KMD Sag exit-strategi

1. KMD Sag exit-strategi SAPA netværksmøde den 10. juni 2014

2. Måden vi gør det på • Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser • Så tid til samtale i jeres grupper • Derefter opsamling i plenum • Vi når 2 – 3 runder • Samlet afrunding

3. Agenda • Hvorfor er KMD Sag Exit-strategien en ”must-do” opgave for kommunerne? • Hvad er KMD Sag Exit-strategien? • Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien?

4. KMD Sag Exit-strategien Keep it simple har været motto’et… Men!

5. KMD Sag Exit-strategi og alt det ”andet” • Udfordringerne…..dem er der mange af og de klistrer sammen • Kontraktoverblik • Systemsammenhænge • Udbudsplaner • Monopolbrud • Rammearkitekturen/Støttesystemer • It portefølje med ressourcer og kompetencer • Prioritering af drejebogens opgaver • Strategierne for Sag & Dokument, SAPA implementering etc. • Serviceplatformen og beskedfordeler • Den vigtigste pointe er, at I ikke bare kan læne jer tilbage. I sidste ende er det jeres ansvar, at have styr på jeres forretning!

6. Kort om hvorfor • Brændende platform! • Nødvendige ændringer i den kommunale tilgang • Hvad sker der, hvis Iikke gør noget! • Økonomi: • Nye arbejdsgange og nye it-systemer • Er det en investering? JA! • Tidslinje: • Alt haster! It-systemer, leverandørstyring, kontraktafhængighed, udbud, arbejdsgangsbeskrivelser, arkivering og forandringsprocessen • Den vigtigste pointe er, at I begynder at tilpasse jer til de ændringer som er på vej!

7. Hvad er KMD Sag Exit-strategi?

8. Kort om hvad • Det hele handler om hvordan I håndterer de sager, der i dag er i KMD Sag, fordi om lidt bliver KMD Sag udfaset, og så skal I tage stilling til hvor I vil have sagerne fremadrettet. • En procesguide til at analysere hvad der er den bedste KMD Sag Exit-strategi for de sagsområder der i dag anvender KMD Sag. • Et materiale til projektlederen, som skal gennemfører KMD Sag Exit-strategien. • Et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidig it-understøttelse. • Sikre at der træffes en kvalificeret beslutning om KMD Sag Exit.

9. Opbygning af KMD Sag Exit-strategien Indledning Procesguide Eksempelsamling Redskabssamling

10. En procesguide til KMD Sag Exit-strategien • Procesguiden er en trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD Sag Exit-strategien. • Procesguiden er opdelt i fire faser: • Screening af fagområder og sagsområder • Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) • Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) • Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsoplæg

11. Fase 1: Screening af sagsområder/fagområder • Udpeg en ansvarlig • Hvor anvendes KMD Sag i organisationen? • Forbered tanker til workshop

12. Fase 2: Kortlægning (As-is) • Tag udgangspunkt i resultaterne • Indkald til workshop inden for fagområderne • Brug spørgeguide for As-is • Definér hvordan fagområderne anvender KMD Sag efter KLE, antal sager, journalnotater, sagsbehandlere…

13. Fase 3: Fremtidige løsningsscenarier (To-be) • Strategisammenhæng • System og kontraktoverblik • Kend As-is billedet • Brug spørgeguide for To-be • Inddrag specialister og ledere • Brug prioriteringsmodellen

14. Fase 4: Prioritering • Vurder og prioritér forretningskritiske områder op imod de lavthængende frugter • Vurder oprydningsarbejdet • Få input fra prioriteringsmodellen • Forskellige filtreringer giver forskellige overblik

15. Eksempelsamling • Der er eksempler fra Hjørring, Roskilde og Sorø, som kommer omkring strategiens faser. • X+Y=okay • Z+Q=okay • R+U=okay Den vigtigste pointe er, at outputtet er brugbart i ens egen organisation og at I anvender dokumentationsarket undervejs!

16. Redskabssamling – www.kombit.dk/sapa/exitstrategi • Brugsmønstermodel • As-is og To-be spørgeguide • Hvordan holder du en workshop? • Prioriteringsmodel • Dokumentationsark

17. Redskabssamling - Prioriteringsmodel • Løsningsscenarie 1 – 4. • Alle scenarier har fordele og ulemper. • Det vil være forskelligt for de enkelte fagområder og sagsområder, hvad der er det bedste scenarie.

18. Redskabssamling - Dokumentationsark • Tværgående redskab, der bruges i alle fire faser til at dokumentere output. • Dokumentationsarket har tre faneblade: • Vejledning til hvordan du bruger dokumentationsarket • Eksempel fra Sorø på hvordan det ser ud, når output er dokumentet • En tom skabelon, som du kan bruge til din dokumentation • Start med at læse vejledningen!

19. Tilbage til motto’et: Keep it simpel! • For fageksperterne: • Deltagelse i As-is og To-be workshop • …og lidt forberedelse forud for de to workshops • For specialisterne: • Deltagelse i To-be workshop • …og evt. opfølgende analyser, fx nærmere økonomisk redegørelse For SAPA projektleder/- kontaktperson: Find eksperterne og inddrag As-is og to-be brugermønsteranalyse… og det er jo den mindste opgave ”Sælge” og fastholde interessen Beslutningsoplæg om KMD Sag Exit-strategien For ledelsen/beslutningstagere Deltagelse i To-be workshop eller parallel dialog Linjeledere/fagchefer tager ansvar for beslutning om valg af scenarie og løsning for det gældende fagområde Direktion træffer samlet beslutning for alle fagområderne

20. Hvornår skal kommunerne i gang med KMD Sag Exit-strategien?

21. I skal i gang NU! • Ikke for KOMBIT’s skyld men for jeres egen….. • Så har I muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede it-portefølje og it-understøttelse. • Igangsæt arbejdet efter sommerferien!

22. Al materialet er tilgængeligt på:www.kombit.dk/sapa/exitstrategi

23. Intro til samtaler i grupper

24. Afklaring • Tag en runde: • Hvilke afklaringsspørgsmål har jeg nu? • Slut af med at afgøre: • Har vi i gruppen spørgsmål vi gerne vil stille for at sikre os, at vi har forstået oplægget rigtigt?

25. Næste skridt • Tag en runde: • Hvad er mit næste skridt efter i dag? • Slut af med at afgøre: • Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til næste skridt?

26. Barrierer • Tag en runde: • Hvad er den største barriere i min organisation? • Slut af med at afgøre: • Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til de barrierer, vi har talt om?