Sisältö

1. 010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/Luento 6 ja 7Kalle Ikkeläkalle.ikkela@lut.fi

2. Sisältö • Projektin tuloskolmio • Riskien hallinta • Muutostenhallinta • Hankinnat • Laatu • Projektin kokoukset • Projektin päättäminen

3. Tarina projektista This is a short story about four people,Everybody, Somebody, Anybody and Nobody. There was an important job to be doneand Everybody was asked to do it.Everybody was sure that Somebody would do it.Anybody could have done it, but Nobody would. Somebody got angry about thatbecause it was Everybody's job to do it.Everybody thought that Anybody could do it,and Nobody realized that Everybody wouldn't.It ended up that Everybody blamed Somebody. In the meantime, Nobody got the job done.

4. Projekti- ryhmä RAHA AIKA TULOS Projektin tuloskolmio - Resurssit - Muut kustannukset - Ominaisuudet - Laatu

5. Muutoksia projektin tuloskolmiossa

6. Sisältö • Projektin tuloskolmio • Riskien hallinta • Muutostenhallinta • Hankinnat • Laatu • Projektin kokoukset • Projektin päättäminen

7. Riskien hallinta projektissa • Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. • Riskianalyysi ainakin toteutettavuustutkimuksen loppupuolella, mahdollisesti muissakin vaiheissa. • Riskejä seurataan esim. viikkokokouksissa ja niiden perusteella ohjataan projektia ja tehdään päätöksiä toimintatavoista. Tarvittaessa projektin johtoryhmä voi tehdä päätöksiä riskien minimoimiseksi.

8. Riskityypit, esimerkkejä • Tekniset riskit • Tuotevastuuriskit • Projektiriskit • Aikataulu- ja budjettiriskit • Organisaatio, henkilöstö, tiedonkulku • Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat • Sopimusriskit • Bisnesriskit • Taloudelliset ja sopimuksiin liittyvät riskit • Ympäristötekijät, luonnonolosuhteet • Kohdemaahan liittyvät riskit, esim. lait, politiikka

9. Riskianalyysi • Workshop, osallistujat eri alueiden asiantuntijoita • Riskit kerätään listaksi, jossa jokaisen riskin todennäköisyys (P) ja vaikutus (I) arvioidaan ennalta sovitulla asteikolla (usein 1-5) • Lista järjestetään P x I arvon perusteella • Tärkeimmille riskeille tehdään varautumissuunnitelma • Jokaiselle riskille nimetään vastuuhenkilö ja annetaan päivämäärä, johon mennessä varautumissuunnitelmassa kerrotut asiat tulisi olla tehty

10. Riskien dokumentointi, esimerkki

11. P Etsitään ratkaisuja riskien poistamiseksi Riskejä tarkkaillaan Analyysi ja torjunta- suunnitelma Ei toimen- piteitä 0 I Riskien hallinnan nelikenttä

12. Riskien seuranta ja hallinta • Mahdolliset toimenpiteet • Riskien ennakointi • Riskien eliminointi • Riskien väistäminen • Seurausten minimointi • Toimenpiteissä täytyy aina muistaa vaikutukset projektin budjettiin, aikatauluun, ominaisuuksiin ja laatuun

13. Top risks, USA • Avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa • Epärealistiset aikataulut ja budjetit • Kehitetään ohjelmistoon vääriä toimintoja ja turhia piirteitä • Huono käyttöliittymä • Muutokset määrittelyssä = "liikkuva maali" • Ongelmat muualta hankituissa komponenteissa ja/tai palveluissa • Tekniset ongelmat (suoritusteho, reaaliaikaisuus, muistitila).

14. Top risks, Lappeenranta • MITEN • Aikataulu petti • Kustannukset ylittyivät • Asiakas tyytymätön tuotteeseen (ei vastaa tavoitteita, liiketaloudelliset menetykset) jälkihoidon työmäärä valtava. • MIKSI ? • Työmääräarvio virheellinen • Määrittely puutteellinen • Liian suuri projekti • Asiakkaan/toimittajan asiantuntemattomuus • Suunnittelematon käyttöönotto • Henkilöstön vaihtuvuus • Huono projektipäällikkö • Ongelmat työvälineissä/laitteissa

15. Critical (anti) success factors in software projects • (J. S. Reel, IEEE Software May/June 1999) • 1. Projektinvetäjä ei ymmärrä asiakasvaatimuksia • 2. Projektin laajuutta ei ole määritelty kunnolla • 3. Muutostenhallinta on puutteellista • 4. Teknologiassa tapahtuu muutoksia • 5. Asiakasvaatimukset muuttuvat • 6. Aikataulu on epärealistinen • 7. Käyttäjien vastustus • 8. Tuki projektille loppuu • 9. Projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa • 10. Ei oteta oppia toimivista käytännöistä ja tehdyistä virheistä. Johtopäätös: Projektien ongelmat eivät niinkään ole teknisiä, vaan liittyvät projektinhallintaan, ihmisten johtamiseen, ryhmätyöhön, kommunikointiin, asiakastarpeiden ymmärtämiseen…

16. Riskienhallinta, tehtävä • Olet projektipäällikkönä keskisuuressa suomalaisessa yrityksessä. Toimit projektissa, joka lähtee toteuttamaan kosketusnäytöllä olevaa tiesääpalvelua mobiilipäätelaitteisiin. Asiakkaana on aloitteleva, pääasiassa Pietarin alueella toimiva päätelaitevalmistaja. Tarvittavat kartat tuottaa suuri tunnettu suomalainen yritys. • Projekti on sinulle ensimmäinen projektipäällikkönä. Projektin arkkitehti on kokenut, mutta hänellä ei ole kokemusta käytettävästä arkkitehtuurista eikä hän tunne uutta ohjelmointikieltä, mambaa. Projektissa on neljä suunnittelijaa, jotka myös käytännössä toteuttavat ohjelmiston. Lisäksi projektissa on puolipäiväinen testaaja sekä konsulttiyrityksestä ostettu henkilö, joka kirjoittaa käyttöohjeet. Henkilön nimi ei ole vielä tiedossa, mutta sen pitäisi selvitä muutamassa kuukaudessa. • Projektissa ollaan toteutettavuustutkimuksen loppuvaiheessa. Vaatimusmäärittely on tehty, vaatimukset on suurimmaksi osaksi analysoitu ja arkkitehtuurista on olemassa hahmotelma. Loppuprojektin suunnittelu on aluillaan: alustava tehtävien ositus on tehty, mutta työmääriä ei ole vielä ehditty arvioimaan. Projektin johtoryhmässä olevat henkilöt ovat ilmoittaneet, milloin projektin viimeistään täytyy olla valmis. Mielestäsi aikataulu kuulostaa tiukalta, mutta haluat uskoa, että ehditte valmiiksi. • Asiakas vaatii, että projektin on oltava valmiina mahdollisimman nopeasti. Tämän vuoksi projektia ei pilotoida, vaan se halutaan samoin tein suuren yleisön käyttöön. Itse asiassa markkinointikampanjan suunnittelu on jo hyvässä vauhdissa. • Tänään vuorossa on projektin riskianalyysi. Tehtävänäsi on keksiä projektiriskejä, teknologiariskejä ja bisnesriskejä, vähintään 3 kappaletta kutakin. Arvioi luennolla esitetyllä tavalla riskien todennäköisyyttä ja vaikutusta asteikolla 1-5 ja keksi viidelle suurimman painoarvon saaneelle riskille varautumissuunnitelma.

17. Sisältö • Projektin tuloskolmio • Riskien hallinta • Muutostenhallinta • Hankinnat • Laatu • Projektin kokoukset • Projektin päättäminen

18. ”Projektin aikana tehtiin muutama pieni sisällön muutos.” Projektin sisällön hallinta Sisällön hallinnan tarkoituksena on varmistaa, että tavoitteiden saavuttamiseksi tehdään riittävä määrä töitä. Ei yhtään vähempää eikä yhtään enempää.

19. Muutosten hallinta • Tarvitaan, kun alkuperäisiin suunnitelmiin tulee muutoksia • Syitä muutoksiin voi tulla mm. markkinatilanteen muutoksista, kilpailijoiden toimenpiteistä tai asiakkaan täsmentyneistä tarpeista • Muutokset on otettava huomioon, jotta tuote on valmistuttuaan edelleenkin kilpailukykyinen ja markkinoille sopiva

20. Muutostenhallintaproseduuri Muutos- ehdotus Muutoksen arviointi Asiantuntija- lausunnot Muutoksen käsittely Hylätään Hyväksytään Muutoksen suoritus, dokumentointi, testaus ja tiedottaminen

21. Sisältö • Projektin tuloskolmio • Riskien hallinta • Muutostenhallinta • Hankinnat • Laatu • Projektin kokoukset • Projektin päättäminen

22. Hankinnat • Tuotteen valmistaminen • Omassa tuotannossa • Partnerit: vakinainen yhteistyökumppanuus • Alihankinnat: erityisosaamista tarvitsevat komponentit tilataan • Sopimuskuviot, kommunikointi ja raportointi suuressa roolissa • Elcoteq Network Oy:n esitteessä motto: ”Keskity tekemään voittoa, ei tuotteita.”

23. Projektiryhmän tehtävät hankintatoimessa • Varmistaa, että käytettävissä on riittävät lähtötiedot • Osittaa projekti myös hankintatoimen kannalta järkeviin kokonaisuuksiin • Pitää rekisteriä mahdollisista toimittajista ja kartottaa uusia toimittajia • Laatia tarjouspyyntöjen tekniset määrittelyt • Osallistua toimittajien valintaa • Valvoa hankintojen etenemistä

24. Sisältö • Projektin tuloskolmio • Riskien hallinta • Muutostenhallinta • Hankinnat • Laatu • Projektin kokoukset • Projektin päättäminen

25. Mitä on laatu? • Laatu muodostuu tuotteen tai palvelun piirteiden ja ominaisuuksien joukosta, joiden avulla tuote tai palvelu tyydyttää asiakkaan asettamat sekä toiminnalliset että ei-toiminnaliset vaatimukset. • Kolme eri kategoriaa: • Asiakastyytyväisyys • Tuotteen tai palvelun laatu • Toiminnan laatu (prosessit) --> sertifiointi

26. Asiakastyytyväisyys • Asiakkaan tyytyväisyyttä voidaan mitata kyselyn avulla. • Projektin alussa kysytään esim. viittä asiakkaan mielestä tärkeintä kriteeriä projektin onnistumisesta. • Projektin lopussa kysytään, kuinka projektissa onnistuttiin saavuttamaan kyselyyn kirjatut tekijät. • Tärkeää on määritellä jollain tavoin mitattavat kriteerit, jotta kyselystä on hyötyä. Esim: ”Tuote on valmis ajallaan” ja ”Tuotteesta ei löydy kriittisen tason virheitä” on parempi kuin ”Tuotetta voidaan jatkokehittää”.

27. Tuotteen tai palvelun laatu • Mitattavia ominaisuuksia, esim. • Virhettä / kloc (tai virhettä / FP) • Tuotteen saatavuus • Virheistä aiheutuvat kustannukset • Arvioitavia ominaisuuksia, esim. • Toiminnallisuus • Käytettävyys • Tehokkuus • Siirrettävyys • Ylläpidettävyys

28. Tehtävä • Mikä on katselmointien ja testauksen merkitys • a)asiakastyytyväisyyteen • b)tuotteen tai palvelun laatuun • c)projektitoiminnan laatuun? • Mitä muita laatua parantavia toimenpiteitä katselmointien ja testauksen lisäksi on olemassa?

29. Toiminnan laatu • Yleisesti käytetyt organisaation kyvykkyyttä mittaavat järjestelmät: • ISO 9000 • SPICE (Software Process Improvement and Capability dEtermination) • CMM (Capability Maturity Model)

30. Laatujärjestelmät yrityksessä • Vaikuttavat johdon kiinnostukseen toiminnan kehittämiseen → laatukäsikirja • Luovat kansainvälisiä toimintamalleja ja pelisääntöjä • Antavat työkaluja laadun kehittämisprojekteille • Laatujärjestelmien sertifiointi on konkreettinen tavoite toiminnan kehittämisessä • Laadulle tulee jatkuvaa seurantaa ja auditointeja • Antavat asiakkaalle tietyn takuun yritysten johtamisjärjestelmien tasosta

31. Yleisiä ominaisuuksia • Kaikki johtamisen toiminnot kuvataan kirjallisesti → prosessikuvaukset • Vastuut ja valtuudet on määriteltävä selkeästi • Henkilöstön on tunnettava laatuohjeisto • Käytännön toiminnan on vastattava ohjeistoa • Työnkulku on oltava jäljitettävissä

32. Laatujärjestelmän sykli - miten asioita tehdään - korjaa suunnitelmaa ACT PLAN CHECK DO - tarkastele toimintaa suunnitelmia vastaan - toimi

33. ISO 9000 • Ei pelkästään IT-alalle • Sertifikaatin saaminen kestää yleensä 1-3 vuotta • Sertifiointiin liittyy laatuohjeiston laatiminen, toiminnan kehittäminen, henkilöstön koulutus ja auditoinnit säännöllisin väliajoin (yleensä 2 krt/vuosi) • Lisätietoa Suomen Standardoimisliitosta http://www.sfs.fi/

34. Esimerkkejä ISO9000 sertifioinnin kysymyksistä • Onko projektista selkeä perustamispäätös tai sopimus? • Laaditaanko jokaisesta projektista projektisuunnitelma? • Onko projektipäällikön tehtävät ja vastuut määritelty? • Käytetäänkö vakiosisältöisiä projektiraportteja? • Laaditaanko jokaisesta projektista loppuraportti? • Onko henkilöstö saanut projektitoiminnan koulutuksen? • Onko asiakas tyytyväinen?

35. SPICE • = ISO/IEC 15504 - Software Process Assessment • Kaksiulotteinen: kyvykkyystasot ja prosessit • Kyvykkyys = kuinka hyvin saadaan tuloksia noudattamalla prosessia • Kyvykkyyden arviointi = kuinka paljon kullakin tasolla on saavutettu haluttuja ominaisuuksia. Perustuu tosiasioihin, todisteisiin ja tulkintoihin

36. Optimoituva Ennustettava Vakiintunut Hallittu Toimiva Ei toimiva SPICE-mallin kyvykkyystasot

37. Ydinprosessit Tukiprosessit Asiakas - toimittaja (CUS) Tuki (SUP) Ohjelmistotuotanto (ENG) Organisoinnin prosessit Hallinta (MAN) Organisaatio (ORG) SPICE-mallin prosessit

38. Esimerkkejä prosesseista • CUS.1 Hankinta • ENG.1.3 Ohjelmiston suunnittelu • ENG.1.5 Järjestelmän integrointitestaus • SUP.1 Dokumentointi • SUP.2 Tuotteenhallinta • MAN.2 Projektinhallinta • MAN.4 Riskienhallinta • ORG.3 Henkilöstöhallinto ja koulutus Lisätietoa esim. http://www-sqi.cit.gu.edu.au/spice/

39. Optimoiva (5) Hallittu (4) Määritelty (3) Toistettava (2) Luonnollinen (1) CMM • Viisi tasoa: • CMM + SPICE = CMMI

40. CMM tasojen vaatimukset

41. - Suppea - Voidaan antaa asiakkaalle - Viittaukset tarkempiin dokumentteihin LAATU- KÄSI- KIRJA Yksityis- kohtaiset ohjeet sisäiseen käyttöön PROJEKTI- KÄSI- KIRJA SYSTEEMI- TYÖ- MALLI SOPIMUS- MALLIT HALLINTO DOKU- MENTTI- POHJAT OHJEL- MIEN KÄYTTÖ- OHJEET VIITE- AINEISTO JA STAN- DARDIT Menetelmäkuvaukset sisäiseen käyttöön Laatukäsikirja

42. Laatujärjestelmien etuja • Asiakas ja sidosryhmät saavat vakuudet laatujärjestelmän tasosta • Projektitoiminta on yrityksen sisällä yhtenäisempää → kaikki tuntevat yrityksen tavat tehdä projekteja → siirtyminen projektista toiseen helpottuu • Systemaattinen suunnittelu ja dokumentointi ohjaavat projekteja

43. Laatujärjestelmän ongelmia • Sertifiointi on lyhyellä aikavälillä kallista (auditoinnit, konsultoinnit, sisäiset työkustannukset) • Liiallinen prosesseihin kiinnittyminen voi johtaa projektien tarkoituksen unohtamiseen • Henkilöstö voi turhautua jatkuvassa kehityssyklissä. Prosessimateriaalille pitää antaa aikaa vakiintua ennen uutta kehityskierrosta.

44. Sisältö • Projektin tuloskolmio • Riskien hallinta • Muutostenhallinta • Hankinnat • Laatu • Projektin kokoukset • Projektin päättäminen

45. Projektikokoukset • Yleensä viikottain • Tarkoituksena on selvittää projektin tila ja jakaa tietoa projektin sisällä • Vakiomuotoinen esityslista tuo jämäkkyyttä muuten melko vapaamuotoiseen kokoukseen • Tärkeää on kuunnella kaikkia projektin jäseniä ja kirjata poikkeamat, ideat, päätökset ja mahdolliset uudet riskit

46. Projektikokouksen esityslista • Edellisen kerran avoimet tehtävät • Terveiset projektin johtoryhmältä • Projektin edistyminen (käydään läpi esim. henkilö henkilöltä) • Projektin yleiset asiat • Projektin tiedotusasiat • Kokouksen aikana tulleet avoimet tehtävät

47. Edistymisraportit • Valmistele raportin tiedot: • Päivitä aikataulut ja kustannukset ja selvitä mahdolliset poikkeamat • Ylläpidä kuormitussuunnitelmaa ja selvitä yli- ja alikuormitukset • Pyydä mahdolliset lisätiedot projektiryhmältä ja/tai aliprojekteilta • Päivitä riskilistaa • Etsi ratkaisuehdotuksia poikkeamiin

48. Edistymisraportin sisältö • Viime kokouksen jälkeen tehdyt tehtävät • Seuraavat tulevat tehtävät • Aikataulu- ja kustannusseuranta • Riskiseuranta ja ehdotukset poikkeamiin • Tarvittavat päätökset (toimenpiteet kustannuksiin, aikatauluun, resursseihin, alihankkijoihin jne.) • Muut oleelliset asiat

49. Edistymisraportin käsittely • Toimita raportti sovittuna ajankohtana, esim. joka toisen viikon maanantai • Mikäli raporttia ei käsitellä ohjausryhmän kokouksessa, pyri varmistamaan johtoryhmän jäseniltä, että raportti on luettu ja ymmärretty

50. Johtoryhmän kokoukset • Tehtävät: • Informointi projektin etenemisestä esim. edistymisraportin avulla • Poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen • Päätöksenteko • Ensimmäisessä kokouksessa sovitaan käsittelytavat, kokousten tiheys ja kesto. Nämä tiedot dokumentoidaan projektisuunnitelmaan. • Dokumentit: esityslista ja pöytäkirja