Élaboration et Présentation d’un calendrier de conservation des documents

1. Élaboration et Présentation d’un calendrier de conservation des documents Par Brigitte Racine Analyste conseil pour le secteur gouvernemental Le 26 mai 2008 Centre d’archives de Québec et des archives gouvernementales Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Plan • Partie I : Fondement légal • Partie II : Définitions • Partie III : Élaboration du calendrier • Partie IV : Présentation et transmission • Partie V : Traitement des demandes • Partie VI : Modification du calendrier • Partie VII : Conclusion

3. Partie I Fondement légal

4. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.7) « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »

5. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.8) « Un organisme public visé aux paragraphes 1° ou 3° de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et chacune de ses modifications. »

6. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.8) Organismes publics visés aux paragraphes 1°ou 3° de l'annexe : • Ministères et organismes gouvernementaux • Organismes du secteur juridique

7. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.8) « Un organisme public visé au paragraphe 2° de l'annexe transmet une copie de son calendrier de conservation et chacune de ses modifications à Bibliothèque et Archives nationales pour information. »

8. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.8)Organismes publics visés au paragraphe 2° de l'annexe : L’Assemblée nationale Le lieutenant-gouverneur Le Directeur général des élections Le Vérificateur général Le Protecteur du citoyen

9. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.8) « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente. »

10. Fondement légal Loi sur les archives (L.R.Q., ch. A-21.1, art.8) Secteurs des organismes publics visés aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe : Secteur de la santé Secteur de l’éducation Secteur municipal Secteur des transports

11. Fondement légal Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (L.R.Q., c. A-21.1, r.1) Toute la section I (Confection et transmission du calendrier de conservation, art. 1-4) donne des précisions sur les renseignements qu’un organisme public doit inscrire sur son calendrier de conservation ainsi que sur sa transmission à BAnQ.

12. Fondement légal • Outre le fondement légal, un organisme public qui produit son calendrier de conservation y trouve plusieurs avantages : • Diminution du volume de documents par l’élimination des documents périmés • Réduction des coûts de conservation des documents • Utilisation rationnelle des équipements • Augmentation de l’efficacité administrative et de la productivité • Identification des documents historiques ou de recherche à conservation permanente

13. Partie II Définitions

14. Définitions • DOCUMENT La Loi sur les archives(L.R.Q., ch. A-21.1, art. 2) définit « document » en faisant référence à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.R.Q., ch. C-1.1, art. 3) : « Un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. »

15. Définitions • DOCUMENT (suite) « L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. » « Pour l’application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l’information qui y est inscrite. »

16. Définitions • SUPPORT DE CONSERVATION Élément concret, matériel, sur lequel est consignée l’information. • DOCUMENT ACTIF Document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales.

17. Définitions DOCUMENT SEMI-ACTIF Document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales. DOCUMENT INACTIF Document qui n’est plus utilisé à des fins administratives ou légales.

18. Définitions • DOSSIER PRINCIPAL Dossier qui contient l’information la plus complète sur un sujet donné. Le dossier principal est le dossier « officiel » ou le dossier « maître » dans l’organisme. • DOSSIER SECONDAIRE Dossier qui contient une partie de l’information contenue dans un dossier principal ou une copie de toute l’information contenue dans ce dossier.

19. Définitions • PROCESSUS/ACTIVITÉS Ensemble d’activités logiques et interreliées qui utilise des ressources (humaines, matérielles, financières et informationnelles) et produit un résultat déterminé. • SÉRIE DOCUMENTAIRE Ensemble de dossiers relatifs à un même sujet ou à une même activité.

20. Définitions • BANQUE DE DONNÉES Ensemble d’informations organisées autour d’un même sujet, directement exploitables et proposées en consultation aux utilisateurs. • SYSTÈME INFORMATIQUE Ensemble des éléments matériels (l’ordinateur et ses périphériques) et logiciels permettant d’acquérir, de stocker, de traiter et de diffuser des données. Tout système informatique comporte quatre types de composantes : les entrées, les traitements, les dépôts et les sorties de données.

21. Partie III Élaboration du calendrier

22. Élaboration du calendrier • Obtenir un mandat clair des autorités. • Se documenter : • Rapport annuel • Missions, mandats, objectifs • Recueils (délais minimaux) • Autres. • Rencontrer les détenteurs principaux.

23. Élaboration du calendrier Recueils de règles de conservation : • Un recueil est un outil qui présente des modèles pour les règles de conservation communes aux organismes publics. • Il indique des durées de conservation minimales que les organismes publics doivent respecter lorsqu’ils élaborent leur calendrier de conservation.

24. Élaboration du calendrier Recueils de règles de conservation : L’organisme public s’inspire du recueil pour réaliser son calendrier de conservation. Il adapte les modèles proposés à ses propres besoins. Il existe des recueils de règles de conservation pour tous les secteurs d’activités visés par la Loi sur les archives.

25. Élaboration du calendrier • Réaliser un calendrier de conservation, c’est identifier les séries documentaires d’un organisme et attribuer à chacune d’elle une règle de conservation. • L’évaluation administrative, légale et patrimoniale d’une série documentaire permet d’établir sa règle de conservation.

26. Élaboration du calendrier Règle de conservation : • Titre de la série • Nom de l’unité administrative détentrice du dossier principal • Description et types de documents • Supports de conservation • Durées active et semi-active • Mode de disposition

27. Élaboration du calendrier • L’organisme public identifie et décrit chacune de ses séries documentaires. • Il propose des durées de conservation aux états actif et semi-actif qui lui permettront de répondre à ses besoins administratifs, financiers et légaux. • Il se prononce aussi sur la conservation permanente des documents en suggérant un mode de disposition (destruction, conservation ou tri).

28. Élaboration du calendrier • Séries de gestion : • Administration • Gestion des ressources humaines • Gestion des ressources financières • Gestion des ressources matérielles • Gestion des ressources informationnelles • Séries d’exploitation : Séries documentaires relatives à la mission de l’organisme

29. Partie IV Présentation et Transmission

30. Présentation et transmission Afin de se conformer à la Loi sur les archives, l’organisme public doit présenter à BAnQ son calendrier de conservation pour approbation, dans l’un de ses neuf centres régionaux.

31. Présentation et transmission • Centre d’archives du Bas-Saint-Laurent et de la Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine • Centre d’archives du Saguenay–Lac-Saint-Jean • Centre d’archives de Québec • Centre d’archives de la Mauricie et du Centre-du-Québec • Centre d’archives de l'Estrie • Centre d’archives de Montréal • Centre d’archives de l'Outaouais • Centre d’archives de l'Abitibi-Témiscamingue et du Nord-du-Québec • Centre d’archives de la Côte-Nord

32. Présentation et transmission PAGE TITRE DU CALENDRIER Le formulaire Établissement/Modification du calendrier de conservation des documents d’un organisme public tient lieu de page titre du calendrier. Les parties « Identification de l’organisme public » et « Établissement/Modification du calendrier de conservation par l’organisme » doivent être remplies par l’organisme public, en deux exemplaires originaux.

33. Présentation et transmission PAGE TITRE DU CALENDRIER • Signature du formulaire Le ou la signataire doit être la personne la plus haute en autorité ou, à défaut, une personne désignée par celle-ci pour signer le calendrier de conservation en vertu : • d’une délégation formelle (correspondance) • de la loi constitutive de l’organisme • d’une résolution ou d’un règlement du conseil d’administration ou du conseil exécutif de l’organisme.

34. Présentation et transmission PAGE TITRE DU CALENDRIER Signature du formulaire La délégation, la résolution ou le règlement doivent préciser la fonction de la personne autorisée à signer le calendrier et à le transmettre pour approbation. La date de la signature correspond à la date officielle de dépôt de la demande d’approbation auprès de BAnQ.

35. Présentation et transmission PAGE TITRE DU CALENDRIER Approbation/Modification du calendrier de conservation par Bibliothèque et Archives nationales du Québec Cette partie sera remplie par BAnQ au moment de l’approbation de la demande.

36. Présentation et transmission Documents requis : Le calendrier de conservation en deux exemplaires Deux exemplaires originaux de la page titre Les tables des abréviations ou autres sigles utilisés, s’il y a lieu La délégation, la résolution ou le règlement, s’il y a lieu Une copie du plan de classification de l’organisme, si ce dernier en possède un

37. Partie V TraitementdeS demandes

38. Traitement des demandes • Le traitement des demandes d’approbation des calendriers de conservation implique plusieurs échanges entre l’organisme public et BAnQ : • Rencontres • Téléphones • Courrier postal • Courrier électronique

39. Traitement des demandes Étapes de traitement : • Réception du calendrier de conservation par BAnQ • Vérification des éléments requis en vertu des exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation […] • Transmission d’un accusé de réception à l’organisme • Analyse du calendrier de conservation par BAnQ

40. Traitement des demandes Étapes de traitement : • Rédaction d’un rapport d’analyse qui comprend des questions, des commentaires et des propositions à l’intention de l’organisme • Transmission du rapport d’analyse à l’organisme public • Réception des réponses de l’organisme au rapport d’analyse, souvent accompagnées de certaines règles corrigées • Analyse des réponses de l’organisme

41. Traitement des demandes Étapes de traitement : • Prise des décisions finales de BAnQ et communication à l’organisme des dernières corrections à apporter aux règles de conservation • Transmission à BAnQ des dernières versions pour approbation • Analyse par BAnQ des dernières versions reçues

42. Traitement des demandes Approbation : • La partie Approbation/Modification du calendrier de conservation par Bibliothèque et Archives nationales du Québec de la page titre est remplie par BAnQ. • Elle est signée et datée par une personne désignée par les autorités de BAnQ. La date de la signature correspond à la date officielle de l’approbation.

43. Traitement des demandes Approbation : • Un sceau certifiant l’approbation par BAnQ est appliqué sur chaque règle de conservation du calendrier. • Le sceau garantit à l’organisme public qu’il applique effectivement une règle de conservation approuvée par BAnQ, et non une autre version ou un projet de modification.

44. Partie VI Modification du calendrier

45. Modification du calendrier Le calendrier de conservation est un document qui doit évoluer au même rythme que l’organisme public : • Nouvelle mission • Transfert de compétence • Changement à certaines législations • Nouveaux documents • Changement de support

46. Modification du calendrier • Ajout, modification et annulation de règles de conservation : Dans ces cas, l’organisme public ne présente à BAnQ que les règles de conservation concernées.

47. Modification du calendrier • Refonte complète du calendrier : L’organisme public présente à BAnQ un nouveau calendrier de conservation complètement révisé.

48. Modification du calendrier • Pour présenter des modifications au calendrier de conservation ou une refonte complète, les exigences administratives et légales sont les mêmes que pour la présentation d’un premier calendrier. • Cependant, lorsqu’il y a numérisation, le formulaire Numérisation de documents inscrits au calendrier de conservation rempli par l’organisme doit accompagner les modifications.

49. Partie VII Conclusion

50. Conclusion Au besoin, BAnQ peut conseiller les organismes publics tout au long de la réalisation de leur calendrier de conservation, par téléphone, par courrier électronique ou lors de rencontres. N’hésitez donc pas à faire appel à l’un de nos neuf centres régionaux.