540 likes | 909 Vues
Bug?nk? Paylasimimiz. 1. B?l?m: (45 dakika)Kamu idarelerinde i? kontrol sistemi olusturma ?alismalarinda mevcut durum nedir?Hizli anketEtkin bir i? kontrol sistemi kurmak neden ?nemli?D?nyada ve T?rkiye'de gelismeler?zel sekt?r ve kamu idareleriI? kontrol sisteminin faydalariOyun plani 1,2,3:
E N D
1. KAMU IDARELERINDE I KONTROL SEMINERI21.12.2010
Dr. Bertan Kaya
2. Bugnk Paylasimimiz 1. Blm: (45 dakika)
Kamu idarelerinde i kontrol sistemi olusturma alismalarinda mevcut durum nedir?
Hizli anket
Etkin bir i kontrol sistemi kurmak neden nemli?
Dnyada ve Trkiyede gelismeler
zel sektr ve kamu idareleri
I kontrol sisteminin faydalari
Oyun plani 1,2,3: st ynetimi, personeli ve i denetimi isin iine ekebilmek
I kontrol sistemi olusturmaya ynelik yanlis bilinenler!
3. Bugnk Paylasimimiz 2. Blm: (45 dakika)
Idaremizde i kontrol sistemini nasil kurabiliriz?
Farkli yntemler
Kritik basari faktrleri nelerdir?
Yol haritasini olusturmak
Srece iliskin firsat ve tehditler nelerdir?
3. Blm:
Soru ve cevaplar
4. Seminer neyi amaliyor? Idarelerde etkin i kontrol sistemleri kurulmasina ynelik katki saglamak
Etkin i kontrol sistemleri olusturulabilmesi iin uygulanabilir stratejiler nermek
Idarelerin i kontrol sistemlerini olusturmalarina ynelik ortak bir payda nermek
5. Iyi haber, kt haber Iyi haber: 5018, i kontrol standartlari, i kontrol tanimi, i kontrol unsurlari, COSO erevesi, eylem planlari ve teorik bilgiler zerinde durmayacagiz!
Bu ne demek?
Daha az uyku, daha fazla paylasim?
Kt haber: Seminerde i kontrol sistemi kurmaya ynelik hazir reeteler, hap zmler verilmiyor?
Her idarenin kendine zg bir yapisi var
Seminer sresi kisa
I kontrol sistemi kurmak sanildigindan ok daha zor bir sre.
6. 1. BLM
7. Mevcut durum Hizli Bir Anket
1. I Kontrol Eylem Planini hazirlamis, ancak neyi, nasil yapacagini bilmeyen idareler (alismalari programlamamis, metodolojisini olusturmamis, uygulamaya ynelik adim atmamis idareler)
2. Eylem planini gereklestirmeye ynelik alismalari programlamis, metodolojiyi belirlemis, harekete gemeye hazir ancak tereddtleri olan idareler (kim, ne zaman, nasil sorularina yanit bulmus idareler)?
3. Eylem planini hayata geirmeye ynelik alismalari programlamis, metodolojiyi belirlemis, projeyi baslatmis (belirli adimlari tamamlamis) ve yrttkleri alismalardan son derece emin idareler?
8. I kontrol sistemi kurmak neden nemli?
9. I kontrol sistemi kurmak neden nemli? Kamudan bazi vakalar: TUIK, TRT, SYM
Itibar kayiplari, mali kayiplar, yasal yaptirimlar, vb. kayiplar
Kendi idaremizde de benzer veya farkli riskler gereklesebilir!
I kontroller genellikle en maliyet etkin risk ynetim stratejileridir.
10. I kontrollerin z AMALAR-RISKLER-KONTROLLER
Idare olarak ama ve hedeflerim nelerdir? (Stratejik Planlar ve Performans Programlari)
Bunlara ulasmak iin;
Etkin ve verimli alismaliyim,
Varliklarimi korumali, kaynaklarimi ekonomik kullanmaliyim,
Veri, bilgi ve raporlamalarim hem i, hem de dis karar alicilar iin gvenilir olmali,
Faaliyetlerimde i ve dis mevzuata uygun hareket etmeliyim.
11. ikis noktasi Amalar olmadan riskler, riskler olmadan kontroller olamaz!
Ama ve hedeflerimi tehdit eden riskler varsa;
Bu risklerden kaynaklanabilecek kayiplari nlemeliyim. Bana i kontroller lazim.
rnek: satin alma ynetmeligi, muhasebede grevler ayriligi, A ve B onaylari, yetki devri prosedrleri, bte takibi, i denetim, otomasyon.
12. Riskler
13. I kontrollerin fonksiyonu
14. Idarelerde i kontrol sistemleri Idarelerin;
Kamu kaynaklarini etkin ve verimli kullanmasini,
Finansal tablo ve raporlamalarinin dogru ve gvenilir olmasini,
Kurum faaliyetlerinin mevzuata uygun yrtlmesini,
Varliklarinin korumasini
saglamak zere, tasarlanmis ynetsel, operasyonel, mali ve teknolojik i kontrollerin tamamini ieren btncl bir sistemdir.
15. Idarelerimizde i kontrol sistemi yok mu? Idarelerde her blmn, fonksiyonun ve srecin iinde mali, ynetsel ve operasyonel kontroller var.
I kontrol sistemi bu kontrollerin btn ise; bizim bir i kontrol sistemimiz var diyebilir miyiz?
16. Etkin bir i kontrol sisteminin kosullari 4 kosul var;
I kontroller bir model erevesinde (COSO veya Kamu I Kontrol Standartlari Tebligi) btnlestirilmis mi?
Kritik kontroller is akislari zerinde tespit ve dokmante edilmis mi?
Bu kontrollerin yeterlilik ve etkinligi risk odakli i denetim teknikleri (teftisten farkli bir denetim yaklasimi) ile denetleniyor mu?
I kontroln nemi st ynetim ve personelce anlasiliyor mu? Teskilat genelinde farkindalik yksek mi?
Cevap EVET ise; etkin bir i kontrol sistemine sahibiz.
Cevap KISMEN ise; i kontrol sistemi var ancak gelistirilmeli
Cevap HAYIR ise; i kontrol sistemi yok ve olusturulmali!
17. Dnyada ve Trkiyede gelismeler Dnyada gelismeler (1992; COSO/ INTOSAI, 2002; SOX, 2004; INTOSAI ve COSO KRY, 2000,2007: AB I Kontrol Standartlari
Trkiyedeki degisim
zel sektr (BDDK, SPK dzenlemeleri, yeni TTK)
Kamu (5018de i denetim ve i kontrol)
Kurumsal ynetime verilen nem.
Trkiye gereklestirdigi dzenlemeler ile gnceli yakalamistir.
18. I kontrol sisteminin bazi faydalari Stratejik planlarda yer alan ama ve hedeflerin gereklestirilmesine ynelik katki saglar.
Idarenin itibarini korur,
Yetersiz ve isabetsiz ynetim kararlarini nler (saglikli veri),
Kaynak ve varliklarin etkili, ekonomik ve verimli kullanimini saglar
Hizmet kalitesini ve vatandas memnuniyetini artirir
Yolsuzluk ve usulszlkleri nler,
Ynetsel performans artisi saglar,
Faaliyetlerin mevzuata uygun yrtlmesini saglar,
Kurum ii retilen bilgi ve raporlarin dogru ve tam ve gvenilir olmasini saglar,
Merkez disi teskilatin faaliyetlerinin kontrol altinda tutulmasini saglar.
19. I kontrol sisteminden fayda saglamak iin 3 nemli sart: st Ynetimi isin iine ekmek
Personeli isin iine ekmek
I denetimi isin iine ekmek
st ynetim ve teskilat i kontrol sisteminin mevzuat geregi yerine getirilen bir klfet oldugu inancini korudugu srece i kontrol yukaridaki faydalari saglamaz!
20. Oyun planlari Oyun plani 1: st ynetimi srece dahil edelim!
Gl bir kontrol ortami iin
Oyun plani 2: teskilati srece dahil edelim!
Gl risk ynetimi, bilgi ve iletisim iin
Oyun plani 3: i denetimi srece dahil edelim
Gl bir gzetim (izleme) mekanizmasi iin
21. Oyun Plani 1: st Ynetim 5018 sayili Kanunda yeterli ve etkili bir i kontrol sisteminin olusturulmasi iin gerekli nlemleri alma sorumlulugu, idarelerin st yneticilerine ve diger yneticilerine verilmistir.
st ynetimin destegi olmadan, i kontrol sistemi kurulmasi mmkn degildir.
st yneticilerin i kontrole iliskin algilari degistirilmelidir!
I kontrol sistemini mevzuat geregi degil, isin geregi kuruyoruz
I kontrol st yneticiyi korur
I kontrol sistemi st yneticiyi kisitlamaz
22. st ynetimden beklentiler I kontrol sistemi ile ilgili alismalara destek verildigini teskilata gstermek ve hissettirmek,
I kontrol ile ilgili kurum ii ve disinda dzenlenen seminer ve toplantilara mmkn oldugunca katilim saglamak,
Etkin bir i kontrol sistemi kurulmasini temin edecek dzeyde kaynak saglamak,
Eylem plani erevesinde gereklestirilmesi gereken mevzuat ve diger yapisal degisiklikleri desteklemek,
Periyodik olarak yrtlen alismalar ile ilgili bilgi almak ve grevli ekip ile toplantilar gereklestirmek.
23. Oyun Plani 2: Personel Teskilata (orta, alt dzey ynetim ve personel) farkindalik kazandirilmadan, i kontroln nemine inanmalari saglanmadan etkin bir i kontrol sistemi kurulamaz.
Tesis edilse bile, isletilemez!
Teskilatin tamaminin tasin altina elini koymasi saglanmalidir;
Farkindalik egitimleri
Proje ekiplerinde yer alacak kontrol-liderlerinin dikkatli seilmesi
z degerlendirme ynteminin aktif olarak kullanilmasi
24. Oyun Plani 3: I Denetim I denetiler Idarede risk/kontrol bilgisi en yksek olan gruptur.
Sre bazli alisma kltrleri vardir.
Idarenin yapisini tanirlar.
Ekip alismasi, proje ynetimi ve iletisim konularinda becerileri vardir.
Srete i denetilerin danismanlik hizmetlerinden faydalanilmalidir.
UYARI: I denetilerin i kontrol sistemini kurmalari dogru degildir! Ancak danismanlik yapabilirler.
25. I kontrole iliskin yanlis inanlar 1) Eylem planini olusturduk, nemli mesafe aldik!
26. I kontrole iliskin yanlis inanlar 2) 30.06.2011 e kadar nmzde neredeyse 6 ay var; bu sre bize fazlasiyla yeter!
27. I kontrole iliskin yanlis inanlar 3) Mevzuat geregi yrtlen alismalar oldugundan teskilatta bir diren olmaz, islerimizi hizli, sorunsuz ve programladigimiz sekilde yrtebiliriz!
28. I kontrole iliskin yanlis inanlar 4) I kontrol sistemini hatali kursak dahi geri dns olabilir. Zaman iinde iyilestirme sansimiz olacaktir.
29. 2. BLM
30. Idaremizde i kontrol sistemini nasil kurabiliriz? Tek tip zm yok. Farkli yntemler sz konusu olabilir.
Metodoloji seiminde dikkate alinmasi gereken unsurlar:
Stratejik plan, performans programi ve i kontrol eylem planlari nasil olusturuldu (kisitli veya katilimci yaklasimlar)
rgtn takim alismasina yatkinligi, proje ynetimi tecrbeleri
Teskilat yapisi, kltr ve personelin yetkinlik dzeyi
st ynetimin destek dzeyi
rgtn i denetim tecrbeleri ve bakis aisi
rgt ii iletisimin dzeyi, teknolojiye yatkinligi
31. Alternatifleri ikiye indirmek 1) Proje ynetimi yaklasimi;
Proje amaci, kapsami, asamalari, kritik sreleri, iktilari, sorumlulari ve yntemi belirlenmeli.
Koordinatr: Strateji Gelistirme Birimi
Her birimden kontrol liderleri seilmesi (asgari 3 kisi)
Strateji Biriminden personelin de katildigi karma ekipler kurulmasi (en az 7-8 ayri ekip)
I denetilerin ekiplere danisman olarak katilmasi
Kontrol ekiplerine yogun uygulamali egitimler verilmesi
32. Proje Ynetimi Yaklasimi Idareyi srelere bl, makro risk analizi yap, en riskli sreleri pilot sreler olarak belirleyerek, bu pilot srelerde gerekli alismalari yapmalari iin ekipleri grevlendir.
Ekipler, ilgili srete grevli ynetici ve personele egitim ve seminerler ile farkindalik kazandiracaklar.
Ekipler belirli srelerde, srelerde i kontrol standartlarina gre degerlendirmeler yaparlar. Is akislari, kritik grev ve kontrollerin tespiti, risklerin tespiti, lm, kaydi, risk kontrol matrislerinin olusturulmasi, mevzuat incelemeleri, bilgi sistemlerinin degerlendirilmesi, kontrol ortaminin glendirilmesi, bilgi ve iletisim mekanizmalarinin degerlendirilmesi.
Srete etkinligi artirmak iin gerekirse disaridan egitim & danismanlik hizmeti alinabilir.
33. Yntemin arti ve eksileri Artilar:
Islerin son derece sistemli ve disiplinli yrtlmesini saglar
Proje ynetimi yaklasimi ile srete etkin kontrol ve koordinasyon saglanir
Ekipler tecrbe kazandika hizlanirlar
Egitim almis ekiplerin (egiticinin egitimi), srelerdeki ynetici ve personeli egitilmesi saglanarak teskilat geneline farkindalik kazandirilabilir.
Birimler arasi dayanisma, iletisim ve isbirligini zenginlestirir. Ekip alismasi kltrn destekler.
Kontrol liderlerinin, kendi mensubu olduklari birimleri ikna etme ve destek alma ihtimalleri yksektir.
34. Yntemin arti ve eksileri Eksiler:
Sre tahmin edilenden yavas ilerleyebilir. rnegin 100 sre ve 10 ekip var ise, 1 ekip 10 adet srete alisma yapmak zorundadir. Siki ve disiplinli alisilmaz veya dis danisman destegi alinmaz ise 30.06.2011 tarihinde alismalari tamamlamak mmkn olmayabilir.
Dis destek almak gereklidir (ekiplerin egitimi, pilot projeler ve ekiplerin gzetimi iin)
Personelin katki ve katilimini saglamak mmkn olmaz
Ekiplerin stne fazlaca yk dsmesi nedeniyle, bir sre sonra etkin ve saglikli sonu elde etmek zorlasabilir
stn ekip alismasi ve iletisim becerileri gerektirir
Yetkin insan kaynagi gerektirir (kontrol liderleri)
35. z Degerlendirme Yaklasimi z degerlendirme yaklasimi, her birimin kendi faaliyet alani iindeki srelerde, kendi alismalarini kendisinin gereklestirmesidir.
Koordinatr: Strateji Gelistirme Birimi
Her birimden kontrol liderleri seilmesi (asgari 3 kisi)
Kontrol liderlerine yogun uygulamali egitimler verilmesi
Kontrol liderlerinin bir pilot projede, tecrbe kazanmasinin saglanmasi
Kontrol liderlerinin kazandiklari yetkinlikler ile kendi birimlerinde benzer alismalari, srece o birim ynetici ve personelini dahil ederek gereklestirmeleri
I denetim ve Strateji Biriminin, diger Birimlere teknik destek, danismanlik ve gzetim saglamasi
36. Yntemin arti ve eksileri Artilar:
Katilimci bir yntem olmasi.
Birimlerin tasin altina tam anlamiyla ellerini sokmalarini
alismalarin hizli ilerlemesi ve direnlerin daha abuk asilmasi
Egitim ve pilot uygulama hari dis destege fazla ihtiya duyulmamasi
Daha saglikli sonular elde edilebilmesi
37. Yntemin arti ve eksileri Eksiler:
Kurum ii iletisimi glendirmemesi, ancak birim ii iletisime imkan vermesi
Gzetim ve koordinasyonun zor olusu
Fazlaca z disiplin ve kisisel inisiyatiflere dayaniyor olusu
Strateji ve i denetim birimlerine ok fazla gzetim grevi dsmesi
alismalarin belirli standartlarda ve btn ile uyumlu bir sekilde srdrlmesinin kolay olmamasi
38. Kritik basari faktrleri-1 Srete st Ynetim desteginin saglanmasi
I denetim ve Strateji Birimi arasinda etkin isbirligi saglanmasi
Yntem seiminin idarenin kapasite ve imkanlari dogrultunda yapilmasi
Ynetici ve personelde farkindalik ve sorumluluk duygusu olusturulmasi
Kontrol liderlerinin seimi
Egitmen ve danisman seimi
I kontrol tecrbesi
Kamu tecrbesi
Egitim ve uygulama becerileri
Mesleki yetkinlik
39. Kritik basari faktrleri-2 Kisa vadede; Risk Degerlendirme ve Kontrol Faaliyetleri unsurlarina
Orta vadede; Bilgi/Iletisim ve Izleme unsurlarina
Uzun vadede; Kontrol Ortami unsuruna odaklanmak.
Projenin gzetimi ve ilerleyisin periyodik olarak degerlendirilmesi ve gzetiminin saglanmasi
alismalara en kisa srede baslanmasi
Diger idarelere odaklanmak yerine, inisiyatif kullanilarak eyleme geilmesi
40. Yol Haritasi nerisi
41. 1. Asama:Mevcut Durum Tespiti Idarenin vizyonu, misyonu, ama ve hedefleri, ynetsel yapisi, mali tablolari, bteleri, faaliyet raporlari, i denetim raporlari, organizasyon semalari, sreleri, is akislari (varsa) incelenir.
st dzey yneticiler ve diger bazi birim yneticileri ile grslerek Idarenin rgt yapisi, faaliyetleri, beklentiler ve ihtiyalara iliskin daha detayli bilgi edinilir.
Mevcut i kontrol yapisi analiz edilir, halihazirda yrtlen alismalar incelenir, eksiklikler, gelisme saglanacak alanlar belirlenir, genel bir degerlendirme yapilir.
42. 2. Asama: Uygulama Metodolojisi Seimi Tm Idare srelerinde uygulama metodolojisinin (yntem ve prosedrler) tespit edilmesi;
Proje Ynetimi Yaklasimi
z Degerlendirme Yaklasimi
Digerleri
Uygulama programlarinin olusturulmasi (kim, nerede, nasil, ne zaman)
43. 3. Asama: Proje Ekibi Olusturma & Egitimler Kontrol liderlerinin belirlenmesi
Kontrol liderleri ve proje ekibine; proje yntemi, yaklasimi, sre ynetimi, i kontrol, COSO modeli, risk ynetimi, risk analizi, sre ynetimi, iletisim becerileri ve is akislarinin dokmantasyonu gibi konularda egitimler verilmesi.
Projede kullanilacak metodoloji ve aralarin tanitiminin yapilmasi
Pilot uygulamalar gereklestirilmesi
44. 4. Asama: Idare Genelinde Farkindalik Saglanmasi rgtn proje ile ilgili bilgilendirilmesi,
I kontrole iliskin farkindalik yaratilmasi,
Karsilikli beklentilerin paylasilmasi,
alistaylar dzenlenmesi,
Projeye destek saglanmasi,
Personelin i kontrol, i denetim, risk ynetimi gibi alanlarda bilgilendirilmesi,
Personelin grs ve nerilerinin alinmasi,
Personelin kontrol z degerlendirme metoduna alistirilmasi,
Personelin, i kontrol sistemini etkin bir sekilde kullanmasinin saglanmasi.
45. 5. Asama: Uygulama & Entegrasyon Idare srelerinde nceden belirlenen metodoloji ve planlar erevesinde uygulamalar yapilmasi,
Uygulamalarin Kurumun bilgi sistemleri ile raporlama, iletisim, risk ynetimi ve i denetim sistemleri ile entegrasyonun saglanmasi,
Erken uygulama sonularinin degerlendirilmesi, gerekli revizyonlarin yapilmasi,
Eylem Planlarinin hayata geirilmesi
46. 6. Asama: Gzetim & Raporlama Proje ekibi ve kontrol liderlerine gzetim ve destek saglanmasi,
Yrtlen alismalarin periyodik olarak gzden geirilerek, sonularin Idare st Ynetimine raporlanmasi,
Proje bitiminde, proje hedefleri ile fiili durumun karsilastirilmasi, eksikliklerin giderilmesine ynelik alismalarin planlanmasi.
Gerekirse gzetim sreci iin bir dis danismandan destek saglamak
47. Firsatlar Erken yol alarak, Kamu Idareleri arasinda bir en iyi uygulama rnegi olmak
Stratejik Plan ve Performans Programi ile entegrasyonu saglayarak, bunlarin gereklestirilmesine ciddi katki saglamak
rgtsel ama ve hedefler ile bunlari tehdit eden risklerin tm Idare teskilatinda daha iyi anlasilmasini saglamak
I kontrol sistemi kurulum srecinde Birimlerin birbirleri ile etkilesimlerinin artmasi ve teskilatin isbirligine daha aik hale gelmesi
Islere iliskin yeni perspektifler, fikir ve neriler elde edilmesi
Teskilat ve is srelerindeki gizli kalmis, st kapatilmis veya kritik nem tasiyan sorunlarin yzeye ikartilmasi
Teskilatin riskler ve kontrollere iliskin farkindaliginin artirilarak; daha etkin ve verimli alisilmasinin ve kaynaklarin daha ekonomik kullaniminin saglanmasi
48. Tehditler st ynetimin i kontrol sisteminin saglayacagi faydalara inanmiyor olmasi ve srece yeterli destek vermemesi
Diger birimlerin srece yeterli katki saglamamasi
alismalarin eylem planinda belirtilen sreler iinde tamamlanamamasi nedeniyle motivasyon ve destegin kaybedilmesi
Srece ynelik yeterli dzeyde kaynak saglanamamasi (parasal, beseri ve teknik)
I denetilerin, denetim grevlerini aksatmalari nedeniyle yasanabilecek sorunlar
Sre ile ilgili grevlendirilecek personelin ayni zamanda Stratejik Plan ve Performans Programi alismalarinda da yer almis olmalari nedeniyle yorgun olmalari
49. I Kontrol Sistemi Olusturma Projesi
50. Beklenen Proje iktilari I kontrol sistemini gelistirme projesi kapsamindaki temel proje iktilari;
Egitim notlari, sunumlar ve egitim videolari,
I kontrol ile ilgili mevzuat,
I kontrol uygulamalari,
Risk ve kontrol veritabanlari ile takip yazilimi,
Sre ve risk haritalari,
Proje degerlendirme raporlari,
Analiz raporlari,
Toplanti tutanaklari,
I kontrol alisma kagitlari,
I kontrol personelinin yetkinligi
51. Ama deger katmak
52. 3. BLM
53. Genel Degerlendirme Srete disaridan egitim ve danismanlik hizmeti almanin faydalari
Sunuma iliskin soru ve cevaplar
Yol haritasina iliskin kritik tarihler
54. Dis Destek Almak: Egitim ve Danismanlik st ynetimi ikna etmede nemli islevi vardir (st ynetim seminerleri)
Disaridan bir gzn teskilata bakmasi sagliklidir
Idarenin dogru metodoloji semesini saglar
Profesyonel uzmanlardan saglanacak yetkinlikler
Gzetimin etkin srdrlmesi
Srelerin daha hizli ilerlemesi
En iyi uygulamalarin bnyeye adaptasyonunun saglanmasi
Dis destek alirken dikkat edilmesi gereken hususlar