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Manuel Organisation des cabinets et proc dures et sondages de qualit

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Manuel Organisation des cabinets et proc dures et sondages de qualit

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    1. Manuel Organisation des cabinets et procdures et sondages de qualit Christine Cloquet Membre du Conseil

    2. Sommaire Introduction et contexte Groupe de travail IEC Sources utilises Comment utiliser le manuel Organisation des cabinets et procdures ? Structure du manuel quoi servira le manuel ? Processus de sondage de qualit 2 Sessions d'information locales 2011

    3. Introduction et contexte Objectifs : fournir un outil permettant aux cabinets dexperts-comptables et/ou de conseils fiscaux de mieux structurer et documenter leurs modalits dorganisation sur le plan oprationnel et administratif prserver et amliorer la qualit du fonctionnement des cabinets crer une base de rfrence pour le processus de sondage de qualit 3 Sessions d'information locales 2011

    4. Introduction et contexte (suite) Rfrence au cadre lgislatif existant : Article 3 de la loi du 22/04/1999 : LInstitut a pour mission dassurer lorganisation permanente dun corps de spcialistes dont il peut contrler et prciser lorganisation, avec toutes les garanties requises LInstitut veille galement au bon accomplissement des missions confies ses membres. 4 Sessions d'information locales 2011

    5. Introduction et contexte (suite) Pourquoi crer ce manuel ? Attentes des clients et dinstances telles que le Conseil suprieur des Professions conomiques => ncessaire de structurer, dorganiser et de documenter les modalits de travail et dorganisation qui concourent dmontrer la qualit des services prests par les experts-comptables et/ou conseils fiscaux. 5 Sessions d'information locales 2011

    6. Introduction et contexte (suite) Pourquoi crer ce manuel ? (suite) NORME INTERNATIONALE DE CONTRLE QUALIT (ISQC1) tablie par lInternational Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) : Cette norme vise mettre en uvre un contrle qualit au sein des cabinets ralisant des missions daudit et dexamen limit dtats financiers et dautres missions d assurance et de services connexes (norme IAASB dapplication partir du 15/12/2009) 6 Sessions d'information locales 2011

    7. Introduction et contexte (suite) Pourquoi crer ce manuel ? (suite) Le choix de concrtiser le niveau de qualit du travail effectu, par laccompagnement, cest--dire par une approche positive. Le dveloppement par lIEC dune assistance documentaire et mthodologique (manuel) en vue dune application systmatique des procdures adquates de travail au sein des cabinets. Pays environnants : programmes de sondage de qualit dj mis en place. 7 Sessions d'information locales 2011

    8. Introduction et contexte (suite) Ce manuel sera donc un document vivant accessible sur le site de lIEC et qui voluera 8 Sessions d'information locales 2011

    9. Groupe de travail IEC 28 runions de travail depuis le 30/9/2008 Diversit de taille des cabinets reprsents au sein du groupe de travail : Mise en commun dexprience et de bonnes pratiques Support du service juridique 9 Sessions d'information locales 2011

    10. Sources utilises Pratiques en usage chez des confrres/consoeurs Vade-mecum IEC Lgislation Directives mises par : LInternational Federation of Accountants (IFAC) La Fdration des Experts-comptables europens (FEE) La Confdration fiscale europenne (CFE) LOrdre des Experts-comptables (France) NOvAA (Pays-Bas) IFAC : guide tabli spcialement pour les cabinets de petite et moyenne taille 10 Sessions d'information locales 2011

    11. Comment utiliser le manuel Organisation des cabinets et procdures ? Ce manuel est un guide pour les cabinets dexperts-comptables et/ou de conseils fiscaux afin de leur faciliter ltablissement de leur propre manuel ce titre, la plupart des parties du manuel seront utilisables telles quelles, mais dautres parties devront tre adaptes par chaque cabinet en fonction du volume, de la nature et de la structure de ses activits Exemples : description des services, organisation interne 11 Sessions d'information locales 2011

    12. Structure du manuel Introduction : But et porte du manuel Partie I : Cadre lgislatif dexercice des activits dexpert-comptable et/ou de conseil fiscal Partie II : Description des services rendus aux clients par le cabinet 12 Sessions d'information locales 2011

    13. Structure du manuel (suite) Partie III : Organisation du cabinet Structure : e.a. exemples dorganigramme Personnel : procdure de recrutement, formation, valuation, politique salariale, contrat de travail et contrat de collaboration, rglement de travail, secret professionnel, parrainage nouveaux employs Communication (interne et externe) : sminaires, confrences, contributions publications hors cabinet 13 Sessions d'information locales 2011

    14. Structure du manuel (suite) Partie III : Organisation du cabinet Bibliothque et documentation : classement et organisation (systme manuel ou informatis) Facturation des travaux aux clients : dfinir les prestations, suivi des heures, processus de facturation, suivi de la facturation Organisation (administrative) interne : signatures autorises (dlgation, mandat, procuration, modalits dmission de documents, courriels) mthodes de travail (supervision, rvision) 14 Sessions d'information locales 2011

    15. Structure du manuel (suite) Partie III : Organisation du cabinet Procdures internes de contrle de qualit permanent, p. ex. : Procds de supervision et de vrification (e.a. procdures internes lgislation antiblanchiment) Documents et outils de travail standard Conditions sous-traitants Suivi correspondance entrante et sortante Rgles de confidentialit Pouvoirs de signature Conservation et archivage des dossiers 15 Sessions d'information locales 2011

    16. Structure du manuel (suite) Partie IV : Gestion des dossiers Acceptation et relations contractuelles avec les clients : identification et vrification nouveaux clients et clients existants (cf. antiblanchiment), lettre de mission, transfert de dossier un confrre Planning des activits pour les clients : obligations comptables et fiscales rgulires ou spciales Contacts avec les clients : dterminer les responsabilits et la rpartition des tches, grer la communication, contacts priodiques 16 Sessions d'information locales 2011

    17. Structure du manuel (suite) Partie IV : Gestion des dossiers Gestion des dlais dans les relations avec les clients et avec les pouvoirs publics : dfinir les obligations de chacun dans le respect des dlais lgaux impartis Types de dossiers de travail : dossier permanent, dossier annuel, dossier missions spciales Structure des dossiers de travail et documents types utiliser par type de service rendu aux clients : p. ex. passage en socit Annexes 17 Sessions d'information locales 2011

    18. quoi servira le manuel ? Guide pour les collaborateurs du cabinet Outil de rfrence notamment par les nombreux liens quil contient et par les annexes Base de rfrence pour le processus de sondage de qualit 18 Sessions d'information locales 2011

    19. Sondages de qualit Comme annonc en 2009, un processus de sondage de qualit sera progressive-ment mis en place Pourquoi ? Promouvoir auprs des entreprises et du public la perception de la qualit des services prests par les membres Environnement belge et tranger Norme internationale de qualit (voir supra : IAASB) But : accompagnement 19 Sessions d'information locales 2011

    20. Sondages de qualit (suite) Calendrier : 2011 : Manuel dorganisation des cabinets et procdures laboration du programme de sondage de qualit 2012 : Finalisation des modalits dexcution du processus de sondage Formation des confrres/consoeurs appels effectuer ces sondages Phase pilote de mise en vigueur des sondagess sur une base volontaire 2013 : Dbut du processus de sondage de qualit 20 Sessions d'information locales 2011

    21. Merci de votre attention ! 21 Sessions d'information locales 2011