Zugang zu EU-Fördermitteln? 10 Tipps

1. Zugang zu EU-Fördermitteln? 10 Tipps • Seien Sie informiert • 1. regelmässige Beobachtung der AusschreibungenEuropäisches Amtsblatt, Websites der GDs, Hagener Europaseite • 2. Das passende EU-Programm identifizieren • 3. Projektskizze/ 1. Planung mit Aktionsplan • 4. Erster Kontakt mit EU-Stellen (GD, Nat. Kontaktstellen, techn. Büros, Ministerien etc.) • Konkretisierung des Projektes • 5. Europäischer Mehrwert • 6. Identifizierung / Bündelung aller erforderlichen Kompetenzen • 7. Partnerkonsortium (transnat. Partner, lokale Partner) • Formaler Projektantrag • 8. Verwende EU-Schlüsselworte • 9. Erfahrenes Projektmanagement mit klarer Struktur und Transparenz • 10. Optimiere das Verhältnis von Projektbudget und Ergebnissen Best Value for Money

2. 1. Beobachtung EU Ausschreibungen • Systematische Beobachtung • Konzentration auf bestimmte Bereiche • Für themenspezifische Aktionen Abbonnieren der betreffenden Newsletterder zuständigen GDs; Besuch der betreffenden Websites und deren Links • Allgemein Abonniere professionelle Infodienste Nutze die Europaseite Hagen – Aktuelle Ausschreibungen Veröffentlichung von EU-Ausschreibungen !!! Nicht alle Aufrufe zur Einreichung von Projekten (Calls) werden im Europäischen Amtsblatt veröffentlicht!!! = Schau bei der Suche nach bestimmten Themen auch auf die Website der GD Vorausschau In den Arbeitsprogrammen der GDs sind häufig Hinweise auf zukünftig zu erwartende Ausschreibungen enthalten. Being informed

3. Beispiel eines `work programme´ • Extract Europaid • Work programme • 2006 • All DGs publish their work programme before the end of the 1st trimester each year Collect all the work programmes and establish a forecasted planning Being informed

4. 2. Herausfinden des zutreffenden EU-Förderprogramms • Beim Durchgehen der eigenen Projektskizze • - der geplanten Aktionen und - der angestrebten Ergebnisse • sollten die entscheidenden Schlüsselworte identifiziert werden und mit denen der entsprechenden Generaldirektionen abgeglichen werden.Nutzen Sie das nachfolgende Projektblatt! Being informed

5. Warum ? Darstellung (EU, National, Regional…) Identifizierte Gründe / Bedürfnisse Ziele (global, spezifisch / lang-, mittel- and kurzfristige)Darstellung 1 Der Grund ´warum?` Das Projektblatt Being informed

6. 1 Der Grund ´warum?` Für wen? Zielgruppen - direkt : genaue Zahl - indirekt : geschätzt Für wen? 2 Das Projektblatt Being informed

7. Wie? Meilensteine des Projektes Detaillierte AktionenAusrichtung der Aktionen auf die Ziele Lokaler und europäischer Nutzen Zeit – und Finanzplanung Eigenanteil und EU-Förderung 1 Der Grund ´warum?` Für wen? 2 Wie? 3 Das Projektblatt Being informed

8. Mit Wem? Transnationale Projekt PartnerAusgewogenes Konsortium Warum ist jeder Partner wichtig für´s Projekt? Lokale Partner 1 Der Grund ´warum?` Für wen? For whom 2 Wie? 3 Mit Wem? 4 Das Projektblatt Being informed

9. Wo? Geographische Ausrichtung? Lokal, inter-regional, national, EU, international 1 Der Grund ´warum?` Für wen? Für Wen? 2 Wie? 3 Mit Wem? 4 Wo? 5 Das Projektblatt Being informed

10. Ergebnisse? Lieferbare Resultate AuswirkungenNachhaltigkeit 1 Der Grund ´warum?` Für wen? 2 Wie? 3 Mit Wem? 4 Wo? 5 Für welche Ergebnisse? 6 Das Projektblatt Being informed

11. Ein Projekt-Beispiel • Projektbeispiel : • ePrescript - Comprehensive Advanced Prescription and Drug Services • Schlüsselwörter Health • Information society • Social affairs… • Angesprochene DGs DG SANCO • DG INFOSO • DG E AND SOCIAL AFFAIRS • Mögliche Programme Public Health SANCO • eTen INFOSO • E AND SOCIAL AFFAIRS Kein korrespondierendesEU-Programm Being informed

12. Demonstration • Potentielle EU-Programme • Public Health SANCO • eTen INFOSO • Das Programm im Bereich öffentliche Gesundheit ist bislang nicht ausgerichtet auf Nutzung elektronischer Informationssysteme. Das EU-Programm eTen bietet ein Unterthema (T2) welches beide Aspekte des geplanten Projektes umfasst: • eHealth und eHealthcare electronic health + Being informed

13. 3. Projektskizzen / Planung mit Aktionsplan • Übersicht über geplante Projektideen • Sammlung und Sichtung der in Frage kommenden Work-Programmes • Tabelle erstellen mit beiden Komponenten Being informed

14. Being informed

15. 4. Erster Kontakt mit EU-Stellen • Wer ist 1. Ansprechpartner für das in Frage kommende Programm?- z.B. Nationale Kontaktstellen, technische Büros, DGs, nationale Ministerien… • Vor Veröffentlichung der Ausschreibung (Call for Proposal) kann man der zuständigen Kontaktstelle eine Projektskizze übersenden. So erhält man über eine Antwort wertvolle Informationen und Kommentare hinsichtlich des zukünftigen Calls. • = Make your project a reality since the beginning ! Get non formal very useful info ! • Während der Auschreibungszeit sollte man seine Fragen an die zuständige Stelle richten und in einem Kontakt mit dem Programm-Manager bleiben. • = Create expectations != Avoid mistakes! Being informed

16. 5. Europäischer Mehrwert • Die Europäische Dimension • Partnerkonsortium, Ort der Aktivitäten, transnationaler Austausch von Erfahrungen und Best Practice, Mobilität,Benchmarking, interkultureller Dialog... • Innovation • Neue Arbeitsmethoden, neue Subjects / Themen, neue Tools, Produkte oder Anwendungen, neue Formen der Zusammenarbeit (Komposition des Partnerkonsortium) … • Impact • Nutzung und Verbreitung der Ergebnisse, Multiplikationseffekte durch Kopieren von Aktionen an anderer Stelle (Lernen durch gute Beispiele und deren Verbreitung), Werbung/Promotion und Kommunikationsstrategien und neue Kommunikations-Tools • Evaluation • Evaluation des Projektes und der Aktionen (intern und extern), Controlling / monitoring des Erfolges / der Projektziele durch Indikatoren (basierend auf der Realisierung der Meilensteine und der angestrebten Projektergebnisse) Building the projects

17. 6. Identifizierung / Bündelung aller erforderlichen Kompetenzen • Technische Kompetenzen • Sprachkompetenzen • Management – Fähigkeiten bezüglich internationaler Projekte • Finanzielle Ressourcen und Finanzmanagement • Stabile und aktive engagierte Partnerschaft (commitment and potential involvement) • Wirkliches Interesse der Partner an dem Projekt (Übereinstimmung mit dem Feld der Aktion und den Marktgegebenheiten) • !! Vorsicht bei ´Unterpartnern´. Prüfe, ob sie nicht als echte Partner involviert werden können. Do not use sub-contractors as partners if they are not ready to contribute more !! (risk sharing) Building the projects

18. 7. Starkes Partnerkonsortium • Vertrag und Managementregeln • Vertrag • Um die Beziehungen zwischen dem Leadpartner und den Partnern zu regeln sollten die Partner einen Vertrag schliessen: • Pflichten des Leadpartners / Koordinators und de Partner • Aufgaben der einzelnen Partner (Wer macht was, bis wann, mit wem …; welche Ergebnisse sind bis wann zu erarbeiten, Berichtswesen…) • Finanzielle Beteiligung der Partner / Aufteilung auch der Kosten für das zentrale Projektmanagement • termination of the contract, competent Court, law applicable to the contract… • Die Vereinbarung schützt alle Partner für den Fall, dass ein Partner seine Ergebnisse nicht liefert, das Konsortium verlässt, seinen finanziellen Pflichten nicht achkommt oder andere Punkte geschehen, die den Gesamtprojektverlauf kritisch beeinflussen. • Unser Rat! • Unterzeichnen Sie einen Partnerschaftsvertrag in der Zeit, in der Sie auf die Annahme Ihres Antrags durch die EU-Kommission warten Building the projects

19. 7. Starkes Partnerkonsortium • Management Regeln • Organisieren Sie ein internes Information System • Führen Sie einen externen Kommunikationsplan / Kommunikationsstrategie ein • Achten Sie auf die Balance in der Partnerschaft • Führen Sie ein Projekt-Controlling ein zur Unterstützung der Partner (vorausschauende Steuerung – was bis wann) • Gestalte Regeln für das Finanzmanagement Building the projects

20. 8. Verwende EU-Schlüsselworte • Lese verschiedene Guidelines und entdecke die ´Europäische Sprache` • ´European` Budget line consortium acronym Best practice Ein Weg die EU-Politiken zu verbessern und zu unterstützen ist es in anderen Ländern nach dem Stand von « Best Practice » zu schauen und über ein Projekt die Anpassung an die eigenen lokalen, nationalen zu ermöglichen und es auch auf die Europäische Ebene zu heben. Dieses ist mittlerweile ein Trend in Europa bei Projektanträgen. Gleichwohl darf man es nicht überstrapazieren, sondern sollte wirklich innovative Ideen in neue Projekte einbringen! Often asked for in an application form for a call for a proposal which is another name for your project to make it more distinguishable (identity of the project Group of partners, coming from the public or private sector, who associate themselves to develop a project that is financed by the European Commission. Reference that is attributed to an action programme. A budget line has the same significance than the programme. Optimising the writing

21. 8. Verwende EU-Schlüsselworte • Auf der Website www.welcomeurope.com/wurden rund 145 spezifische Formulierungen identifiziert! Use them in the writing of the application Optimising the writing

22. 9. Erfahrenes Projektmanagement mit klarer Struktur und Transparenz • Machen Sie deutlich, dass Sie wissen wie schwierig es ist, ein EU-Projekt mit transnationalem Konsortium zu steuern.Fügen Sie ein Schaubild der Managementstruktur bei. • Beschreiben Sie Lösungen und Tools, • wie Sie evtl. entstehende Schwierigkeiten oder Herausforderungen bewältigen werden. • Erklären Sieklar und eindeutig wie Sie die Partnerschaftserklärung gestalten wollen (evtl. fügen Sie dem Antrag einen Entwurf bei) The EC will appreciate it! They know how it works… Optimising the writing

23. 10. Projektbudget und Ergebnisse Best Value for Money Do not forget that you build your budget several years in adv. • Personalkosten / Menschl.Resourcen • Zahlen: Kosten/Tag oder Kosten/Monat • Anzahl der Tagewerke für das Projekt • Reisekosten • Geschätzte Kosten (Durchschnittskosten x geplante Reisen). • Unterhaltszuschuss (Tagegeld) • Reale Kosten per Tag oder • anerkannte Pauschalen • Ausstattung • Die preiswerte Lösung zwischen Neukauf, Gebrauchtkauf oder Miete für die Projektlaufzeit (Abschreibung beachten) Do not use low cost prices, it will cost you money at the final! Never forget: You’re not making money! You are using public funds Optimising the writing

24. 10. Projektbudget und Ergebnisse Best Value for Money • Die EU-Kommission möchte einige Kosten reduziert wissen: • Übersetzungskosten… insbesondere innerhalb des Netzwerkes • Reise- und Unterhaltungskosten … insbesondere durch Nutzung Informations- und Kommunikationstechologien (virtual workplace, infomail…) • Personalkosten erhöhten sich zu stark in der Vergangenheit … insbesondere bezüglich der bereits fest Beschäftigten Arbeitnehmer der Projektpartner, die in den letzten Jahren in hohem Masse kostenmässig dem Projekten zugeschrieben wurden • Kosten für Sub-Vertragspartner … auch hier achtet die Kommission auf eine Limitierung Optimising the writing

25. In Kürze auf Englisch • Don’t be reactive – be organised and establish a plan (medium-term) • Be structured - from an idea to an application form • Be strict (partnership) and be rigid (budget) • But stay creative and cooperative all the process long

26. Welcomeurope offers • Monitoring systems (Eurofunding database and customized watch • Training (around 80 sessions each year all through Europe) • Consultancy (strategy and project building) • -------------------------------------------------------------------- • Lorraine de Bouchony, Partner • lbouchony@welcomeurope.com • Tel 33 1 42 54 60 64