L’evoluzione normativa della gestione elettronica dei documenti

1. L’evoluzione normativa della gestione elettronica dei documenti Guglielmo Longobardi CNIPA - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione

2. L’IMPOSTAZIONE DELL’IMPIANTO NORMATIVO IN VIGORE

3. B F A C E H G D STRUMENTI PER LA TRASPARENZA VERSO IL CITTADINO, L’IMPRESA, LE AMMINISTRAZIONI: NORMA, TECNOLOGIA E ORGANIZZAZIONE Amministrazione o Area organizzativa C Che fine ha fatto la mia pratica? H A E F A E H G Amministrazione o Area organizzativa B Amministrazione o Area organizzativa A

4. B F A C E H G D LE NORME E LORO AMBITO DI APPLICAZIONE TRASMISSIONE DOCUMENTI INFORMATICI DPR POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (IN FASE DI EMANAZIONE) CIRCOLARE AIPA N.28/2001 DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DPR 445/2000 DELIBERA CNIPA 11/2004 DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI Amministrazione o Area organizzativa C H A E F A E H G Amministrazione o Area organizzativa B Amministrazione o Area organizzativa A RICEZIONE E INVIO DOCUMENTI (CARTACEI/ELETTRONICI FIRMATI ELETTRONICAMENTE) DPR 445/2000 - DPCM 31/10/2000 DPR 137/2003 E REGOLE TECNICHE DPCM 13/1/2004

5. ATTIVITÀ PER FAVORIRE L’ATTUAZIONE DELLA NORMA

6. ATTIVITÀ SVOLTE • Modificato il quadro normativo • Finanziati progetti per oltre 11 milioni di euro • Azioni di indirizzo • Stesura documenti di indirizzo (gedoc 1 e 2) • Definizione metodologia di intervento • Stesura linee guida per l’integrazione protocollo/posta/firma • Strumenti di supporto alle amministrazioni • sito web http://protocollo.gov.it • progetto formazione protocollo e gedoc

7. CENTRO DI COMPETENZA: ATTIVITA’ IN CORSO • INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE • INIZIATIVE DI SUPPORTO ALLE AMMINISTRAZIONI • riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it) • servizio di sussidiarietà (ASP) • supporto consulenziale • assessment con l'uso di questionari • INIZIATIVE ORIENTATE ALLA TRASPARENZA • progetti di riferimento con alcune amministrazioni per l'attuazione della trasparenza

8. L’ ASSESSMENT : LO STATO ATTUALE DEI PROGETTI VOLTI ALL’ATTUAZIONE ALLA NORMATIVA

9. 13 15 8 14 DISTRIBUZIONE AMMINISTRAZIONI PER TIPOLOGIA Ministeri Altre A.C. EPNE Classe 1 EPNE Classe 2 Campione di riferimento: 50 PAC

10. 90% 80% 70% 60% 87% 50% 65% 40% 30% 1 3 1 1 2 9 20% 10% 0% 22 40 Resp. Sistemi Informativi Resp. Trasparenza Amministrativa Impiegati Funzionari Dirigenti Non Fornito Impiegati Funzionari Dirigenti Non Fornito COPERTURA DEI RUOLI CHIAVE (DPR 445/2000) Campione di riferimento: 50 PAC Responsabili Trasparenza Amm. Responsabili Sistemi Informativi Riferimento: 34 posizioni Riferimento: 45 posizioni

11. 100% 43% 95% 98% 80% 60% 40% 20% 0% Rapporto AOO / Rapporto AOO / Rapporto AOO / uffici protocollo uffici protocollo Uffici protocollo centrali periferici RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO Campione di riferimento: 36 PAC con copertura al 100% delle AOO

12. 65 70 60 43 50 40 24 16 30 20 10 0 'Nucleo Minimo' Gest. Doc. Trasp. Amm.va' 'WFM' DISTRIBUZIONE PROGETTI PER ULTERIORI FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE Campione di riferimento: 65 Progetti (escluso sussidiarietà CNIPA)

13. 100% Completamento della Diffusione 90% Diffusione 32% 33% 80% Esercizio 70% 82% 60% Realizzazione 26% 50% Progettazione 56% 40% Fattibilità 30% 40% 20% 11% Non Progetto 6% 2% 10% 1% 4% 5% 0% al al al 30/04/2004 31/08/2004 31/12/2004 DISTRIBUZIONE DIPENDENTI DELLE PAC PER STATO DI AVANZAMENTO (N.RO) Campione di riferimento: 50 PAC

14. STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI NELLA PAC AL 30 APRILE 2004 M01 M02 M08 M15 A01 A07 A08 E101 E112 E113 E202 E203 E204 E205 E209 E211 A02 A04 M03 M05 M09 M10 M12 M13 M14 E201 E210 A06 M04 M07 E110 E102 E104 E105 E106 E107 E108 E109 E206 E207 E213 M06 M11 A03 A05 E103 E111 E208 E212 E114 Legenda Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1 Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2 Campione di riferimento: 50 PAC

15. VALUTAZIONE DELLO STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI NELLE AMMINISTRAZIONI CENTRALI M08 M15 A07 A08 E101 E112 E113 E202 E203 E204 E205 E209 E211 1,00 M01 E210 A02 M02 M09 M12 A01 E201 M03 M05 M07 M10 M13 M14 A04 A06 E110 E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109 E111 E206 E207 E208 E212 E213 M04 M06 M11 A03 A05 Legenda E114 Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1 Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2 0,90 Campione di riferimento: 50 PAC alto 0,80 0,70 0,60 buono 0,50 mediocre 0,40 0,30 0,20 basso 0,10 0,00

16. 9 18 'Da avviare' 'In corso' 'Terminata' 23 STATO DEL PIANO DI FORMAZIONE Campione di riferimento: 50 PAC

17. RIEPILOGO DELLE SESSIONI DI FORMAZIONE N.ro % Sessioni interne specifiche 75 % 1.354 Sessioni interne generiche 20 % 369 Sessioni presso CNIPA 5 % 90 Campione di riferimento: 1.813 sessioni di corsi erogate

18. 3 12 21 Efficienza interna Efficacia interna 16 Efficacia esterna 38 Integrazione SI Riduzione spese BENEFICI ATTESI Campione di riferimento: 46 PAC (due risposte possibili)

19. CRITICITÀ RISCONTRATE E AZIONI DI CONTRASTO CRITICITÀ RISCONTRATE AZIONI DI CONTRASTO • Risorse economiche limitate • Inadeguatezza parco tecnologico e infrastrutturale • Scelta soluzione tecnica • Difficoltà culturali (assenza di professionalità specifiche) • Scarsa sensibilità vertici • Problematiche di tipo organizzativo • interpretazione della norma • Servizio ASP CNIPA • Promozione del Riuso (oggetti e sw) • Bandi di e-gov • Formazione del personale • Sensibilizzazione dei vertici delle pp.aa. • Perfezionamento della norma

20. AZIONI DI CONTRASTO

21. SERVIZIO DI PROTOCOLLAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE IN ASP

22. CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO • Riuso del software • Modalità ASP per la fornitura con tecnologie web • Catalogo servizi: Repro Gedoc store formazione • Nessun obbligo di adesione per le amministrazioni • Soluzione senza oneri di installazione • Scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione • Investimenti limitati • Costi correlati ai consumi effettivi

23. Repro Gedoc Store Formazione Consulenza ADESIONI AL SERVIZIO ASP:ANALISI DEI FABBISOGNI Consulenza Formazione 5% 3% Store 2% Repro 42% Gedoc 48%

24. RIEPILOGO DELLA PARTECIPAZIONE AI CORSI DI FORMAZIONE EROGATI DA CNIPA Corsi per N.ro % Operatori 71,3 % 1.059 23,3 % 345 Resp. servizio 81 Resp. Organizz.. 5,5 % Campione di riferimento: 1.485 partecipanti Hanno utilizzato i corsi CNIPA 25 PAC su 49 che hanno risposto alla specifica Sessione (51% del campione)

25. IL SITO WEB SULLA GESTIONE DEI DOCUMENTI Il centro di competenza nel corso del biennio 2003-2004 ha risposto a oltre 2.500 quesiti inviati attraverso la casella di posta cc@protocollo.gov.it da parte di PAC e PAL e operatori del settori.

26. ALTRE INIZIATIVE IN CORSO • Perfezionamento della norma sulla base dell’esperienza maturata in questi 4 anni di vita del Testo Unico • Istituzione di un gruppo di lavoro sulla dematerializzazione della documentazione su supporto digitale

27. …IN DEFINITIVA

28. CONCLUSIONI Normaperfezionabile ma ha un buon grado di applicabilità Tecnologia ormai matura per la quasi totalità del flusso dei documenti Organizzazionesensibilità direzionale interna alle amministrazione buona ma migliorabile Dall’analisi dell’assessment emerge che Il processo di rinnovamento è in fase avanzata ed è irreversibile.

29. Per maggiori informazioni http://Protocollo.gov.it http:// www.cnipa.gov.it