Procesorul de texte Word

1. Procesorul de texte Word

2. De ce a pătruns calculatorul în toate domeniile de activitate?

3. Microsoft Word este un procesor de texte performant şi uşor de utilizat pentru crearea, salvarea,regăsirea şi tipărirea unui document; crearea şi utilizarea stilurilor; folosirea referinţelor: note de subsol, note de final; realizarea, formatarea şi utilizarea formulelor în tabele; lucrul cu editorul de ecuaţii; importul de obiecte: Clip Art şi Word Art, etc. Aplicaţia se lansează cu Start – Programs – Microsoft Word sau dublu click pe iconul de pe desktop, dacă există.

4. Structura ferestrei aplicaţiei este asemănătoare cu a ferestrelor din sistemul de operare Windows, dar există şi anumite particularităţi specifice numai Word-ului şi anume:meniuri, simboluri şi funcţii.

5. Setarea paginii La deschiderea oricărui document nou (din meniul File – New sau din iconul New de pe bara de instrumente Standard) se deschide o pagină albă, şablon (Template) care are prestabilite marginile paginii, tipul de fonte folosite şi mărimea lor, modul de afişare a unităţilor de măsură, etc. De regulă, utilizatorul nu foloseşte setările prestabilite în această machetă (şablon) şi poate modifica setările implicite ale paginii. Pentru aceasta se parcurg următorii paşi: Se deschide un document nou din meniul File – New sau cu un click pe iconul de pe bara de instrumente. Se setează marginile paginii din meniul File – Page Setup – Margins. Dacă se doreşte să se tipărească documentul pe ambele feţe ale unei coli de hârtie, se bifează caseta Mirror margins. Se trece la tabela Paper Size de unde se alege tipul colii A3, A4, A5, Letter, etc., precum şi orientarea Portrait (normal) sau Landscape (transversal). Rezultatul oricărei acţiuni se vede într-o mică fereastră Preview.

6. Setarea fontelor Din meniul Format – Fonts se alege tipul Fontului (Arial, Times New Roman, etc.), stilul fontului (Regular, Italic, Bold sau Bold Italic), mărimea fontului, în pitch (10, 12, 14, etc.), culoarea, sublinierea. Mai există un număr de casete pentru efecte: superscript (indice superior, cum ar fi oC; litera „o” este superscript), subscript (indice inferior, cum ar fi To; litera „o” este subscript). Şi aceste modificări se pot previzualiza în fereastra Preview. Se trece la tabela Character Spacing de unde se stabileşte spaţiul dintre caractere şi alinierea (Position) faţă de axa rândului. Se trece la Animation pentru a stabili diferite tipuri de animaţie a caracterelor. Nu se foloseşte decât în cazul documentelor are circulă sub format electronic (nu sunt tipăribile la imprimantă). Dacă se doreşte ca fontul ales să devină implicit se apasă butonul Default care va salva modificările în şablon. Se recomandă să se stabilească ca font implicit tipul cel mai frecvent utilizat.

7. Editarea şi vizualizarea documentelor Se scrie documentul la rând, până la terminare. Când cursorul ajunge la marginea dreaptă a paginii execută automat un salt la început de rând nou. Tasta Enter se apasă numai când se doreşte trecerea la un nou paragraf. Când documentul este gata se trece la formatarea lui. După redactare sau în timpul redactării, dacă se doreşte vizualizarea documentului, se apasă butonul Print Preview de pe bara de instrumente sau din meniul File se alege Print Preview. Se poate mări /micşora pagina în cadrul ecranului alegând din caseta text derulanta ZUM, de pe bara de instrumente, alt procent decât cel iniţial (100 %, 75 %, 50 %) sau se introduce de la tastatură procentul dorit. Pentru o rezoluţie a ecranului de 800 x 600 pixeli; procentul de 90 % este foarte potrivit pentru că acoperă toată lăţimea unei coli A4 Portait.

8. Inserarea tabelelor Tabelele pot fi inserate in corpul unui text în mai multe feluri. O metodă este utilizarea butonului inserează tabele de pe bara de instrumente Standard. Butonul deschide un meniu sub forma unui tabel cu cinci linii şi cinci coloane. Cu ajutorul cursorului mouse se selectează, începând cu celula din colţul din stânga – sus, numărul de celule dorit. În poziţia curentă a cursorului de editare este inserat tabelul cu structura selectată. A doua metodă, care permite crearea de tabele într-un mod extrem de facil constă în folosirea butonului pentru desenat tabele. La acţionarea acestuia se deschide o bară de instrumente specifică care permite formatarea tabelului prin adăugarea de linii şi coloane, ştergerea liniilor dintre celule, alinierea conţinutului celulelor în interiorul acestora, alegerea tipului de linii pentru separarea celulelor, etc. A treia metodă foloseşte meniul Table de pe bara de meniuri din care se alege opţiunea Insert Table. Apare o fereastră de dialog care solicită introducerea numărului de linii şi coloane precum şi formatul acestora. Formatul poate fi ales dintr-o listă de şabloane dacă se apasă butonul AutoFormat.

9. Formatarea tabelelor Prin formatarea tabelelor se înţelege stabilirea dimensiunilor, a aspectului borderului (cadrul tabelului) şi liniilor de separaţie precum şi aranjarea textului sau imaginilor din celule. Stabilirea aspectului chenarului şi liniilor de separaţie. Indiferent de modul în care a fost creat tabelul acesta se selectează cu ajutorul comenzii Select Table din meniul Table. Apoi se afişează bara de instrumente Table and Borders din meniul View – Toolbars.

10. Introducerea textului în celule se face ca şi la editarea oricărui text în pagină. Dacă cantitatea de text depăşeşte înălţimea stabilită a celulei aceasta se dimensionează pe verticală astfel încât să cuprindă întregul text. Odată cu aceasta se redimensionează toate celulele de pe rândul respectiv. Pentru a trece în altă celulă se apasă tasta TAB sau se face un clic cu butonul stâng al mouse-ului în celula unde se doreşte a se introduce textul. Pentru a insera text înaintea unui tabel plasat chiar la începutul documentului se poziţionează cursorul în prima celulă şi se apasă tasta Enter. Alinierea pe orizontală a textului în interiorul celulei se face fie cu comenzile rapide din tastatură fie folosind butoanele de aliniere de pe bara de instrumente Formatting în timp ce alinierea pe verticală se face cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Table and Borders. Direcţia de scriere a textului se poate modifica astfel. Se plasează cursorul de editare în celula dorită şi din meniul Format se alege opţiunea Text Direction. Se deschide o fereastră care dă posibilitatea orientării textului şi pe verticală, de sus în jos şi de jos în sus.

11. Ştergerea celulelor şi tabelelor Pentru a şterge unul sau mai multe rânduri sau coloane dintr-un tabel se selectează respectivele rânduri sau coloane şi din meniul Table se alege opţiunea de ştergere corespunzătoare. Selectarea rândurilor se face poziţionând cursorul mouse la marginea stângă a celulei din primul rând care se selectează şi se apasă butonul stâng al mouse-ului. Se trage de mouse în jos până la selectarea ultimului rând dorit. Selectarea coloanelor se face poziţionând cursorul mouse-ului deasupra primei celule din prima coloană ce trebui selectată şi se apasă butonul stâng. Cursorul ia forma unei săgeţi de culoare neagră cu vârful în jos. Cu butonul stâng al mouse-ului apăsat se deplasează mouse-ul pe orizontală până deasupra ultimei coloane care trebuie selectată. Dacă se doreşte ştergerea întregului tabel atunci se selectează tabelul şi din acelaşi meniu se alege opţiunea Delete Rows sau Delete Colums după cum selecţia s-a făcut pe linii sau pe coloane.

12. Programul Word permite efectuarea unor calcule prin introducerea de formule în interiorul celulelor. Pentru introducerea unei formule se procedează astfel: 1. click în celula în care se doreşte să apară rezultatul calculului. 2. din meniul Table se selectează Formula 3. dacă programul Word propune o formulă care nu corespunde scopului ea trebuie ştearsă din caseta Formula. 4. din caseta Paste function se selectează funcţia dorită. De exemplu, pentru a aduna numere se selectează SUM. Pentru a adresa conţinutul unei celule din tabel se introduce adresa celulei în parantezele din formulă. De exemplu, pentru a aduna numerele din celulele A1 şi B4, formula este: =SUM(a1,b4). 5. în caseta Number format se introduce un format pentru numere. De exemplu, pentru a afişa un număr sub formă de procent cu zecimale se face click pe 0.00%.

13. Inserarea de imagini Inserarea imaginilor se face din meniul Insert – Pictures. Meniul Pictures conţine un submeniu cu mai multe opţiuni. Între aceste opţiuni este şi opţiunea From File…. Dacă se selectează această opţiune se deschide o fereastră de dialog, care va fi descrisă, pe scurt, în continuare.

14. Sub bara de instrumente se află două ferestre din care cea din stânga afişează conţinutul dosarului al cărui nume se găseşte în câmpul listei derulante iar cea din dreapta un preview al fişierului imagine selectat în fereastra din stânga. În dreapta ferestrei se găsesc trei butoane şi trei casete de validare. Butonul Insert, dacă este apăsat inserează imaginea selectată în document. Butonul Cancel anulează acţiunea de inserare şi închide fereastra de dialog. Butonul Advanced foloseşte pentru stabilirea unor criterii avansate de căutare a fişierelor imagine. Sub cele două ferestre se găsesc patru liste derulante şi două butoane prin care se dă posibilitatea căutării după criterii variate a diferitelor tipuri de fişiere imagine.

15. Inserarea de obiecte Din meniul Insert se alege Objects…. Se deschide o fereastră de dialog care permite crearea unui obiect pe loc, în cadrul documentului, sau inserarea unui obiect creat anterior, disponibil într-un fişier. În primul caz, tabela Create New pune la dispoziţie lista tipurilor de obiecte care pot fi create. După selectarea tipului de obiect se apasă butonul OK, iar în locul unde se găseşte cursorul de editare se deschide aplicaţia care generează respectivul obiect. După editarea obiectului se face un click în afara ferestrei de editare şi aplicaţia se închide, în document rămânând inserat obiectul.În situaţia în care obiectul este deja creat, din tabela Create from File se poate căuta fişierul respectiv.

16. Inserarea numărului paginii Din meniul Insert se alege Page Numbers.. şi se deschide fereastra cu acelaşi nume. Se poate alege poziţia de inserţie a numărului paginii, pe verticală şi orizontală şi opta pentru tipărirea acestuia pe prima pagină. Butonul Format deschide o altă fereastră de dialog, din care se poate alege formatul numerelor, dacă acesta să includă sau nu numărul capitolului precum şi numărul de start al numerotării (implicit este 1). În cazul când documentul este divizat în secţiuni se poate opta pentru continuarea numărării dintr-o secţiune în alta. După efectuarea setărilor se apasă pe rând butoanele OK din cele două ferestre.

17. Desenarea în Microsoft Word Microsoft Word pune la dispoziţie instrumente pentru realizarea de desene, diagrame, organigrame, etc., instrumente care sunt grupate pe bara de instrumente Drawing (desenare). Afişarea acestei bare se face fie selectând opţiunea cu acelaşi nume din meniul View – Toolbars fie apăsând butonul Drawing de pe bara de instrumente Standard. Aspectul barei este reprodus în figura următoare, unde este apăsat butonul AutoShapes (forme automate).

18. Instrumentul Word Art Dacă se doreşte ca anumite porţiuni de text să apară într-un mod artistic se poate folosi instrumentul Word Art. De pe bara de instrumente Drawing se apasă butonul Insert WordArt fapt care are ca urmare deschiderea unui Wizard care ghidează în procesul de creare a obiectului permiţând alegerea aspectului, a textului a tipului şi mărimii fonturilor. În plus apare şi bara de instrumente WordArt care dă posibilitatea unor prelucrări suplimentare a textului, cum ar fi orientarea şi forma obiectului creat, culoarea de umplere şi de contur a caracterelor, spaţierea caracterelor. Se pot folosi şi instrumentele de pe bara Drawing, inclusiv cele pentru umbre şi efecte 3-D, fapt care conduce la creşterea posibilităţilor de exprimare artistică. Un exemplu este reprodus în figura alăturată: Exemplu WordArt

19. Tipărirea documentelor După definitivarea documentului acesta poate fi tipărit. Tipărirea se poate face fie la imprimantă, fie într-un fişier de comenzi pentru imprimantă. În ambele cazuri din meniul File se alege comanda Print…, care deschide fereastra de dialog Print. Se poate folosi şi comanda rapidă Ctrl +P. Modificarea setărilor implicite ale imprimantei (stabilite în secţiunea Properties a imprimantei din dosarul Printers) poate fi făcută înainte de tipărirea documentului dacă se apasă butonul Properties din fereastra Print.

20. Salvarea documentelor Pentru salvarea documentelor se foloseşte comanda Save sau Save As din meniul File. Comanda Save As se foloseşte atunci când se salvează un document nou creat sau se doreşte salvarea unui existent sub alt nume sau cu alt format. Comanda Save, care are şi un buton asociat pe bara de instrumente Standard, este folosită atunci când se salvează modificările făcute unui document. Fereastra Save As, conţine următoarele elemente necesare specificării locului unde va fi salvat documentul, numelui şi formatului sub care acesta va fi salvat. Caseta derulantă Save in: afişează numele dosarului în care se face salvarea.

21. Închiderea procesorului de texte Word se realizează astfel: a) Butonul Close din colţul drept de pe bara de titlu; b) File - Exit c) Alt + F4