1. Solutie informatica de Registratura Electronica si Flux de Documente Ionel Daniel CONDOR / Chisinau / Mai 2007

2. Despre noi

3. Despre noi – Sumar clienti • Ministerul Trasporturilor • Ministerul Agriculturii • Postecom Spa • Università di Trento • Primaria din Anzio • GFI Ois S.p.A. • Primarii in Provincia Piacenza • Spitalul S. Andrea di Roma • Spitalul S. Anna di Como • Banca Popolare di Sondrio • Consorzio di Bonifica Alto Lambro • Enterprise Digital Architects • Inarcassa S.p.A. • Fondo Giornali • Roma Metropolitane • Treno Alta Velocità • Protocollo.gov.it • eLearning al Postei Italiene • eNumera CCIAA

4. Viziunea “centrata pe documente” Se naste: • din disponibilitatea software-ului care permite arhivarea si folosirea imediata atat a documentelor cat si a informatiilor mai mult sau mai putin structurate continute in documente • din exigenta de a optimiza cat mai mult procesele operative ale agentilor economici (publici sau privati) eliminand toate acele componente care ar putea reduce eficienta sistemului • din nevoia de control a fluxului de documente si a regasirii imediate a unui document

5. Statistici Europene • 80% din informatii sunt nestructurate • 8% din documentele pe hartie se pierd • 50% din activitatea unui manager este ocupata de activitati legate de documente • un angajat pierde 2-3 ore din zi cautand documente, dosare, cu indosarieri, cu transportul documentelor , …

6. Folium E un sistem modular customizabil, cu acelasi framework de aplicatie, solutie care porneste de la cerinta minima de inregistrare a documentului pana la solutii evoluate de gestiune documente, registratura si flux de documente in sisteme de workflow: • utilizeaza principalele motoare de baze de date , multiplatforma (sistem de operare, DB, document management, workflow, application server, etc…); • registratura (dupa normative UE), devenind leader intre produsele prezente in acest moment pe piata italiana; • motor de gestiune a fluxurilor de documente, open activity designer; • functionare ASP (multi institutie); • posibilitatea integrarii cu alte aplicatii prin standarde comune (webservices, xml, ...)

7. Componente functionale Infrastructura Document M Application Server Workflow Sistem de operare Baza de date Unix Linux A.S. J2EE Compatibile Interfete utilizator si de aplicatie Microfunctii Macrofunctii

8. Componente functionale Macrofunctii Record Management Registratura Auditing A.S.P. (multi institutie) Document generator Interfete utilizator si de aplicatie Microfunctii Infrastructura

9. Componente functionale Macrofunctii Gestiunea Dosarelor Bibliorafturilor Semnatura Digitala Posta Electronica (Certificata) Rapoarte si statistici Flux de documente Interfete utilizator si de aplicatie Microfunctii Infrastructura

10. Arhitectura Java API Web application J2EE Web Services Jakarta Struts Axis Web Services Jakarta Velocity VIEW FoliumWebService FoliumActions and FoliumForms FoliumManager(s) of application domain (all entities managers) CONTROL FoliumEngine (logs, daemons, conf, propertiers, ACL cache) Abstract Data Service Abstract Document Service Abstract Workflow Service Other services MODEL

11. Caracteristicile produsului Folium • Independenta intre componente • Modular • Conform normativelor UE • Flexibil • Scalabil • Integrabil & Interoperabil • integrat cu toate autoritatile de tip Certification Authority si cu sistemele de posta electronica certificata • Transparenta si Privacy • Reperabilitate

12. Caracteristicile produsului Folium • Inovatie tehnologica: Registratura automata pentru documente provenind din sisteme interoperabile • Siguranta: legatura prin userid si password (eventual prin Smart Card) sau prin SSO (Oracle AS, …) • Functionare in VPN • Functionare pe statii client nepretentioase dpdv hardware

13. Exemplificare: flux de intrare Legenda electronic hirtie

14. Concluzii Statistica 2005: • 30% din institutiile din UE si 10% din Romania aveau o solutie de registratura si document management • piata de profil in Romania a evoluat de la 4.5 milioane dolari in 2003, la 6.5 milioane in 2004 si la 2 miliarde in 2005 • 9 din 10 institutii recunosc nevoia informatizarii registraturii si a fluxului de documente