Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo

1. Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo Indicadores de Proceso Christian Leonardo Mancilla Méndez Bogotá, 4 de Marzo de 2010

2. Temas • Indicadores • Que es un Indicador? • Características de los Indicadores. • Construcción de Indicadores • Metodología para la definición de Indicadores • Definición de los Indicadores. • Plantilla de Reporte de Datos

3. Indicadores Que es un Indicador? Es la relación existente entre variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y tendencias de cambio de un proceso observado, respecto a los objetivos y metas previstos para éste.

4. Características de los Indicadores Para que un indicador no sea solo una relación de datos, sino que genere valor en la medición, se debe caracterizar por tener los siguientes atributos: 56 3/4 $6.000 Frecuencia Relevancia Oportunidad Exactitud

5. Características de los Indicadores “Los Indicadores son un medio y no un Fin” Mauricio Beltrán Jaramillo Los indicadores no se deben convertir en la meta que hay que alcanzar, pues se acondicionaría la gestión de la Institución en pro de su cumplimiento. Los indicadores son medios que ayudan a medir el cumplimiento de la gestión de los procesos en un periodo determinado.

6. Metodología para la construcción de Indicadores Ajustar y afinar los indicadores respecto a factores como Pertinencia, Rangos establecidos y los niveles de calificación, y la frecuencia en la toma de datos 1. Contar con Objetivos y Estrategias Realizar el mantenimiento a los indicadores para darles continuidad operativa y efectuar los ajustes necesarios, que se encuentren dentro del monitoreo permanente que se realiza a la gestión de los procesos. 8. Estandarizar y formalizar 2. Identificar los factores de éxito El objetivo debe ser claro, preciso y cuantificado. Se debe tener conocimiento de la estrategia a implementar para el logro del objetivo El factor de éxito es el aspecto que es necesario mantener bajo observación para conseguir una adecuada gestión. Documentación y divulgación del indicador para su adopción y gestión al interior del proceso 9. Mantener en uso y mejorar continuamente Asignar una persona dentro del proceso que este en permanente contacto con la información, para facilitar su tratamiento y disponibilidad 7. Medir y ajustar 3. Definir los indicadores para los factores de éxito Definir Estándar o Meta a cumplir dentro del periodo de Evaluación, Rango en el que se comporta el indicador, Nivel de Calificación que estará condicionado por el rango definido. Establecer los indicadores asociados a cada factor de éxito definido y éstos deben estar relacionados a la eficacia, eficiencia y efectividad Se determinan las fuentes de la información, la frecuencia de reporte, y la asignación de responsables para la recolección y presentación de ésta. 6. Determinar y asignar recursos para la medición 4. Determinar estándar o meta y rango de gestión 5. Diseñar la medición

7. Definición de Indicadores Nivel de Calificación: Definida la meta o estándar del indicador, se establece un rango de calificación asignado al comportamiento del mismo, definido en tres niveles.

8. Definición de Indicadores

9. Reporte de datos Planilla de reporte de datos

10. Reporte de datos Fechas de reporte de datos

11. Análisis de la Información El análisis de la información comienza por una revisión por parte de los responsables de los procesos, descrita en las observaciones reportadas. La OCMC, realiza un análisis del comportamiento del indicador tomando como punto de referencia los resultados obtenidos en periodos anteriores.

12. Emisión de Informes De forma trimestral se realiza el reporte del comportamiento de los Indicadores por proceso de la UNAD Rectoría revisa la información reportada.

13. Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo Taller

14. Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo GRACIAS POR SU ATENCIÓN