Pályázatok pénzügyi tervezése

1. Pályázatok pénzügyi tervezése Puskás Hajnalka Kecskemét, 2010. február 2.

2. A pályázati pénzügyi tervezés alapjai A pályázat/projekt költségvetésével szemben támasztott követelmények • A projekt szakmai tartalmához igazodjon. • A támogató által meghatározott maximális összeget ne haladja meg. • A pályázati kiírásban/útmutatóban meghatározott elszámolható költségeket tartalmazza. • Legyen jól átgondolt, precízen kiszámolt és következetes, az egyes pontok legyenek összhangban. • Vegye figyelembe a szervezet likviditási korlátait.

3. A pályázati pénzügyi tervezés alapjai • Érdemes (szakmailag is) átgondolni, hogy mely költségtételek indokolása felel meg a pályázati kiírás filozófiájának. (pl. célcsoport támogatása vagy a menedzsment díjazása) • Bizonyos költségek a kiíró által meghatározott limitált kereten belül maradjanak. (Pl. humánerőforrás-fejlesztési projekteknél általában max. 12% lehet a menedzsment költség, max. 30% fordítható beruházásokra és max. 5% tartalékolható.) Ezek be nem tartása a pályázat elutasítását vonhatja maga után.

4. A pályázati pénzügyi tervezés alapjai • A betervezett költségek a reális piaci árakat tükrözzék. • Költséghatékony módszerek/beruházások/beszerzések preferálása. • Olyan tételeket tervezzünk be, melyekről számlát is kapunk. A tervezés időszaka alatt ajánlatos gyakran látogatni a támogató honlapját, ahol a gyakran ismételt kérdésekből (GYIK) is hasznos információkhoz juthatunk. Újabb kérdések felmerülése esetén forduljunk a támogatást kezelő közreműködő szervezethez telefonon vagy e-mailben.

5. Elszámolható költségek – ESZA típusú projektek • Személyi jellegű költségek • Bruttó munkabér • Bruttó megbízási díj • Munkábajárás (bérlet számlával, vagy saját gk.: 9 Ft/km) • Étkezési hozzájárulás (meleg étk. 18.000 Ft-ig 25% SZJA) • Munkáltatói járulékok (27 % TB) • Kiküldetés (Kiküldetési rendelvény, jegy, számla, vagy gk. APEH norma szerint)

6. Elszámolható költségek -ESZA típusú projektek • Célcsoport részére nyújtott támogatások • Képzési támogatás • Szociális támogatás • Étkezés (pl. naponta max. 4.000 Ft) • Szállás (max. ***-os szálloda) • Utazás (költséghatékonyan)

7. Elszámolható költségek -ESZA típusú projektek • Beruházások/Beszerzések – max. 30 % • Építés (felújítás) • Eszközbeszerzés • Számítástechnikai és irodatechnikai eszközök (nagyértékűek) • Szakmai szolgáltatások • Oktatók • Szakértők díja • Tananyagfejlesztés • Rendezvényszervezés • Projektmenedzsment számlás vállalkozói díjai

8. Elszámolható költségek -ESZA típusú projektek • Kisértékű/Egyéb beszerzések • Eszközbeszerzés • Menedzsment • Megvalósítók • Célcsoport részére • Egyéb szolgáltatások igénybevétele • Nyilvánosság és tájékoztatás biztosítása • Posta és telekommunikációs szolgáltatások • Irodabérlet • Szerviz költségek

9. Elszámolható költségek -ESZA típusú projektek • Adminisztrációs költségek • Könyvelő • Jogi tanácsadás • Rezsi költségek – program pályázatoknál általában nem számolható el • Víz, gáz, villany, szemétszállítás, csatornadíj, őrző-védő szolgáltatás • Tartalék (max. 5%) • Felhasználása nehézkes, csak jogszabályi változás esetén lehet átcsoportosítani – külön engedéllyel.

10. Az elszámolás feltételei • Határidőre benyújtott elszámolás. • A szakmai teljesítéshez kapcsolódó számlák. • Az adott elszámolási időszakban lezajlott szakmai és pénzügyi teljesítés (vagy a kettő közül az utolsó az adott időszakra esik). • Az előírt formanyomtatványok használata. • A számlák és számviteli bizonylatok formai és tartalmi követelményeknek való megfelelősége. • Megfelelően rendszerezett, átlátható beszámoló.

11. Az elszámolás feltételei • Számlák • A támogatási szerződéssel és az egyes vállalkozói szerződésekkel összhangban kerüljenek kiállításra. • A számlán vevőként a Kedvezményezett neve és címe szerepeljen. • Részben önálló szervezeteknél a fenntartó neve mellett a támogatás kedvezményezettje is legyen feltüntetve. • A számlán a vevő címe a támogatási szerződésben megadott cím legyen. • A projekt kezdete után keletkezett számlák fogadhatók be. • A számlák kiegyenlítése az adott elszámolási időszakban történjen (ettől eltérő lehet: előfizetések).

12. Az elszámolás feltételei • A számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatok • Kiadási pénztárbizonylat – pénztári kifizetéseknél • Bankszámlakivonat – átutalás esetén Ezeknek egyértelműen kapcsolódniuk kell a számlákhoz. • Szerződések, megrendelők • Teljesítésigazolás • A költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolg.) • Átvételi igazolás (beszerzés esetén) • Műszaki ellenőri igazolás (építésnél)

13. Az elszámolás feltételei • Teljesítést igazoló dokumentumok különösen: • Szállítólevél • Átadás-átvételi jegyzőkönyv • Műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat • Teljesítményigazolás (szolg.) • Jelentés • Üzembe helyezési okmányok • Jelenléti ív • Jegyzőkönyv • Emlékeztető • A feladat eredményeként elkészült produktum

14. Az elszámolás feltételei • Bérek, megbízási díjak • Munkaszerződés/megbízási szerződés (benne hiv. a projektre) • Munkaköri leírás • Bérjegyzék/fizetési jegyzék • Munkaidő nyilvántartás • A szervezet havi/negyedéves/éves adóbevallása • Kifizetés bizonylatai a nettó bér kifizetéséről és a járulékok átutalásáról • Összevont utalás esetén nyilatkozat, hogy az összevont tétel milyen az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz. • Nettó finanszírozású intézmények esetén az „információs táblák” és egy nyilatkozat az elszámolni kívánt összegről.

15. Az elszámolás feltételei • Étkezési hozzájárulás • Számla • Átadás-átvételi igazolás (munkavállaló részére) • Kifizetés bizonylata • Hivatali gépjármű használata • Útnyilvántartás/menetlevél • A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje. • Forgalmi engedély, biztosítási kötvény • Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között a hivatali gépjármű használatára vonatkozóan. • Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás.

16. Az elszámolás feltételei • Saját tulajdonú gépkocsi használata • A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje vagy • Megállapodás a munkavállaló és munkáltató között • Forgalmi engedély, biztosítási kötvény • Útnyilvántartás • Kiküldetési rendelvény • Kifizetés bizonylata • Adott időszak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás, vagy APEH norma szerint. Járművenként külön elszámolást kell készíteni.

17. Az elszámolás feltételei • A támogatás fogadására külön bankszámlát/alszámlát kell nyitni. • A konzorcium tagjai között a pénzmozgás (átszámlázás) szigorúan tilos! • Mindegyik partner a saját költségvetésével gazdálkodik.

18. Pályázatok pénzügyi tervezése Köszönöm a figyelmüket! Puskás Hajnalka Kecskemét, Kápolna u. 24. 76/505-988 civilcenter@t-online.hu www.civil-kozpont.hu