsabile di funzione; grazie a questo meccanismo, risulteranno contenute le inefficienze, evitando frustrazioni e conflitti, causa principale di perdita di rendimento del sistema complessivo. • La responsabilità deve essere sempre definita oggettivamente, precisandone gli obiettivi ed i traguardi da raggiungere ed indicando gli strumenti per verificarne il conseguimento, con la frequenza più idonea caso per caso, ad opera della funzione immediatamente superiore. • Quando l’esito dell’attività non coincide con il raggiungimento dell’obiettivo, si traggono spunti per valutare la possibilità di operare una revisione dei suddetti obiettivi o correggere, secondo le forme ritenute opportune dalla DIG, l’impostazione operativa aziendale, che può variare dall’ammonimento alla sostituzione nell’organico, in casi estremi.

6. Una prima classica distinzione che deve essere ricordata è che le caselle possono rappresentare degli organi “di line”, cioè quelli che contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi, come, per esempio, la Produzione ed il servizio Commerciale, oppure degli organi “di staff”, cioè quelli che svolgono un’attività di consulenza interna alle funzioni di line (per esempio, Amministrazione, Qualità, Sistema Informativo, e Gestione del Personale).

7. Il vertice aziendale Questi sono gli organi dai quali deriva l’autorità di chi sta al vertice della piramide organizzativa, e vengono rappresentati quasi a sottolineare che quell’organo può in qualsiasi momento decidere di affidare la massima carica dell’azienda a qualcun altro, o più semplicemente per sottolineare la figura di qualche persona di rilievo nell’azienda..

8. Le funzioni di staff Subito al di sotto del livello del vertice aziendale vengono spesso inseriti uno o più livelli di funzioni che coadiuvano la direzione in qualità di organi di staff. Questo ci serve a chiarire che l’altezza di posizionamento di una funzione nell’organigramma non corrisponde necessariamente all’importanza o al grado di autorevolezza della funzione stessa, anche se una qualche relazione evidentemente ce l’ha. In effetti il livello può comunque simboleggiare il grado di “vicinanza” ai massimi vertici aziendali.

9. Il livello direttivo o primo livello Si suole comunque chiamare “primo livello” dell’organizzazione quello che in realtà di solito segue, e dove sono sistematicamente presenti le principali funzioni di line, come la produzione (o erogazione di servizi), o il commerciale. Si tratta in ogni caso di un livello “direttivo”, a prescindere dal fatto che le persone responsabili di queste unità organizzative siano o no dei dirigenti, cosa che dipende dalle dimensioni dell’azienda e dalle politiche di gestione del personale. Si tratta in ogni caso di un livello “direttivo”, a prescindere dal fatto che le persone responsabili di queste unità organizzative siano o no dei dirigenti, cosa che dipende dalle dimensioni dell’azienda e dalle politiche di gestione del personale.

10. I livelli operativi Seguono i cosiddetti “livelli operativi” dove sono rappresentate tutte le funzioni che svolgono materialmente la maggior parte delle mansioni operative dell’azienda; di solito al fondo di questi livelli operativi si trovano i reparti produttivi, le forze di vendita, i magazzini,

11. Collegamenti gerarchici e funzionali La raffigurazione dell’organigramma non sarebbe completa se non ci fossero delle linee che rappresentano i rapporti tra un’unità organizzativa e l’altra, collegando tra di loro tutte le caselle che appaiono nello schema. Questi collegamenti possono essere concettualmente alquanto diversi tra di loro, e quindi sono state studiate diverse rappresentazioni convenzionali per identificare il tipo di collegamento che le unisce. Il collegamento gerarchicoè quello che unisce una funzione superiore a quelle che dipendono da lui; è il collegamento più spontaneo e normale in una carta organizzativa, ed è convenzionalmente rappresentato con una semplice linea continua senza ulteriori particolarità. Di collegamenti funzionali, a ben guardare, ce ne sarebbero di due tipi diversi : uno che collega “orizzontalmente”, cioè senza implicazioni gerarchiche, due unità organizzative che sono funzionalmente in rapporto tra di loro; è di solito rappresentato mediante una linea continua munita di frecce alle estremità, ed è assai spesso citato nella letteratura, ed altrettanto spesso è tranquillamente ignorato nella pratica aziendale, perché non sembra davvero essenziale per la comprensione dell’organigramma, ma spesso piuttosto rischia di renderlo confuso e difficile da interpretare.

12. Il secondo tipo è invece il rapporto funzionale che intercorre “verticalmente” tra una funzione specialistica di staff e le funzioni operative che sono tenute a seguire le sue istruzioni tecniche; questo tipo di rapporto è frequentemente rappresentato mediante linee tratteggiate; non c’è alcun bisogno di metterlo in evidenza se tra la funzione specialistica e quelle operative esiste già un collegamento indiretto fornito dal rapporto gerarchico tra il superiore comune ed i suoi collaboratori (vedi figura 1); è invece più opportuno rappresentarlo esplicitamente se questo collegamento non c’è. (vedi figura 2)

13. RESPONSABILE DI PRODUZIONE PROGRAMMAZIONE REPARTO A REPARTO B REPARTO C FIG. 1 – La funzione specialistica “programmazione” può approfittare del rapporto gerarchico che lega il responsabile, da cui anch’essa dipende, con i reparti di produzione, per veicolare i programmi.

14. Servizio Commerciale Ufficio acquisti Magazzino Prod. Finiti e Commercializzati Magazzino Materie Prime FIG. 2 – È opportuno evidenziare con un collegamento funzionale tratteggiato che Il Magazzino dei Prodotti Finiti e Commercializzati riceve istruzioni tecniche dall’Ufficio Acquisti, anche se gerarchicamente è alle dipendenze del Servizio Commerciale.

15. Al di là del puro e semplice aspetto strutturale, quando l’organigramma contiene anche i nomi delle persone ( ed allora sarebbe più preciso chiamarlo Carta Organizzativa ) il suo contenuto informativo cresce notevolmente, perché viene indicato con chiarezza chi è responsabile di ciascuna unità organizzativa. Anche in questo caso è necessario sottolineare che in una unità organizzativa non può esserci più di un responsabile; nella pratica si trovano non di rado nelle aziende situazioni di responsabilità condivisa tra due o più persone, ma organizzativamente questi non sono degli esempi da imitare; perché sono situazioni precarie, che alla lunga non durano, e che semmai sono di bassa efficienza. Nel redigere la carta organizzativa bisognerà decidere chi è il responsabile e chi è il collaboratore, oppure bisognerà individuare due, o più, distinte unità organizzative, ed avere così un solo responsabile per ciascuna di esse.

16. Infine una questione che si presenta non di rado è quella se nella carta organizzativa debbano figurare tutti i collaboratori, fino ai livelli più bassi, o se ci si debba limitare ai nomi dei responsabili, senza citare tutti gli addetti che fanno parte delle unità organizzative operative, o escludendo alcune attività che organizzativamente sono di basso rilievo. Facciamo un esempio: in un’azienda di trasporti ci sono venti autisti, gerarchicamente coordinati da un responsabile. È chiaro che nell’Organigramma Strutturale ci sarà un’unica casella che potrebbe per l’appunto portare il nome di Autisti. Passando ad un Organigramma con Nomi, la struttura rimane sempre la stessa, ed a quella casella sarà abbinato unicamente il nome del responsabile. Se però si vuole fare una vera e completa Carta Organizzativa, allora può essere opportuno esporre, oltre al nome del responsabile, anche il nome di tutti gli autisti.

17. MODELLI DI STRUTTURA ORGANIZZATIVA Modello Gerarchico – Funzionale

18. Esempio di struttura organizzativa a matrice In orizzontale sono posizionate le funzioni specialistiche (o di Staff) che forniscono consulenza ed impartiscono istruzioni di carattere tecnico alle funzioni operative. Queste sono elencate in verticale. Da ogni funzione, operativa o specialistica, partono delle righe che formano graficamente una griglia o matrice. Alle intersezioni è indicato con un cerchio vuoto l’utilizzo del servizio da parte delle funzioni operative, che subiranno pertanto l’addebito del relativo costo.

19. È invece indicato con un cerchio pieno l’esistenza nella funzione operativa, di personale che svolge le mansioni a cui sovrintendono le funzioni specialistiche; questo personale ha dunque una doppia dipendenza: gerarchica dall’operativo e funzionale dalla funzione di staff. La mancanza di cerchi indica che l’attività operativa non usufruisce del servizio (ad esempio i trasporti completi e quelli ferroviari non prevedono il passaggio da magazzino).