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IT Services Guide for Preparing Electronically for Summer Vacation

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xanthus-mcmillan
8 diapositives · 203 Views · Nov 20, 2014

Get ready for your summer vacation by preparing electronically with this comprehensive guide covering email, hardware, voicemail, remote access, and more. Learn how to archive your mailbox, set up out-of-office messages, back up important files, and access resources remotely. Find all the necessary information and steps to ensure a smooth vacation away from the office.

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IT Services Guide for Preparing Electronically for Summer Vacation - slide 1
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IT Services Guide for Preparing Electronically for Summer Vacation
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Transcription de la présentation

  1. Preparing (electronically) for Summer Vacation Information Technology Services TechTalk – May, 2006

  2. Agenda • E-mail • Hardware • Voicemail • Remote Access

  3. Email • Archive your entire mailbox • Archive all folders • Set archive date to something recent • Copy archive files to a CD for access from home • Set your Out of Office message • Include date you are returning • Indicate whether or not you will be checking e-mail periodically • Specify a contact person for immediate assistance • Set Rules • Set rules to automatically forward messages, delete messages, move messages, etc.

  4. Hardware • Back up your hard drive • Copy important files to your M: drive • Back up hard drive to a CD • Completely shutdown your computer • Protects the computer from power surges • Saves electricity • Turn off your monitor and speakers • Prolongs their life • Saves electricity

  5. Voicemail • Set your extended absence greeting • Include date you are returning • Indicate whether or not you will be checking voicemail periodically • Specify a contact person for immediate assistance • Turn on Send Calls • Prevents the phone from ringing several times before voicemail picks up

  6. Accessing Resources Remotely • Citrix – access to applications such as Microsoft Office, Microsoft Outlook, IN Banner • http://citrix.ccsu.edu • VPN – access to resources such as your M: drive, departmental share drive • http://vpn.ccsu.edu • Outlook Web Access – access to e-mail • www.mail.ccsu.edu • Webfiles – access to your M: drive files • From web browser: File/Open, type https://webfiles.ccsu.edu/yourbluenetID and check off “Open as web folder” • Voicemail • Dial 860-832-2222, press #, enter your extension

  7. Resources • ITS Online Self-Help http://www.ccsu.edu/its/usersupport/UserDocs/ • Tech4U Online http://www.ccsu.edu/tech4u/ • Technology Training http://www.ccsu.edu/cutt/

  8. Help Desk Information • Phone: (860)832-1720 • Email: hd_comment@ccsu.edu • Hours: Monday – Thursday 8am-8pm Friday 8am – 5pm • Web Address: www.ccsu.edu/its