PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS

1. PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS disampaikan oleh: SHARIFAH SAZLIHA SULAIMAN

2. PROTOKOL DALAM DALAM PENGENDALIAN MAJLIS PENGERTIAN • MAJLIS RASMI MAJLIS YANG KESELURUHAN PERBELANJAAN DITANGGUNG OLEH PIHAK KERAJAAN • MAJLIS TIDAK RASMI PERBELANJAAN TIDAK DITANGGUNG OLEH KERAJAAN • FORMAL SESUATU PERBUATAN YANG DILAKUKAN MENURUT PERATURAN TERTENTU YANG TELAH DITETAPKAN ATAU MENGIKUT CARA ATAU PERATURAN YANG TELAH DITERIMA DAN DIANGGAP WAJAR MENGIKUT ADAT KEBIASAAN.

3. Jenis-Jenis Majlis • MAJLIS PENUH ISTIADAT • MAJLIS RASMI DAN FORMAL • MAJLIS RASMI TIDAK FORMAL • MAJLIS TIDAK RASMI TETAPI FORMAL • MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL

4. Majlis Penuh Istiadat • ISTIADAT PERTABALAN • ISTIADAT PENGANUGERAHAN DARJAH KEBESARAN • ISTIADAT MENERIMA SURAT TAULIAH • ISTIADAT MENYAMPAIKAN SURAT TAULIAH • ISTIADAT MENGANGKAT SUMPAH OLEH MENTERI KABINET

5. Majlis Rasmi Dan Formal • MAJLIS JAMUAN MAKAN OLEH PERDANA MENTERI BAGI MERAIKAN KETUA KERAJAAN YANG MEMBUAT LAWATAN KE MALAYSIA • PERASMIAN SESUATU MAJLIS ANJURAN KERAJAAN • PAMERAN • PEMBUKAAN BANGUNAN • SEMINAR DAN LAIN-LAIN

6. Majlis Rasmi Tidak Formal • MAJLIS ANJURAN KERAJAAN YANG TIDAK BANYAK MEMATUHI PROTOKOL • MAJLIS JAMUAN TEH KANAK-KANAK YANG DIBERI OLEH PERDANA MENTERI • JAMUAN TEH MENYAMBUT HARI KEMERDEKAAN PAKAIAN: BAJU BATIK LENGAN PANJANG

7. Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal • MAJLIS YANG DIBUAT OLEH PIHAK SWASTA YANG MEMERLUKAN PROTOKOL. • PERASMIAN KILANG OLEH PERDANA MENTERI, MENTERI KABINET, MENTERI BESAR, ORANG KENAMAAN DAN LAIN-LAIN. Majlis Tidak Rasmi Tidak Formal • MAJLIS ANJURAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SESEBUAH ORGANISASI KERAJAAN ATAU BUKAN KERAJAAN

8. Penyediaan Senarai Jemputan Majlis-Majlis Rasmi • SENARAI PERLU DISIAPKAN 2 ATAU 3 BULAN SEBELUM MAJLIS • JENIS SENARAI JEMPUTAN • RINGKASAN SENARAI • SENARAI NAMA • SENARAI KEUTAMAAN • SENARAI JAWAPAN • SENARAI KEHADIRAN RINGKASAN SENARAI • SATU SENARAI KATEGORI TETAMU DAN BILANGAN

9. TUJUAN • DAPAT DIKETAHUI JENIS-JENIS TETAMU • KATEGORI TETAMU DAN BILANGAN • KOBINASI TETAMU DAN JUGA STATUSNYA • RUANG PENGGUNAAN MAJLIS DAN ANGGARAN PERBELANJAAN

10. Senarai Nama • IAITU NAMA-NAMA TETAMU MENGIKUT KATEGORI MASING-MASING. • PERLU MENGANDUNGI BUTUR-BUTIR TERPERINCI YANG LENGKAP. • NAMA PENUH DAN GELARAN DAN DARJAH KEBESARAN (JIKA ADA) • NAMA ISTERI • JAWATAN ATAU PANGKAT • ALAMAT PEJABAT • NOMBOR TELEFON PEJABAT • ALAMAT RUMAH • NOMBOR TELEFON RUMAH • NAMA SETIAUSAHA SULIT DAN NOMBOR TELEFON • BUTIR-BUTIR LAIN

11. SENARAI KEUTAMAAN SENARAI JAWAPAN Perlu senarai jawapan kehadiran seseorang dalam sesuatu majlis Iaitu sesuatu senarai di mana tetamu disenaraikan mengikut susunan keutamaan TUJUAN Dapat mengetahui bila-bila masa tetamu yang menjawab hadir @ tidak hadir ataupun belum memberi jawapan

12. SENARAI KEHADIRAN • IAITU SENARAI TERAKHIR YANG MENGANDUNGI SENARAI TETAMU YANG MENJAWAB HADIR. TUJUAN • PEMBANTU MAJLIS ATAU PENYAMBUT TETAMU AKAN MENGGUNAKANNYA UNTUK MENJALANKAN TUGAS.

13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU TUGAS PENYAMBUT TETAMU • MENDAPATKAN SENARAI JEMPUTAN YANG HADIR • MENGENALI TETAMU • MENYAMBUT KETIBAAN TETAMU • MENGEDAR PROGRAM • MENGIRINGI TETAMU KE TEMPAT DUDUK • MEMBERI APA-APA MAKLUMAT YANG DIPINTA • MEMBANTU TETAMU DALAM PELBAGAI HAL • MENJAGA KETENTERAMAN MAJLIS • MENJAGA KESELESAAN TETAMU

14. KRITERIA PENYAMBUT TETAMU YANG BAIK • MEMPUNYAI PERWATAKAN YANG BAIK (PLEASANT LOOKING) • PENGLIHATAN TERANG DAN PENDENGARAN BAIK • MEMPUNYAI GAYA DIRI @ (DEPARTMENT YANG SESUAI DENGAN TUGAS) • PERWATAKAN YANG BAIK (TINGKAH LAKU BAIK DAN BERSOPAN) • SENTIASA DALAM KEADAAN BERSIH • MAHIR DALAM TEKNIK MENYAMBUT DALAM PELBAGAI SITUASI

15. Teknik Menyambut KERAIAN • PERLU MENGETAHUI KERAIAN YANG SEDANG DIADAKAN • NAMA KERAIAN • TUAN RUMAH ATAU PILIH YANG MENJEMPUT • TETAMU UTAMA • TUJUAN KERAIAN • PERLU JUGA MENGETAHUI JENIS KERAIAN • RASMI • TIDAK RASMI • FORMAL • TIDAK FORMAL

16. ATURCARA KERAIAN YANG BERKENAAN • PERLU MENGETAHUI ATURCARA KERAIAN-KERAIAN SEPERTI:- • WAKTU TETAMU MULA TIBA • WAKTU MAJLIS DIMULA • WAKTU REHAT (JIKA ADA) • MASA JAMUAN RINGAN (JIKA ADA) • WAKTU TAMAT • MAJLIS JAMUAN MAKAN PERLU MENGETAHUI • WAKTU TETAMU MULA TIBA • MASA MINUMAN SEBELUM MAKANAN DISEDIAKAN (JIKA ADA) • MASA MAJLIS DIMULAKAN • MASA PERTUNJUKKAN DIMULAKAN (JIKA ADA) • MASA UCAPAN-UCAPAN (JIKA ADA) • WAKTU MAJLIS DIJANGKA TAMAT

17. SUSUNAN TEMPAT DUDUK • KAWASAN YANG DIPERUNTUKAN • TEMPAT-TEMPAT PENTING • TANDAS • TEMPAT DOKTOR • PINTU MASUK / KELUAR • PINTU KECEMASAN DAN LAIN-LAIN • SENARAI TETAMU YANG DIJEMPUT • SENARAI TETAMU KENAMAAN • PAKAIAN PENYAMBUT • KEHADIRAN PENYAMBUT

18. DIBAHAGI 4 PERINGKAT • PENYAMBUT UTAMA • PEMBAHAGI PROGRAM • PENGIRING • PENUNJUK TEMPAT DUDUK • PENYAMBUT UTAMA • TERDIRI DARI PEGAWAI KANAN ATAU KETUA PENYAMBUT • TUGASNYA • MENGENALI TETAMU DATANG • BERITAHU PEMBAHAGI PROGRAM / PENGIRING • UCAP SELAMAT DATANG CARA MENYAMBUT

19. PEMBAHAGI PROGRAM TUGASNYA MEMBERI PROGRAM PERLU PASTI BEKALAN PROGRAM MENCUKUPI • PENGIRING TUGASNYA MENGIRINGI TETAMU KE TEMPAT YANG DITETAPKAN. • PENUNJUK TEMPAT DUDUK

20. PERTANYAAN DAN TEGURAN JIKA ADA PERTANYAAN JAWAB DENGAN SOPAN • KESULITAN SEGERA RUJUK PEGAWAI BERTUGAS • SENYUM SELALU HENDAKLAH SENYUM SELALU

21. Kad Jemputan • MERUPAKAN SATU BENTUK KOMUNIKASI YANG TERPENTING DARI PIHAK TUAN RUMAH ATAU PENGANJUR KEPADA TETAMU YANG DIJEMPUT. • TANGGUNGJAWAB SESEORANG APABILA TERIMA KAD JEMPUTAN • TELITI TARIKH, HARI DAN MASA MAJLIS DIADAKAN • TELITI AKAN TEMPAT MAJLIS DIADAKAN • TELITI AKAN JENIS PAKAIAN YANG DIKEHENDAKI DIPAKAI DALAM MAJLIS • BUAT KEPUTUSAN KEHADIRAN • JAWAB KEPUTUSAN KEHADIRAN

22. SUSUNAN TEMPAT DUDUK DI PELBAGAI MAJLIS SUSUNAN TEMPAT DUDUK MENGGAMBARKAN • TARAF • SUSUNAN KEUTAMAAN • KEKANANAN • PENTINGNYA SESEORANG DALAM MAJLIS TERSEBUT PRINSIP ASASNYA • DIF PALING HAMPIR DENGAN TETAMU KEHORMAT IALAH DIF TERKANAN DAN KEKANANAN BERMULA DIKIRA DARI KANAN TETAMU KEHORMAT SAMADA BERSEBELAHAN ATAU SEIRING ATAUPUN BERSETENTANGAN.

23. PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK • JUMLAH DIF-DIF DI PENTAS KHAS DIHADKAN KEPADA BILANGAN KECIL IAITU:- * 3, 5 DAN 7 ATAUPUN 2, 4 DAN 6 • PENGECUALIAN HANYA PADA SESUATU MAJLIS YANG DIHADIRI DIF-DIF PROTOKOL TERLALU TINGGI.

24. Pengendalian Majlis • JAWATANKUASA MAJLIS RASMI • TEMPAT MAJLIS • SENARAI JEMPUTAN • ATURCARA MAJLIS • KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS • KAD JEMPUTAN • MENU UNTUK JAMUAN • SUSUNAN TEMPAT DUDUK • JURUACARA • ATURCARA PENTADBIRAN • PENYAMBUT TETAMU • RAPTAI • POST-MORTEM • TATACARA MENGHADIRI MAJLIS

25. ATURCARA PENTADBIRAN MERUPAKAN ATURCARA MAJLIS YANG DITULIS SECARA TERPERINCI DENGAN TUJUAN: • UNTUK PANDUAN PEGAWAI PENGENDALI BAGI DI JADIKAN PANDUAN KEPADA SEMUA PEGAWAI YANG TERLIBAT • UNTUK SEMUA PEKERJA YANG TERLIBAT • UNTUK PENENTUAN MAJLIS BERJALAN MENGIKUT PERATURAN DAN PROTOKOL YANG BETUL • UNTUK MENGAWAL MASA • UNTUK MENJADI PANDUAN MASA AKAN DATANG • UNTUK MENJADI REKOD ATURCARA PENTADBIRAN YANG BAIK MENGANDUNGI BUTIR-BUTIR BERIKUT: • MASA • KETERANGAN YANG MERUPAKAN URUSAN ACARA YANG TERPERINCI • PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

26. Raptai TUJUAN • MEREKA YANG TERLIBAT TAHU AKAN TUGAS DANTANGGUNGJAWAB • PENENTUAN TURUTAN MAJLIS • PENENTUAN MASA • MEMPERBAIKI KELEMAHAN • MENDAPAT GAMBARAN SEBENAR MAJLIS

27. PENYAMBUT TETAMU • KERAIAN • ATURCARA KERAIAN BERKENAAN • SUSUNAN TEMPAT DUDUK • KAWASAN YANG DIUNTUKKAN • TEMPAT-TEMPAT PENTING • SENARAI TETAMU YANG DIJEMPUT • SENARAI TETAMU KHAS • PAKAIAN PENYAMBUT • GAYA PENYAMBUT • MENGENALI TETAMU • KETIBAAN PENYAMBUT • PERTANYAAN DAN TEGURAN • KESULITAN • SPEAK WHEN SPOKEN • SENYUM SELALU

28. TATACARA MENGHADIRI MAJLIS KEROSAKAN - MAJLIS YANG DISEBABKAN OLEH TETAMU • TELAH MEMBERI JAWAPAN KEHADIRAN • MENJAWAB LAMBAT • JAWAB HADIR TETAPI TIDAK HADIR • JAWAB TIDAK HADIR TETAPI HADIR • JAWAB HADIR DENGAN ISTERI ATAU SUAMI TETAPI HADIR SEORANG • JAWAB TIDAK HADIR DENGAN ISTERI ATAU SUAMI TETAPI HADIR DENGAN ISTERI ATAU SUAMI • HADIR TETAPI LEWAT TIBA • HADIR MEMBAWA “EXTRA” • HADIR DENGAN PAKAIAN YANG TIDAK SESUAI • HADIR TIDAK MEMBAWA KAD JEMPUTAN SEBAGAIMANA DIKEHENDAKI • TIDAK MENGIKUT ARAHAN PEGAWAI LALULINTAS • TIDAK MENGIKUT ARAHAN PEGAWAI-PEGAWAI PENYAMBUT

29. KETIBAAN DI TEMPAT MAJLIS • ARAHAN LALULINTAS • IKUT PINTU MASUK YANG DITETAPKAN • ARAHAN PENYAMBUT • TENTUKAN TEMPAT DUDUK • MINUMAN SEBELUM MAJLIS DIMULAKAN • PERGAULAN SEBELUM MAJLIS DIMULAKAN • MAJLIS PERKENALAN

30. DALAM MAJLIS • ARAHAN DUDUK • TIDAK PUASHATI DENGAN KEADAAN • TERTIB DAN BERETIKA KETIKA MAJLIS SEDANG BERJALAN • CARA MULA MAKAN (DALAM MAJLIS JAMUAN) • MINUM UCAP SELAMAT (DALAM MAJLIS JAMUAN)

31. Majlis Tamat • IKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN • BERDIRI MENGADAP TETAMU KEHORMAT • MENGAMBIL SESUATU DI MEJA (DALAM MAJLIS JAMUAN) • TUNGGU GILIRAN

32. PERSIAPAN BAGI MENGHADAPI MAJLIS • BERITAHU PENGANJUR JIKA ADA PERUBAHAN • KELENGKAPAN DIRI • KEMUDAHAN-KEMUDAHAN YANG DIPERLUKAN • TINJAUAN TEMPAT MAJLIS

33. Sekian. Semoga Berjaya Melakukan Yang Terbaik