Traitement de texte

1. Traitement de texte Pour les curieux,la présentation comportedes commentaires Bases indispensables aux rédacteurs Rien n’est nouveau ! Décembre 2006 Jean-Yves ROYER CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

2. Ce qu’est la présentation • Un résumé des bases du traitement de texte, sans référence à un logiciel (Microsoft Word 2000 – Winword – et OpenOffice.org Writer 2 – Writer – sont les exemples). • Une illustration de concepts, fondement des logiciels modernes, y compris pour préparer des pages à la publication sur le WEB. • Une amorce non exhaustive. Les développements ont le même but : « créer un document dont la mise en page est automatique, sur différents supports, après toutes modifications de fond et/ou de forme. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

3. Révolutions dans l’écriture depuis l’antiquité ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

4. Sommes-nous adaptés à notre nouvel outil ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

5. Le document évolue ! Un document est de plus en plus, lu à l’écran ! Entre journaliste(s) et lecteur(s)c’est surtout la machine qui travaille ! La rédaction du journaliste est sur le WEBavant sa diffusion dans les kiosques. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

6. Comment rédiger pour que le reste soit automatique ? • D’abord, avoir une idée claire du document. • Ensuite, s’imaginer comment la machine traite la texte ! • Enfin, faire le strict nécessaire pour que la machine travaille bien avec le matériau, produit de la rédaction. Dans la suite de la présentationnous abordons ces trois points. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

7. Vision traditionnelle d’un document Des pages et des pagesreliées et couvertes… AuteurTITREEditeur Table des matières Chapitre 1dfjkd jkdjf mfjdkfjd fdm dmkj mdkj fdkj fdkj mfkjd mfkjdm fjdmlkfj dmkfj mdkjf djffjd jflkdjmj mdmlkd Un roman policier c’est simple !Un ouvrage de statistiques ou un livre scolaire ?Et une lettre ? 1 2 3 4 5 CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

8. Autres visions d’un document Représentations pour nous aider à comprendre comment rédiger ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

9. Pour la machine, un texte est une chaîne de caractères Abcd123 efgh.<fin de paragraphe>mnopq<tabulation>4567 … Il y a beaucoup de caractères alphanumériques, et quelques caractères qui indiquent les souhaits du rédacteur pour la mise en page ! On peut imaginer que les caractères sont stockésà la queue leuleu sur un ruban.D’où l’expression : « frappe au kilomètre » Ruban très moderne ! Les caractères sont facilement modifiables et déplaçables. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

10. Le contenu des objets exprime le message.Il est créé par le rédacteur.C’est le fond ! C A R A C T E R E S M O T S M CARACTERES FORMENT DES MOTS Les mots forment des phrases. Les mots forment des phrases. Les phrases forment des paragraphes. La formeest définie par des propriétés affectéesaux objets : - parties (chapitres),- paragraphes, - caractères. Les mots forment des phrases. Les phrases forment des paragraphes. Les paragraphes forment des chapitres ou parties(Divisions ou sections) Enfin, le document. Un document est un assemblage d’objets CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

11. On peut voir le documentcomme un arbre !N’est-ce pas ce que l’on faiten construisant le plan ? De nombreuses ramifications ne sont pasreprésentées. Un document arborescent CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

12. Vues de l’arbre d’un document Navigateur de Writer Mode plan de Winword Explorateur de Winword CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

13. Texte Page de gardeCartouche Texte Paragraphe Mot Mot Caractère Caractère Mot Caractère Caractère Caractère Titre 1-2 Titre 1-1 Caractère Table des matières Texte Texte Liste Article 1 Tête de liste Article n Titre 2-1.1 Titre 2-2.1 Index Texte Texte Illustration Bibliographie Tableau Partie 1 Partie 2 Partie 3 Partie 3 Document Corps du document Métadonnées Propriétés Un document gigogne L’informatique moderneaime les objets qui s’emboîtent, sereproduisent et héritent de leurs parents, tout en se différenciant. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

14. Comment la machine traite-t-elle le texte ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

15. La machine doit respecterdes contraintes d’affichage Taille du papier(ou de l’écran) Longueur de ligne Surface utilisable(impression et lisibilité) Nombre de lignes La machine doitadapter le travail du rédacteur aux contraintes d’affichage en créant les pages d’un livre ou des écrans. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

16. Les caractères de mise en page à effet horizontal Aucun codepour l’alinéa(propriété du paragraphe) Tabulation(Saut de colonne à l’intérieur d’un paragraphe).Rare depuis les tableaux en cellules. Fin de ligne(Force le retour à l’intérieur d’un paragraphe) Fin de paragraphe(le plus courant des codes de mise en page).Délimite des unités d’information En mémoire (sur le ruban), les caractères sontconsécutifs, enchaîne. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

17. Les caractères de mise en page à effet vertical AuteurTITREEditeur Saut de section(ou division ou partie)Délimite des parties du document ayant une fonction spécifique. Il existe aussi le saut de colonne (automatique ou manuel)parfois confondu avecle saut de page. Table des matières Saut de page (manuel si obligatoire,automatique si page pleine)Simple changement de feuilleou d’écran. Chapitre 1dfjkd jkdjf mfjdkfjd fdm dmkj mdkj fdkj fdkj mfkjd mfkjdm fjdmlkfj dmkfj mdkjf djffjd jflkdjmj mdmlkd CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

18. A partir de la chaîne de caractères, créer un livre Automatiquement ! Du parchemin au livreProduire des pages Principes du traitement de texte Le traitement de texte travaille en deux étapes : La fabrication de lignes Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes. Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! De la chaîne au parcheminProduire des lignes En deux étapes de découpage Page 1 Page 2 Page 3 CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

19. Produire des lignes En rédigeant ! Après c'est trop tard ! Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes.Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres. Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

20. La preuve ? Lorsque l'on modifie un texte l'on ne peut pas tout prévoir ! Des lignes prêtes à tout ! Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes.Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! Les logiciels commencent àautomatiser cette fonction !Chacun à sa manière. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

21. Principes du traitement de texte Le traitement de texte travaille en deux étapes : La fabrication de lignes Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes. Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! La fabrication de pages avec des lignes Des pages avec des lignes Un parchemin de lignes Pas de titre SEUL en bas de page ! Comment faire ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

22. Oui, mais si du texte est ajouté ou supprimé ! Principes du traitement de texte Le traitement de texte travaille en deux étapes : La fabrication de lignes Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes. Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! ----------- Saut de page -------------- La fabrication de pages avec des lignes Le traitement de texte place les lignes les unes derrière les autres jusqu'à remplir la page. Pour respecter les règles de dactylographie et typographie, il ne doit pas couper bêtement. Comment peut-il savoir ? Une modification peut créer une erreur loin en aval ! Forcer le saut de page ? Meilleure solution ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

23. Pourquoi changer de page ? • La page est pleine ! • Le logiciel doit faire la coupure automatiquement. • Toute modification de fond ou de forme peut changer la position de fin de page. • Le respect des règles de coupure est partagé entre logiciel et auteur. • Souhait de l'auteur - Structure du texte • Imposer un saut de page(ceci ne veut pas dire mettre obligatoirement un code « saut de page »). CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

24. Attacher le titre à la suite ? • Oui ! Exemples, Winword et Writer permettent : • d'attacher un paragraphe au suivant, • de rendre les paragraphes monoblocs, • d'interdire la coupure de paragraphes sans laisser plusieurs lignes sur chaque page. • Conséquences : • supprimer tout paragraphe inutile pour ne pas perturber la coupure (pas de paragraphes vides), • la feuille de styles s'impose (vitesse et sécurité). CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

25. La fabrication de lignes ¶ Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes. Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! ¶ ¶ ¶¶ La fabrication de pages avec des lignes ¶ ¶ ¶ Le traitement de texte place les lignes les unes derrière les autres jusqu'à remplir la page. ¶ ¶ Pour respecter les règles de dactylographie et typographie, il ne doit pas couper bêtement. Comment peut-il savoir ? ¶ Pourquoi supprimer tout paragraphe vide ? Si le saut de page automatique est dans cette zone,le titre n’est pas en haut de page ! Position souhaitable du saut de page Si le saut de page automatique est dans cette zone,il faut lier 3 paragraphes pour le faire remonter ! CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

26. La fabrication de lignes ¶ Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes. Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! ¶ La fabrication de pages avec des lignes¶ Le traitement de texte place les lignes les unes derrière les autres jusqu'à remplir la page. ¶ Pour respecter les règles de dactylographie et typographie, il ne doit pas couper bêtement. Comment peut-il savoir ? ¶ La solution pour automatiser le saut de page Avec trois lignes d’espace avant,plus de problème ! Avec deux lignes d’espace après,un seul lien aval suffit ! Lors de modifications,un lien ne gêne jamais ! CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

27. La fabrication de lignes ¶ Le traitement de texte commence par fabriquer des lignes. Les caractères sont ajoutés les uns derrière les autres en tenant compte de leur "chasse" (largeur). Quand la ligne est pleine, le programme recule jusqu'à trouver un espace. Malheur si l'espace est au milieu d'un mot comme 1 300 MW. L'espace insécable est là pour éviter cette erreur. Quand faut-il le mettre ? En rédigeant ! Après c'est trop tard ! ¶ La fabrication de pages avec des lignes¶ Le traitement de texte place les lignes les unes derrière les autres jusqu'à remplir la page. ¶ La coupure de page automatique ¶ Si la page est coupée automatiquement par le logiciel, l’espace avant du premier paragraphe de la page n’est pas pris en compte.¶ Si la coupure de page est forcée par le rédacteur à l’aide d’un code de saut de page ou la propriété du paragraphe d’être en haut de page, l’espace avant le paragraphe est maintenu. ¶Ainsi, le lecteur peut savoir, si le saut de page est dû à une page pleine (coupure automatique) ou si l’auteur souhaite marquer un changement de partie du document. ¶ Pour connaître la volonté de l’auteur, il est inutile de revenir à la page précédente, qui pourrait aussi être pleine, au moment où l’auteur souhaiterait marquer une rupture dans son document. ¶ La coupure de page manuelle ¶ Si la coupure de page est forcée par le rédacteur à l’aide d’un code de saut de page ou la propriété du paragraphe d’être en haut de page, l’espace avant le paragraphe est maintenu. ¶Ainsi, le lecteur peut savoir, si le saut de page est dû à une page pleine (coupure automatique) ou si l’auteur souhaite marquer un changement de partie du document. ¶ Pour connaître la volonté de l’auteur, il est inutile de revenir à la page précédente, qui pourrait aussi être pleine, au moment où l’auteur souhaiterait marquer une rupture dans son document. ¶ Le lecteur peut-il reconnaître un saut de page volontaire ? Pas d’espace avant,le saut est automatique Espace avant,le saut est manuel Pourquoi ? Beaucoup d’utilisateursse plaignent de cette différence ! CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

28. Les paragraphes ne sont pas identiques Le document est aussi structuré par des paragraphes de types différents : Titres hiérarchiques, Listes, Etc. Chacun a un aspect typographique qui l’identifie, défini par ses propriétés. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

29. Propriétés du paragraphe – ½ - Tabulations : Position en haut de page - à gauche - à droite - décimales - centrées - verticales Caractères courants et leurs propriétés Interligne Retraits : - à gauche - à droite - première ligne Alignement : - à gauche - à droite - centré- justifié Puces ou numéros Espacement avant et/ou après le paragraphe . Page Surface imprimable résultant des paramètres de la section CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

30. Lien avec paragraphe suivant : Paragraphe solidaire Titre Lien entre les lignes d'un paragraphe : Lignes solidaires Bordures (cadre, lignes, couleur) Ombrage Propriétés du paragraphe – 2/2 - Paragraphe en début de page Saut de page avant Format cadre Surface imprimable résultant des paramètres de la section Page CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

31. Position et contenu en-tête Position et contenu pied de page Propriétés de la section (Winword) Parchemin Page : taille etsens Le parchemin se mouledans la(es) colonne(s) Début de la section Alignement vertical Numérotation des lignes Notes de bas de page Colonnes Marges Distinction première page et suivantespour le contenu en-tête et pied de page Premier n° de page CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

32. Je passe trop de temps à rédiger mes rapports !!!! Ce traitement de texte est trop complexe pour moi. • Je t'ai parlé des styles... • Ils te permettent de : • gagner du temps • conserver une présentation homo-gène jusqu'à la fin de ton rapport. • Utilise au moins les styles pré-définis ! Les styles sont indispensables ! Modifier les propriétésde chaque type de paragrapheest long (il y en a beaucoup).Avec les styles, rédiger est rapide, fiable et confortable ! CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

33. Séparer fond et forme En changeant la feuille de styles,la mise en page changeautomatiquement ! Les liens entre paragraphessont dans les styles La feuille de styles fait la relation entre le fond et la forme CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

34. Il n’y a pas que des documents simples ! La machine automatise la mise en pagede documentscomplexes CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

35. Pour rédiger… utiliser un modèle ! FichierNouveau ! CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

36. Le strict nécessaire pendant la rédaction • Appliquer les règles de dactylographie (ou de typographie, pour la PAO), • Placer les caractères insécables à bon escient, • Baliser le document avec les styles appropriés, utiliser le mode plan, • Ne pas dupliquer de l’information inutilement (en général c’est possible). CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

37. Ponctuation • Ponctuation basse (, .) • rien devant • espace après • Ponctuation haute (? ; : !) • espace devant (voir espace insécable) • espace normal après sauf devant fin de ligne CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

38. Autres règles • Parenthèses (Entre parenthèses) : • espaces à l’extérieur sauf devant “.” et “,” • rien à l’intérieur • Guillemets “dactylographiques” • espaces à l’extérieur sauf devant “.” et “,” • rien à l’intérieur • Points de suspension… (trois points) • rien devant - espace normal après • Apostrophe : pas d’espace CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

39. Espace insécable • Evite coupure de ligne et justification : • Devant ponctuation haute°:°?°;°:°! (Winword le place) • Entre nombre et unité : 3°km, 5°V • Dans les nombres : 1°300°MW, 1°000°€ • Dans références : Norme ISO°9002 • Entre abréviation et nom : J.°DUPONT • Dans renvois : Voir°chap.°10 • Dans Word pour Windows : Ctrl+Maj+espace • Dans Writer et la plupart des logiciels : Ctrl+espace Symbole deWinword CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

40. Tiret insécable • Evite les coupures de ligne indésirables : • MS-DOS • 1-2300-A-100 • Ne pas mettre si césure admise : • Exemple : c’est-à-dire • Dans Winword : Ctrl + _ • Dans Writer : Ctrl + Maj + soustraction CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

41. Penser fonctionnellement en codant avec des styles Utiliser les termesnormalisés ou standardisés dans le logiciel ! Tous les logiciels Winword CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

42. Gestion des styles • Utiliser les noms de styles normalisés ou standardisés. Créer le moins possible. • Standardiser l’usage des styles dans tous les types de documents : de la lettre au rapport (facile en respectant la règle précédente). • Adapter les propriétés à chaque type de documents. • Stocker les styles dans les modèles. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

43. Coder avant d’écrire • Contrairement à une erreur fréquente,le rédacteur code son texte avant d’écrire. • Après rédaction, il faut relire et perfectionner (y compris la structure), mais ne pas s’occuper de mise en page :elle est automatique ! • Eventuellement, retoucherles styles. En élaborant le plandu documenten mode plan,l’essentiel de la structureest codée avant de commencer à rédiger ! CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

44. Exemples :ne pas faire ! – faire ! • Merci à l’auteur du document de référence, la plupart des cas d’école y sont présents. • Les autres exemples sont tirés d’un document publié sur INTERNET par le Ministère de la Justice. • Les images qui suivent sont prises en affichage normal pour voir les codes de mise en page et les styles. • Ne pas faire : rouge – Faire : vert CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

45. Page de garde Beaucoup d’effort pour changer de page ! Un saut de page, ou mieux,un saut de section suffit. CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

46. Table des matières : pourquoi ? Saut de section Pourquoi saut automatique ? Pourquoi titre manquant ? Pourquoi ce style ? Table automatique :rien ne manque ! Pourquoi ces espaces ? Numéro de page Pourquoi changement retrait ? Paragraphe vide qui « supporte » la tabledes matières Pourquoi 3 lignes ? Pourquoi, pourquoi, pourquoi ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

47. Table des matières et début du texte Pourquoi saut automatique ? Limitation par sections en amont et aval Table automatique Pourquoi ce style ? Titre existe : oublié ! Les styles ont un sens Pas un paragraphe vide Pourquoi ce paragraphe ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

48. Corps du texte Le souligné se lit mal Le saut de page est bien placé Une ligne ici, deux plus bas ! C’est un titre Plus de lignes après qu’avant ? La présentation est homogène Elle peut être modifiée facilement Pas séparation des paragraphes ! Pas un paragraphe vide Que se passe-t-il si le mot « Logiciels » est supprimé ? CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

49. Titres et mise en page Le saut de page automatiqueest instable, un rien, il se déplace La mise en relief est faite sans paragraphes vides. Si fréquent, un style serait créé. Le saut de page est stable Deux titres de même niveau ? Tout diffère dans leur présentation Les titres sont automatiquement « solidaires » par le style Un lien manuel force le saut de page sans gêner les modifications CLIP - JYR - Bases du traitement de textes

50. Fin du document C’est un titre comme un autre !Il a sa place dans la structure. Toujours des styles,Les listes sont d’usage fréquent Rien d’inutileen général, c’est gênant ! Des caractères en trop provoquent une page vide CLIP - JYR - Bases du traitement de textes