Sistema de control interno

1. Sistema de control interno en la fiscalizacion y supervisión de obras Públicas Facilitador: Ing. Gonzalo Valenzuela R.

2. Objetivo general Describir en el marco de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales (Ley SAFCO al Sistema de Control Interno y la responsabilidad de los SUPERVISORES Y FISCALES DE OBRAS, en su entorno conceptual, importancia, componentes y principales interrelaciones.

3. LEY N° 1178MODELO DE ADMINISTRACIÓN • “No hay países subdesarrollados sino países subadministrados” • La Administración es esencial en toda cooperación organizada. • Con frecuencia el problema de la organización está en la Administración. • La Administración es un medio para el logro de objetivos con eficacia, eficiencia y economía. 1.1.3/09

4. ¿QUE ES LA LEY No. 1178? Es una norma que: • Expresa un modelo de administración para el manejo de los recursos del Estado Establece sistemas de administracióny control que se interrelacionan entre si y con los sistemas nacionales Establece el régimen de Responsabilidad por la Función Pública. 1.1.3/10

5. FINALIDADES DE LA LEY Nº 1178 ADMINISTRAR LA CAPTACIÓN Y USO EFICAZ Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS PÚBLICOS DISPONER DE INFORMACIÓN ÚTIL OPORTUNA Y CONFIABLE TODO SERVIDOR PÚBLICO ASUME RESPONSABILIDADPOR EL LOGRO DE OBJETIVOS, FORMA Y RESULTADOS DESARROLLAR LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA 1.1.4/11

6. Logro de los objetivos. • Interpretación de planos y posibles contingencias. • Decisiones técnico-económicas para el mejor destino del bien. • Resultados de la decisión y las implicancias en el servicio . • Ventajas adicionales

7. FINALIDAD 1: FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN PÚBLICA Captar y usar recursos públicos con: EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMIA para cumplir con las políticas, programas, proyectos gubernamentales y la prestación de servicios del sector público GESTIÓN PÚBLICA ESENCIALMENTE PREVENTIVA ( imponer sanciones NO elimina el mal uso /desvío de los recursos públicos) Prioridad: Evitar el mal uso/ desvío de los recursos públicos y conseguir el logro de los objetivos. 1.1.4/13

8. FINALIDAD 2: TRANSPARENCIA Generar Información útil, oportuna, confiable y comprensible - al superior jerárquico, hasta la MAE. Ej. Contratos modificatorios, ordenes de cambio, ordenes de trabajo, resoluciones de contrato, ampliaciones de plazo, etc.-Contribuye a la eficacia y eficiencia y economía. La confidencialidad y el oscurantismo causan daño TOMA DE DECISIONES 1.1.4/14

9. FINALIDAD 3: RESPONSABILIDAD Todo servidor público debe: • desempeñar sus funciones con eficacia, eficiencia y economía, y licitud. (licitud = legalidad + ética + transparencia) (su incumplimiento genera responsabilidades jurídicas) • asumir plena responsabilidad por sus aciones y omisiones, rindiendo cuenta no solo por los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la forma y RESULTADOS de su aplicación. (quien no obtiene resultados es pasible de responsabilidad) 1.1.4/15

10. FINALIDAD 4: CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Como resultado colateral del cumplimiento de los tres objetivos principales, se desarrollará una mayor capacidad administrativa para: • prevenir el fraude, la corrupción y el delito, • identificar posibles irregularidades o desviaciones, • obtener y organizar las pruebas, • fortalecer la censura social reducción del fraude y malversación 1.1.4/16

11. SISTEMA PARA CONTROLAR 3.4.0/50

12. CONTROL El Control es importante: Porque permite garantizar el logro de los objetivos, es decir, que las actividades ejecutadas se enmarcan en lo planificado. Control sobre resultados El Control se da sobre las demás funciones administrativas (Planificación, Oganización y Ejecución) Antes, Durante y Después Hecho Medidas de ajuste Compara Planificado 3.4.1/51

13. ¿QUE ES EL SCG? Es un conjunto de principios, políticas, normas, procesos y procedimientos Relativos ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS 3.4.2/52

14. ¿Qué tipos de control existen y quién es responsable de implantarlos? • Partes del sistema de control gubernamental PREVIO INTERNO ENTIDADES PUBLICAS POSTERIOR SCG UAI ENTE TUTOR EXTERNO POSTERIOR Contraloría

15. CONTROL INTERNO • PROCESO(no evento aislado) a cargo de todo el personal de la entidad, (SUPERVISORES Y FISCALES) diseñado para asegurar razonablementeel logro de los objetivos de la entidad en materia de: • - acatamiento a las normas • - eficacia y eficiencia de las operaciones • - información útil, oportuna y confiable • RESPONSABILIDADES • es responsabilidad de cada servidor publico • la responsabilidad del control interno de la organización es de la máxima autoridad 3.4.5/55

16. ¿A QUIÉNES INVOLUCRA? EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO • Lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos institucionales, con e,e y e. • Asegurar la rendición de cuentas oportuna y transparente por los objetivos forma y resultados. ¿PROPÓSITOS? Involucra a todo el personal de una entidad y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la MAE • Proteger el patrimonio y la información de la entidad • El máximo ejecutivo y la dirección colegiada • Los responsables superiores • Todos los servidores públicos • Unidad de Auditoria Interna ¿QUIÉNES EJERCEN? 3.4.5/56

17. ¿Cuáles son las limitaciones del Control Interno? • Decisiones erróneas en la interpretación de documentos de obras • Colusión entre personas de ejecución y seguimiento (la documentacion elaborada no corresponde con la ejecución física) (EXTRAVOS) • Aplicación inadecuada de control (ENSAYOS) • Uso inadecuado de autoridad para eludir el control con fines ilícitos. • LAS LIMITACIONES OBLIGAN A LA CREACION DE NUEVOS CONTROLES. CI

18. PREVIO ¿COMO ESTA COMPUESTO EL CONTROL INTERNO? POSTERIOR • Proceso que involucra a todo el personal y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la MAE • Proceso que involucra a los responsables superiores y a la unidad de auditoria interna. • Se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la MAE y se aplica sobre los resultados de las operaciones ya ejecutadas • Se aplica antes de la ejecución de las operaciones o antes de que sus actos causen efecto • Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos con e,e, e, confiabilidad de la información, rendición de cuentas y protección del patrimonio.. • Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos con e,e,e, confiabilidad de la información, rendición de cuentas y protección del patrimonio 3.4.6/58

19. CONTROL INTERNO PREVIO 3.4.0/50

20. CONTROL INTERNO PREVIO • VERIFICAR ANTES • DE LA OPERACIÓN: • Planos y especificaciones • Condiciones de contratos • cumplimiento de las normas • respaldo en hechos ciertos y reales • Conveniencia a intereses del proyecto. • Oportunidad trámites rápidos y dentro de los parámetros contractuales. • NO DEBEN INMISCUIRSE UNIDADES EXTERNAS • responsabilidad de cada funcionario asignado expresamente, mediante documento • orientado a resultados • previene errores e irregularidades • incorporado en los sistemas • no busca la represión 3.4.6/59

21. CONTROL INTERNO PREVIO ¿Quiénes deben aplicar el Control Interno Previo? Todas las unidades y servidores públicos de la entidad ¿Qué procedimientos comprende el Control Interno Previo? Legalidad Oportunidad Objetividad Conveniencia ¿Se pueden realizar controles externos previos? La responsabilidad se diluiría La toma de Decisiones se demoraría NO Se daría lugar a unidades o personas con mucho poder ¿Por qué? Los responsables del control externo previo serían corresponsables 3.4.6/60

22. El control interno previo • Art. 11 DS 23215: • El control interno previo comprende los procedimientos incorporados en el plan de organización y en los reglamentos, manuales y procedimientos administrativos y operativos de cada entidad, para ser aplicados en sus unidades por los servidores públicos, antes de la ejecución de sus operaciones y actividades o que sus actos causen efectos, los hechos que la respaldan y la conveniencia y oportunidad de su ejecución.

23. ¿Qué fines pretende el Control Interno Previo? • Verificar que los actos a realizarse cumplan los dispuesto por las normas, contratos, instrucciones y convenios. • Verificar que estos actos estén respaldados (opiniones técnicas, resultados de ensayos) y documentados • Verificar que los actos y los resultados sean convenientes y oportunos para los fines de la entidad.

24. ¿Qué es el Control Interno Posterior? Es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar seguridad razonable en el logro de los objetivos institucionales (eficacia, eficiencia y economía), confiabilidad de la información, rendición de cuentas, cumplimiento a disposiciones legales • Involucra a los responsables superiores de las operaciones • Involucra a la UAI • Es responsabilidad de la MAE • Se aplica sobre los resultados de las operaciones ejecutadas

25. Cuáles son los componentes del Control Interno SUPERVISIÓN COMUNICACIÓN ACT COMUNICACIÓN CONTROL INFORMACIÓN RIESGOS EVALUACIÓN C O N T R O L A M B I E N T E DE

26. ¿COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL Marca el accionar del supervisor y fiscal. (Ej.regularidaden obra, L.O) Riesgos que pueden afectar el logro de objetivos (Ej.cronogramas, materiales) ANALISIS DE RIESGOS Orientadas a la previsión y neutralización de los riesgos (seguridad etc.) ACTIVIDADES DE CONTROL Para que orienten sus aciones al logro de objetivos INFORMACION Y COMUNICACION SUPERVISION Actividad de Evaluación de las actividades de control 3.4.5/57

27. ¿Qué es el ambiente de control? “Conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son, por lo tanto, determinantes de las conductasy los procedimientos organizacionales.”

28. ¿Cuáles son los factores del ambiente de control? • Filosofía y estilo de la dirección • Establecimiento y difusión de principios y valores éticos • Importancia de la competencia profesional • Atmósfera de confianza • Sistema organizativo • Administración estratégica • Responsabilidad y niveles de autoridad. • Políticas de Administración de Personal • Unidad de Auditoría Interna

29. ¿Qué es la evaluación de Riesgos? • Es un proceso concurrente y recurrente de identificación y análisis de factores internos y externos que pueden afectar el logro de los objetivos. • Analiza la situación presente (antecedentes, debilidades, ..) • Analiza los efectos de los cambios futuros (alertas)

30. ¿Qué son las Actividades de Control? • SON ACCIONES REALIZADAS POR TODO EL PERSONAL ORIENTADAS POR LA MAE PARA ASEGURAR LA VIGENCIA DE LOS PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO • Se ejecutan a través de políticas y procedimientos para administrar los riesgos • Es el seguimiento oportuno del diseño, implantación y mantenimiento del ambiente de control.

31. Actividades de Control • Revisión del desempeño real por la Supérvisión a la empresa y del fiscal al Superviosr. • Revisión gerencial por rendimientos y calidad. • Controles independientes: personal en obra, tipos de material, experiencia de los trabajadores, ensayos aleatorios de material normas de seguridad, etc., • Inspección de documentación

32. ¿Qué es la Información? • Es el antecedente para la ejecucion origen de la instrucción o definiciones especificas. • Útil: oportuna, pertinente, comprensible, confiable, verificable, preservada y accesible • Es requerida en todos los niveles de la entidad • Los controles deben asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información obtenida, mantenida y revelada

33. ¿Qué es la Supervisión del inmediato superior al fiscal? • Es un proceso sistemático y permanente de revisión de los controles claves • Su objeto son las actividades de control ( Principales operaciones de control) • Su rol, es asegurar razonablemente que los controles se aplican adecuadamente

34. Funciones del supervisor de obras y el fiscal, en la aceptación de obras riesgos recurrentes 3.4.0/50

35. ¿Qué es un SUPERVISOR DE OBRAS Profesional habilitado legalmente para cumplir funciones técnicas, con experiencia en supervisión de obras, quien es responsable del seguimiento para la correcta ejecución física del proyecto, en términos del cumplimiento de planos, especificaciones técnicas establecidas y tiempo de implementación prevista, pudiendo proponer cambios de orden técnico sustentados por procedimientos establecidos según normativa vigente.

36. ¿Qué es un SUPERVISOR DE OBRAS El Supervisor de Obra ejerce autoridad directa sobre el Contratista que ejecuta la obra, cuya relación contractual con la entidad está claramente definida por el contrato. Su autoridad se genera a partir de la designación o firma del contrato con la entidad contratante, orden de proceder, luego de haber culminado el proceso de selección respectivo y concluye una vez culminado el proceso de entrega de obra. El Supervisor responde técnicamente al jefe de infraestructura a través del Fiscal de Obra y del Ingeniero de Seguimiento

37. Responsabilidades del SUPERVISOR DE OBRAS • El cumplimiento de los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas Generales y especiales establecidas en el contrato, documentos contractuales, planos, diseño y otros. • La buena ejecución de la obra que involucra: • La revisión parcial y total de documentos contractuales, planos y diseño. • El replanteo topográfico de acuerdo al contrato. • El seguimiento a los plazos de ejecución establecidos en el contrato. • Revisión de documentos contractuales, la documentación escrita y los planos para la construcción proporcionados por la UAGRM.

38. Funciones y obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS Las funciones y obligaciones del Supervisor de Obra deben estar sujetas a las necesidades de la obra, a satisfacción de la entidad contratante y deben cubrir el alcance del trabajo propuesto de acuerdo a la oferta aceptada para su contratación, estas deben estar detalladas en el Contrato de Prestación de Servicios y no excluyen las funciones generales establecidas en el manual de funciones.

39. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Organizar y dirigir una oficina en el mismo lugar de la obra. • Interpretar técnicamente y adecuadamente los planos y especificaciones para su correcta aplicación por la empresa Contratista. • Mantener, durante toda la ejecución de la obra, el Libro de Ordenes de Trabajo, mediante el cual comunicará a la empresa Contratista el inicio de la obra y el proceso de ejecución y las instrucciones técnicas pertinentes

40. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Proponer y sustentar la introducción de modificaciones en las características técnicas, diseño o detalles de la obra, que permitan aplicar modificaciones en los volúmenes o montos de los presupuestos, formulando las justificaciones técnicas y económicas pertinentes ya sea en Órdenes de Cambio o en Contrato Ampliatorio, para conocimiento y consideración del jefe de infraestructura a efectos de su aprobación. • Revisar, Aprobar y remitir al fiscal para su consideración los Certificados de Pago o Planillas de Avance de Obra. • Realizar mediciones conjuntas con la empresa Contratista

41. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Mantenerse informado sobre la vigencia y validez de las boletas y pólizas de garantía, comunicar a la empresa Contratista la necesidad de su ampliación (en monto y plazo) o renovación. Está facultado para solicitar al DIEU a través del Fiscal de Obra la ejecución de las garantías. • Verificar la conformidad del acopio de material y de las fuentes de aprovisionamiento, mediante la firma del certificado de recepción. • Revisar los planos generales, de detalle y memorias de cálculo de todas las estructuras, instalaciones, elementos y partes y demás documentación necesarias para la construcción.

42. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Instruir y verificar, in situ, la toma de muestras (probetas) de hormigón, suelos, etc. Verificar e interpretar los resultados de los ensayos para establecer que estén de acuerdo con las especificaciones establecidas. • Elaborar los manuales de operación y control, paso a paso, del mantenimiento para cada componente de la obra, incluyendo una guía de uso y referencias de los proveedores y profesionales involucrados en la ejecución de la obra. • Verificar permanentemente que la empresa contratista aplique, en todas y cada una de las fases de trabajo, las especificaciones contractuales

43. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Verificar la documentación y el replanteo, in situ, de la obra. • Verificar que la empresa contratista haya movilizado, en el plazo establecido para la ejecución de la obra, el personal y equipo ofertado en la propuesta, como requisito para iniciar la ejecución de la obra. • Revisar y aprobar los métodos de construcción de las estructuras y otras partes de la obra, incluyendo encofrados y planos de detalle preparados por la empresa contratista. • Revisar y aprobar los materiales, bienes y accesorios antes de su instalación en la obra.

44. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Inspeccionar permanentemente las obras y realizar ensayos a los materiales utilizados, de acuerdo a las especificaciones técnicas y normativas propias del ensayo. • Verificar que los trabajos son ejecutados de acuerdo a los planos y especificaciones aprobadas en cantidad y calidad. • Verificar las tareas, suministros en talleres y fábricas fuera del lugar de la obra y en oportunidad de su ingreso a la obra y su compatibilidad con el plazo previsto para su montaje. • Revisar y verificar los precios y documentos presentados por la empresa contratista para los pagos mensuales de avance de obra, en estricto cumplimiento de las especificaciones.

45. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Verificar y aprobar las declaraciones sobre avance de los trabajos ejecutados en forma mensual y recomendar por escrito su pago a través del Fiscal de Obra. • Evaluar el cumplimiento del cronograma de ejecución de obra, proponer acciones correctivas en caso de desfases, para dar cumplimiento al plazo establecido en el contrato. • Informar por escrito cuando se verifiquen retrasos, recomendando oportunamente las medidas correctivas pertinentes. • Evaluar cada ítem ejecutado para determinar la cantidad total de obra realizada cada mes y la conformidad con lo declarado en el certificado de pago.

46. Funciones y Obligaciones del SUPERVISOR DE OBRAS • Elaborar el informe final sobra la ejecución de la obra, en el que debe demostrar por escrito la aceptabilidad del trabajo realizado por la empresa contratista. • Presentar a la fiscalización informes técnicos, económicos y narrativos mensuales del progreso de la obra. • Realizar la inspección final de la obra y recomendar por escrito la recepción provisional y definitiva. • Supervisar la preparación de los planos de obra concluida, incluyendo todas las modificaciones efectuadas durante el período de construcción. Debe asegurarse que esta documentación sea entregada al Fiscal de obra y a la unidad de infraestructura de la entidad contratante.

47. ¿Qué es un FISCAL? Es el profesional de línea de la entidad, o en su defecto profesional contratado, que representa a la entidad en la toma de decisiones que fuesen necesarias en la ejecución especifica de una obra o servicio, ejerce autoridad sobre la empresa contratada y el supervisor si hubiera. • Autoridad: El fiscal esta investido de autoridad, competencias y jurisdicción por la MAE mediante los niveles de la estructura organizativa de la entidad. • Ejerce autoridad directa sobre la empresa y su personal que ejecuta un contrato y sobre la supervisión contratada; en todos los casos aplicara normas legales y técnicas, criterios profesionales y experiencia relacionada para aprobar todos los aspectos técnicos referentes a calidad, cantidad y oportunidad en el avance de la obra, así como la aceptabilidad y certificación del cumplimiento del contrato de obra.

48. Responsabilidad y autoridad del FISCAL? Responsabilidad de los Fiscales de Obra : El Fiscal de Obra, asume plena responsabilidad sobre las funciones asignadas a su cargo, también asumirá la responsabilidad técnica total sobre la documentación inherente a sus funciones y a la obra o servicio, por acción u omisión es responsable por la función publica definida en las normas legales vigentes. Dependencia del fiscal; El Fiscal de Obras o servicios depende directamente de una autoridad superior que lo supervisa y que esta identificada en cargo y nombre, en el caso del Ing. de seguimiento y del Jefe del jefe de Infraestructura.

49. Responsabilidad y autoridad del FISCAL? • Las funciones especificas del fiscal de obras están relacionadas con la revisión de documentación, cifras, planillas de mediciones (muestreo o verificaciones), pruebas de calidad, cumplimiento de compromisos, monitoreo del cronograma detallado en los siguientes momentos : • previos al inicio, después de dada la orden de proceder, durante la movilización inicial e instalación de faenas, • durante la ejecución de los trabajos en relación con todos los compromisos, tomas de pruebas para verificaciones en laboratorio de los procesos • durante la emisión de los certificados de avance o planillas de obras con la verificación en el lugar de trabajo de los ítems, cifras y calidad de los trabajos expresados en los certificados de avance, verificación de firmas y sellos, revisión de evidencias graficas, deducción de anticipo, verificación de vigencia de garantías. • El fiscal deberá tener permanencia planificada en el lugar de la obra y permanencia oportuna en los momentos de ejecución de las operaciones definidas como de control clave u operaciones criticas.

50. Responsabilidades del FISCAL DE OBRAS • Realizar la inspección, verificación y control sobre el avance de la obra que ejecuta la Contratista, con inspecciones esporádicas en el lugar de la obra. • Fiscalizar los servicios que presta la Supervisión, de acuerdo a los términos de referencia, las especificaciones técnicas y a los contratos establecidos entre partes • Revisar y aprobar los certificados de pago e informes correspondientes de la Supervisión y ejecución de obra, verificando las cantidades, cómputos métricos y precios unitarios, etc.