Nytt HR-system 

1. Nytt HR-system Info lederforum 26.11.12

2. Ord og uttrykk i nytt system • Ressurs = en ansatt • Ressursnummer = ansatt nummer som genereres i HR-systemet når en ansatt begynner i Oslo kommune. Dette nummeret brukes på ressursen i alle stillinger vedkommende har eller kommer til å få i Oslo kommune. • NB! Er ikke det samme som ressursnummer i Agresso.

3. Stillingsnummer = hjemmelsnummer • Alle stillingsnummer begynner med S • Alle ansatte – også timevikarer - må kobles til ett stillingsnummer – hvis ikke blir ikke lønn utbetalt. • Det er/vil bli opprettet ”sekkestillinger” pr. koststed. Sekkestilling betyr at vi vil opprette ett stillingsnummer som har likelydende stillingskode og lønnsplassering pr koststed. Eks.; i en barnehage vil vi ha en sekkestilling til timebetalte barnehageassistenter, en til barne-og ungdomsarbeider osv.

4. Kontostreng i HR-system Kontostrengen i HR system er bygget opp helt annerledes enn tidligere. Den består nå av 7 dimensjoner: • Dimensjon 0 - Artskonto • Dimensjon 1 - Koststed(79…osv) Der hvor beløpet blir belastet • Dimensjon 2 - Funksjon • Dimensjon 3 - Ressursnummer • Dimensjon 4 - Prosjektnummer • Dimensjon 5 - Arbeidssted – 59+fire siffer • Dimensjon 6 - Organisasjonsenhet (hentes fra PRK) • Dimensjon 7 - Virksomhet - 59

5. Lønn/lønnslipp i nytt HR-system • Kun utbetalinger den 28. hver måned med unntak av desember hvor lønn blir utbetalt den 15. • Fristene vil bli kortere i forhold til å innlevere dokumentasjon til oss for utlønning. Grunnen er at lønn kjøres flere dager tidligere i måneden enn før. • Alle ansatte vil få tilsendt lønnslipp som vedlegg til mail. • Alle som har papirlønnsslipp i dag vil fortsatt få papir slipp. • I tillegg vil lønnslippen vises i ”dokumentmappen” til den ansatte når de ”kommer på” selvbetjening.

7. Utbetaling av lønn i Oslo kommune: • Ansatte som har flere stillinger i kommunen vil nå få kun en lønnslipp og en lønns-og trekkoppgave. • Disse vil vise samlet inntekt i Oslo kommune. • Trekk av lønn som blir sendt oss vil bli trukket på tvers av alle arbeidssteder. Det vil si at hvis man har ett påleggstrekk og det kommer hit, trekket er på 4.000,- pr måned og vedkommende kun har utbetalt 3.000,- her, så vil det resterende bli trukket av lønn som vedkommende eventuelt måtte tjene i annen bydel/etat.

8. Det vil ikke lenger være mulig å ha flere enn en bankkonto i forhold til lønn i Oslo kommune. • Det vil være den som er hovedarbeidsgiver som skal legge inn trekk, bankkonto

9. Hva vil nytt HR-system bety for dere som ledere? • Lønnsrapport for ledere – kommer som en rapport og legges i HR-selvbetjening. Dere vil bli varslet pr mail om at det er kommet en rapport til godkjenning. • Den må åpnes og behandles/godkjennes, gjøres ikke det vil det gå varsel til din leder etter 14 dager om at jobben ikke er gjort. Hvis din leder ikke gjør noe med det, går det videre oppover i systemet og ender til slutt i Rådhuset hos Finans hvis ingen fanger det opp

10. Ansettelser i forhold til utlyste stillinger – nye rutine! • Når innstillingen er skrevet, genererer dere et tilbudsbrev. • Dere må beregne ansiennitet. Det skal være med et verktøy i modulen til å beregne det, men vi vil kontrollberegne ansienniteten. • Når tilbudsbrev er ferdig skrevet sendes det oss via systemet på arbeidsflyt. Vi kontrollerer, og sender det ut med vedlegg. • Svarbrevet skal gå til dere som tidligere, og sendes deretter til oss.

11. Korttidskontrakter • Genereres i nytt system • Går på arbeidsflyt til oss – gjør at de gamle meldingsskjemaene utgår • Arbeidsavtalen sendes oss i underskrevet stand sammen med eventuelle ansiennitetsgivende dokumenter.

12. Hva skjer når meldinger om ansettelser kommer til oss? • Vi får melding via arbeidsflyt • Vi må behandle/godkjenne alle oppgaver som kommer. • Dersom vi ikke behandler oppgaven vil vedkommende ikke få lønn eller fremkomme som ansatt i systemet.

13. Fravær og ferie – akkurat nå • Per dags dato får vi ikke lagt inn ferie eller fravær. • Det betyr at det ikke blir generert refusjoner maskinelt og at det ikke er mulig å dra ut rapporter knyttet til sykefraværsstatistikk og avviklet ferie. • Når fraværsmodulen blir iverksatt vil dere får alle rapporter der oppdatert hver natt ettersom vi registrerer inn data.

14. Fravær og ferie – når selvbetjening kommer ”opp og gå” • Den enkelte ansatte registrerer eget fravær i selvbetjeningsmodulen • Går til leder som godkjenner • Går på arbeidsflyt til HR-lønn som sjekker inn mot tilsendt dokumentasjon(sykemeldinger, egenmeldinger m.m.) • Tjenestesteder hvor det vil være vanskelig for den ansatte å få registrert eget fravær m.m. må det utpekes en administrativ støttefunksjon som gjør det på vegne av de ansatte inntil alle kan komme på systemet.

15. Timelister • Når alle er på selvbetjening så registrerer den ansatte arbeidede timer eller overtid som kommer i tillegg til fastlønn inn i selvbetjening. • Går på arbeidsflyt til HR – som kvalitetssikrer. • Går på arbeidsflyt til økonomiansvarlig som godkjenner timene. • På arbeidsflyt til HR-lønn som godkjenner for import til utbetaling • NB! Ovenstående rutiner er under vurdering fra HR sentralt sin side.

16. ”Gat folket” – hvilke endringer betyr det for dere? • Dere fortsetter som før, med timelister via GAT. • GAT skjema og melding til lønn vil etter hvert utgå for dere også. • HR vil få melding om arbeidsavtale via selvbetjening. • Fravær skal fortsatt legges inn i GAT-, men fravær registrert i GAT skal fra og med januar 2013 kunne overføres til HR-systemet på samme måte som timelistene gjøres i dag. • Vi skal ha fraværsrapporten dere genererer i GAT sammen med den dokumentasjonen som kreves.

17. Slik ser ikonet ut

18. Hvordan kommer du inn?

19. Og slik ser det ut når du kommer inn:

20. Fravær for alle oss andre • For de som bruker Wintid – Wintid er inntil videre ikke koblet opp mot HR-systemet. Dere må derfor fortsette å lage manuelle fraværsrapporter og sende inn med dokumentasjon. • Når de ansatte er over på selvbetjening kan dere dra ut rapport fra systemet og legge den ved påkrevd dokumentasjon.