Pourquoi et comment se doter d’une charte d’aménagement et d’occupation des immeubles ?

1. Conférence – débat du 10 février 2011 Pourquoi et comment se doter d’une charte d’aménagement et d’occupation des immeubles ? Avec la participation de : • Jacques de Fontgalland, ART REALISATIONS • Michel Lagrave , AOS STUDLEY• Fabrice Zaphiratos, OZ-CONSULTING • Benoît Poidevin, SOGETI et l’animation de Françoise Lecherbourg, C2si

2. Pourquoi une charte d’aménagement ? Comment assurer sa mise en œuvre ? Comment la faire vivre ?

3. Pourquoi une charte d’aménagement ?

4. L’avis d’AOS STUDLEY

5. AOS Studley Michel Lagrave Quick presentation

6. Pourquoi une charte d’aménagement : Jargon d’entreprise ou réalité ? Charte d’aménagement, Charte environnementale… Partie 1

7. Pourquoi créer une charte d’aménagement ? Kezaco et évolution… Naissance de la terminologie dans les années 1990 avec le développement des métiers du Space Planning. C’était un livrable de projet qui s’est peu à peu développé et transformé en outil de gestion des espaces. Son existence et son utilisation s’opèrent de façon hétérogène dans les entreprises, suivant le niveau d’implication du management et du poids hiérarchique de « l’arbitre » en charge de sa bonne application. Dans le temps, son objectif initial a été détourné pour servir plus une rationalisation de m² qu’un outil au service d’un bon fonctionnement d’une organisation. Dans ce contexte, sa définition, son utilisation, et surtout sa raison d’être, nécessitent d’être repensés afin qu’elle soit un véritable outil de management et de gestion pour les entreprises. Pourquoi une charte d’aménagement : Jargon d’entreprise ou réalité ? Partie 1

8. Les objectifs d’une charte d’aménagement • Définir les profils et le type d’activité liés à une organisation. • Faire des espaces pour chaque type d’activité ou profil. • Assurer une cohérence et une équité dans l’attribution des surfaces. • Bâtir un outil évolutif et flexible pour absorber les contraintes de l’organisation. • Outil validé par la Direction Générale qui en assure la bonne exécution et la pérennité. Pourquoi une charte d’aménagement : Jargon d’entreprise ou réalité ? Partie 1 Exemple Areva

9. L’avis d’OZ - CONSULTING

10. Pourquoi une Charte d’Aménagement ? • Mettre en place des règles claires et précises d’attribution de surface et de dotation de mobilier et accessoires qui serviront dans tout projet d’aménagement. • Définir le nombre, l’emplacement et la typologie des espaces ‘support’ nécessaires aux différentes activités selon des ratios au poste de travail, de m², et de taille de site. • Préciser les standards de prestations par typologie d’espace.

11. L’avis d’ART REALISATIONS

12. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : POURQUOI ? DIVERSITÉ DES MODES DE TRAVAIL DIVERSITÉ DES BÂTIMENTS 12

13. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : POURQUOI ? DES LEVIERS PUISSANTS A ÉQUILIBRER STRATÉGIE MANAGEMENT CONDITIONS DE TRAVAIL CONDITIONS DE TRAVAIL ÉCONOMIQUE TECHNIQUE 13

14. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : POURQUOI ? DÉFINIR UNE RÈGLE D’AMÉNAGEMENT Il est indispensable de créer une « règle d’occupation » permettant aux hommes et aux équipes : - d’exercer leurs métiers dans les meilleures conditions - d’exploiter leur bâtiment dans les meilleures conditions L’aménagement des locaux de l’entreprise se fait grâce à l’application d’une charte dont l’élaboration est très sensible et entraîne des conséquences durables. 14

15. Comment assurer sa mise œuvre ?

16. L’avis d’OZ - CONSULTING

17. Méthode de réalisation • Travail collaboratif • En groupe de travail composé d’utilisateurs représentatifs des métiers exercés, médecin du travail, ergonome, et représentants des IRP . • Chapitres • Les Postes de Travail par métier • Les Espaces de travail par métier et fonction • Les espaces supports • Les espaces « clients » • Les espaces formation • .... • Base Normes INIRS et Code du Travail • Validation • Direction Générale • Signature SG et IRP • Publication dans l’entreprise donnant lieu a une communication de la DG.

18. L’avis d’ART REALISATIONS

19. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ? RECUEIL DES DONNÉES CHARTE D’AMÉNAGEMENT Direction Générale Direction Comm DAF DRSG PROJET Maitre d’Œuvre Direction Métiers DRH Bureau d’Études Direction Métiers DSI Bureau de Contrôle Direction Métiers Consultants 19

20. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ? RECUEIL DES DONNÉES : ORGANIGRAMME FONCTIONNEL 20

21. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ? ANALYSE DES CARACTÉRISTIQUES PHYSIQUES ET TECHNIQUES DU BÂTIMENT TRAMES DE STRUCTURE PORTEUSE • TRAMES DE FACADE ET D’AMÉNAGEMENT • TRAMES DE RENOUVELLEMENT D’AIR / DE CLIMATISATION • TRAMES D’ÉLEC. / INFO. • ETC. 21

22. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ? ANALYSE DU POTENTIEL D’AMÉNAGEMENT : TYPOLOGIE DES ZONES 22

23. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ? DÉFINITION DE LA TYPOLOGIE DES POSTES DE TRAVAIL 23

24. UNE CHARTE D’AMÉNAGEMENT : COMMENT ? DÉFINITION : - DE LA TYPOLOGIE DU MOBILIER - DE LA TYPOLOGIE DES CLOISONNEMENTS 24

25. L’avis d’AOS STUDLEY

26. Comment assurer la mise en œuvre ? Définir des principes illustrés plutôt que des directives. Donner la règle du jeu avec les objectifs de la démarche. Elaborer un document synthétique cohérent, facile à appréhender et à mettre en œuvre. Exemple Partie 2

27. Définir le périmètre technique… Comment assurer la mise en œuvre ? Partie 2

28. Communiquer une règle simple et explicite Comment assurer la mise en œuvre ? Partie 2

29. Comment la faire vivre ?

30. L’avis d’ART REALISATIONS

31. LA VIE DE LA CHARTE PÉRENNITÉ Une charte est tout d’abord une règle : - qui s’applique à tous - qui stabilise les espaces de l’entreprise - qui est faite pour le long terme ÉVOLUTIONS Une charte évoluera suivant les forces en présence : - la charte va évoluer progressivement ou bien - la charte va évoluer « par à-coups » Une charte doit s’adapter à l’évolution des modes de travail. La stratégie / l’organisation d’une entreprise ne doit pas être contrainte par son immobilier ni par ses aménagements. 31

32. LA VIE DE LA CHARTE ÉVOLUTION D’UNE CHARTE 32

33. LA VIE DE LA CHARTE ÉVOLUTION D’UNE CHARTE 33

34. L’avis d’AOS STUDLEY

35. Illustrer les principes d’aménagement / Charte visuelle Comment faire vivre votre charte d’aménagement ? Partie 3

36. Une appellation erronée ? Un retour d’expérience peu concluant dans son application car une durée de vie très limitée. Un outil complexe à manipuler en interne. Des Directions Générales peu impliquées sur ce sujet. Des spécificités multiples d’organisation qui deviennent exceptionnelles et ne rentrent plus de ce fait dans les critères d’une Charte d’aménagement. Volonté des Directions Générales de contrôler la cohérence et l’équité des aménagements avec un management participatif et non plus sous contraintes. Comment faire vivre votre charte d’aménagement ? Partie 3 La Charte d’aménagement migre peu a peu vers des référentiels/Guidelines plus souples pour les organisations à appliquer et à gérer dans le temps.

37. Conclusion : Les clés de succès ?... Un outil/levier co-élaboré par la DG et le DRSG. Communiquer les objectifs attendus. Communiquer un référentiel synthétique plutôt qu’une « charte biblique ». Piloter, Assister, et contrôler sa mise en œuvre. Assurer sa pérennité en l’adaptant aux besoins de flexibilité de l’entreprise. Comment faire vivre votre charte d’aménagement ? Partie 3 Remerciements à la Direction de l’immobilier et du patrimoine d’AREVA et d’ALSTOM Grid .

38. L’avis d’OZ - CONSULTING

39. Vie de la Charte • Durée de vie : 6 à 9 ans • Modifications et améliorations futures selon : • Retour sur expériences ... • Évolution des modes de travail • NTIC • A la demande de la DSG

40. Cas concret Renault Cisco GPN Parkeon

41. Retrouvez cette présentation ainsi que les coordonnées des intervenants sur le blog des ateliers et conférences débats de l’ARSEG www.ateliers-conferences-arseg.com Rendez-vous le 17 mars prochain pour notre prochaine conférence-débat sur : « Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ? »