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Presentation Transcript

  1. SIE 2 Outils d’aide à l’audit et à la prise de décision

  2. Outils d'aide à l'analyse • Outils de première niveau • outils permettant d'aborder et de résoudre de manière pratique des problèmes simples • Outils de seconde niveau • outils complémentaires permettant de mieux cerner le problème ou de préparer un plan d'action vis à vis d'un problème plus complexe • Outils de troisième niveau • analyses principalement statistiques et méthodologiques sur les problèmes complexes

  3. Niveau 1 : BRAINSTORMING • Brainstorming (ou remue-méninge) • Travail de groupe visant au « déballage d'idées » face à un problème • Utilisé indifféremment pour la définition du problème ou du projet, la recherche de causes ou de solutions • Nécessité un responsable de groupe apte à faire participer un chacun, à assurer la cohésion, le recueil des idées • Toutes les réflexions sont notées par écrit et étudiées sans a-priori, rien n'est rejeté sans analyse • Utilisation de l'association d'idées, des graphes, schémas • Groupe obligatoirement réduit (maximum 10 personnes) travaillant dans un local isolé SANS AUCUNE INTERRUPTION EXTERIEURE

  4. PERIODE : du 4 au 8 Mars 1993 POSTE : PS34 UTILISATEUR : Mme J. Lodin semaine 8 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Lund 04/3 Mard 05/3 Merc 06/03 Jeud 07/03 Vend 08/03 TS ATT NAF UP UN UN TS NAF Attente Non accès Temps supp. Utilisation normale Travail prioritaire AT NA TS UN TP Niveau 1 : Acquisition données • Acquisition de données • Fiches remplies par les auditeurs ou les audités • Nécessite une forme prédéfinie, claire et exploitable • Utilisation sur une durée et un échantillonnage précis • Ex simplifié. : Temps de disponibilité des postes informatiques

  5. Niveau 1 : QQOQCCP • Analyse basée sur 6 à 7 questions • Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, [Combien,] Pourquoi • Basé sur un Brainstorming orienté • S'utilise indifféremment en groupe ou individuellement pour une analyse de problème PRECIS ou une ACTION à réaliser • Originellement omet le « combien ? » (QQOQCP) • La recherche est matricielle : • Dans le cas d'une recherche de Problème, la question POURQUOI étant posée en relationnelle sur chacune des autres questions • Dans le cas d'actions à réaliser, on pose en colonne n actions possibles et l'on répond à chaque question pour chaque action définie

  6. Avec les 5 M Milieu Matériel Matière Retard de livraison Commande erronée Erreur calcul stock Panne matériel Réception client Erreur saisie Prépa automatique Main d'œuvre Méthodes Niveau 1 : Causes/effet ou Ishi-Kawa • On définit une ensemble de causes Ci analysées et potentiellement possibles sur un effet E connu • Regroupement par familles puis représentation en diagramme dit Causes/effet ou d'Ishi-Kawa • Recherche, à partir de là, des causes REELLES, puis élimination des causes marginales ou en cours de traitement • Ex simplifié : Retard dans des livraisons aux clients

  7. Niveau 1 : Diagramme F/T • Analyse des Fluctuations (F) d'1 paramètre dans le Temps (t) • Peut servir d'instrument de contrôle quand il est automatisé • Nécessite de disposer d'un indicateur fiable avec sa métrique et une durée/période de référence • Exemples simplifiés : • Nombre de changements de PassWord mensuel • Site à risque nécessitant un changement bimestriel • 23 à 25 utilisateurs en accès sur le site central

  8. Niveau 1 : Diagramme de Pareto • Dit aussi "règle des 80/20" • 20% des problèmes nécessitent 80% des efforts et inversement • ceci s'applique à toute structure causes-effets • Principe • On analyse un ensemble de causes d'1 problème en les quantifiant • Les valeurs ORDONNEES sont mises en histogramme • On calque ensuite la courbe des valeurs cumulées (de 0 à 100% donc) • Le rectangle inférieur gauche délimité par les axes et la ligne des 80% donne les éléments significatifs • Ex. : Insatisfaction des utilisateurs info. ZONE DES 80 % de critiques basées ici sur 4 types de problèmes

  9. ANALYSE DESCENDANTE COMBINATOIRE CROISEMENTS PERTINENTS Arbre annexe (personnel par ex) ANALYSE ASCENDANTE Organigramme combinatoire

  10. Facteurs A B C D E F S - A + + 0 B + - - - - 4 C + + + 0 Facteurs influant sur la qualité globale du problème en la réduisant ou en l'améliorant D + - + 1 E - - + 2 F - + 1 S + 2 2 1 4 1 1 Niveau 2 : Matrice de relation • A partir d'un ensemble de paramètres, on recherche • les antagonismes (notés -) et les concourances (notées +) entres ces paramètres • On cumule les + en colonnes et les - lignes, les lignes maximales sont facteurs de déséquilibre, les colonnes maximales facteurs d'équilibre

  11. A B C D E F S + S - Cumul Facteurs A +1 0 +2 -3 -3 3 6 9 B -2 -1 -3 -2 0 8 8 C +3 0 +2 5 0 5 D -2 -2 0 4 4 E +1 1 0 1 F 0 0 0 Niveau 2 : Matrice pondérée • Sur le même principe, on applique une note de relation entre paramètres (importance relative ou dépendance relative) • On somme les "+" et "-" et le cumul général • Les sommes "+" fournissent l'ordre de priorité de réalisation ou d'attente • Les sommes "-" fournissent les risques • Les cumuls fournissent la priorité d'analyse

  12. A B C D E F Facteurs A 0,2 0,2 0,5 -0,8 -0,7 B x -0,65 -0,9 -0,3 -0,55 C +0,35 0 +,5 x x D -0,2 -0,2 x x x E +1 x x x x F x x x x x Niveau 3 : Matrice de corrélations • Sur le même principe que les matrices de relation et pondérée, on applique une note de relation entre paramètres [ou coefficient de corrélation] • On obtient une graphe valué et orienté qui permet de définir une matrice de CORRELATION et d’appliquer les principes de calculs statistiques à ces matrices

  13. Facilité d'apprentissage 100% Volume traité Fiabilité données 0% FORT faible Vitesse de calcul Ergonomie Représentations Niveau 3 : Matrice Polaire • Sélection de paramètres • mesurables • en nombre 2n (6-8-10-12) • Représentation sous • forme de surface polygonale des valeurs (matrice polaire) • forme de surfaces superposées pour comparaison (matrices polaires comparatives) • Fournit visuellement • les points Forts/Faibles • la répartition des problèmes si les paramêtres ont été groupés en famille

  14. Facilité d'apprentissage 100% Volume traité Fiabilité données 0% Légende Logiciel Maison PSU 3.0 Théta W1992 Vitesse de calcul Représentations Niveau 3 : Matrices multipolaires • Série de Matrices polaires portant sur plusieurs séries de mesures • Chaque série correspond à UN CAS étudié (dans l'exemple les performances d'une application) • La comparaison porte sur chaque paramètre et sur l'ensemble simultanément

  15. Z salaire insuffisant Y Conflit interne E (1) A (7) B (3) M (3) D (2) F (11) C (2) X pas d'évolution de carrière Niveau 3 : Diagramme d'Euler • Représenter les sous-groupes de population • à partir de 3 critères de base • critères (XYZ) quantifiés • ABC : populations répondant à 1 seul critère • EFD : populations répondants à 2 critères • M : population répondant aux 3 critères • Exemple : • départs service informatique • X = départ pour carrière • Y = départ pour conflit interne • Z = départ pour salaires

  16. Etape 2 Action1 durée D1 Etape 1 Etape 3 Action 2 Durée D2 Etape 4 Action 3 Durée D3 Niveau 3 : Graphe PERT • Basée sur une séquence d'étapes liées par des actions • Chaque action étant de durée connue • Nécessite des actions transitoires pour passer d'une étape à l'autre dans certains cas

  17. A 2 B 4 C 5 E 1 01 03 03 07 07 12 12 13 01 03 03 07 09 14 14 15 00 00 00 00 02 02 02 02 D 3 F 5 I 2 Chemin Critique 07 10 10 15 15 17 FIN DEBUT 07 10 10 15 15 17 00 00 00 00 00 00 Niveau 3 : Potentiel Tâches Antériorité [ Conditions nécessaires et suffisantes à débuter … ] Une Tâche = un couple [ Durée Min / Max ] qui se traduit par des dates de Débuts et Fins au plus tôt et au plus tard Dérivé du Pertpour la gestion dans le temps

  18. Niveau 3 : Diagramme de Gantt

  19. Niveau 3 : Gantt évolué Le formalisme du diagramme a évolué dans le temps d’un part avec les outils informatiques et d’autre part par l’absence de normes graphiques complètes. Chacun a fait ce qu’il voulait en terme de graphe mais les concepts de base sont restés communs :

  20. Niveau 3 : Organisation WBS et OBS • Basée sur une analyse « QQOQCCP » • Chaque feuille est une entité indivisible pour • Localisation géographique et temporelle • Affectation de ressource • Fonction / Service • Responsabilité • Le principe permet d’organiser les tâches / problèmes en fonction d’1 facteur commun • L’équivalent WBO ou OBS existe dans lequel on traite l’organisation et non la décomposition

  21. etc. Spécification de métriques • Projet ou problème formalisé et mesurable sur la base de valeurs identifiées • Facteurs de qualité • Question (QUOI ?) • Question (POURQUOI?) • Critères • Réponse à facteurs • etc. • Métrique • Mesure / élément de validation

  22. Outils connexes • Ensemble d’outils de représentations graphiques • Ont pour fonction de VISUALISER une situation et non de l’expliquer ou de la justifier • N’apportent qu’un formalisme de représentation • Aide pour l’auditeur et non pour l’audité

  23. Acteur 1 Acteur 5 Acteur 2 Acteur 3 Acteur 4 Dépendance hiérarchique Lien extra-hiérarchique (ou Conflit suivant l’approche) Diagramme d’opposition • Cercle support des acteurs • 5 à 8 acteurs (jamais plus) • acteurs humains ou services ou acteurs logiques • flèches relations entre acteurs (dans la limite de 3 niveaux) représentant • des flux hiérarchiques • des liens ou des oppositions • des échanges non hiérarchiques • etc. • Visualisation des acteurs concentrateurs • A MANIER AVEC D’EXTREMES PRECAUTIONS POUR RAISON FREQUENTES DE SUBJECTIVITE

  24. AXE : Gestion de la fabrication Actions : Réalisation d’une fabrication standard Acteurs : BE et Production Ingrédients Actions Résultats Compositions produits Définition Nomenclature Fiches de fabrication Commandes clients Ordres de fabrication Plannification fabrication Réappro stock de base etc... etc... Logigraphe d’actions • Objectifs :visualiser la LOGIQUE d’une succession d’actions en partant d’ingrédients (données initiales) pour aller aux résultats • Principes sur 3 axes : données/actions/résultatschaque élément est lié à son successeur (consommateur) par des flèches (sens unique) • Avantage lié à la simplicité de mise en œuvre et de lecture, indépendance d’acteurs

  25. Acteur Actions Acteur Acteur Acteur Action1 1 - Actus bonus de saladium per cadilos. 2 - Registratur de peri, magister casus 3 - Magister et peri se banarium de fagium 4 - Peri sec unum partista, justica omni pedibum 5- Casa register se fabali et magister de lassam perisae cavem 6- Listarem per caven et gasis per laussarem 7 - Pedibum cum calister et cane de magister aera minimum se reverae Action3 Action 2 Action 4 Action5 Action6 Action 7 Matrice d’actions • Semblable au logigraphe mais en répartissant les actions par ACTEUR • Objectif : visualiser la logique d’actions et leur répartition par acteur • Avantages :Visualisation complèteréponds au QUI fait QUOI • Inconvénients :Long à réaliser et peut lisible en cas de situation présentant de nombreux retours arrières (corrections ou reprises de dates)

  26. Doc QUI ? QUOI ? Pbs Incident ou problème noté sur une action et/ou un doc N° d’ordre des actions Evolution d’un document au fur et à mesure de son utilisation par les actions Cheminement de l’action d’un acteur à l’autre Détail des actions réalisées Lignes de répartition • Objectif :visualiser une séquence d’actions réparties par Acteurs ET par actions sur des documentsspécifier les erreurs de chaque couple action/document • Avantage :formaliser une étude de circuit à risquedocument normalisé (MCP) • Inconvénient :long et lourd …

  27. Fiche erreur n° Erreur : Risque induit Coûts financiers directs induits Coût horaires directs induits Fréquence Volumes de données erronées etc ... Causalité Actions : Acteurs : Actions antérieures : Actions postérieures : ORIGINE Documents associés Causalité d’erreurs • Il s’agit d’une simple fiche de type «mémo» • Comporte pour chaque erreur : • erreur constaté • risque potentiel induit • coûts de l’erreur et du risque • volume et fréquence erreur • Spécifie pour chaque erreur • la cause PRIMAIRE • action génératrice • acteurs génériques • actions liées (aval/amont) • l’origine exacte étudiée