ADMINSTRA O DE UNIDADES DE INFORMA O

1. ADMINSTRAÇÃO DE UNIDADES DE INFORMAÇÃO Que desafios cabem ao gerente de informações? Atender as necessidades informacionais de usuários potenciais da UI; Melhorar e otimizar os procedimentos técnicos de recuperação e comunicação de informação, acesso e o uso de serviços e produtos de informação (tangível e intangível); Suprir (internamente e em relação ao sistema da UI) de informações e ferramentas para tomada de decisões gerenciais segundo critérios de eficácia e eficiência;

2. ADMINSTRAÇÃO DE UNIDADES DE INFORMAÇÃO Que desafios cabem ao gerente de informações? Capturar, registrar e difundir processos informacionais e do conhecimento; Criar um ambiente favorável à promoção e sustentação de inovações constantes seja internamente ao sub-sistema ou externamente relacionado ao sistema a que pertence; Melhorar o desempenho do negócio e a posição da UI do seu sistema, e da empresa no mercado. 

3. TRABALHO ADMINISTRATIVO Funções do administrador (Fayol): administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar

4. TRABALHO ADMINISTRATIVO Funções do administrador (Newman): Planejar (determinar a tarefa e realizar), organizar(grupar atividades necessárias ao plano), reunir recursos, supervisionar (direção diária) e controlar(assegurar que os resultados obtidos correspondam ao planejado)

5. TRABALHO ADMINISTRATIVO Trabalho administrativo: Caracterizado segundo princípios da psicologia social e da teoria do papel (papel desempenhado e percebido)

6. TRABALHO ADMINISTRATIVO Dimensões do trabalho administrativo: as atividades funcionais (ou operações), aquelas atividades regulares e infinitas no tempo de produção de bens e prestação de serviços; E as atividades não regulares, finitas, os projetos

7. TRABALHO ADMINISTRATIVO O que são as atividades funcionais? São aquelas que repetem-se ao longo do tempo, com variações em escala (de baixa a alta) dependendo da característica do ambiente organizacional (de baixa ou alta turbulência) (Maximiano, 1997)

8. TRABALHO ADMINISTRATIVO O que são Projetos? São empreendimentos finitos, que têm objetivos claramente definidos em função de um problema, oportunidade ou interesse de uma pessoa ou organização (Maximiano, 1997)

9. TRABALHO ADMINISTRATIVO Os projetos têm existência justificada em razão: da importância do evento ou atividade não rotineira; da complexidade e especificidade do problema, do grau elevado de desconhecimento sobre sua solução ou maneira de atingi-la,

10. TRABALHO ADMINISTRATIVO Os projetos têm existência justificada em razão: da inexorabilidade do prazo para atingi-la, da multidisciplinaridade do problema ou solução, e da diversidade de recursos e competências envolvidas.

11. TRABALHO ADMINISTRATIVO Fases do ciclo de vida do projeto: Preparação: concepção, definição de objetivos e desenho do projeto Estruturação: detalhamento dos planos operacionais e organização de equipes Desenvolvimento e implementação: prática do plano Encerramento: alcance dos resultados

12. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO O que é administração de projetos? É um processo que procura realizar um objetivo; É uma estratégia para lidar com empreendimentos finitos; Desenvolvimento de técnicas para lidar com planejamento, organização, execução e controle de atividades do projeto

13. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO

14. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO Empreendimento de ações características do projeto: planejamento, organização, execução e controle do processo administrativo em si mesmo.

15. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO Planejamento: tomada de decisões, preparação (definição de necessidades, objetivos e recursos), especificação detalhada de informações para inicio e acompanhamento do projeto, e condução de suas diversas fases de maneira segura e de forma a controlar incertezas e desvios do objetivo definido

16. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO Organização: divisão de tarefas, responsabilidades e autoridade para tomar decisões; Montagem de equipes, definição de papéis de seus integrantes, e administração e integração de sucessões de equipes. Em geral a organização antecede o planejamento

17. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO Execução: tomada de decisões, realização de atividades, detalhamento de atividades previstas no plano e em suas fases subsequentes de vida

18. PROCESSO DE ADMINSTRAÇÃO DE PROJETO Controle: comparação dos resultados com os objetivos; garantia do bom andamento das atividades especificadas e modificadas/ajustadas/adequadas ao longo dos ciclos de vida do plano

19. OBJETIVOS (O QUE) O que são objetivos de um projeto? Termo genérico para todas idéias que indicam alguma espécie de resultados que se espera alcançar

20. OBJETIVOS (O QUE) O que são objetivos de um projeto? Decomposição das finalidades e atividades que a organização pretende desenvolver para atender demandas de produtos e serviços (sociais e econômicos)

21. OBJETIVOS (O QUE) Definições: Tavares: “Alvos a serem perseguidos através da canalização de esforços e recursos”. MEC: Objetivos = finalidade: “Visa explicar, de modo preciso, claro e sem ambiguidade, o que se pretende alcançar com a execução do projeto.”

22. OBJETIVOS (O QUE) Funções dos objetivos: Orientar a ação (estabelecer critérios para orientar a ação e o processo decisório; Definir o ritmo de serviços, ou negócios Motivar pessoas; Facilitar a avaliação do desempenho (serve como parâmetro de avaliação)

23. OBJETIVOS (O QUE) Características dos objetivos: Hierarquização: segundo critérios de factibilidade, urgência e importância Realidade: pesquisa do contexto; Coerência: entre objetivos e missão; Operacionalidade: deve se real e também factível; Explicitação: clara, de conhecimento de todos os evolvidos; Flexibilidade: possibilidade de adaptar a mudanças

24. OBJETIVOS (O QUE) Classificação de objetivos: Objetivo geral: diz respeito ao plano como um todo; Objetivos específicos: decomposição do objetivo geral em objetivos menores, mais específicos e com prazos mais curtos

25. OBJETIVOS (O QUE) Forma dos objetivos: Quantitativos (ex: crescimento de 80% no ano); Qualitativos (ex: incrementação/melhoria da qualidade dos serviços prestados)

26. OBJETIVOS (O QUE) Prazos de referência dos objetivos: Curto, médio e longo

27. OBJETIVOS (O QUE) Fontes de definição de objetivos: Análise ambiental (oportunidades e ameaças, pontos fortes e fracos da organização) Análise da organização (passado/presente e inferência do futuro através de visão crítica) Análise do estilo de gestão (abrangência, filosofias, políticas e valores)

28. OBJETIVOS (O QUE) A relação entre a Missão (dimensão externa) e os esforços e recursos (dimensão interna) devem fornecer os principais ingredientes e contornos para definição de objetivos

29. OBJETIVOS (O QUE) Missão: Exprime a razão de ser da unidade de informação, contribuindo para explicitar o negócio, os usuários, os produtos ou serviços e mercados, orientando e delimitando as ações e definindo a que ela se propõe

30. OBJETIVOS (O QUE) Perguntas sobre a Missão: Quem somos enquanto organização? O que a UI pode fazer para reconhecer, antecipar e atender as necessidades dos usuários? Quais valores e cultura da UI? Qual o nosso negócio, nosso negócio ou razão social de existência?

31. OBJETIVOS (O QUE) Missão: As melhores formas de se entender a missão são: Identificando e analisando as pessoas/agentes interessados da UI, tais como: os usuários, os potenciais fornecedores, a sociedade e setores envolvidos com as atividades da organização; Relacionando as expectativas do ambiente em relação à UI

32. OBJETIVOS (O QUE) Expectativas do ambiente em relação a UI: Usuários: atendimento de necessidades; Fornecedores: eficiência/eficácia na execução dos serviços e especificação de recursos necessários; Funcionários: valorização do profissional, atendimento de necessidades pessoais, sociais e de expectativas quanto a retribuição financeira dos serviços prestados.

33. OBJETIVOS (O QUE) Procedimentos para definição da missão: Listar as necessidades existentes ou latentes no ambiente organizacional: na sociedade e junto aos potenciais usuários dos serviços/produtos da UI; Listar as atividades que a UI pretende implantar, adequar, melhorar, incrementar em função das necessidades dos usuários e da sociedade

34. OBJETIVOS (O QUE) Exemplo de objetivo: Diagnosticar a qualidade (eficiência: menor custo maior/melhor produto/serviço) e (eficácia: grau segundo o qual organizações atingem suas missões, metas e objetivos em função de restrições de recursos limitados) do sistema de documentação e a organização do sistema de arquivos do Depto de Edificações de Atividades Urbanas da Secretaria Mun. de Atividades Urbanas.

35. OBJETIVOS (O QUE) Objetivos específicos: Estudar o fluxo da documentação: documentos que dão entrada no depto, finalidade de cada um, ciclo de vida,encaminhamento dentro do setor; Verificar a adequação e controle dos documentos ao atual sistema de organização dos arquivos; Contribuir com o projeto de reestruturação do DEAU como um todo