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VIE AU CABINET

VIE AU CABINET. Docteur Sandrine TIGNAC Juin 2014. De quoi allons-nous parler ?!. Le cabinet en lui-même Plaque Salle d’attente /affichage Cabinet médecin Le matériel Points d’eau / espace détente Personnel +/- Obligations légales : normes personnes à mobilité réduite norme incendie

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Presentation Transcript

  1. VIE AU CABINET Docteur Sandrine TIGNAC Juin 2014

  2. De quoi allons-nous parler ?! • Le cabinet en lui-même • Plaque • Salle d’attente /affichage • Cabinet médecin • Le matériel • Points d’eau / espace détente • Personnel +/- Obligations légales : • normes personnes à mobilité réduite • norme incendie • assurance du local

  3. De quoi allons-nous parler?! • Informatisation du cabinet Logiciel, maintenance, sauvegarde Dossier médical, Télétransmission Améli Pro • Comptabilité Cotisations, comptabilité, cahier des recettes et dépenses

  4. De quoi allons-nous parler ?! • Ordre des Médecins Missions Installation Code de déontologie Secret médical • Remplacements

  5. De quoi allons-nous parler ?! Enfin … • Responsabilité civile • URSSAF et complémentaires • Mutuelle classique • CARMF et complémentaires Et divers • Au-delà du cabinet …

  6. Le Cabinet Poser sa plaque de Professionnel : • Autorisation par l’Ordre des Médecins • Nom prénom, numéro de téléphone • Situations vis-à-vis des organismes d’assurance maladie (secteur) • Titres de qualifications reconnus conformes (lieu et établissement universitaire d’obtention du diplôme permettant d’exercer la médecine) • +/- jours et heures de consultation

  7. Réglementation / Plaque • Sur la porte du cabinet ou de l’immeuble • Dimension traditionnellement admise : 30 x 25 cm • Discrétion et sans publicité • Signalisation intermédiaire possible / 2 plaques possibles sinon fléchage simple

  8. Salle d’attente (SA) • C’est un lieu de passage, de séjour du public, un endroit d’échanges et d’information • Propreté, clarté, confort (chaises, table basse, disposition, jouets enfants (!) plantes (!) prises • Revues, affiches et dépliants • Jouets enfants (!)

  9. Informations obligatoires (SA) Imposée par les textes légaux réglementaires : • Tarifs des principaux actes effectués : Cs V MNO MGE FCV … • Situation en regard de la convention / secteur • Avertissement des patients lors de l’utilisation de fichiers informatiques • Utilisation éventuelle de données administratives dans le cadre d’études épidémiologiques • Numéro de téléphone en cas d’urgence • Appartenance éventuelle à une association de gestion agréée et ses conséquences

  10. Sollicitations (SA) Agir avec prudence et bon sens Art. 19 du code de déontologie qui interdit toute pratique commerciale de la médecine et tout aménagement donnant aux locaux une apparence commerciale. Attention aux « tentations » et conflits de propagande politique, religieuse… contre la vaccination …

  11. Informations et salle d’attente • Sollicitations : campagne de vaccination, lutte anti-tabac, bon usage de antibiotiques, déclaration accident de travail, prescription des transports .. • Caritatives : organisation non gouvernementale à caractère médico-social (ligue contre le cancer, …) au service de l’individu mais aussi de santé publique • Laboratoires : vaccination, règles hygiéno-diététiques, laits infantiles, … .

  12. LE Cabinet Médical • Espace patients : accessibilité, confort mobilier, propreté, occupation enfant • Couloir de circulation : porte distincte entrée/sortie (intérêt, possibilité) selon existence d’un secrétariat, l’agencement des locaux, accessibilité • Nouvelles normes d’accessibilités pour les établissements recevant du public (ERP) au 1er Janvier 2015

  13. Normes d’accessibilité : • Stationnement : si parking personnel, prévoir une place handicapée, sinon demander en mairie la réservation d’une place à proximité • Cheminement : libre de tout obstacle et de croisement dans la mesure du possible avec une largueur minimale de 1,40 m et une pente maximale de 5%

  14. Normes d’accessibilité (2) Locaux : • Espace de repos : longueur du trajet, pente multiple .. • Espace de manœuvre • Espace usager : toilettes, ascenseur, poignée de porte, hauteur des placards, obstacle en saillie, éclairage => signalitique adaptée Lieu d’exercice : centre commercial/Habitation

  15. Matériel du médecin (1) • Mobilier : bureau, fauteuil, armoire, décoration éventuelle • Matériel médical : Table d’examen, marche pied, lampe • Petit matériel : sthétoscope, otoscope, tensiomètre (brassard), pèse-personne, lampe abaisse-langue, désinfection, thermomètre, set à suture et à pansement / Nécessaire à injection IM/IV/SCut Frottis, Strepto-test, …

  16. Matériel du médecin (2) • Médicaments d’urgence : Antalgiques Aspirine*, Ventoline*, Natispray*, Loxen*, Cortocoïdes, Anakit* (attention conservation) • Possibilité ou non d’Aérosol : location O2 et matériel • Ambu • Matériel à perfusion • Appareil à ECG • Doppler de poche • Trousse d’urgence

  17. Matériel (3) : Trousse d’Urgence • Matériel classique : sthétoscope, otoscope, tensiomètre, abaisse langue, • Mini-kit à suture et pansement • Papiers • Médicaments : sus-cités puis per os/Inj • anti-vomitifs, anti-spasmodiques • anti-inflammatoires, antalgiques, aspirine • duirétiques, anti-hypertenseurs • anti-vertigineux, anti-épileptiques • anxiolytiques • …

  18. Matériel du médecin (5) • Matériel informatique : ordinateur, imprimante, téléphone/fax, lecteur de carte vitale (CB?) • Connexion internet : télétransmission et ameli pro • Formulaires : commandes internet, caisse de sécurité sociale, conseil général • Tampon : nom prénom profession numéro adeli/RPPS +/- adresse

  19. Points d’eau / espace détente • Points d’eau : évier dans le cabinet et produit désinfection des mains Toilettes patients et médecin : indépendant, lave-main, norme accessibilité pour celui patient • Espace détente : non obligatoire mais fortement recommandée !! Café, frigidaire (conservation produits pharmaceutiques et alimentation dans 2 endroits séparés), Stérilisation (four)

  20. Le personnel • Agent d’entretien : • Secrétariat téléphonique : agenda web, skype • Secrétaire : aménagement espace personnel Contrat / fiche de poste / fiche de paie ou chèque emploi service (congé payé, formation obligatoire, Ircom) secret médical S’assurer du relais si absence, fermeture occasionnelle  Continuité des soins

  21. Téléphonie • Réception des appels : par le médecin (signal d’appel, message d’attente, musique et droits), par le secrétariat : prise des messages et s’assurer que nos réponses parviennent aux patients • Agenda papier / Web / secrétaire • Pas d’honoraires à réclamer si régulation, conseil téléphonique

  22. Permanence des soins « Quand le médecin se dégage de sa mission de soins pour raisons professionnelles ou personnelles, il doit indiquer à ses patients un confrère vers qui s’adresser. » • Numéro, nom en salle d’attente, MMG horaires, centre 15 • Message téléphonique

  23. Autres nécessités (1) • Dasri : Déchets d‘Activités de Soins à Risques Infectieux • Contrat : autorisation d’enlèvement, acheminement et traitement des déchets « bon de suivi des déchets » Conteneurs à aiguilles et poubelles « jaunes » Collecte au cabinet

  24. Autres nécessités (2) Protection incendie: • Détecteur de fumée • Extincteurs : norme, au moins 2 selon matériel présent • Contrôle annuel Assurance des locaux

  25. Gestion du Cabinet (1) • Informatique : nécessité d’un logiciel agréé (Axilog, Hellodoc, …) avec service de maintenance disponible 24h sur 24 Importance de la sauvegarde et de la confidentialité du dossier médical (informatique et papiers) • Nécessité d’hébergeurs agréés de données de santé à caractère personnel : GCS SIS de Martinique (Groupement de Coopération Sanitaire Système d’Information de Santé de Martinique (GCS SISM) qui est agréé pour l’hébergement des applications et données de santé à caractère personnel gérées par la Plateforme Régionale de Santé de Martinique (infrastructure matérielle et logicielle) mise à la disposition de ses membres.

  26. Gestion du cabinet (2) Télétransmission • Pratique : règlement plus rapide, moins de papiers à remplir • Simple : retour Noémie pour suivi du paiement, possibilité de FSE dégradées, 1/3 payant, ALD, CMU, AME, … • Economique pour la collectivité : le coût moyen de gestion d’un FSE est de 0,27 euros contre 1,74 pour une FSP

  27. Gestion du Cabinet (4) • Incitation financière : forfait annuel de 250 euros si le taux de télétransmission des FSE est supérieurs à 75%. • Fait partie des objectifs de santé publique de la nouvelle convention / ROSP Espace Pro : • PDS électronique, déclaration MT, arrêt de travail • Commandes des formulaires • Historique du remboursement des patients

  28. Gestion du cabinet (3) • Pour télétransmettre des feuilles de soins électroniques (FSE), vous avez besoin d'une carte CPS et d'un équipement informatique. Une carte professionnel de santé « CPS » • À obtenir auprès du Conseil national de l'Ordre des médecins (compter 5 semaines de délai en moyenne). • Elle est valable 3 ans et est renouvelée automatiquement. • Elle est gratuite et le coût de l'abonnement est intégralement pris en charge par l'Assurance Maladie. • Elle peut comporter jusqu'à 8 sites d'exercice. • Pour votre secrétariat, vous pouvez demander une carte professionnel d'établissement « CPE ». • À noter que les remplaçants exclusifs et les étudiants thèséspeuvent également obtenir une carte CPS suivant la même procédure.

  29. Gestion du cabinet (4) • 2 - Un lecteur de carte Vitale version 3x • une sécurisation accrue de la télétransmission et une accélération de la lecture des cartes. Elle permet la lecture de la date de fin de droits en ALD. À noter qu'il existe des lecteurs portables (TLA ou terminal lecteur applicatif) pour les visites. Particularité Martinique / MMGQuel que soit votre choix, il devra être « homologué Sesam Vitale».3 - Un système de facturation Sesam-Vitale version 1.40, accessible • Soit par un logiciel installé sur votre ordinateur. • Soit via votre navigateur internet, directement en ligne. • Il existe également des solutions autonomes reposant sur un lecteur de cartes Vitale et CPS, et intégrant un logiciel de facturation SESAM-Vitale.

  30. Gestion du cabinet (5) Les entrées et les sorties ! • Cahier des recettes : • Paiement des actes réalisés au cabinet sous forme d’espèces, de chèques ou autres ( 1/3 payant, AME, ALD, Accident de travail, Invalidité, Grossesse, Nourrisson, FCU, VAG, … • Paiement par virement systématique : forfait ALD, forfait médecin Traitant, Colon Amrec, … • Contrôle du remboursement par information (retour Noémie) et par courrier papier • Autres : vacations, Astreintes

  31. Gestion du cabinet (6) • Bilan des dépenses : Plutôt mensuel : factures diverses (matériel, EDF, eau, Télécom, assurance personnelle et local, quittance du loyer, repas, voiture, frais de blanchisserie, fiche de paie des employés, …) Cotisations (ordre, Urssaf, Carmf) • Compatibilité : • expert-comptable • centre de gestion agréée : aide à la gestion, tenue des comptes, déclaration des revenus, abattement de 20 %, paiement par chèque

  32. Ordre des médecins (1) Missions • Faire vivre le code de déontologie (voir annexes) --- respect du secret médical --- Le secret couvre tout ce qui est venu à la connaissance du médecin dans l'exercice de sa profession, c'est-à-dire non seulement ce qui lui a été confié, mais aussi ce qu'il a vu, entendu ou compris.

  33. Ordre des Médecins (2) Missions • Veille au maintien des compétences du corps médical et à sa probité. • tient à jour le Tableau des médecins • gère l’inscription des médecins à ce Tableau. • contrôle du libellé des plaques et des mentions dans les annuaires et sur les ordonnances, • changement de qualifications des médecins, • suivi des contrats signés par les médecins, délivrance des autorisations de remplacement ou d’exercice en lieux multiples…

  34. Ordre des Médecins (3) • Accompagnement des médecins : • à s’installer, facilite leur exercice, les accompagne • sur le plan juridique, notamment lors de la rédaction des contrats et des statuts, les conseille en matière d’assurance. • prévention et la gestion des conflits qui pourraient survenir avec leurs patients ou avec d’autres professionnels de santé.

  35. Ordre des médecins (4) • Secourir les confrères : aider les médecins en grave difficulté ou leur famille, • Veiller à la compétence et à la probité • Conseiller les pouvoirs publiques : au nom de la défense de la profession et des principes fondamentaux de la déontologie médicale… Il émet un avis sur un certain nombre de textes réglementaires, dont les conventions négociées avec l’assurance maladie.

  36. Ordre des Médecins (5) • Inscription obligatoire en France pour exercer • Démarche personnelle à l’ordre du lieu d’exercice • Carte de Professionnel délivrée chaque année après paiement de la cotisation ordinale (305 euros) • Carte Professionnel de Santé gratuite

  37. Remplacements • Critères : • 2éme cycle validé • 2 semestres dans des services agréés pour le DES de Médecine générale • 1 semestre en médecine générale chez un praticien Maître de Stage • Téléchargement de la demande de licence sur le site de l’ordre • Valable 3 mois, renouvelable pendant 3 ans • Téléchargement contrat en 3 exemplaires http://www.conseil-national.medecin.fr Conseil Martinique DomusMédica 80 rue de la république 97200 FDF Tel 0596 63 27 01 fax 0596 60 58 00

  38. Administratifs …(1) • Responsabilité civile et protection juridique : • légalement obligatoire • défense en cas de procédure et régler les frais de procès • réparation financière du préjudice si votre responsabilité est retenue. • Salariés assurés mais pas le remplaçant qui doit souscrire sa propre assurance • (Sou médical, La Médicale, MACSF, AmpliMutuelle, …)

  39. Administratifs…encore (2) URSSAF : Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales

  40. Administratifs…encore ! CARMF : Caisse Autonome de Retraite des Médecins français. • affiliation obligatoire pour les médecins inscrits au Conseil de l’Ordre, titulaires du Diplôme et exerçant une activité médicale libérale (installation, remplacements, expertises, secteur privé à l'hôpital, ou toutes autres activités rémunérées sous forme d’honoraires) • déclaration dans le mois qui suit le début de l’activité libérale (téléchargeable)

  41. Adminsitratifs…encore Régimes obligatoires : • Trois régimes de retraite : - le régime de base (RB), - le régime complémentaire vieillesse (RCV),- le régime des allocations supplémentaires de vieillesse (ASV) si le médecin est conventionné.(Les deux tiers de la cotisation des médecins en secteur 1 sont financés par les Caisses Maladie.) • - Un régime de prévoyance :  le régime invalidité-décès (ID). Médecin remplaçant Doit être également affilié à la CARMF. Mais s’il n’est pas titulaire du diplôme de Docteur en médecine et non inscrit à l'ordre des médecins alors il ne relève pas de la CARMF.

  42. Administratifs…encore ! Cotisations provisionnelles : Régime de base • Les cotisations dues au titre des deux premières années civiles d’affiliation, sont calculées sur des revenus forfaitaires (réduits au prorata de la durée d'affiliation si celle-ci est inférieure à une année) - 721 € en première année d’affiliation, calculée sur un montant forfaitaire correspondant à 19 % du plafond de la Sécurité sociale (PSS)* au 1er janvier 2014, soit 7 134 € x 10,10 % - 1 024 € en deuxième année d’affiliation, calculée sur 27 % du plafond de la Sécurité sociale (PSS)* au 1er janvier 2014, soit 10 138 € x 10,10 % • * Plafond de la Sécurité sociale pour 2014 : 37 548 €

  43. Administratifs…toujours! • Cotisations provisionnelles : - Régime complémentaire vieillesse Cotisations des deux premières années non dues, sauf si le médecin est âgé de plus de 40 ans au début de son activité libérale. - Régime des allocations supplémentaires de vieillesse (ASV) : Cotisation pour l’année 2013 composée d’une part forfaitaire de 4 500 € et d’une part proportionnelle de 1,50 % des revenus conventionnels de l’avant-dernière année dans la limite de 5 PSS. Les deux tiers de la cotisation forfaitaire des médecins en secteur 1 sont financés par les Caisses Maladie.

  44. Administratifs…toujours! • Régime invalidité-décès : Le régime invalidité-décès couvre trois risques : l'incapacité temporaire, l'invalidité et le décès. La cotisation forfaitaire comporte trois classes de cotisation dont le montant est déterminé en fonction des revenus non salariés de l'avant dernière année. Pour exemple : la classe A s'élève à 622 € et concerne les médecins dont le revenu est inférieur à 1 PSS,

  45. Carmf en bref

  46. Administratifs …enfin ! Les conséquences… • Indemnisation à partir du 91ème jour d’arrêt de travail • Pas franchement de retraite au bout du compte … les complémentaires!

  47. Administratifs pour finir ! • Pour améliorer la prise de charge financière si impossibilité de travailler (indemnisation au 15ème jour d’arrêt) : complémentaire invalidité • Pour amélioration la préparation de sa retraite : • Prefon : une rente versée à vie, cotisations annuelles et rachats d’années déductibles du revenu global du foyer fiscal • Capimed : rente idem, complémentaire proposée par la carmf • Autres : • Pour tout le monde, mutuelle « classique » et l’épargne …

  48. Au delà du cabinet • Formations : • FMC : 3 journées par an indemnisées 15C si pré et post test réalisés .. • EPU : souvent organisés par les laboratoires pharmaceutiques • Congrès : Journées de Bichat en Septembre, De Médecine Générale, … • DIU, DU • Lecture : La revue du praticien, Prescrire, Exercer, … • Groupes de pairs …

  49. Au-delà du cabinet • Enseignement : transmettre son expérience, connaître nos futurs collègues, se remettre à jour • MSU : statut validé par le Professeur de Médecine Générale (année d’installation, orientation du cabinet, …) transmettre le savoir-être • Cours : • Mémoire, thèse : jury ou directeur

  50. Au-delà du cabinet • Gardes et vacations : • Gardes : volontariat, principe des Maisons Médicales de Garde, indemnité • Vacations : régulation centre 15, PMI, AMIOF, hospitalières, Ehpad, … • NE VOUS OUBLIEZ PAS … Sport, détente et vie familiale Se ménagez dans la semaine un temps pour soi

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