Caso: Dirección de Finanzas

1. BALANCED SCORECARD MECD Indicadores de gestión y resultados para el Sector Educación Caso: Dirección de Finanzas

2. BALANCED SCORECARD MECD Visión El MECD tiene como “Constituirse en la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el campo del conocimiento, la cultura y el deporte, como aspectos fundamentales en el desarrollo del integral del ser humano……………………….. ”.

3. BALANCED SCORECARD MECD La Dirección de Finanzas del MECD tiene como Misión “Contribuir con los procesos administrativos y gerenciales de las unidades administradoras centrales y desconcentradas habiendo cumplido tanto con especificaciones normativas como técnicas en los procesos de ejecución del presupuesto de gastos ordinario y extraordinario, garantizando la exactitud, veracidad y oportunidad de la provisión de información”.

4. DIRECCION DE FINANZAS ¿Cuáles son las principales funciones?

5. Dirección de Finanzas Secretaría División de Ordenes de Pago y Registro Presupuestario División de Contabilidad Fiscal División de Habilitaduría BALANCED SCORECARD MECD NUESTRA ESTRUCTURA

6. BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGAL ……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada. CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 1999 • Artículo 313: En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles del Gobierno, deberá establecerse de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos responsables de tales resultados. Estos deberán establecerse en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño……….

7. DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS NUEVO BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGAL ……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada. • Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos: • ……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes.

8. Plan de la Nación: • Proyecto Bolívar 2000 • Propaís (6 meses, contingencias) • Propatria (2 años) • Pronación (Largo Plazo) • Plan Estratégico: “Desarrollo Integral de la Educación Nacional y Reducción de los desequilibrios Sociales”. BALANCED SCORECARD MECD Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos……..

9. El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el seguimiento, control y evaluación de la gestión como aporte significativo para la toma de decisiones. BALANCED SCORECARD MECD Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos……..

10. Falta de capacidad física instalada. Presupuesto y financiamiento inadecuados. Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión. Falta de capacitación de docentes. Indefinición de una política de personal. BALANCED SCORECARD MECD Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se analizaron algunas Áreas Criticas……..

11. Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa. Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo. Implementar una estructura orgánica y funcional. Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos. BALANCED SCORECARD MECD Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se establecieron los siguientes Objetivos Estratégicos……..

12. BALANCED SCORECARD MECD ……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicosque se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas…….. Comunidad-Sociedad • Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa. • Incrementar la supervisión. • Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa.

13. BALANCED SCORECARD MECD ……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicosque se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas…….. Procesos internos • Optimizar los procesos gerenciales y administrativos. • Sistematizar los procesos. • Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes. • Optimizar la atención de quejas.

14. BALANCED SCORECARD MECD ……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicosque se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas…….. Financiera • Implementar una estructura orgánica y funcional. • Reducir gastos de funcionamiento. • Racionalizar el empleo de Recursos. Aprendizaje y Crecimiento • Diseñar un Sistema de Incentivos. • Incorporar nuevas formas de aprendizaje. • Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva. • Maximizar los beneficios de la tecnología • Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías.

15. BALANCED SCORECARD MECD DIAGRAMA CAUSA EFECTO Maximizar la supervisión, el seguimiento Y el control de la gestión educativa COMUNIDAD SOCIEDAD Optimizar el seguimiento y control Incrementar la supervisión Agilizar la elaboración de Cheques e Informes Optimizar los procesos Gerenciales y administrativos PROCESOS Sistematizar los procesos Promover condiciones Idóneas para ejecutar Los proyectos educativos Implementar una Estructura orgánica funcional Racionalizar el empleo de recursos financieros FINANCIERA Maximizar los beneficios de la tecnología Diseñar un sistema de incentivos Incorporar nuevas Formas de aprendizaje APRENDIZAJE CRECIMIENTO

16. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: VALOR ACTUAL DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION Segundo Nivel-Demandas OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Permite verificar el grado de demandas de la elaboración de cheques respecto las demandas diversas a la Dirección de Finanzas. Total de solicitudes de elaboración de cheques Grado de Demandas de Elaboración de Cheques 38.4 31.3 38.4 Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de Finanzas Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas. Total de solicitudes de elaboración de informes Grado de Demandas de Informes 2 1 2 Total de Unidades Administrativas demandantes de informes Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas. Total de quejas por todas las causas consignadas 0 4.7 2 Grado de Inconformidad Institucional Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de Finanzas Permite verificar el cumplimiento del nivel de retención tal como se exige en los instrumentos legales que regulan la materia por cada una de figuras jurídicas y naturales que establecieron relaciones con el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Total de retenciones exigidas 1 1 1 Grado de Requerimiento de Retenciones Total de Figuras Jurídicas y Naturales existentes Este indicador señala el nivel de requerimiento de aperturas de Fideicomisos respecto de las instituciones bancarias seleccionadas, en consecuencia se puede verificar el mayor o menor nivel de concentración de las mismas en una de ellas. Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas Grado de Requerimiento de Apertura de Fideicomisos 2 5.4 2 Total de instituciones bancarias seleccionadas

17. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: Segundo Nivel-Insumo VALOR ACTUAL DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Permite verificar el nivel de utilización del recurso humano de la Dirección de Finanzas, concibiéndose que esta utilización se mide desde el punto de vista de la presencia al trabajo. Total de horas-hombre utilizadas Eficiencia Laboral en Finanzas 0.74 0.61 0.70 Total de horas-hombre disponibles Permite verificar el nivel de utilización de la tecnología existente en la Dirección de Finanzas, así como su comparación con los niveles de utilización del resto de los recursos de dicha Unidad de Análisis. Total de horas-computador utilizados 0.83 0.71 0.78 Eficiencia del Uso de Tecnología Total de horas-computador disponibles Permite verificar el nivel de ejecución de los recursos presupuestarios tanto para la Dirección de Finanzas, como para el Ministerio de Educación como una totalidad, y vincularlo a lo estipulado en los instrumentos legales asociados. Total de bolívares invertidos 0.90 0.41 0.80 Nivel de Inversión Total de bolívares presupuestados

18. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: Segundo Nivel-Producto VALOR ACTUAL DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Permite verificar el grado de efectividad de la producción, como expresión de la respuesta a las demandas de clientes internos y/o externos Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna. Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE Efectividad de la elaboración de Cheques 0.90 0.61 0.80 Total de solicitudes de elaboración de cheques Permite verificar la efectividad de la elaboración de informes ante un determinado nivel de demanda del resto de las unidades administrativas de la institución. Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna. Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE Efectividad de la Elaboración de Informes 1.00 0.61 0.90 Total de Unidades Administrativas demandantes de informes Permite conocer la capacidad que tiene la organización para atender oportunamente las quejas planteadas ante la Dirección de Finanzas por una diversidad de causas. Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE Nivel de Atención a las Quejas Consignadas 1.00 0.91 1.00 Total de quejas consignadas Permite conocer el nivel de retenciones realizadas oportunamente, de acuerdo a las normas establecidas. Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE Efectividad de las Retenciones 1.00 1.00 1.00 Total de retenciones exigidas Permite conocer el nivel de concentración de las Aperturas de Fideicomiso de manera oportuna con respecto a las instituciones bancarias seleccionadas. La Dirección de Finanzas deberá ser selectiva de acuerdo al interés institucional. Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas OPORTUNAMENTE Balance Aperturas de Fideicomiso-Instituciones Bancarias 1 1 - 3 1 - 3 Total de instituciones bancarias seleccionadas

19. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: VALOR ACTUAL Segundo Nivel-Resultados DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Total de instituciones bancarias seleccionadas por encima del promedio de tasas de interés Permite conocer la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para colocar los recursos del Ministerio en aquellos bancos con mejores tasas promedio del mercado. Capacidad Selectiva para la Realización de Depósitos 0.20-030 0.00 0.20-0.30 Total de instituciones bancarias en el promedio y por debajo del promedio Permite conocer el nivel de remuneración del dinero colocado en instituciones bancarias una vez seleccionadas las instituciones financieras del mercado. Total de bolívares-interés ganados por encima del promedio de las tasas de interés Nivel de Rentabilidad de las Colocaciones 0.10-0.12 0.10 0.10-0.12 Total de bolívares-interés ganados en el promedio y por debajo del promedio si se hubiesen colocados en dichas instituciones Permite conocer el incumplimiento de la Dirección de Finanzas en cuanto al nivel de cancelaciones de retenciones de impuestos, lo cual se expresará mediante el nivel de multas aplicadas por la institución correspondiente a través de multas. Total de multas aplicadas al M.E.C.D. Nivel de Cancelación Oportuna de Impuestos 0.00 0.03 0.00 Total de cancelaciones de retención de impuestos realizadas OPORTUNAMENTE Permite conocer los juicios de valor asumidos por informantes externos y por diversas causas, tomando en cuenta la totalidad de los juicios de valor en contra del Ministerio. Total de opiniones de prensa en contra de la Gestión de Finanzas Imagen Institucional 0.00 0.10 0.00 Total de opiniones de prensa en contra del M.E.C.D. Permite conocer el nivel de devoluciones de cheques con respecto al total de los emitidos, permitiendo dominar la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para cumplir con especificaciones técnicas de elaboración de cheques. Total de emisiones de cheques devueltos Nivel de Devoluciones 0.00 0.05-0.10 0.10-015 Total de emisiones de cheques elaborados

20. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: VALOR ACTUAL Segundo Nivel-Proceso DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Total de días-proceso utilizados en la elaboración de cheques Celeridad del Proceso “a” 5 días 13.6 8 Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración de cheques Permite conocer el nivel de cumplimiento del tiempo establecido por la Dirección de Finanzas, y su capacidad para racionalizar factores que limitan dicho cumplimiento. Total de días-proceso utilizados en la elaboración de informes Celeridad del Proceso “b” 10 días 23 15 Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración de informes Total de días-proceso utilizados en la atención a quejas Celeridad del Proceso “c” 3 días 12.2 7 Total de días-proceso ACORDADOS para atender quejas Total de días-proceso utilizados en la ejecución de retenciones 8 13.6 30 días Celeridad del Proceso “d” Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar retenciones Total de días-proceso utilizados en la ejecución de aperturas de fideicomiso 15 días 33 15 Celeridad del Proceso “e” Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar aperturas de fideicomiso

21. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: Segundo Nivel-Disfunciones VALOR ACTUAL DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Permite conocer la magnitud el nivel de depósitos errados en las instituciones bancarias. Total de depósitos incorrectamente ejecutados Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta 0 1.5 0.80 Total de depósitos ejecutados Permite conocer el valor económico que representa al nivel de depósitos errados, no entendiéndose como una proporcionalidad entre los valores de ambos indicadores. Valor Económico de los Depósitos Incorrectos Total de Bs.-depósitos incorrectos 0 5 2.5 Total de Bs.-depósitos ejecutados Permite conocer el grado de importancia que representa un causa incidente en los depósitos errados con relación a la totalidad de los errores identificados, facilitando su intervención a través de estrategias institucionales. Importancia de los Errores Total de errores TIPO “A” para depósitos incorrectos 0 17.8 9.0 Total de errores de todos los tipos Permite conocer la incidencia que tienen los depósitos errados en las instituciones bancarias, en el uso del recurso humano, por lo se puede saber cuál es su nivel de productividad ante el comportamiento de este indicador disfuncional. Total de horas-hombre utilizadas en reelaboración de cheques 0 15.2 8.0 Nivel de Uso Improductivo del Recurso Humano Total de horas-hombre disponibles

22. BALANCED SCORECARD MECD INDICADORES Dirección de Finanzas UNIDAD DE ANALISIS: MES: FECHA: Segundo Nivel-Efectividad Gerencial VALOR ACTUAL DENOMINACION DEL INDICADOR PATRON DE COMPARACION OBJETIVO VALOR PLANIFICADO Permite conocer la celeridad con que el Director de Finanzas asume la resolución a problemas tanto de funcionarios del Ministerio, así como al resto del tren Directivo de ésta. Total de personas atendidas OPORTUNAMENTE Personalización de Atención a Problemas 72 horas 360 180 Total de personas atendidas

23. 100 50 0 BALANCED SCORECARD MECD Reporte Integral de Gestión Dirección de Finanzas 2.- REPORTE NRO: Dirección de Finanzas 1.- UNIDAD DE ANALISIS: 3 14 16-7-2001 3.- REUNION NRO: 4.-FECHA: 9.-UNIDAD RESP. Efectividad de la Elaboración de Informes 6.- CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS 7.-UNIDAD RESP. 8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS 10. DECISION 5.INDICADOR: APROBADO RECHAZADO S1. C1. Adquisición y sustitución de tecnología. X Baja capacidad tecnológica instalada “A” “A” S2. C2. X Organización y Métodos Racionalizar procesos Lentitud de los procesos de compra “D” S3. C3. Desarrollar Plan de Inventarios de Habilidades Tecnológicas X Carencia de habilidades para el manejo de tecnología Personal y Sistemas “C” S4. Incrementar cobertura de y capacidad de Recursos Humanos en el área tecnológica. C4. X Desvinculación de gestión de entrenamiento en el área tecnológica “B” Personal C5. S5. Desarrollar programa de reuniones para acordar Estructura Unica de Elaboración y Ensamblaje de Informes Estructura no uniforme de Elaboración y Presentación de Informes X Todas las Unidades “A + B + C + D” 13. PERIODOS 12. INDICADORES SATELITES M1 M2 M3 M4 M5 M6 S6. Impuntualidad C6. 0.10 0.07 0.08 0.13 0.07 0.11 X Ausentismo 0.08 0.09 0.07 0.05 0.06 0.06 Cap. Inst. Tecnológica 2400 2080 2400 2720 3200 3200 17. TIEMPO- EJECUCION 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS 19. FECHA VERIFICACION Eficiencia Laboral 18. BENEFICIO PLANIFICADO 0.82 0.83 0.82 0.85 0.82 0.83 14. INDICADOR PRINCIPAL: Efectividad-Producto) PROGRAMADO EJECUTADO 14-8-2001 Aprovechamiento del Recurso Humano B1 . S1 Bs. S1 Bs. 31-8-2001 Desarrollo de habilidades y destrezas B2. Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE 15 días 3.000.000,oo S2Bs. S2Bs. 3.000.000,oo 4-9-2001 Mejor calidad de informes B3 . X = S3 Bs. S3 Bs. Total de informes demandados 18-9-2001 Aceleración de decisiones B4 . S4 Bs. S4 Bs. 27-9-2001 Dominio situacional de Dirección de Finanzas B5. 15. VALORES % 60 35 52 60 70 89 S5Bs. S5Bs.

24. 100 50 0 Total de depósitos INCORRECTAMENTE realizados X = Total de depósitos realizados BALANCED SCORECARD MECD Reporte Integral de Gestión Dirección de Finanzas 2.- REPORTE NRO: Dirección de Finanzas 1.- UNIDAD DE ANALISIS: 7 18 16-7-2001 3.- REUNION NRO: 4.-FECHA: 9.-UNIDAD RESP. 6.- CAUSAS DE DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS 7.-UNIDAD RESP. 8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS 10. DECISION Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta al Personal 5.INDICADOR: APROBADO RECHAZADO S1. C1. Racionalizar y automatizar procesos, así como ajustar mecanismos de control. Procesos manuales ofrecen dicrecionalidad que posiblemente afecta confiabilidad del producto final. Organización y Métodos y Sistemas X “D” S2. Estudiar mecanismo que genere simultaneidad de provisión de información entre unidades involucradas Organización y Métodos, Finanzas y Personal. C2. Inexistencia de un método de eliminación oportuna de renunciantes y fallecidos. X “A” S3. C3. Personal, Sistemas y Finanzas Crear métodos de control apoyados en automatización mediante tecnología. X Selección errada de beneficiarios en nómina “B” S4. Ambigüedad en el proceso de comunicaciones entre las unidades responsabilizadas del proceso de depósitos C4. Estandarizar estructura de comunicaciones entre unidades, mediante reuniones técnicas. X Recursos Humanos “C” C5. S5. Estandarizar Lista de Chequeo del Proceso de Pago, Métodos de Validación en los sistemas internos entre UNIDADES INVOLUCRADAS. Solicitud de pagos indebidos no ajustados a la normativa legal existente X Todas las Unidades Anteriores “E” 13. PERIODOS 12. INDICADORES SATELITES M1 M2 M3 M4 M5 M6 S6. Bs. Erroneamente Depositados (miles-mill) C6. 4.10 3.9 3.4 5.1 2.8 4.8 Tiempo Unitario de Retrabajo en un Ciclo (en horas) 55 53 52 54 48 52 Causa Abono Personas Fallecidas/Errores Totales 34.2 22.1 20.9 12.5 6.1 2.1 Satisfacción de Usuarios 17. TIEMPO- EJECUCION 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOS 19. FECHA VERIFICACION 18. BENEFICIO PLANIFICADO 0.58 0.40 0.49 0.56 0.23 0.30 14. INDICADOR DISFUNCIONAL PROGRAMADO EJECUTADO 4-8-2001 Aprovechamiento del Recurso Humano B1 . 75 días S1 Bs. 89.000.000,oo S1 Bs. 78.000.000,oo 30-8-2001 Rescate parcial del patrimonio del Ministerio B2. S2Bs. S2Bs. 14-9-2001 Incremento de la satisfacción de los usuarios B3 . S3 Bs. S3 Bs. Mejores relaciones con instituciones bancarias 10-9-2001 B4 . S4 Bs. S4 Bs. 22-10-2001 Mejora de la imagen institucional B5. 6.000.000,oo 30 días 15. VALORES % 8 6.5 5.2 2.1 1.7 0.89 S5Bs. 6.000.000,oo S5Bs.

25. El BSC es perfectamente adaptable al MECD. Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales. La automatización del BSC es necesaria. El reporte manual es una excelente alternativa. La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC. Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna. La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos. BALANCED SCORECARD MECD LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS……..

26. Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD. Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas. Suministro de Información oportuna y veraz. Disminución de los costos de operación. Cambios en la estructura organizacional e infraestructura. Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas. Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos. BALANCED SCORECARD MECD LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS……..

27. C “ omo causa inmediata del deterioro de nuestra posición económica y de nuestro signo monetario, generalmente se señala la masiva de los activos de desinversión Venezuela y por tanto la disminución de su patrimonio El origen del problema puede encontrarse en la falta de control administrativo”. Milán Juranovic Reflexión final