BIENVENIDOS

1. BIENVENIDOS CAPACITACIÓN

2. C Agenda de trabajo Firma de Documentos Bancario Capacitación Financiera Receso Entrega de Convenios Verificación del formato “B” y “C” Contraloría Social

3. Capacitación c Financiera y Académica MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Ciclo Escolar 2013 - 2014

4. Presentación La Coordinación General del Programa Escuelas de Calidad del Estado de Aguascalientes, en cumplimiento a lo establecido en las Reglas de Operación del Programa Escuelas de Calidad publicadas en el Diario Oficial de la Federación el veinticinco de Febrero del 2013, emite el presente Manual de Procedimientos para la Administración de los Recursos Financieros que se asignan a las escuelas públicas de educación básica beneficiadas por el Programa Escuelas de Calidad para el ciclo escolar 2013-2014, con la finalidad de asegurar que los responsables de su administración realicen un adecuado ejercicio, control y comprobación de los mismos, conforme a la normatividad federal y estatal vigente y demás aplicables en la materia. Asimismo procura promover la participación comunitaria en la ejecución, control, seguimiento, evaluación y difusión de las acciones financiadas con recursos de este Programa.

5. I. Objetivo de la capacitación Proporcionar al Consejo Escolar de Participación Social a través de sus representantes; al Director de la escuela como autoridad máxima de la misma y al Padre de Familia representante del CEPS(Consejo Escolar de Participación Social), los elementos normativos para el ejercicio, control y comprobación de los recursos financieros asignados al desarrollo de su Plan Estratégico de Transformación Escolar y Programa Anual de Trabajo del ciclo escolar 2013-2014, a fin de garantizar su correcta aplicación.

6. II. Características generales de PEC

7. Definición Una escuela de calidad es una comunidad educativa integrada y comprometida que promueve la equidad y garantiza que los educandos adquieran los conocimientos y desarrollen competencias, habilidades y valores necesarios para alcanzar una vida personal y familiar plena, participar en el trabajo productivo y continuar aprendiendo a lo largo de toda la vida.

8. Objetivos del PEC General: Contribuir a fortalecer la autonomía de gestión de lasEscuelas y ZonasEscolaresmediante el fomento de la corresponsabilidad de la comunidadescolar en la resolución de los retosquecadaEscuelaenfrenta en la generación de condicionesquepropicien la mejora del logroeducativo. Específico: • Impulsar el desarrollo de la gestión escolar e institucional centrada en la Escuela y los aprendizajes. • Participar con las Autoridades Educativas de las entidades federativas, en la creación de condiciones institucionales que contribuyan a respaldar la toma responsable de decisiones en la Escuela y zonas escolares. •  Contribuir con las Autoridades Educativas de las entidades federativas al desarrollo de competencias técnicas en materia de gestión educativa, en el contexto de las necesidades locales.

9. III. Marco legal • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 3°. • Ley General de Educación Artículos 3º, 6º, 25º, 32º, 33º Fracción I, 34º, 39º, 41º, 49º, 65º, 66º, 68º y 72º • Ley de Educación para el Estado de Aguascalientes Artículos 11, 14,17 Fracción V, 50, Fracción I, • 51,52, Fracción VI, 129 y 130. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Artículo 38º • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Artículo 7º y 12º y 8° del • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. • Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2009 Artículos • 23°, 24º, y 25º. • Ley Federal de presupuesto y Responsabilidad Hacendaría Artículos 77° y 78°. • Acuerdo Nacional para la Modernización de la Educación Básica. • Reglas de Operación del Programa Escuelas de Calidad publicadas en el Diario Oficial • de la Federación el 26 de diciembre de 2011. • Ley Patrimonial del Estado de Aguascalientes. • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Aguascalientes. • Estatuto Jurídico de los Trabajadores al Servicio de los Gobiernos del Estado de • Aguascalientes, sus Municipios y Organismos Descentralizados. • Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría de • Educación Pública. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

10. IV. Disposición General Responsabilidad • Organizar y coordinar las actividades del C.T.E. para la elaboración, ejecución y seguimiento del PETE y PAT involucrando al C.E.P.S. • Administrar y comprobar el uso de los recursos y resguardar la chequera del PEC. • Comprometerse a alcanzar los estándares de desempeño escolar referidos en las Reglas de Operación. • Integrar y capturar el SIPEC académico y financiero Director • Participar activamente en el C.T.E. • Vigilar el cumplimiento de la normatividad aplicable. • Integrarse al C.E.P.S. y cumplir con los compromisos que se les asignen. • Apoyar al Director y difundir a toda la Comunidad Escolar las acciones que realice la Escuela en el PEC. Docentes • Validar el PETE y PAT elaborado por el C.T.E. • Validar las acciones a financiar con los recursos del PEC mediante acta de acuerdo. • Validar adquisiciones de bienes o servicios. • Apoyar al Consejo Municipal de Participación Social en la obtención de recursos financieros adicionales. C.E.P.S.

11. Procesos de operación del PEC a nivel nacional

12. Etapas para incorporación al PEC Inscripción de Escuela en respuesta a Convocatoria Capacitación en el “Modelo de Gestión Educativa Estratégica” Etapas Elaboración de PETE-PAT Dictaminación de PETE-PAT Selección de Escuelas (RO y disponibilidad financiera)

13. Banco asignado para la apertura de cuenta Las Cuentas Estan Libres de Cobro por las siguientes Comisiones: • Manejo de Cuenta • Anualidad • Expedición de Cheques Comisiones que SI se Cobran • SOBREGIRO (Cheques expedidos sin fondo) • SERVICIOS ADICIONALES ( Solicitud de movimientos y/o Estados de Cuenta) NOTA: Estas Comisiones NO pueden ser pagadas con Recursos del PEC

14. Documentos necesarios en caso de cambio de firmantes Del Director : Oficio dirigido al programa solicitando baja y alta Nombramiento de comisión Credencial de Elector Del Padre de Familia : Oficio del director de la escuela solicitando baja y alta Acta de constitución del CEPS Credencial de Elector

15. Distribución de recursos a las escuelas

16. Distribución porcentual del recurso Por componente según años de Permanencia en PEC • Nota: Por ningún motivo las escuelas podrán exceder el porcentaje aplicable para el componente II, siendo responsabilidad de los titulares el que se cumpla con esta disposición.

17. Distribución por componentes Adquisición de libros, útiles, materiales escolaresy didácticos, equipo técnico así como actividades que enriquezcan el proceso de aprendizaje de los alumnos y/o fortalezcan las competencias de docentes, directivos y padres de familia. Componente I: Mobiliario y obras de infraestructura escolar, tales como rehabilitación y/o mantenimiento del edificio escolar, construcción de espacios educativos nuevos y ampliación de los espacios existentes. Componente II:

18. Clasificación por objeto del gasto • Es el instrumento que contiene los capítulos de gasto, conceptos y partidas de la demanda gubernamental de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. • Si dentro de las acciones plasmadas en su PAT se encuentra un gasto considerado como “no permitido” no podrá realizarlo con el recurso otorgado por el PEC. Este gasto no será admitido ni comprobado. • Los recursos que se entregan a las escuelas por parte del PEC no podrán ser utilizados para resolver situaciones improvisadas ni como caja chica o para uso personal; recuerde, estos recursos son destinados exclusivamente para la aplicación de su PAT. • El PEC no tiene convenios, contratos o compromisos con ningún proveedor de bienes y/o servicios de ningún tipo por lo que no se responsabilizará de actos que se realicen entre las Escuelas y los proveedores. • Será obligación de las escuelas beneficiadas de primer ingreso al programa pintar en forma de mural en lugar visible preferentemente en la entrada del plantel, el logotipo de Escuelas de Calidad. • Asimismo, todo material, mobiliario y artículos adquiridos con recurso del Programa, deberá llevar una etiqueta (estampa), y las fuentes de información (acervo bibliográfico, discos, etc.) un sello con el logotipo de PEC y con la misma leyenda.

19. RE - Distribución Formato “B” * En artículos de limpieza no ejercer un monto mayor a $ 5,000.00. * En papelería no ejercer montos mayores a $6,000.00. * En artículos de jardinería y mantenimiento no ejercer montos mayores a $4,000.00. * En consumibles no ejercer un montos mayor a $6,000.00

20. RE - Distribución Formato “B” * Equipos de fotocopiado y sonido las cantidades máximas permitidas son: preescolar $12,000.00 primarias $16,000.00 telesecundarias $18,000.00 Secundarias hasta $20,000.00 * Equipos de computo de marca reconocida (tipo escritorio) máximo $15,000.00 * En cursos de capacitación y diplomados con carácter grupal hasta un monto máximo de: Preescolar $10,000.00 Primaria $12,000.00 Secundaria hasta $16,000.00

21. Conceptos “NO” autorizados por PEC • Estímulos y sobre sueldos a los maestros, directivos o servidores • públicos. • Honorarios por concepto de cursos, conferencias, talleres etc. • que no cumplan con la curricular de opciones formativas • correspondiente al nivel escolar al que pertenecen • Viajes de esparcimiento a playas y/o centros recreativos • Alimentos. • Viáticos. • Hospedaje. • Combustibles. • Adquisición y/o mantenimiento a vehículos.

22. Conceptos “NO” autorizados por PEC • Equipos de cómputo ensamblados o usados. • Premios, obsequios y becas para alumnos, personal docente o padres de familia. • Pagos de servicios básicos como: renta mensual de teléfono, energía eléctrica, contratos de luz y agua, suministros de gas. • Aparatos telefónicos (incluye celulares). • Rentas de equipos de sonido, espacios, y otro referente a la realización de eventos.

23. Concepto requerido a escuelas nuevo ingreso PEC • * Pizarrón Autoevaluación * Rotulación de logotipo de Escuelas de Calidad (se sugiere la rotulación del nombre de la escuela) Esc. FRANCISCO I. MADERO 01DPR0190D

24. V. Procedimiento administrativo para el ejercicio, control y comprobación de los recursos financieros Los cheques siempre deben ser expedidos: A nombre de la persona que aparece en la factura (persona física), esto es cuando el negocio está a nombre de una sola persona. A nombre de la empresa cuando se utiliza una razón social (S.A. de C.V. ó S. de R. L. de C.V. ) No se puede expedir cheques al portador ni a nombre de otra persona ni razón social diferente a la factura.

25. V. Procedimiento administrativo para el ejercicio, control y comprobación de los recursos financieros Como se elabora un cheque: Escribir la fecha en la que se elabora el cheque Anotar el nombre a quien se hace el pago, ya sea persona física o empresa. Escribir la cantidad a pagar con número, en pesos y centavos. Escribir la cantidad a pagar con letra y centavos 00/100 M.N. Firma de las personas autorizada (Director y representante del CEPS) Anotar talonario en cada cheque usado

26. VI. Aportaciones e informe financiero Origen de la Aportación Municipal (efectivo y/o especie) Escuela (CEPS, Cooperativa, etc.) (efectivo y/o especie) Organizaciones (efectivo y/o especie) sociales RECIBIDAS ENTRE EL 1° DE SEPTIEMBRE DE 2013 HASTA EL 30 DE MARZO DE 2014.

27. Aportación en efectivo Se acredita con la ficha original de deposito de la cuenta bancaria de la escuela b) Se acredita el acta respectiva de aceptación de donación por parte del Consejo Escolar de Participación Social. (esta acta se encuentra en la pagina web. del PEC) La aportación será considerada como recurso de contrapartida hasta el 31 de Marzo del 2014, fecha límite para acreditar dicha aportación ante la Coordinación General del PEC. Nota: Se debe de entregar al PEC en original y copia para la transferencia de contrapartida antes del 31 de Marzo de 2014 continuación…

28. Aportación en especie 1. Con un dictamen Técnico Valorizado (DGIE/SOP) cuando la donación consista en mano de obra o materiales, sin factura. 2. Con factura de un bien adquirido a nombre del Instituto de Educación de Aguascalientes con fecha del 1ero. de septiembre del 2013 al 14 de marzo del 2014. 3.- Con la factura del bien o servicio donado, deberá estar endosada a nombre del IEA. Estos documentos se entregan con el acta respectiva de aceptación de donación por parte del Consejo Escolar de Participación Social (esta acta se encuentra en la pagina web. del PEC)y tendrá efecto de transferencia adicional del Fideicomiso, únicamente si se contempla dentro de las acciones específicas del Formato “B”. La aportación será considerada como recurso de contrapartida hasta el viernes 14 de Marzo del 2014, fecha límite para acreditar dicha aportación ante la Coordinación General del PEC. Nota: Se debe de entregar al PEC en original y copia para la transferencia de contrapartida antes del 31 de Marzo de 2014

29. Entrega de informe financiero Se realizara un solo informe financiero el cual lo genera el SIPEC correspondiente a Diciembre, Enero, Febrero , Marzo , Abril, Mayo y Junio a entregar fecha límite 30 de Junio de 2014 Estos Informes se entregarán en original y copia a la Coordinación General del PEC, firmados por el Director y el Padre de Familia del Consejo Escolar de Participación Social, así como el Vo. Bo. del Supervisor de zona En caso de no cumplir con las fechas de entrega, se notificará a la Contraloría Interna del IEA y/o Contraloría General del Estado de Aguascalientes para las acciones conducentes.

30. Entrega de documentación por cheque emitido 1.- Póliza, con la copia del cheque, sellado y firmado por el proveedor y firma del Director y Padre de Familia del CEPS Documentación comprobatoria de cada cheque 2.- Original de la factura que avala el total del cheque emitido con pesos y centavos. Con firma del Director, Padre de Familia del CEPS. 3.- Cotización o cotizaciones de la compra realizada. Cuando el monto exceda a $12,000.00 en el componente I y mobiliario del componente II entregar tres cotizaciones Nota: Se debe de entregar los originales de cheques cancelados.

31. Entrega de informe financiero 1.- Reportes del SIPEC: a) Estado de Ingresos y Egresos del período. b) Cheque emitidos por la escuela. 2.-Documentación de cada cheque expedido y original de cheques cancelados 3.- Acta de aceptación de compra del Consejo Escolar de Participación Social (esta acta se encuentra en la pagina web del IEA en el Enlace del PEC) . 4.- Copia de la cédula censal (inventario) o acta de nuevas adquisiciones de equipo y/o mueble adquirido. NOTA: TANTO EL REPORTE DEL SIPEC FINANCIERO, LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA, LOS CHEQUES CANCELADOS, EL ACTA Y LA CEDULA SE ENTREGARÁN EN ORIGINAL Y COPIA.

32. Guía para la ejecución de obra Construcción, Mantenimiento y/o Rehabilitación correspondiente al PEC XIII Ciclo Escolar 2013 - 2014

33. Obra de infraestructura • El primer paso es verificar que la obra a realizar este considerada en su formato “B” ( validado por el programa de escuelas de calidad), señalando la cantidad considerada, posteriormente el director de la escuela solicitara en tiempo y forma al PEC mediante oficio los trabajos de obra a realizar para que desde las oficinas del programa se envíe el mismo a la Dirección de Infraestructura Educativa para que personal de dicha dependencia visiten el centro educativo a verificar la solicitud y así se elabore el catalogo de conceptos con el que deberán de realizar los trabajos correspondientes. PARA EJECUTAR OBRA • Es importante señalar que toda obra para su ejecución, (mantenimiento, ampliación y/o construcción) se requiere contar con especificaciones técnicas, siendo estas las que se señalan en el “catálogo de conceptos”.

34. ¿Quién realiza el catalogo de conceptos? • El catálogo de conceptos únicamente lo realizará la Dirección General de Infraestructura Educativa. • Los municipios no están acreditados para la elaboración de los catálogos de conceptos; cuando algún municipio por medio de la Secretaría de Obras Públicas apoya a la escuela en la realización del mismo deberán de presentarlo para su revisión y autorización en las oficinas de Infraestructura Educativa del Gobierno del Estado y una copia al PEC antes de proporcionárselo a algún contratista para verificar que el mismo cumpla con las normas técnicas, y así considerarse como oficial para los trámites indicados. • Una vez que la dirección de Infraestructura Educativa realiza el catálogo de conceptos, este se enviará a las oficinas del PEC para su revisión y acreditación, y posteriormente una vez realizada la verificación por medio del área de obras del programa, se le entregara a la escuela adjunto con los requisitos que los contratistas deben de cumplir para la realización del presupuesto.

35. Ya se tiene el catalogo de conceptos ¿Que sigue? • Entregar el mismo a los contratistas para que elaboren su cotización, y que estos cubran los requisitos mínimos y oficiales para la ejecución de los trabajos, de preferencia que estén dentro del padrón de contratistas de Gobierno del Estado, (todo prestador de servicios debe de contar para expedir la comprobación de cualquier pago con factura vigente). • Cuando el monto de los trabajos a realizar no exceda los $25,000.00 podrá ser una sola cotización, cuando la cantidad sea mayor se requiere de manera obligatoria presentar como mínimo tres cotizaciones; no es valido seccionar cantidades ni volumetría de obra para evitar cotizar con tres empresas y/o contratistas.

36. Ya tengo las cotizaciones ¿Qué hago? • Lo que procede es llevarlas al PEC, obviamente antes de iniciar cualquier trabajo, para que estas sean revisadas, verificando que las mismas estén correctas, que cumplan con lo señalado en el catálogo de conceptos, que cuenten con la documentación de soporte de los contratistas y así, en base a lo anterior dar la autorización de los inicios de los trabajos. ASIGNACIÓN DEL TRABAJO • Lo anterior es sumamente importante, ya que el “PEC” señala en el presupuesto elegido los pagos por aplicar (anticipo y finiquito), fechas de inicio y terminación de los trabajos, y determinar junto con el director de la escuela en base al monto presentado si procede o no elaborar contrato.

37. Contrato de obra • El contrato se realiza dependiendo del monto, el cual se aplicara cuando este excede la cantidad de $25,000.00 (veinticinco mil pesos), señalando en este también las características de la obra y contratista favorecido, al cual se le solicitará un cheque garantía por un monto similar al anticipo que se le vaya a entregar, y se le especificara, que en caso de retraso de obra se aplicara una sanción del 0.5% sobre el monto de trabajos de obra no ejecutados por día posterior a lo establecido. PAGOS EXTRAORDINARIOS • Durante el proceso de la obra, en ningún caso se aceptarán conceptos extraordinarios, cambios e incrementos de volúmenes que afecten el monto contratado, salvo los que con anticipación sean solicitados y autorizados por el PEC, lo anterior apegándose a las disposiciones legales aplicables en la materia.

38. Se realizó la obra y esta se concluye en tiempo y forma ¿Qué sigue? • Una vez concluida la misma, antes de realizar el pago final $$$ se deberán de recibir los trabajos por la Dirección de Infraestructura Educativa de Gobierno del Estado, protocolizada por medio de los formatos de estimación de obra y acta de entrega recepción, mismos que previamente el contratista elegido debe de realizar señalando a detalle los conceptos y volúmenes de obra ejecutados. • Es conveniente señalar que estos documentos ya firmados deben de entregarse al PEC antes de realizar los pagos correspondientes para su revisión, para que los mismos sean avalados por el área de infraestructura del PEC y verifique que todo esta de acuerdo a lo contratado. • Nota: el acta de entrega recepción deberá incluir la firma del supervisor de educación del nivel al que pertenecen, participando en el visto bueno de los trabajos ejecutados.

39. Los padres de familia pueden realizar trabajos de obra • Si pueden realizar trabajos de obra, siempre y cuando respeten las especificaciones técnicas antes señaladas y sea personal de alguna manera calificado para ejecutarlos, ya que estos al finalizar serán recibidos por las autoridades competentes (Dirección de Infraestructura Educativa de Gobierno del Estado), y si estos trabajos no cumplen con la calidad y características obligatorias, no será recibida la obra.

40. Municipio puede también realizar trabajos de obra • Si puede, siempre y cuando respeten las especificaciones técnicas proporcionadas por la dirección de infraestructura educativa, caso contrario no procede que realicen trabajos. • Cuando bajo estas características el municipio realice trabajos de obra, estos deberán ser recibidos por la dirección de infraestructura educativa del estado de Aguascalientes; es importante señalar que no es válido entregarle a las autoridades municipales ningún recurso económico, ni para pago de mano de obra, ni para compra de materiales, lo que procede es que la escuela realice las adquisiciones del material bajo las condiciones establecidas por el programa.

41. Estructura de malla sombra • Este tipo de acción será autorizada siempre y cuando todas las obras de rehabilitación y mantenimiento pertenecientes al componente II este atendidas, así como también que dichos trabajos se consideren en las explanadas deportivas y no en patios cívicos, presentando al PEC la justificación del mismo, firmado por todos los integrantes del consejo escolar de participación social de la escuela y avalada por el supervisor de educación básica del nivel al que pertenecen, obligándose en respetar el proyecto y especificaciones técnicas que proporciona la DGIE.

42. Cuando se realiza obra como aplicar el dictamen técnico valorizado • Primero, la autoridad calificada para expedir este documento “dictamen técnico valorizado” es la Dirección de Infraestructura Educativa del Gobierno del Estado de Aguascalientes, siendo la representación competente que supervisa y verifica la calidad de los trabajos de obra para determinar el valor de los mismos, entregándoles esta dependencia un oficio señalando la cantidad estimada, el cual es recibido por el plantel educativo quien posteriormente lo llevará adjunto con una acta de consejo a las oficinas del PEC antes del 31 de marzo del 2014, para cotejar el monto con relación a lo dictaminado por el programa de escuelas de calidad y establecer la cantidad correspondiente, procediendo el PEC al tramite obligado y otorgarles la contrapartida correspondiente.

43. VIII. Sistema de información del programa de escuelas de calidad (SIPEC)

44. PORTAL SIPEC

45. Capturar SIPEC académico • Seleccionar Barra de MENÚ • — Escuela—Ficha Técnica • ( * Datos de la Escuela, * Infraestructura, * Datos Docente) y realice la captura correspondiente utilizando lo descrito en la Cedula Escolar , recuerde GUARDAR los datos al final de cada una de los formularios.

46. Capturar SIPEC académico 2. Seleccionar Barra de MENÚ— Escuela— Objetivos • En el Formulario Objetivos, la finalidad es realizar la captura de los logros cualitativos que la escuela se ha planteado alcanzar en cada una de sus Dimensiones: (* Pedagógica, * Organizativa, * Administrativa, *Comunitaria, * Participativa ) . Ingresar a cada uno y realice la captura correspondiente utilizando instrumento PETE-PAT, recuerde GUARDAR los datos al final de cada uno de los formularios .

47. Capturar SIPEC académico 3. Seleccionar Barra MENÚ— Escuela— Metas No es posible Establecer las Metas sin Objetivos. • Ingresar a cada una de las Dimensiones y realiza captura correspondiente de las METAS que se establecieron en cada dimensión utilizando instrumento PETE-PAT, en el indicador de metas podrá AGREGAR mas metas conforme lo estableció en su • PETE_PAT así como borrarlas recuerde GUARDAR los datos al final de cada formulario.

48. Capturar SIPEC académico 4. Seleccionar Barra MENÚ— Escuela— Actividades Las Actividades van en función de los objetivo y las metras planteadas por la escuela. En el formulario se realizara la captura de las actividades que la escuela ha planteado en cada una de las Dimensiones utilizando instrumento PETE-PAT, en el indicador de Actividades podrá AGREGAR mas Actividades Conforme lo estableció en su PETE_PAT así como borrarlas recuerde GUARDAR los datos al finalizar.

49. Capturar SIPEC académica 5. Seleccionar Barra MENÚ — Escuela— Indicadores de Gestión En el formulario de Indicadores de Gestión, Ingresar de forma cualitativa los alcances de la Escuela que se obtuvieron dentro de algunos indicadores planteados en el PETE-PAT durante el ciclo escolar, realice la captura correspondiente como lo describió en el informe académico, recuerde GUARDAR los datos al final de cada uno de los formularios.

50. Capturar SIPEC financiero