POPOWO, 20-22 STYCZNIA 2011 ROKU

1. WARSZTATY DLA PRZEDSTAWICIELI ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z RESORTEM OBRONY NARODOWEJ POPOWO, 20-22 STYCZNIA 2011 ROKU ppłk Krzysztof Cholewiński

2. WARSZTATY DLA PRZEDSTAWICIELI ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z RESORTEM OBRONY NARODOWEJ ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY W SPRAWOZDANIACH Z WYKONANIA ZADANIA ppłk Krzysztof Cholewiński

3. ZŁOŻENIE SPRAWOZDANIA JEST OBOWIĄZKIEM ppłk Krzysztof Cholewiński

4. ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Podstawa prawna regulująca sporządzanie sprawozdań: Ustawa z 24.04.2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Art. 16.1. Organizacje pozarządowe (…) zobowiązują się do wykonania zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w umowie(…). Art. 17. Organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania (…). Art. 18. 1. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego określonego w umowie należy sporządzić w terminie 30 dni po upływie terminu, na który umowa została zawarta (…). ppłk Krzysztof Cholewiński

5. ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Podstawa prawna regulująca sporządzanie sprawozdań (cd.): Wzór sprawozdania z wykonania zadania publicznego. Załącznik nr 3 do: Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 27.12.2005r. w sprawie wzoru oferty i realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (DzU 2005.264.2207). Rozporządzenie powyższe na podstawie art. 24 ustawy z 22.01.2010r. o zmianie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz niektórych ustaw (DzU 2010.28.146) straciło moc z dniem 18.01.2011r. Obowiązuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15.12.2010r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (DzU 2011.6.25 z 10.01.2011r.). ppłk Krzysztof Cholewiński

6. ROZPORZĄDZENIE MPiPS w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ppłk Krzysztof Cholewiński

7. ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Podstawowe dokumenty regulujące sporządzanie sprawozdań : Umowa o dofinansowanie lub sfinansowanie zadania publicznego. Zasady przyznawania i rozliczania przez Ministra Obrony Narodowej dotacji na realizację zadań publicznych organizacjom pozarządowym w 2011 roku ppłk Krzysztof Cholewiński

8. ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ Sporządzanie sprawozdań a zapisy: Ustawy z 29.09.1994r. o rachunkowości Ustawy z 27.08.2009r. o finansach publicznych ppłk Krzysztof Cholewiński

9. PODSTAWOWE ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON ZGODNIE ZE WZOREM (załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania). TERMINOWO (termin określony w umowie, nie dłużej jak 30 dni od daty zakończenia zadania – data wpływu do kancelarii). Terminowy zwrot niewykorzystanej części dotacji – data wpływy na konto).

10. PODSTAWOWE ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON ZGODNIE Z WARUNKAMI ZAWARTEJ UMOWY (OFERTY), w tym realizacja celów zadania (TAK – opis uzyskanych rezultatów, NIE – przyczyny, skutki), opis zadania, zgodność z kosztorysem, wykorzystanie deklarowanych środków własnych, przesunięcia środków, RZECZYWISTY PRZEBIEG REALIZACJI ZADANIA (opis faktycznie zrealizowanych przedsięwzięć w ramach wykonania zadania, LICZBOWE PRZEDSTAWIENIE SKALI DZIAŁAŃ, opis działania partnerów i podwykonawców, odstępstwa od przedstawionych w ofercie harmonogramów, kosztorysu, budżetu zadania, itp.).

11. PODSTAWOWE ZASADY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO SFINANSOWANEGO (DOFINANSOWANEGO) Z DOTACJI MON POPRAWNOŚĆ WPISYWANYCH DANYCH (rozliczenie finansowe wolne od błędów rachunkowych, dowody księgowe z wszystkimi danymi, podpisy osób upoważnionych, itp.). ZAŁACZNIKI (kopie umów z rachunkami, kopie list płac, dokumentacja postępowania o zamówienia publiczne oraz wszelkie inne dodatkowe materiały mogące udokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania).

12. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY W SPRAWOZDANIACH Z WYKONANIA ZADANIA ZAKOŃCZENIE ZADANIA Wysłanie sprawozdania nie jest jego zakończeniem. Kiedy następuje przyjęcie sprawozdania? WYKONANIE SPRAWOZDANIA PRZESŁANIE DO KANCELARII DWiPO ANALIZA SPRAWOZDANIA WNIOSEK O KOREKTĘ (UZUPEŁNIENIE) PRZYJĘCIE SPRAWOZDANIA WYKONANIE I PRZESŁANIE KOREKTY ANALIZA KOREKTY SPRAWOZDANIA INFORMACJA O PRZYJĘCIU ppłk Krzysztof Cholewiński

13. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE UCHYBIENIA W TRAKCIE REALIZACJI ZADAŃ • Niezachowywanie terminów (złożenia sprawozdania, wykonania wydatków, zwrotu niewykorzystanej części dotacji). • Brak lub bardzo ogólnikowo opisane cele i rezultaty zadania. Brak konkretnego odniesienia się do zrealizowanego zadania - kopiowanie treści z oferty. Brak dokładnego opisu czy wszystkie zaplanowane działania zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem. Brak dokładnego, liczbowego opisu skali osiągniętych działań. • Działania niezgodnie z zapisami w Krajowym Rejestrze Sądowym czy statutem organizacji, np. podpisywanie umów przez osoby nieuprawnione. • Dokonywanie przesunięć środków z dotacji do 5% bez stosownego uzasadnienia (zgodnie z umową). • Dokonywanie przesunięć środków z dotacji powyżej 5% bez stosownego aneksu (zgody Zleceniodawcy). • Dokonywanie przesunięć środków z dotacji na pozycje kosztorysu, które nie są dotowane. • Obniżanie deklarowanych środków własnych.

14. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE UCHYBIENIA W TRAKCIE REALIZACJI ZADAŃ • W sprawozdaniach brak materiałów dokumentujących przestrzeganie zapisów umowy (logo MON, znak promocyjny, informacja o dofinansowaniu przedsięwzięcia z dotacji MON). • Wykonanie części II pkt. 1 sprawozdania niezgodnie z kosztorysem. • Brak spójności w części II sprawozdania (sprawozdanie z wykonania wydatków). Rozbieżności pomiędzy pkt. 1 a 3. Brak lub niewłaściwe wartości procentowe w pkt. 2. • Brak dat, numerów dokumentów księgowych w Zestawieniu faktur. Uwzględnianie faktur pochodzących sprzed lub po dacie określonej w umowie o czasie realizacji zadania. • Brak deklarowanych załączników. • Złożenie sprawozdania na druku niezgodnym z Rozporządzeniem, lub pomijanie poszczególnych pozycji sprawozdania. • Rozliczanie umów. Odbiór umowy o dzieło, rozliczenie umowy zlecenia, a data podpisania umowy, wystawienia rachunków i wypłaty środków. • Brak kopii dowodu wpłaty niewykorzystanej części dotacji.

15. PRZYCZYNY DOCHODZENIA NALEŻNOŚCI (KARY, ZWROTY, ODSETKI) • Z tytułu nieterminowego złożenia sprawozdania • Z tytułu obniżenia deklarowanych środków własnych • Przesuwanie środków z dotacji powyżej 5% bez zgody Zleceniodawcy • Nieterminowy zwrot niewykorzystanej dotacji

16. Odstąpienie od dochodzenia należności Skarbu Państwa skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych!

17. Dziękuję Państwu i sobie życzę, jak najmniej błędów w sprawozdaniach. W naszych wspólnych kontaktach spokoju, wyważenia i zrozumienia dla obu stron …. ppłk Krzysztof Cholewiński