Dr. Lothar Nunnenmacher

1. Bibliotheksfusion - Ein Weg zu einer besseren Informationsinfrastruktur für ausseruniversitäre Forschungsinstitutionen • Dr. Lothar Nunnenmacher • Lib4RI - Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL • Lib4RI – What’s that? • Fusion • BessereInformationsinfrastruktur?!

2. Lib4RI – What’sthat? • Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL Eidg. Department für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF) ETH-Bereich / ETH-Rat ETH Zürich EPF Lausanne Forschungsanstalten Eawag Empa PSI WSL

3. Lib4RI – What’sthat? • Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL Swiss Federal Institute of Aquatic Science and Technology Swiss Federal Laboratories for Materials Science and Technology Paul Scherrer Institute (natural and engineering sciences) Swiss Federal Institute for Forest, Snow and Landscape Research • Forschung: sowohlangewandtalsauchGrundlagen – auf ETH-Niveau • Fachgebiete: Natur- und Ingenieurwissenschaften Forschungsanstalten Eawag Empa PSI WSL

4. Lib4RI – Standorte • Kartengrundlage: Relief-Karte der Schweiz. Aus WikimediaCommons. http://commons.wikimedia.org/wiki/File%3ASwitzerland_topographic_2.jpg. [Public domain]. Eawag Empa PSI WSL

5. Lib4RI – Unsere Nutzer/innen • ca. 3’700 Mitarbeitende • davon ca. 1’700 Forschende • davon ca. 700 Doktoranden

6. Lib4RI – Kennzahlen(Stand 31.12.12) 649’000Volltext-Downloads 193’000 LinkresolverRequests 116’000 Lib4RI-Website: Pageviews 13’000 Ausleihen 3’700potentielle Nutzer/innen 21Bibliotheksmitarbeitende 14.7 Stellen 19’000 lizenzierte e-journals 82’000 lizenzierte e-books 260’000 Bände Bestand 400 laufende Abos print-Zeitschriften CHF 3.45 Mio Sachausgaben CHF 1.82 Mio Personalausgaben

7. Fotos: PSI / Eawag Fusion – Ausgangslage • kleinere Bibliotheken an jedem Standort mit je 1-5 Mitarbeitenden • Online-Angebot als zusätzliche Arbeit • Kostendruck • 2006 Fusion der Bibliotheken von Eawag und Empa • im neu gebauten Verwaltungsgebäude der Eawag • Leiter: Dr. Bas den Brok • 2010 Pläne zur Fusion der Bibliotheken der 4 Forschungsanstalten im ETH-Bereich • Projektgruppe • 3 Treffen

8. Fusion – Ziele • Bibliothek = Support = möglichst optimale Unterstützung der Forschenden • Optimiertes Medienangebot • deutlich besseres Angebot für wenig zusätzliches Budget • Optimierte Dienstleistungen • insb. ortsunabhängige, virtuelle Dienstleistungen • besserer Service, Servicezeiten, … • Optimierter Einsatz der Budgetmittel • Monitoring notwendig (Arbeitskapazität, Tools)

9. Fusion – Vorgehen: Projektplan • A • B • C • D • E

10. A – Konzeption und Vereinbarung • Name • Lib4RI - Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL • Leistungsauftrag • Optimierung von Medienangebot und Services bei effizientem Mitteleinsatz • Konzentration auf online-Ressourcen, Reduktion der Print-Bestände • Medien zur allgemeinen Nutzung (nicht für Organisationseinheiten) • Organisatorisches • Bibliothek ist eine Supportabteilung der Eawag, Mitarbeitende werden an Eawag angestellt • Bibliotheken an den 3 Hauptstandorten bleiben bestehen • Steuerungsgruppe: 4 Supportdirektoren, 4 Wissenschaftler/innen, Bibliotheksleiter Lib4RI • Finanzierung • ein Budget, Kostenschlüssel aus 2 Schlüsselgrössen (FTE-Wiss., Budget; Übergang: 3. Grösse) • Eawag: 14.0 % Empa: 25.7 % PSI: 46.8 % WSL: 13.5 % • entspricht etwa den bisherigen Ausgaben für die Bibliotheken sowie Grösse der Institutionen • Overhead für die administrierende Organisation Eawag

11. B – Interne Organisation

12. C – Website • Vorstellungen • zentraler Zugang zur Informationsrecherche • zentrales Element: Searchbox • einheitliches Design (inkl. Print) • Newsletter und Infos p+o • State-of-the-Art Technik • ehrgeiziger Zeitplan • Umsetzung • Briefing erstellt • 5 Anbieter angefragt • 2 valable Angebote • Realisierung • Pre-Site am 1. Januar 2011 • Starttermin: 24. März 2011 • kl. Relaunch: 4. Juli 2012

13. D – Optimiertes Medienangebot • Medianangebot = Budget • Fusion bedeutet • Einsparungen durch Abbestellung von Doppel-Abos • wenn Verlagsmodell: Preis pro Abonnement • … und wenn Abbestellungen möglich, ohne Paket zu verlieren • Zusatzkosten durch Angleichung des Angebotes • bei „Tiering“ pro FTE • bei „Preis pro Institution“ • bei „Preis pro Standort“ • einmalige Zusatzkosten • Kompensationszahlungen / Produkte zur Einmalzahlung • Verhandlungsspielraum • Ergebnis: besseres Angebot für gleich viel oder etwas mehr Budget • zufälligerVorteil: starker Franken weniger

14. E Zusammenführung der Nachweise • Zeitschriften in SFX • Nebis-Liste von 3 Bibliotheken kombiniert • Bücher in NEBIS • Namensänderung • Datenbanken auf unserer Homepage

15. Projektplan für die Fusion A B C D E   ()   ()  ()

16. 10. Februar 2011Offizielle Eröffnung Fotos: PSI / WSL / Eawag

17. Bessere Informationsinfrastruktur?!

18. Ausgangslage: Konsortiallizenzen im ETH-Bereich • Angebot 4RI • nicht üppig • divergierend • Angaben des Konsortiumshttp://lib.consortium.ch

19. Stand der Konsortiallizenzen 2012 • Angebot 4RI • Lücken gefüllt • einige neue Angebote Angaben des Konsortiums http://lib.consortium.ch

20. Website • www.lib4ri.ch • ansprechendesDesign • nur Englisch • News • Kurznachrichtenüber Twitter • Kontaktreiter • Suchbox

21. Website • www.lib4ri.ch Suchbox übergibtSuchbegriffe an Originaldatenbankenim Frame: • Artikel-Datenbanken • Zeitschriftenlisten • Buchkatalogen • Institutsseiten

22. Jul 2012: Website Relaunch • bessere Lesbarkeit • Quicklinks, Dropdown-Menü • Suchbox erweitert • inhaltlich ausgebaut

23. Website

24. Linking – zum Volltext • mit durchgehendem Corporate Design je nach Anbieter zum Artikel oder nur zur Homepage der Zeitschrift

25. Linking Services - Zeitschriftenliste • A-Z Liste zum Suchen und Blättern • > 29’000 Nachweise (inkl. OA-journals) • mit Bestandesangaben • und mit aktuellen Infos

26. Linking Services • Bestellen über unsere DocDel • Probleme melden • ohne die ganzen Daten einzugeben!

27. Dez 2012: Linking Services reloaded • vier neue Services • neu gruppiert

28. Jan 2013: Das neue Normenportal • Metadaten aus Perinorm • Volltexte soweit vorhanden und erlaubt • Linking Service für Bestellung

29. Strategie

30. Weniger PrintZeitschriftenevaluation • Print – soweit nötig • Umstellen auf e-only fast aller wissenschaftlicher Zeitschriften • Nutzungsanalyse der (journalistischen) Fachzeitschriften • Eintrag in Formular? • (und andere Kriterien) • Reduktion der Print-Abos um 38 % • Reduktion der Arbeit Foto: Lib4RI, Lothar Nunnenmacher

31. Weniger PrintAuflösung der Bibliothek an der Empa St. Gallen • Idee: Multifunktionaler Raum • ruhige Erweiterung der Cafeteria für Lesen und Kaffeetrinken • Raum für Apéros, Sitzungen, ... • stark verkleinerter «Bibliotheksstützpunkt» • Perspektive: ohne Personal vor Ort, Distance-Services zu entwickeln Fotos: Lib4RI, Stephanie Hofmann

32. Dokumentation der Prozesse • Im Rahmen von Konsolidierung und Übergabe begonnen • jetzt Standard in allen Gruppen • Arbeitserleichterung bei Standardprozessen • Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen • Flexibilisierung (bei dünner Personaldecke!) • Qualitätssicherung

33. Monitoring • Set an Kennzahlen • ab 2011 erhoben • ermöglicht umfassendes Monitoring

34. Ziele 2012 erreicht?

35. Zielfindung in der Bibliothek • Abstimmung notwendig: top-down und bottom-up • bis Frühjahr / Sommer: Sammlung der Ideen • Sommer / Herbst: Abstimmungen • Herbst: Personalgespräche • quartalsweise Standortbestimmung in Sitzung der Gruppenleitungen

36. Ausblick • Ziel: KompetenzzentrumfürInformationen • Suche, Beschaffung, Verwaltung und Nutzung • vieleBaustellen: • Open Access und Institutional Repository • Ausbau der Schulungenund Schulungsmaterial • Literaturverwaltung • Bibliometrie, Urheberrecht • Raumnutzung, … • weitere Entwicklung • Konsolidierung • Change

37. Projekt Institutional Repository , Planung und Möglichkeiten • Ist-Zustand • Komfortable und vollständige interne Verfügbarkeit von Publikationen - mit Volltext • OAI-konformes Repository für Autorenversion der Publikationen • abgestufte, aber strukturierte Verfügbarkeit von Daten • Komplexes Projekt, viele Schnittstellen, ... ?

38. Institutional Repository

39. Apr 2013: Erste Schulungen der Bibliothek • Umfang • 3 Orte: Birmensdorf, Dübendorf, Villigen • je 2 Termine, je 3 Stunden • Inhalt • The Scientific Information Market and Open Access(Dr. Lothar Nunnenmacher) • SearchingandFindingLiterature(Stephanie Hofmann) • Makeit Easy forOthersto Find YourPublications(Dr. Jochen Bihn) • Managing Literatureand Information (Dr. Bobby Neuhold)

40. Kursevaluation

41. Erfolgsfaktoren der Fusion • positive Grundstimmung • Bibliotheksteam, Direktionen der Forschungsanstalten, Umfeld • Positionierung der Bibliothek • organisatorische Anbindung an Direktion • einheitliches Design von Web und print-Materialien • Nutzerorientierte Prioritäten • online-Angebot, Website mit der Suchbox, Linkresolver, Normenporal • kontinuierlicher Verbesserungsprozess • Arbeitsprozesse und -ressourcen • arbeitsteilige Organisation, Akzeptanz dafür im Team • Arbeitsverlagerung: mehr Online – weniger Print • neue Mitarbeitende für neue Aufgaben (kapazitätsneutral) • Monitoring, Qualitätssicherung • Projektsteuerung über Ziele • Ausbau ist möglich • Schulungen, Institutional Repository, Scholarly Communication, Bürolandschaft, ...

42. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! • Dr. LotharNunnenmacherLib4RI - Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSLLib4RI: Eawag-Empa· Überlandstrasse 133 · PO Box 611 · 8600 Dübendorf· SwitzerlandT +41 44 823 52 21 · F +41 44 823 58 29 · lothar.nunnenmacher[at] lib4ri.ch· www.lib4ri.ch