Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration

1. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration TATACARA BAYARAN RM RM RM KAMARUDDIN ZAINAL Tel: 03-20847663 E-mail: kamarz@intanbk.intan.my

2. Kumpulan wang disatukan KUMPULANWANG DISATUKAN WARAN AM WARAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN

3. Tiada apa-apa pembayaran boleh dibuat dari kumpulan wang disatukan kecuali apabila diperuntukkan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud-maksud yang tertentu telah dibenarkan oleh undang-undang. Sek 13/ ap.6(i) Apa-apa wang yang diperuntukkan bagi sesuatu maksud hendaklah diserah balik sekiranya tidak dibelanjakan dalam tempoh yang dibenarkan baginya.SEK 13(6)/AP 6(ii) Prinsip-prinsip Asas Pembayaran

4. BOLEH MENGENAKAN APA-APA HAD YANG PERLU TERHADAP PERUNTUKAN YANG DIBERI.. BOLEH MENGUBAH, MENARIK BALIK, MENGURANGKAN ATAU MENGENAKAN APA-APA SYARAT TERHADAP PERUNTUKAN YANG TELAH DILULUSKAN. KUASA KERAJAAN AP 18

5. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DI- KEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD PERBELANJAAN ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA VOT BAGI PERKHIDMATAN ITU TIDAK DILAMPAUI

6. BERTANGGUNGJAWAB ATAS BETULNYA SEMUA PERBELANJAAN YANG DILAKUKAN BERKENAAN DENGAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU AKAUN AMANAH. SESEORANG PEGAWAI YANG MEMBENARKAN ATAU MENGARAH SESUATU PERBELANJAAN TANPA KUASA YANG SEPATUTNYA AKAN DIPERTANGGUNGJAWABKAN SENDIRI BAGI SESUATU AMAUN YANG DIBELANJAKAN ITU. AP. 92

7. Memastikan Supaya: Berbelanja Mengikut Keperluan/ Keutamaan (AP.54) Bayaran Bil/Invois/Penyata Tuntutan Dijelaskan Dengan Teratur, Cepat Dan Tepat (AP103(b)) Baki Peruntukan Sentiasa Mencukupi (AP.93(i)) Buku Vot Dan Daftar Bil/Bayaran Sentiasa Kemaskini (AP.95(a) TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

8. KEWAJIPAN KEWANGAN DAN PENGAKAUNAN BAGI PEGAWAI-PEGAWAI BAWAHAN YANG BEKERJA DI BAWAH SESEORANG PEGAWAI PENGAWAL MESTILAH DINYATAKAN DENGAN JELAS. AP. 11 PERWAKILAN KUASA

9. PEGAWAI PEMBAYAR HENDAKLAH BERPUASHATI BAHAWA: BAYARAN TIDAK AKAN MENYEBABKAN LEBIHAN PERUNTUKAN; PERAKUAN DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG BERHAK DAN ‘PRIMA FACIE’ PERTANGGUNGAN ADALAH BETUL; POTONGAN YANG SEPATUTNYA TELAH DIBUAT DENGAN SEWAJARNYA. AP 93 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR

10. PEJABAT-PEJABAT PENGAKAUNAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA BENDAHARI NEGERI • CAWANGAN-CAWANGAN • JABATAN MENGAKAUN SENDIRI • PEMEGANG-PEMEGANG PANJAR • - PANJAR UNIT • - PANJAR 1/12 • - PANJAR RUNCIT

11. DOKUMEN-DOKUMEN BAYARAN 1. WARAN PERUNTUKAN 2. BAUCER BAYARAN 3. BORANG KELOMPOK DLL. BORANG-BORANG/ DOKUMEN 1. TUNTUTAN 2. PENYATA 3. KONTREK DLL. PENYATA/TUNTUTAN DAFTAR-DAFTAR 1. BUKU PERUNTUKAN 2. DAFTAR BAYARAN 3. DAFTAR BAUCER 4. DAFTAR BIL DLL.

12. DOKUMEN YANG MEMBENARKAN PERBELANJAAN; PERLBAGAI JENIS DAN KUASA: WARAN PERUNTUKAN; WARAN PERUNTUKAN KECIL, WARAN PINDAH PERUNTUKAN DAN WARAN TARIK BALIK. TIDAK BOLEH MELAKUKAN PERBELANJAAN ATAU TANGGUNGAN TANPA WARAN PERUNTUKAN. WARAN PERUNTUKAN

13. SEBUAH BUKU YANG DISELNGGARAKAN UNTUK MEREKOD SEGALA MAKLUMAT YANG BERKAITAN DENGAN KEDUDUKAN PERUNTUKAN JABATAN. DI ANTARA MAKLUMAT YANG TERDAPAT IALAH: > JUMLAH PERUNTUKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI; > TANGGUNGAN MENGIKUT TARIKH YANG DILAKUKAN; > PEMBAYARAN YANG TELAH DIBUAT; DAN > BAKI MASIH ADA. BUKU VOT

14. PELBAGAI JENIS DAN KEPERLUAN: BAUCER BAYARAN; BAUCER JERNEL & BAUCER KECIL. DISEDIAKAN SEBAGAI PERMINTAAN BAYARAN KEPADA PERBENDAHARAAN; PENGESAHAN YANG ADA DALAM BAUCER DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG DIBERIKUASA. BAUCER

15. PEGAWAI PENGAWAL BOLEH MEWAKILKAN KEPADA PEGAWAI LAIN; NAMA DAN CONTOH T.TANGAN DIHANTAR KE PERBENDAHARAAN; PERWAKILAN KUASA BOLEH TERHAD: - 2 tandatangan - kurang RM10,000 - 3 tandatangan - RM10,000 dan ke atas terdiri daripada: - Pegawai Penjaga Peruntukan, - Pegawai yang menyemak dan mengesahkan butir-butir baucer. - Pegawai terkanan. MENANDATANGANIBAUCER

16. DISELENGGARA UNTUK MENCATAT BUTIR-BUTIR BERIKUT: > TARIKH BIL DITERIMA > AMAUN > TARIKH BIL DIPERAKUKAN > TARIKH BIL DIKEMUKAKAN KE BAHAGIAN KEWANGAN > TARIKH BAUCER DISEDIAKAN > TARIKH BAUCER DIHANTAR KE PERBENDAHARAAN > TARIKH CEK DITERIMA DLL. DAFTAR BIL

17. DAFTAR BIL HENDAKLAH DI SENGGARAKAN DENGAN LENGKAP DAN SEMPURNA BAGI MENGAWAS PROSES BAYARAN DAPAT DIBUAT DENGAN LEBIH TELITI DAN BERKESAN; DAFTAR BIL MERUPAKAN SATU REKOD YANG AMAT PENTING DAN KEGAGALAN DALAM MENYENGGARA DAFTAR INI BOLEH MENYEBABKAN PEGAWAI TERLIBAT DIKENAKAN TINDAKAN TATATERTIB; DAFTAR BIL HENDAKLAH DIPERIKSA DAN DITANDATANGANI DARI SEMASA KE SEMASA SEKURANG-KURANGNYA 3 BULAN SEKALI.SPP 10/1995 PENYENGGARAAN DAFTAR BIL

18. SEMUA BIL HENDAKLAH DIJELASKAN KEPADA PEMBEKAL /KONTREKTOR DALAM TEMPOH 30 HARI APABILA BIL YANG LENGKAP DITERIMA ATAU APA-APA TEMPOH YANG TELAH DITETAPKAN DI DALAM KONTRAK; BIL YANG LEWAT DIBAYAR DISEBABKAN KERAGUAN, KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN ATAU KETUA JABATAN BERTANGGUNGJAWAB MEMBAYAR DENGAN SEGERA KEPADA PEMBEKAL/KONTREKTOR MENGIKUT PERUNTUKAN DI BAWAH (AP 59). PERATURANMEMBAYAR BIL

19. APABILA TERDAPAT ADUAN KELEWATAN MEMBAYAR BIL, KETUA SETIAUSAHA/KETUA JABATAN HENDAKLAH MENYIASAT ADUAN KELEWATAN TERSEBUT SERTA MENDAPATKAN PENJELASAN DARIPADA PEGAWAI BERKENAAN. SEKIRANYA PENJELASAN YANG DIBERI TIDAK MEMUASKAN TINDAKAN SURCAJ HENDAKLAH DIKENAKAN; AGENSI HENDAKLAH MENYIMPAN SERTA MENGEMASKINI REKOD SETIAP BIL YANG DIJELASKAN MENGIKUT PERATURAN-PERATURAN YANG ADA. SPP 10/1995

20. DISELENGGARAKAN UNTUK MENCATAT MAKLUMAT-MAKLUMAT BERIKUT: > NO BAUCER JABATAN > PERIHAL RINGKAS BAUCER > NO BAUCER PERBENDAHARAAN > BUTIR-BUTIR CEK DAFTAR PEMBAYARAN

21. DAFTAR PEMBAYARAN • TARIKH CEK DITERIMA DAN DIBAHAGIKAN • AMAUN • TARIKH DIENDOS & TANDATANGAN RINGKAS • PEGAWAI • TANDATANGAN PEGAWAI PENERIMA CEK • ATAU WANG TUNAI • TARIKH PEMBAYARAN DISEMPURNAKAN & • TANDATANGAN RINGKAS PEGAWAI

22. JENIS - JENIS BAYARAN • BAYARAN - BAYARAN TETAP • BAYARAN - BAYARAN TUNTUTAN

23. BAYARAN TETAP • GAJI • ELAUN - ELAUN TETAP ASAS BAYARAN:- MEMERLUKAN PENYATA PERUBAHAN (Kew.8)

24. BAYARAN TUNTUTAN • ELAUN PERJALANAN • ELAUN LEBIH MASA • ELAUN KERANA PERKHIDMATAN TERTENTU

25. ELAUN PERJALANAN • ADA PENYATA TUNTUTAN • TUNTUTAN BERPATUTAN DAN WAJAR • DIPERAKUKAN • ADA DOKUMEN SOKONGAN • IKUT FORMAT • DIKEMUKAKAN SEBELUM 10HB

26. JALAN RAYA LINGKUNGAN 25KM JALAN BASIKAL/SUNGAI 8 KM JALAN TANAH BOLEH DIHUBUNGI KENDERAAN BERMOTOR - 16KM DEFINISI IBU PEJABAT

27. ELAUN LEBIH MASA • ATAS KEPERLUAN TUGAS • DISAHKAN / DISOKONG • IKUT KADAR - KADAR TERTENTU

28. CARA - CARA PEMBAYARAN • BAYARAN MELALUI CEK • BAYARAN TUNAI • BAYARAN MELALUI BAUCER • JERNAL (PELARASAN) • BAYARAN MELALUI WARAN

29. BAYARAN MELALUI CEK • BAYARAN DIBUAT DENGAN CEK BERPALANG • CEK BOLEH “DIBUKA” ATAS PERMINTAAN • BAYARAN BOLEH JUGA DIBUAT TERUS KE AKAUN BANK PENERIMA

30. BAYARAN TUNAI • BAYARAN DIBUAT MELALUI BAUCER/ PANJAR WANG RUNCIT • JIKA MELLUI PANJAR WANG RUNCIT BAYARAN TIDAK MELEBIHI RM500.00 • JIKA MELALUI BAUCER, PERLU DAPAT- KAN TANDATANGAN/CAP JARI PENERIMA

31. BAYARAN MELALUI JERNAL/WARAN • BAYARAN YANG DIBUAT DI ANTARA JABATAN- • JABATAN KERAJAAN DI BAWAH KAWALAN • PEJABAT PEMBAYAR YANG SAMA:- • PEJABAT ‘A’ YANG BERHUTANG DENGAN PEJABAT ‘B’ AKAN MENYEDIAKAN BAUCER JERNAL DAN MENGHANTARNYA KE PEJABAT ‘B’ UNTUK DISAHKAN.

32. sambungan • Setelah diterima kembali, maka baucer itu akan dihantar ke pejabat pembayar yang akan di- debitkan peruntukan pejabat ‘A’ kreditkan hasil pejabat ‘B’. • Bagi jabatan yang berlainan pejabat pembayar, Waran ada- lah diperlukan.

33. SESUAI DILAKSANAKAN DIAWAL KONTRAK KONTRAKTOR/PEMBEKAL PERLU MEMBUAT PERJANJIAN DENGAN SYARIKAT PEMFAKTORAN; KONTREK BERMINAT HENDAKLAH MENGEMUKAKAN SATU SALINAN SURAT PERJANJIAN DENGAN SYARIKAT PEMFAKTORAN KEPADA JABATAN BAYARAN AKAN DIBUAT KEAPDA SYARIKAT PEMFAKTORAN APABILA KONTREKTOR MENGEMUKAKAN BILNYA. BAYARAN MELALUIPEMFAKTORAN

34. PEMBAYARAN SECARA PUKAL • BAYARAN CARA INI BOLEH DIBUAT BAGI PEJABAT-PEJABAT DI BAWAH PEGAWAI PENGAWAL YANG SAMA UNTUK BIL- BIL PERKHIDMATAN UTILITI:- • AGENSI PEMBEKAL PERLU SENARAIKAN BIL DAN HANTARKAN PITA MEGNETIK KE PEJABAT PEMBAYAR UNTUK BAYARAN. • JABATAN-JABATAN MENERIMA BIL MASING-MASING UNTUK SEMAKAN • CATAT KE DALAM BUKU VOT APABILA JABATAN TERIMA LAPORAN PERBELANJAAN BULANAN

35. TUNTUTAN/BIL YANG DIKEMUKAKAN LEWAT, IAITU SELEPAS 31 DISEMBER MASIH BOLEH DIBAYAR SEOLAH-OLAH DARI PERUNTUKAN TAHUN SEMASA SEKIRANYA: * BARANG/PERKHIDMATAN/KERJA TELAH DISEMPURNAKAN SEBELUM ATAU PADA 31 DISEMBER TAHUN BERKENAAN; * BAUCER SEMPAT DIKEMUKAKAN UNTUK BAYARAN DALAM BULAN JANUARI SELEPAS TAHUN BERKENAAN. AP 56a PEMBAYARAN AKAUN AKAUN KENA BAYAR/AP 58A

36. AKAUN KENA BAYAR(ACCOUNT PAYABLE)

37. AP. 58(a) • SEBARANG PEMBAYARAN YANG DIBUAT SELEPAS TUTUPNYA AKAUN KENA BAYAR HENDAKLAH DIBUAT MELALUI ARAHAN PERBENDAHARAAN 58A.

38. PERBELANJAAN PATUT DILAKUKAN DENGAN SEGERA DAN MASA TIDAK MENGIZINKAN BAGI MENDAPAT KEBENARAN CARA BIASA; LAPOR KEPADA PERBENDAHARAAN/PEGAWAI KEWANGAN NEGERI DENGAN HURAIAN SEBAB-SEBAB MENYIMPANG DARI CARA BIASA. BAYARAN DIBUAT MELALUI PENDAHULUAN DIRI ATAS NAMA PEGAWAI. PERUNTUKAN SEBENARNYA AKAN DIPEROLEHI MELALUI ANGGARAN TAMBAHAN. (AP 55) PERBELANJAANDARURAT

39. TIDAK ADA KETERANGAN YANG IA DILAKUKAN, DIBENARKAN DAN DISELESAIKAN DENGAN SEPATUTNYA; BAYARAN TANPA PERUNTUKAN DALAM ANGGARAN; BAYARAN TANPA PERUNTUKAN DAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN LAIN; BAYARAN YANG MENGAKIBATKAN “OVER-DRAFT”; AP 107 & SPP 10/1980 PEMBAYARAN TIDAK DIAKUI

40. Sambungan…. • BAYARAN TANPA KUASA; • BAYARAN TANPA TANDATANGAN PEGAWAI YANG DIBERI KUASA ; • BAYARAN PENDAHULUAN TANPA KEBENARAN; • BAYARAN DUA KALI; • BAYARAN KEPADA YANG TIDAK BERHAK.

41. ALIRAN PROSES BAYARAN SERAHKAN CEK KEPADA PIHAK BER- KENAAN WUJUD TANGGUNGAN DAFTARKAN BAUCAR CATATKAN BUTIR-BUTIR KE DALAM BUKU VOT. TERIMA BIL/ TUNTUTAN SEDIAKAN KELOMPOK HANTARKAN BAUCER/BUKU VOT UNTUK TANDA TANGAN DAFTAR KE DALAM DAFTAR BAUCER/PEM- BAYARAN SEMAK BIL/ TUNTUTAN SEDIAKAN BAUCAR HANTAR BAUCAR KE JAN/BENDAHARI NEGERI UNTUK PEMBAYARAN PUNGUT CEK

42. SEKIAN, TERIMA KASIH