PROTOKOL YÖNETİMİ

1. PROTOKOL YÖNETİMİ Yrd. Doç. Dr. Burçak YOLDAŞ ÇELİKTEN, PhD Antalya İl Milli Eğitim Müdürlüğü 2012

2. PROTOKOL Protokol/ Fransızca “protocole” “Resmi ilişkilerde ve törenlerde önde gelme hakkı ve törensel davranış konusunda uyulması gereken kurallar bütünü.” (Robert, 1992:706, 1555)

3. PROTOKOL AMAÇ;düzeni bozmak değil, varsa düzensizliğe son vererek toplumsal ilişkilerin gelişmesini sağlayan nezaket ve karşılıklı saygı ortamını yaratmaktır.

4. PROTOKOL 1069 – 1070 Yusuf Has Hacip Kutadgu Bilig (Kutlu Yönetim Bilgisi) Bir ahlâk, adalet, inanç eseri olduğu kadar, bir hükümet protokol ve görgü kılavuzudur.

5. PROTOKOL Türkiye Cumhuriyeti’nde devlet protokolünün tüm yetki ve sorumluluğu Atatürk’ün Cumhurbaşkanı olarak imzasını taşıyan, Ocak 1927 tarihli ve 4611 sayılı Bakanlar Kurulu Kararnamesi ile Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü’ne verilmiştir.

6. PROTOKOL • Siyasi Protokol • Kurumsal Protokol • Toplumsal Protokol

7. PROTOKOL • GİYİMDE • TANIŞMA ve TANIŞTIRILMADA, • YAZARKEN ve KONUŞURKEN HİTAP ETMEDE, • SELAMLAŞMADA • TELEFONLA KONUŞMADA, • OTOMOBİLDE, • KARŞILAMA ve UĞURLAMADA, • ZİYARET ve GÖRÜŞMELERDE, • DAVETLERDE • TÖRENLERDE • ARMAĞAN ALIP VERMEDE • ÇİÇEK GÖNDERMEDE

8. GİYİM Güzel bir kıyafet, iyi bir tavsiye mektubudur. (Cenap Şehabettin) İnsanlar giyimi ile karşılanır,kelâmıyla uğurlanır. (Atasözü) Biçim içeriğin aynasıdır. (Prof. Dr. Feyzi Uluğ)

9. GİYİM • Temiz, sade giyinmek, bakımlı görünmek önemlidir. • Bulunulan yere ve ortama göre giyilecek kıyafet değişir. • Resmi toplantı ve törenlerde koyu renk (Lacivert) takım/döpiyes; düz renk gömlek, giysiyle uyumlu çorap ve ayakkabı giyilmesi gerekir.(Kahverengi arazi rengidir. Resmiyeti azaltır.)* • 3 düğmeli cekette, alttaki düğmenin açık bırakılması daha uygun olur. • Gömlek beyaz olmalıdır. Açık mavi tonları de olabilir. • Gömlek tek renk ise kravat çizgili olabilir. Gömlek çizgili ise tek renk kravat takılmalıdır. • Takım elbiseyle ince çerçeveli, spor kıyafetlerle kalın çerçeveli güneş gözlüğü kullanılmalıdır. • Manşetli gömlekler özellikle yemeksiz toplantılarda daha iyidir. • Kravatın boyu, kemer tokasını kapatacak şekilde olmalıdır. • Ayakkabı bağcıklı olmalıdır. • Kıymetli takı daima tek takılır. • Giyimde ayakkabı, çorap, kemer, çanta ve kravatın uyumu şarttır. • Kravat, ayakkabı, saat ve tek taşlı yüzük bir kültür ve statüdür

10. TANIŞMA – TANIŞTIRMA - TOKALAŞMA • Unvan ve isimlerin söylenmesi gereklidir. • Tanışma veya tanıştırmanın zamanı önemlidir. • Tanıştıran kişi daima ayakta kalmalıdır • Oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır • Yeni gelenler var olanlara; • Erkekler bayana(Devlet Bşk. ve Cumhurbaşkanı hariç) • Astlar üstlerine, küçükler büyüklerine, gençler yaşlılara, genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır. • Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın • Kendinizden üst birine ve eşine unvan ve görevinizi de söyleyin • Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak öpme yoktur • Tek kişi, kümelere tanıştırılır, kümelerdeki her kişi ile tek tek tanıştırılmaya gerek yoktur. • El sıkmada ilk davranış, daima büyükten ve üst rütbeliden gelmelidir. • Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı, erkek karşılık vermelidir. Uzatılan el havada kalmamalıdır. • El sıkarken gücünüzü göstermeyin,karşınızdakinin gözüne bakın. • Eldiven varsa çıkarılmalıdır.

11. SELAMLAMA • Her türlü selamlamalarda genel kural, ast üstü, erkek bayanı, ayrılan kalanları, gelenler varolanları selamlar. • Üstlerinize, eş düzeydekilere önce siz selam verin, astlarınızın selamlarını da alın. • Konferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi yerlere başı açık girilir ve karşılık beklenmeden topluluk selamlanır; çıkarken de selamlanılarak çıkılır. • Cumhurbaşkanı, cenaze, ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları, istiklal marşı çalınırken, göndere bayrak çekilirken cephe alınarak selamlanır. • Bir toplantıda önce ev sahibesi selamlanır. Ayrılırken de yine önce ev sahibesi selamlanır. • Yanınızdakileri selamlayan birini siz de selamlayın. • Yanlışlıkla size selam verenlerin selamını alın.

12. YAZIŞMALAR • 02 Aralık 2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik • Resmi mektuplarda genellikle “Sayın” ile başlanıp “Saygılarımla” ile bitirilmelidir • “RİCA ETMEK”, emir vermek; “ARZ ETMEK” sunmak ya da talep etmektir.

13. İMZA • İmza daima ad ve soyadın üstüne atılır. • İyi bir imza okunabilen ve kişiyi temsil eden imzadır. • Önemli yazılar, onaylar ve kararlar daima lacivert mürekkepli dolma kalem ya da imza kalemi ile atılır.

14. HİTABET ve KONUŞMALAR( Telefon-Tören vs) Dil ola kese savaşı, Dil ola kestire başı, Dil ola ağulu aşı, Yağ ile bal ede bir SÖZ. Yunus Emre

15. HİTABET • Hitapta genel kural, söze büyük olan başlar, konuyu o seçer ya da değiştirebilir • Sözlü iletişimin başlaması ve kurulmasında kadının önceliği vardır. • İnsanlara, isimleriyle ya da unvanlarıyla hitap etmek gerekir. • Bir topluluğa hitap ediliyorsa, önce oradaki en üst olana, sonra sırasıyla diğerlerine hitap edilmelidir. • Resmi konuşma yaparken “ben” yerine “biz” denmeli, kurum parantezinde konuşmaya devam edilmelidir. • Başkalarına “siz” , “lütfen” diyerek hitap edilmelidir. “Sen” diyebilmek için samimiyet olmalıdır. • Eş düzeydekilere ve astlarınıza adıyla (Nejla Hanım), unvanıyla (Müdür Bey), soyadıyla (Sayın Pehlivan ) ya da “Sayın Daire Başkanı” gibi hitap edin. • Üstlerinize ve eş düzeydekilere “Beyefendi/Hanımefendi” deyin. • Ast konuşurken üst söze girerse ast hemen konuşmasını keser. Astlar izin istemeden konuşmamalıdır. • Üst konuşur ast dinlerken, onu dinlediğinizi belirtmek için ara sıra “evet” “evet efendim” denilmelidir. • Genel Müdür Yardımcısına normalde "Genel Müdürüm" denilir. AncakGenel Müdürün yanında "Sayın Müdürüm" denilmelidir.* • İl Milli Eğitim Müdürü Sayın Osman Nuri GÜLAY(Sayın kelimesi isime bitişiktir) • Milli Eğitim Eski İl Müdürlerimizden, "Eski" başa alınmaz

16. TELEFON KONUŞMALARI • Alo diye telefon açılması manalı değildir • Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın • Telefonu kim açtı ise onun kapatacağını unutmamalı. • Üst ile konuşurken önce üstün telefonu kapatması beklenmeli. • Eş düzey ve üst ile görüşmeye başlarken ve görüşme sonunda saygı ifadesi kullanılmalı. • Üstler sekreter aracılığı ile aranmamalı. • Üstünüzle konuşurken, ondan önce telefonu kapatmayın. • Üstünüz ve eş düzeydekilere, telefon görüşmesinin başında ve sonunda saygı sunun.

17. TÖREN KONUŞMALARI • ………………………………………………………………

18. ARAÇ PROTOKOLÜ • Şoför kullanıyorsa resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Üst burada oturur. • Ancak, makamdan üst biri ya da konuk araca bindiğinde arka sağ ona bırakılır • Bir yere gidildiğinde, varsa ev sahibinin aracına binilmelidir. • Üstün eşi sol koltukta oturur; ancak, eşinden önce inecekse trafik durumuna göre sağda oturabilir. • Üstünüzü aracınıza aldıysanız, o inerken sizin de inmeniz gerekir. • Resmi otomobile binerken önce üst, sonra kıdemsiz biner; inerken önce üst iner.

19. KARŞILAMA - UĞURLAMA • Karşılama ve uğurlamada katılanlar kıdem ve makamlarına göre protokoldeki yerlerine dizilirler. Karşılamada varsa onur kıtasından önce, uğurlamada ise kıtadan sonra yerlerini alırlar. • Karşılamada ve uğurlamada, töreni kabul eden kişi (Konuk), sağda görülecek biçimde yer alınır. • Üstleri uçaktan ya da otomobilden indiklerinde karşılarken başta kıdemli sonra kıdemsizler, uğurlarken de önce kıdemsizler sonra kıdemli yer alır. • Uçağa binerken önce küçükler biner, inerken üst olan iner. • Karşılamada en üst olan, konuğa ilk önce “hoş geldiniz!” der ve elini sıkar. • Uğurlamada ise, ilk önce ast olan “Güle güle” der, en üst olan da en son “Güle güle” der ve elini sıkar. Yani konuk, en son en üstte “hoş cakalın” der ve elini sıkar. Elini sıkarken önce el uzatma hakkı üst olanındır • Ev sahibi önden gider. Ancak önde yol gösteren biri varsa ya da bilinen bir yere gidiliyorsa/giriliyorsa ev sahibi konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder. • Üst odanın kapısında değil binanın kapısında karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. • Eş düzey ise odanın kapısında , Ast konuk da odada ayağa kalkarak ve elini sıkarak karşılayıp uğurlanmalıdır. • Uğurlamalarda üst salonu terk etmeden kimse salonu terk etmemelidir. Üst otomobile kadar uğurlanır. Araba hareket etmeden geri dönülmemelidir. Karşılamada uygulanan kurallar uğurlama için de geçerlidir.

20. KARŞILAMA - UĞURLAMA Nazilli’de Ulu Önder’ e çocuklar tarafından yapılan bir karşılama töreni  (9 Ekim 1937)

21. ZİYARET - GÖRÜŞME • Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önceden randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri rahatsızlık yaratabilir. • Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir. Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek sunabilir. Uygun seçenekte anlaşılabilir. • İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır. • Ziyaretlere gidilirken çiçek veya mütevazı armağanlar götürmek her zaman geçerlidir. • Öğleden önce 10.00 – 11.00, Öğleden sonra 15.00 – 17.00 saatleri en uygun zamandır. • Resmi ziyaretler kısa olmalıdır; 15-20 dakika, en çok 30 dakika. • Üste saygılı olunmalı, taşıdığı unvana göre makama girdiğinde selamlayarak hitap edilmeli, üst oturmadan oturulmamalıdır • Oturuş pozisyonu, ayakların ve ellerin duruşu, yöneticinin özgüveni ciddiyetini, görüntünün asilliğini gösterir. Konuşmalarda saygılı ifadeler kullanılmalıdır. Konuşmayı dinlerken üst yöneticimizin gözlerine bakılmalıdır. Üstümüz bizi karşılarken ya da uğurlarken el sıkmak için elini uzatmıyorsa biz önceden elimizi uzatmamalıyız.

22. ZİYARET ve GÖRÜŞME • Astın ziyareti sırasında oturacağı koltuk; üst yöneticinin makamına yakın ve uygun olan koltuktur. İçerdeyken üst birisinin gelmesi ile kalkarak bir koltuk geriye gitmek gerekir. • Eğer üst makama birden çok kişi ile gidilmiş ise; düzey ve kıdeme göre sıralanmalı ve en kıdemli olan üst yöneticiye en yakın oturmalıdır. • Üstün astı ziyaretinde ilke olarak ast makam koltuğunda oturmayarak konuk koltuğuna, yani konuk karşısında oturur. • Sizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin. Ancak eş düzeydekiler yaş, kıdem ve diğer yönden sizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak kabul etmek saygıyı gösterir. • İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilere eşit düzeyde oturun. Bunun için odanızda olanaklıysa bir eşitliğin göstergesi olan bir yuvarlak masa ve konuk koltukları olan bir yer hazırlayın. • İkramları (Örneğin çay) önce konuğunuza (en büyüğünden başlamak üzere) sunun/sundurun. En son size sunulmalıdır. • Göreve yeni başladığınızda kutlamaya gelenlere ikramda bulunun, size gelenlerle ilişkileri sürdürmek teşekkür etmek (iade-i ziyaret) için isimleri not edin. Gelemeyecek durumda olanlara siz gidin ve kendinizi tanıtın. • Sizden sonra atanan akran ve üst yöneticilere de kutlama için önce siz gidin.

23. TÖREN ORGANİZASYONLARI PROTOKOL KURALLARI PROGRAM SUNUM TEKNİKLERİ

24. TÖREN NEDİR? • Kamusal Yaşamda, devlet ve hükumet adamlarının ve üst düzey yöneticilerin davetli olarak katıldıkları en önemli biçimsel etkinliklerdir.

25. TÖREN ÇEŞİTLERİ A) DEVLET TÖRENİ Cumhurbaşkanı’nın katıldığı tören, T.B.M.M. Açılışı, Cumhurbaşkanı’nın ant içmesi ve göreve başlaması, Devlet ve hükümet adamlarının ziyaretleri, Resmi Heyet Ziyaretleri, Atatürk’ün ölüm yıldönümünü anma.

26. B) RESMİ TÖREN • Başbakan veya Bakanların, Mülki, Askeri, Adli ve Akademik zevatın, Vali ve Kaymakamların katıldığı törenlerdir. a.Ulusal ve Resmi Bayramlar, b.Başbakan ve Bakanların görev devir teslimleri, c. Mahalli Kurtuluş Günleri.

27. B) RESMİ TÖREN d. Anıtlara Çelenk Koyma e. Kurumsal Törenler (Temel Atma, açılış, kapanış, kutlama, diploma vb.) f. İmza Törenleri g. Karşılama ve Uğurlama Törenleri

28. C) DİĞER TÖREN ÇEŞİTLERİ • Dini Törenler • Dini Bayramlar • Yeni Yıl Kutlamaları • Nikah Törenleri • Cenaze Törenleri

29. RESMİ PROGRAM • Kamusal yaşamda kurumsal, ulusal, özel anma ve kutlama günlerinde tüm etkinliklerde oluşturulan biçimsel akış düzenlemeleridir. • Tören bir bütünü kapsar. Program bu törenin akış düzenidir. • Resmi Program törenler dışında da düzenlenebilir.

30. KOMİTE OLUŞTURULMASI Zafer Bayramı dışındaki törenlerde oluşturulacak komite üyeleri • İl ve İlçelerde mülki amirin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında • Garnizon Komutanlığı, • Belediye Başkanlığı, • Jandarma, • Emniyet, • Milli Eğitim, • Kültür Bakanlığı Temsilcileri.

31. TEKNİK KOMİTE TÖRENLERİN(davet, oturma kortej düzeni, kıyafet biçimi, karşılama, uğurlama vb. )HER UYGULAMASINDAN SORUMLUDUR

32. Tören ve Resmi Program Organizasyonları dahilindeki tüm düzenleme ve uygulamalar sahne ve alan tasarımcığı gibi özel bir çalışma ve özen gerektirir. Komite Başkanı bu organizasyonlarda birinci derecede sorumlu kişi olarak, adeta bir sanat yönetmeni gibi çalışmalıdır.

33. ÇALIŞMA ESASLARI • Tören Günü, saati ve mekanın seçimi. • Tören sunucusu veya sunucuların seçimi • Toplantı ve prova günlerinin belirlenmesi • Elektronik Donanım temini ve bu donanımdan sorumlu teknik kişi ve kurumların belirlenmesi. • Tören Merkezi veya tören alanının düzenlenmesi

34. ÇALIŞMA ESASLARI • Tören Merkezi veya tören alanının protokol düzeninin sağlanması, • Davetiye ve davetli listeleri sorumlularının seçimi, • Prova uygulamaları, • Ekonomik boyutun belirlenmesi ve fiyat tekliflerinin incelenmesi.

35. TÖRENSEL , RESMİ KONUŞMA VE SUNUŞ KURALLARI Kamusal yaşamda düzenlenen tören,resmi açılış ve kapanış programları,konferans ve kongrelerde , toplantılarda vb…sunuş(takdim), hitap , selamlama ve konuşma konusunda belli protokol kuralları vardır.Bu kurallara uymak gerekir.Zira çok özenle hazırlanan bir tören veya program ,sunucunun bilgisi ve becerisi oranında başarılı olur veya olmaz.

36. Sunuş (takdim ) Kuralları • Bir törenin sunucusu o törenin imajıdır.Sunucu özenle seçilmeli ve yoğun bir eğitimden geçirilmelidir.Bu eğitim içeriğinde iyi bir ses,güzel konuşma diksiyon,beden dili,estetik ,renk bilgisi,saygı ve nezaket kuralları,protokol kuralları , uygun kılık kıyafet bilgisi vb...geniş kapsamlı verilmeli ve uygulamalar yaptırılmalıdır.

37. SUNUCU ; ELİNE METİN TUTUŞTURULMUŞ,MİKROFON BAŞINA GEÇMİŞ KONUŞAN ,SIRADAN BİRİ DEĞİLDİR.Aksine genelde metinleri kendisi hazırlayan,araştıran ,donanımlı alt yapısı sağlam, kültürlü ve her konuda kendini geliştirmiş ve özümsemiş kişidir.BU ASLA UNUTULMAMALI VE BU BİLİNÇLE DEĞERLENDİRİLİP ÇALIŞMALAR GERÇEKLEŞTİRİLMELİDİR.

38. Sunucu bir törenin asıl ve sürekli kişisidir.Bu yüzden tören programının tüm detaylarını bilmek ve programa bütünüyle hakim olmak zorundadır.En baştan beri gelişmeleri detaylı olarak takip etmeli komite çalışmalarında bizzat bulunmalı ve provalarda sırasında yönlendirme yapmalıdır.

39. Pratik zekasını geliştirmeli ve durum değişikliklerine çabuk uyum sağlamalıdır.Genel olarak heyecanına ve duygularına hakim olabilmeli , tüm güzel konuşma-diksiyon, beden dili ,ve yüz ifadesi uygulamalarını eksiksiz bilmeli , bu konularda örnek bir tutum sergilemelidir.

40. Yerine ve zamanına göre giyinmesini iyi bilmeli, daima bakımlı, estetik zarif,nezaketli,saygılı ve hoşgörülü olmalıdır.Olumsuz davranışlardan kendini mutlaka arındırmalıdır.Bazı konularda fazla bilgiye sahip olmak ve mikrofon başında bulunmak baskın yada saygısız ve kaprisli olmayı gerektirmez,unutmamalıdır.Törenin imajı olma sorumluluğu sıradan ve kolay bir iş değildir bunu hep aklında tutmalı ve içinde hissetmelidir.

41. Törenin anlamı içerisinde heyecanını korumalı , bu anlam ve heyecanı iyi yansıtmalıdır. • …..Mikrofon kullanma becerisini iyi geliştirmeli ,teknisyenleri sırasında yönlendirmelidir.Çünkü bir töreni izleyicilere yansıtacak olan ses ve görüntüdür. Sunucu bu uyumun önemini bilerek ayarlamalarda etkin olmalıdır.

42. Programın akışının her detayından sunucu haberdar olmalıdır.Tören programına kimlerin katılacağını çok iyi bilmelidir. • ….Sunucu salona ya da tören alanına en erken gelen kişilerden biri olmalıdır.Tören saatinden en az bir saat önce alanda ya da salonda hazır olmalıdır.Son hazırlıkları gözden geçirmeli varsa değişiklikleri not etmeli ve kürsü düzenini sağlamalıdır. Törenin başlama saatine yakın kürsüde hazır beklemeli salona giren protokolü salona bildirmelidir.

43. Törene ya da programa katılan en üst düzey protokol salona girerken sunucu anonsunu edebilir.Örn. : • “…………..valimiz Sayın ……….. …….. şu anda tören alanımızı onurlandırmışlardır.Kendilerine HOŞGELDİNİZ diyor saygılarımızı sunuyoruz…”

44. Protokol yerini aldıktan sonra Sunucu “Başlayınız” komutunu alıp hitaba başlar. • Burada dikkat edilecek konu : • Hitap sırası büyükten küçüğe olur.Örn: • Sayın Bakanımız • Sayın Valimiz • Bakanlığımızın Sayın üst düzey yöneticileri • İlimizin ve ilçelerimizin sayın Eğitim Yöneticileri ve Eğitimciler • Değerli Konuklar

45. Not:Başbakan ve Cumhurbaşkanlarının kendileri ya da eşlerinin katıldığı tören ya da programlarda başka hitap yapılmaz….

46. Örn: • Sayın Başbakanım • Sayın Konuklar

47. Örn: • Başbakanımızın değerli eşleri Sayın Hanımefendi • Sayın Konuklar

48. Örn: • Sayın Cumhurbaşkanımız • Sayın Konuklar

49. Cumhurbaşkanımızın Saygıdeğer eşleri Sayın Hanımefendi • Sayın Konuklar

50. Hitaptan sonra HOŞGELDİNİZ demek gerekir.Bunun için konu içeriği çok önemlidir.Sunucu konuyu,toplantının ya da törenin yapılma amacını içeren bir hoşgeldiniz cümlesini özenle kurar.