Sistema de Control Interno

1. Sistema de Control Interno Comprende todas las medidas adoptadas por la Organización para lograr sus objetivos, el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. El control Interno es un proceso que lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles. Esta pensado para facilitar la consecución de objetivos.

2. Leyes que tienen directa relación con la destrucción o deterioro de bienes muebles y documentación financiera por caso fortuito o fuerza mayor.Ley Nº 10.336 Ley Orgánica de Contraloría General de la República.A la CGR le corresponde fiscalizar el debido ingreso e inversión de los fondos del Fisco, de las Municipalidades, de la Beneficencia Pública y de los otros Servicios que determinen las leyes; verificar el examen y Juzgamiento de las cuentas que deben rendir las personas o entidades que tengan a su cargo fondos o bienes, entre otras. Ley N° 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la administración del Estado.Los órganos de la Administración del Estado someterán su acción a la Constitución y a las leyes. Deberán actuar dentro de su competencia.

3. Decreto N° 577, de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización. “Reglamento Sobre Bienes Muebles Fiscales”.Ley N° 18.834 “Estatuto Administrativo para Funcionarios Públicos”Decreto Ley N° 1.263, de 1975 Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado.Resolución (E) CGR N° 1.485, de Aprueba Normas de Control Interno de la Contraloría General.

4. Daños de bienes muebles,de documentación contable y de bienes financieros por caso fortuito o fuerza mayor Al efecto se ha estimado conveniente clasificar los hechos en las siguientes etapas.

5. ETAPAS1. Determinar los bienes muebles, documentos contables, registros y valores dañados. 2. Instrucción de sumario Administrativo. Debe comprobarse en forma fehaciente por los Órganos competentes y por los medios que establece la ley, que no existe mérito para perseguir la responsabilidad administrativa y pecuniaria. 3. Juicio de cuentas – Contraloría General de la República. 4. Denuncia a la Justicia (Debe remitirse copia de la denuncia al Consejo de Defensa del Estado para los fines del caso) 5. Resolución de Baja de Bienes Muebles. 6. Registro Contable..

6. ETAPA 1 A. Bienes Muebles En esta etapa debe procederse, conforme a instrucciones expresas de la Autoridad superior del Servicio a levantar Actas, en las que deben registrarse los bienes muebles que sufrieron daños - totalmente destruidos o los que son posibles de recuperar. Los Bienes Muebles deben darse de baja mediante Resolución del servicios respectivo, art. 24 del decreto Nº 577. En la preparación del Acta deben participar a lo menos, el Encargado de Inventario y cada Jefe de Oficina, se deben apoyar en el Registro de Inventario y en la Hoja Mural, la que debe estar firmada por la Jefatura que corresponda. En el Acta debe dejarse expresa constancia si los bienes destruidos son los que corresponden, en el caso de que falten bienes, deben consignarse las características del o los muebles faltantes y del número de inventario

7. B. Bienes Financieros y Documentación Contable En el caso de la documentación contable (SIGFE), rendición de cuentas (ChileCompras y Facturas electrónicas), cheques (Banco) y valores, corresponde levantar acta de su deterioro la que debe ser firmada por el responsable de rendir cuentas a este Organismo Contralor y del funcionario designado para estos efectos. Corresponde dar cuenta expresa al Banco respectivo de las Ordenes de Pago deterioradas o extraviadas, número, serie, etc.

8. Etapa 2 Instrucción Sumario Administrativo • Conforme al artículo 62 de la Ley N° 10.336, ningún funcionario quedará libre de la responsabilidad civil derivada de la pérdida, merma, hurto o deterioro de los bienes que administre o custodie a que se refiere el artículo 1º, mientras el Contralor no lo haya exonerado expresamente de dicha responsabilidad, al término del sumario que para estos efectos se incoare. Si la pérdida de bienes o documentación es producto de negligencia o apropiación indebida, hurto, robo, etc. corresponde continuar con el proceso e investigar y sancionar. • Si no existe responsabilidad administrativa debe procederse a poner término al sumario. • Pérdida de documentación contable y financiera por negligencia.

9. Etapa 3 Juicio de Cuentas, Ley Nº 10.336 Orgánica de Contraloría General Una vez afinado el sumario respectivo y si se determina que existe responsabilidad administrativa por la pérdida de bienes o valores, corresponde que en el proceso se indique y se remita a este Organismo Contralor para los fines pertinentes. La presunta responsabilidad económica tiene directa relación con el valor libro del bien, con esos antecedentesCGR inicia el Juicio de Cuentas

10. ETAPA 4 Denuncia a la Justicia En el caso que se haya determinado en el sumario afinado que existen bienes muebles, financieros o documentación financiera - Expedientes de cuentas ingresos y egresos -, que su perdida no tiene explicación correspondería realizar la denuncia a los tribunales del caso.

11. ETAPA 5 Baja de Bienes Muebles Conforme a lo dispuesto en el artículo 24 del Decreto Nº 577, anteriormente indicado corresponde que los bienes se den de baja, mediante resolución fundada del Servicio. La baja puede efectuarse sin o con enajenación. También pueden ser donados a Instituciones sin fines de lucro, artículo 25 del referido Decreto. Estas donaciones se perfeccionaran mediante actas de entrega y aceptación. Los bienes dados de baja por destrucción pueden permanecer en el Servicio con el objeto de que sirvan como elementos de reparación.