Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor

1. Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor

2. Innehåll • Bakgrund • Grundprinciper i modellen • Syfte • Problemställning • Ny redovisningsmodell - centrala begrepp - kostnadsfördelning - intern finansiering - kalkylering • Modellen på institutionsnivå • Övergång till ny modell • Övriga frågor

3. Bakgrund • Enligt regleringsbrev anges att den externfinansierade verksamheten ska täcka samtliga kostnader för verksamheten, inkl verksamhetens andel av de indirekta kostnaderna. • Riksrevisionens kritik mot metoden för intäktsföring av medel som skall finansiera indirekta kostnader. • Problematiken med redovisning av indirekta kostnader är gemensam. Beslut av SUHFs förbundsförsamling 2007-11-08 att rekommendera högskolorna att införa modellen. • Beslut av rektor 2007-12-20 att LU ska införa modellen. Målsättning att införandet ska ske 2009-01-01.

4. Grundprinciperna i modellen • verksamheten delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet • kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare (kb) • stödverksamhetens kostnader fördelas på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar (utbildning och forskning) • de gemensamma kostnaderna fördelas på kb genom fullständig kostnadsfördelning • kostnadsbas tillämpas vid fördelning på kb (frångå intäktsavlyft) • samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kb, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning

5. Syfte • Bättre intern styrning och kontroll för ledningen, forskare och administratörer • Mer rättvisande redovisning • Uppfyllande av EU:s 7:e ramprograms krav på ”Full Cost” redovisning senast 2010 • Återskapa förtroende hos finansiärerna för redovisningen av indirekta kostnader • Bättre förutsättning för nya diskussioner med finansiärerna • Uppfyllande av Riksrevisionens krav på korrekt intäktsredovisning (kostnadspåslag ersätter intäktsavlyft)

10. LU modell Kärnverksamhet = Utbildning (U) och forskning/forskarutbildning (FO) Bokförs på alla v-grenar utom 91 Stödverksamhet = Administration och gemensamma kostnader Bokförs på v-gren 91 Viktigt att renodla användningen av v-gren 91

11. Kostnadsbärare (Kb) • Avgränsad verksamhet som ska synliggöra resultat och vara fullfinansierad • EXEMPEL • ett projekt med ett uppdragskontrakt • ett projekt med flera bidragskontrakt och anslag • en forskargrupp, utan krav på full kostnadstäckning på lägre nivå • en utbildningsavdelning • ett internt verksamhetsprojekt Hur avgränsas detta på LU? Befintlig kodstruktur utnyttjas i första hand. • Aktivitet alternativt en urvalsgrupp då flera aktiviteter tillsammans utgör kostnadsbäraren • alla aktiviteter på t ex v-gren 11 om verksamheten inte vill följa upp utbildningen mer detaljerat • OBS!! Uppdragskontrakt = kostnadsbärare, bidragskontrakt vanligtvis INTE kostnadsbärare

13. Direkta Direkt hänförliga Direkt nyttjande ”Arbete och material” ”Hel” Kostnadsslag löner, drift, utr/avskr, lokaler Bokförs direkt Indirekta Gemensamma Indirekt nyttjande Stödverksamheten på olika nivåer ”Andel” Kostnadsslag Bokförs/fördelas med pålägg Direkta, indirekta kostnader för kb

16. LU modell Funktionsindelningen syftar till tydlighet mot finansiärerna vid projektansökan och återrapportering. Funktionsindelningen görs inte i redovisningen. Funktionsindelning av indirekta kostnader görs på alla nivåer- institution, område och universitetsgemensamt.

19. LU modell • Uppdelning av stödverksamhetens kostnader på utbildning och forskning görs på respektive nivå (universitetsgemensam nivå, område, institution). • Uppdelningen följer med till nivån under och får inte ändras. • Det finansieringsbidrag som ska belasta respektive institution är uppdelat i en del som avser utbildning och en del som avser forskning. Den del av finansieringsbidraget som avser utbildning får bara fördelas till de verksamheter som är utbildning (dvs vg 11, 54 och 58).

20. Kostnadsfördelningsmodell Stödverksamhet Gemensamma resurser Kärnverksamhet U FO Kostnadsbärare

24. Lunds universitet

25. LU modell Lärosäten med ALF-medel (Avtal om läkarutbildning och forskning) är överens om att använda direkta löne- och driftskostnader som bas. LU: Beslut om fördelningsbas senare i vår. Kostnadskalkyl: I samband med budgeten ska institutionen räkna fram vilket kostnadspåslag som ska gälla för kostnadsbärare inom U respektive FO. Finansiering: Krav på full kostnadstäckning gäller.

28. Modellen sammanfattning • Kärnverksamhet, kostnadsbärare/kb • Stödverksamhet, indirekta kostn i nivåer, U resp FO, funktioner • Fullständig kostnadsfördelning på kb, pålägg på direkt lön+drift (fördelningsbas) • Uppföljning full kostnadstäckning hos kostnadsbäraren • Projektkalkyl, fulla kostnader/finansiering

29. Arbetsgång på institutionen Arbetsgång för institutionen • Se över hur v-gren 91 och akt 99996 används • Budgetera kostnader för stödverksamhet • Fördela kostnader för stödverksamhet på U och FO • Strukturera kostnader enligt funktioner • Beräkna %-påslag för U resp FO (kalkylering) • Meddela internt vilken %-påslag som ska gälla i Orfi och i kalkyler

31. Uppdelning U/FO • Uppdelning av kostnaderna för stödverksamhet på utbildning och forskning görs även på central- och områdesnivå. Denna uppdelning får inte ändras på institutionsnivå. Området meddelar institutionen beloppen. • Institutionen delar upp sina kostnader för stödverksamhet på utbildning och forskning i samband med budgetarbetet. • OBS fördelningen gäller samtliga v-grenar inom U (11,54 och 58) samt alla inom FO (21,24,35,36,55 och 56) • Metod: Finns det kostnader för stödverksamhet som bara avser utbildning eller forskning? Därefter fördela övriga kostnaderna mellan utbildning och forskning så att respektive verksamhets andel av de indirekta kostnaderna blir rättvisande. • Dokumentera hur man kommit fram till sin uppdelning.

32. Uppdelning U/FO • Rättvisande andel : exempel Dokumentera hur man kommit fram till sin uppdelning mellan U och FO.

34. Funktionsindelning • De budgeterade kostnaderna för stödverksamhet på institutionen ska delas in i sex funktioner. • Motsvarande indelning görs på central och områdesnivå och meddelas institutionen. • Syftet med funktionsindelningen är att tydliggöra våra kostnader för finansiärerna i samband med ansökan och återrapportering. Indelningen struktureras i projektkalkylen. • En anvisning är framtagen för att underlätta arbetet på institutionen (Bilaga ”Struktur för gemensamma kostnader”). LU kommer att ta fram en mer specifik handledning för indelning på institutionsnivå. • Dokumentera hur indelning görs.

35. Funktionsindelning Utgångspunkten är att totalkostnaderna ska samlas för varje funktion dvs löner inkl soc avgifter, drift, avskrivningar/utrustning och lokaler. Exempel: Ledning Prefekt, institutionsstyrelse Utbildnings- och forskningsadministration Utbildningsadministratör, utbildningsledare, forskningsledare Ekonomi- och personaladministration Ekonom, personaladministratör Infrastruktur och service: IT-tekniker, registrator, webbredaktör Bibliotek Institutionsbibliotek Nivåspecifikt Övrigt

36. Direkt lön och direkt drift som fördelningsbas

38. Påläggsberäkning • Följande information finns nu i budgetarbetet för institutionen: Universitetsgemensamma kostnader uppdelat i U rep FO samt i de sex funktionerna (Info från området). Områdesgemensamma kostnader uppdelat i U respektive FO samt i de sex funktionerna (Info från området). Institutionsgemensamma kostnader uppdelat i U respektive FO samt i de sex funktionerna (tagits fram på institutionen). • Institutionen ska nu räkna fram vilket kostnadspåslag som ska gälla för kostnadsbärarna inom U respektive FO. Beräkningen ska ske med lön och drift som fördelningsbas. Beslut om fördelningsbas ska tas senare i vår.

39. Påläggsberäkning Pålägg % = Kostnader för stödverksamhet, kr Fördelningsbas, kr

40. Påläggsberäkning Exempel

41. Påläggsberäkning • Det pålägg som räknats fram (en för U och en för FO) ska registreras i redovisningssystemet för att möjliggöra automatisk bokföring varje månad av indirekta kostnader. Bokföring kommer att göras på alla aktiviteter och v-grenar som redovisar lön och/eller drift. • Meddela även internt vilken %-sats som ska gälla i projekt-kalkylen.

42. verkliga kostnader deb till område verkliga kostnader deb till inst/avd för stödverks uppdelat på utb och för stödverks uppdelat på utb och löner drift avskrivning lokaler forsk löner drift avskrivning lokaler forsk deb från univ.gem nivå, utb resp forsk verkliga kostnader verkliga kostnader verkliga kostnader deb till akt 99996 för stödverks för stödverks för stödverks uppdelat på utb och forsk drift drift drift avskrivning avskrivning avskrivning löner lokaler lokaler lokaler fördelning av indirekta fördelning av indirekta kostn bokfört med kostn bokfört med trigger trigger direkt lön direkt lön bidrag bidrag direkt drift direkt drift anslag anslag direkt avskrivning direkt avskrivning (avgift) (avgift) direkta lokaler direkta lokaler löner löner indirekta kostn indirekta kostn bokfört med trigger bokfört med trigger Univ.gem Område vg 91 univ.gem. nivå vg 91 områdesnivå deb från område + univ.gem. úppdelat på utb och forsk UTBILDNING FORSKNING akt 99996 INST akt 99996 INST vg 91 INST Institution deb från INST vg 91 deb från INST vg 91 kostnadsbärare på akt 1 kostnadsbärare på akt 2

43. Bokföring • På kostnadsbäraren (en aktivitet eller flera) följer man upp att full kostnadstäckning finns. • Aktivitet 99996 – uppsamlingsaktivitet. Ska resultatmässigt bli 0 vid årets slut. Viktigt att budgetavvikelser och kalkyldifferenser analyseras och hanteras. Regler och rutiner för hur differenser ska åtgärdas måste tas fram. • Avstämning av aktivitet 99996 på institution eller institutionens avdelningar, 3 eller 4 nivåer. Beslut om denna hantering kommer att ske senare i vår.

44. Arbetsgång på institutionen Vad kan institutionen göra redan nu? • Se över hur v-gren 91 och akt 99996 används • Fördela kostnader för stödverksamheten på U/FO och strukturera kostnader enligt funktioner med 2008 års budget som underlag

45. Övergång till ny modell Nuläge

46. Övergång till ny modell • Resultateffekt när vi går över till den nya modellen • Gör en ”korrekt” periodisering på aktivitet 99996 31 december 2008 alternativt redan i delårsbokslutet. Detta kan förberedas i god tid innan. • Återföring av periodiseringarna mot respektive pågående projekt görs 1 januari 2009.

48. Övergång till ny modell Ta fram rapporten ”Kontroll PER/RES 1”. Kopiera och lägg in tabellen i Excel. Lägg till kolumner. Gå igenom alla pågående projekt och dokumentera i god tid vilket pålägg/fast belopp som har gällt för respektive projekt. Vid bokslutet när periodiseringarna är gjorda på projekten använda denna information för att göra korrekt periodisering på aktivitet 99996. I de fall det finns restvärde anläggningstillgångar ska motsvarande belopp inte ingå i underlaget för att räkna fram vad som ska periodiseras på aktivitet 99996. Tom 2008-05-31 ligger periodiseringsbeloppen kvar (upplupna respektive förutbetalda intäkter) i per/res från helårsbokslutet 2007-12-31. Genom att göra ovanstående inventering och beräkning nu kan institutionen få en uppfattning om hur stor resultateffekten blir vid övergången.

49. Övergång till ny modell Underlag sparas och skickas till Ekonomienheten och används som bokföringsunderlag 2009 när återföring av för tidigt gjorda omkostnadsuttag görs till de pågående projekten. Ekonomienheten återkommer senare i vår med ytterligare anvisningar om denna rutin.

50. Övrigt Information om projektet finns på Ekonomienhetens hemsida (länkar till SUHF:s handledning mm.) Ytterligare information och utbildning till hösten. Kontakt – vid frågor kontakta ditt område.