LSS

1. LSS

2. Antecedentes: • Creación del Sistema SUMA • Herramienta para captura de datos en un punto de entrada • Evolución del sistema • Identificación de nuevos requerimientos

3. Mediante la participación y analizando otras experiencias, fuera de la región, tales como la crisis en Afganistán e Irak, en donde la operación del United Nations Joint Logistics Center (UNJLC), coordinado por El Programa Mundial de Alimentos, demostró la necesidad de no solo contar con una herramienta para el manejo logístico cotidiano, sino que evidencio el imperativo de contar con un instrumento, que permitiera manejar la Información Interagencial y de organizaciones humanitarias, como medio para lograr una rápida respuesta, mejor coordinación y optimizar la distribución de la ayuda.

4. Es así a raíz de toda una discusión, que la Organización Mundial de la Salud(OMS), el Programa Mundial de Alimentos(PMA), y el UN Office for The Coordination of Humanitarian Affaire(OCHA), unieron esfuerzos con la Organización Panamericana de la Salud(OPS), para organizar varios talleres de discusión a escala internacional. A estos talleres de discusión, asistieron una gran cantidad de expertos de organizaciones de Naciones Unidas, del movimiento de la Cruz Roja, Organizaciones no Gubernamentales y Coordinadores del Área de Atención de Desastres de los países. En estos talleres de trabajo, se identificaron una serie de elementos consensuales y objetivos básicos que un sistema de soporte logístico debería cumplir.

5. Consolidación e intercambio de información entre todos los actores( Coordinadores nacionales de desastres, agencias, donantes, ONG´s), para facilitar la coordinación interinstitucional. • Ser un elemento que mejore la transparencia y promueva la rendición de cuentas, en el manejo de la ayuda humanitaria. • Proveer de soporte a los centros unificados de planificación logística, a fin de prevenir el sobre abastecimiento o sub abastecimiento en las emergencias. • Poder registrar electrónicamente y monitorear, la llegada de ítems indocumentados, en particular las donaciones no solicitadas. • Que el sistema estuviera en capacidad de establecer centros de almacenamiento, al nivel de un país o área y que fuera una herramienta sencilla, la cual pudiera registrar cualquier información disponible sobre los donativos, flujo de los mismos, cubriendo la cadena distribución. • Que pudiera ser utilizado en cualquier tipo de emergencia(desastres naturales, desastres complejos, etc.) • Que el sistema pudiera registrar cualquier tipo de donativo, desde Alimentos o no alimentos y medicamentos en forma indistinta. • Que el sistema no se diseñe con la mentalidad de sustituir a los que ya hay en uso en las Agencias, pero que pueda servir como puente para el intercambio y consolidación de información logística. • Que el sistema por su misma dinámica de adaptabilidad y funcionamiento pudiera crear capacidad de desarrollo local.

6. Basados en toda esta discusión que se generó, en donde se habló ampliamente sobre posibles variantes y en donde se analizaron diversas propuestas, los participantes acordaron, que La Organización Mundial de la Salud(OMS), en coordinación con otras agencias, llevara adelante el desarrollo de un proyecto interagencial, el cual adaptara y expandiera la experiencia de SUMA a un contexto global. De esta forma se tomo el acuerdo de que la OPS y FUNDESUMA, iniciaran un proceso de consultas a fin de que se presentara una propuesta de rediseño de SUMA, en la cual se tomaran en cuenta las sugerencias hechas durante los talleres de trabajo y se combinara esto con la propuesta presentada por FUNDESUMA basada esta en su rica experiencia acumulada con SUMA, sobre todo a nivel Latinoamericano y también fuera de la región.

7. El sistema deberá de servir como plataforma de intercambio horizontal de datos e información, incluyendo reportes, solicitudes, suministros en transito (pipeline), promesas de donaciones o lo recibido en un sito. Sería un facilitador de la coordinación interinstitucional. • El rango de los nuevos usuarios del sistema iría desde oficiales logísticos con experiencia, hasta personal de campo que ayuda en una emergencia. Además de esto, agencias internacionales y ONG´s, serian clientes del nuevo software. • El sistema se desarrollaría de tal forma que pudiera ser utilizado en una emergencia o bien implementado en una organización para su uso cotidiano. • El sistema debería ser desarrollado para que personal con poca experiencia en el área de informática pueda hacer uso rápidamente del mismo. Pero que a la vez cuente con posibilidades administrativas y de análisis de información de alto nivel. • El sistema debería estar en capacidad de registrar cualquier tipo de donativo, incluso los donativos no clasificados o no solicitados. • El sistema debería poder operar en varias modalidades: bien en un computador individual, bien en una red local o sobre la plataforma de INTERNET.

8. El sistema debería poder ser configurable según las necesidades y características del usuario o características de la operación, se podría contar con un simple modulo de entrada de datos, o bien, instalar todo un complejo sistema de control logístico. • El sistema podría ser adaptado a diferentes idiomas, o bien permitir el cambio de rótulos de la interfase de usuario en forma sencilla. • La aplicación seria desarrollada bajo un esquema de base de datos, que no requiera el pago de licencia para los usuarios, Microsoft Data Base Engine (MSDE); pero permitiendo que usuarios que requieran mayor capacidad de procesamiento, puedan usar Microsoft SQL Server. • Para el desarrollo del sistema se utilizaría una herramienta de software de ultima generación, Visual Basic.NET y ASP.NET para la versión del sistema basado en WEB. • Que se cuente con un modulo muy completo de reportes básicos, el cual cuente con un generador de reportes, los reportes deberían poder ser exportados a diferentes formatos: XML, HTML, XLS, PDF.

9. Que componentes tiene el LSS • Aplicación Windows: esta diseñada para correr sobre sistema operativo Windows 98 SE, Windows 2000, Windows Me y Windows XP, este componente puede correr en un ambiente de red Windows, tal como una red simple de maquinas conectadas a través de un HUB o bien una red con un servidor, cuando la aplicación se ejecuta en red, todas las computadora que utilizan el sistema pueden estar ejecutando la misma base de datos en forma centralizada. También el sistema simplemente puede usarse en una computadora que lo ejecute en forma individual (Stand Alone) y que no este conectado con nadie. • Aplicación WEB: esta desarrollada para ejecutarse sobre una plataforma WEB, cuenta casi con todas las facilidades y habilidades de la aplicación Windows, pero esta se corre sobre Internet o bien sobre una Intranet. Mediante esta aplicación se pueden publicar datos de una operación en Internet o bien se puede subir la información de una bodega a un sitio WEB y realizar consultas en forma remota. Con esta aplicación se puede dar el caso de que un usuario tenga una bodega en un WEB Server y la administre en forma remota, o bien que esta bodega sea consultada y alimentada simultáneamente por varios usuarios al mismo tiempo, desde lugares distantes geográficamente.

10. Aplicación General del LLS/SUMA

11. Aplicación operativa del LSS/SUMA Nivel Operativo: en este nivel el usuario puede tener derechos para hacer entrada de datos al sistema, sin embargo se puede definir la modalidad en que lo hará, ya sea que pueda recibir Envíos(donativos con consignatario y destinatario), o que simplemente pueda registrar cualquier tipo de entrada. Se puede en este nivel contar con permisos para hacer Entradas y Entregas Express. También se puede activar o no la posibilidad de que el usuario haga entregas normales. Normalmente en este nivel el usuario no tiene acceso a las opciones de Administración, Exportación e Importación de Datos, Control de suministros en Transito y Solicitudes. Incluso le podría ser suprimido el acceso a la generación de reportes si se deseara.

12. Aplicación operativa del LSS/SUMA Nivel de Toma de Decisiones y Análisis: En este nivel los usuarios están orientados a la toma de decisiones basándose en el análisis de la información recibida. Típicamente los usuarios aquí hacen uso extensivo de las opciones: Suministros en Transito (Pipeline), Solicitudes, Grupos de Suministros (Stock Basket), Reportes, pero si se deseara no podrían tener acceso a las funciones de entrada de datos o entregas. Generalmente no tienen acceso a las funciones de Administración y Utilitarias como la importación y exportación de datos.

13. Aplicación operativa del LSS/SUMA Nivel Administrativo: en este nivel se cuenta con una clave que tiene acceso a todas las funciones del sistema. Se pueden crear nuevos usuarios o bien cambiar los privilegios de acceso de los mismos en cualquier momento. Se pueden cambiar los archivos de parámetros del sistema, rótulos de la interfase, etc.

14. A raíz de todo el trabajo se elaboro una propuesta para el desarrollo del “Interagency Humanitarian Supply Coordination Software” o LSS, esta propuesta fue presentada públicamente y se acordó que para su desarrollo se contratara a FUNDESUMA y a una empresa de desarrollo de software de reconocido prestigio, los cuales en conjunto desarrollarían la nueva aplicación. La empresa seleccionada, según las premisas y requerimientos sistémicos planteados por FUNDESUMA, elaboro un documento “Diseño de especificaciones para SUMA, Logistical Support System”, este documento sirvió como base para preparar un “Diseño conceptual del Sistema”, el cual fue analizado y precisado en reuniones con la participación de los diferentes actores involucrados: OMS, OCHA, UNJLC, OPS y FUNDESUMA.