Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven

1. Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven 3. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR vit.richter@nkp.cz Tel. 603 223 627

2. Jak se stát nejlepší knihovnou? 3. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR vit.richter@nkp.cz Tel. 603 223 627

3. Hlavní témata • Proč měřit kvalitu a výkon v knihovnách? • Co je to benchmarking? • Současný stav projektu „Benchmarking knihoven“ • Kategorizace knihoven • Indikátory pro srovnávání • Databáze Benchmarking knihoven • Jak vstoupit do projektu?

4. O budoucnosti knihoven rozhodnou jejich uživatelé • Rozvoj internetu a digitalizace vznik konkurence, konec tradičního monopolu knihoven Co knihovny musí? • Poskytovat kvalitní služby • Získat kladné hodnocení od svých uživatelů • Prokázat, že knihovna je užitečnou a využívanou institucí • Prokázat svou ekonomickou efektivnost • Konkrétní knihovně chybí konkurence v místě chybí možnost vzájemného srovnávání,  je obtížné zjistit, zda knihovna pracuje efektivně

5. Co je BENCHMARKING? • Benchmarking = • Standard • Značka zeměměřiče pro měření výšky • Komparativní bod • Porovnávací ukazatel • Srovnávání vlastní výkonnosti s nejlepší praxí • Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně • Běžně používáme při srovnávání výkonů regionálních funkcí

6. Co je BENCHMARKING? CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTEA UČTESE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

7. Postup benchmarkingu Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

8. Přínosy benchmarkingu • Definuje nejlepší výkony • Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky • Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává • Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech • Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových dynamických kontaktů • V ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD, CzechInvest: Český benchmarkingový index

9. Srovnání knihoven – odchylky do průměrných hodnot               

10. Omezení benchmarkingu • Každá knihovna pracuje v jiném kontextu • Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost • Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch • Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery • Sdílení strategických informací – může přinést problémy • Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného

11. Projekt„Benchmarking knihoven“

12. Cíle projektu • Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven. • Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby pro zlepšování • Efektivně využít existující statistická data

13. Co je hotovo? • Kategorizace knihoven • Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání • Zpracování definic indikátorů • Vytvoření databáze pro analýzu dat • Příprava metodiky srovnávání výkonů knihoven

14. Kategorizace knihoven Komu je benchmarking určen? • Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám • Největší přínos může mít ve větších knihovnách • Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická)

15. 3 bloky výkonových parametrů= 29 indikátorů • Podmínky pro činnost knihovny • 12 indikátorů • Uživatelé, služby • 9 indikátorů • Financování, výdaje, efektivita • 8 indikátorů

16. Podmínky pro činnost knihovny • Podíl financování knihovny na rozpočtu obce • Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel • % obnovy knižního fondu • Objem přírůstků na 1000 obyvatel • Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel • Počet internetových stanic na 1000 obyvatel • Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel • Počet studijních míst na 1000 obyvatel • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků • Počet hodin pro veřejnost týdně

17. Uživatelé, služby • Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace • Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 14 let • Počet návštěv na jednoho obyvatele • % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků • Počet výpůjček na registrovaného čtenáře • Obrat knihovního fondu • Kulturní akce na 1000 obyvatel • Vzdělávací akce (semináře, kurzy…) na 1000 obyvatel • Internetové služby: webová stránka, OPAC…

18. Financování, výdaje, efektivita • Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele • Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na výpůjčku • % čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) z celkových provozních nákladů • % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů z celkových provozních nákladů • % osobních nákladů z celkových provozních nákladů • % získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

19. Plánované indikátory • Počet virtuálních návštěv na obyvatele • Průměrný čas zpracování dokumentu • Počet hodin dalšího vzdělávání na 1 odborného pracovníka Doporučujeme • Průzkum spokojenosti uživatelů • Univerzální dotazník pro zjišťování indexu spokojenosti • Test – NK ČR • V základní struktuře otázek umožní vzájemné srovnání mezi knihovnami

20. Devět bloků otázek • Základní informace o respondentovi: pohlaví, věk, vzdělání, obor studia, frekvence návštěv prostor a webových stránek • Hodnocení rozsahu provozní doby a kvality služeb studoven a dalších provozů sloužících uživatelům • Hodnocení knihovnických a informačních služeb: výpůjční, kopírovací, rešeršní, MVS • Hodnocení obsahu knihovních fondů a elektronických informačních zdrojů • Hodnocení internetových stránek a prostředí databází • Hodnocení tištěných informačních materiálů a podpory informační gramotnosti uživatelů • Hodnocení prostředí pro studium, technického vybavení a sociálního zázemí • Hodnocení pracovníků knihovny z hlediska důvěry, korektnosti, pohotovosti při řešení problémů a odborné kvalifikace • Hodnocení přínosu služeb knihovny pro uživatele

21. Databáze „Benchmarking knihoven“

22. Databáze „Benchmarking knihoven“ • Zpracovatel a provozovatel: NIPOS • Zadavatel: NK ČR • Obsahuje data 40 knihoven – účastníků projektu • Umožňuje: • Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat • Zjištění minimálních, průměrných a maximálních hodnot indikátorů pro jednotlivé kategorie knihoven • Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven • Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

26.  

27.  

28. V čem vám pomůže projektu? Co musíte udělat sami? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

29. Červen 2007 • Ukončení testovací fáze • Kompletní zpracování metodiky • Možnost vstupu dalších knihoven • Prezentace projektu • Semináře pro knihovny, které se chtějí zúčastnit projektu CÍL: získat co největší množství knihoven pro spolupráci

30. Údaje nezbytné pro benchmarking • Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT • Údaje o službách a fondech 15 • Ekonomické údaje12 • Údaje neuváděné ve výkazu KULT - 3 • Dotazník k elektronickým službám • Komentář k údajům – specifika lokality – např. počet škol, spádovost oblasti, způsob výpočtu indikátoru apod. • Bude řešeno formou stručného dotazníku Odpočet výkonů regionálních funkcí

31. Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT – fondy a služby

32. Údaje ze statistického výkazu knihovny KULT – ekonomické údaje

33. Údaje neuváděné ve výkazu KULT

34. Jaké internetové služby poskytujete uživatelům? Dotazník

35. Co dělat, máte-li zájem o účast v projektu? • Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání • Přihlásit se jako účastník projektu • Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti • Poskytnout souhlas pro práci s daty • Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání • Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti

36. Proč měřit výkon: • Když se neměří výsledky, potom není možné rozeznat úspěch od neúspěchu • Když nelze rozeznat úspěch, potom není možné za něj odměnit • Když se neodměňuje úspěch, potom se pravděpodobně odměňuje neúspěch • Když se nerozpozná úspěch, potom se z něj není možné poučit • Když se nerozpozná neúspěch, potom není možné ho napravit • Když není možné seznámit veřejnost s výsledky, potom není možné získat podporu veřejnosti oproti tomu - co lze měřit, lze i realizovat

37. Pokud máte zájem o vstup do projektu: Ozvěte se!

38. Projekt Benchmarking knihoven - měření a srovnávání výkonu knihoven 2. dubna 2007 Pardubice Regionální funkce 2007 Národní knihovna ČR vit.richter@nkp.cz Tel. 603 223 627