Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis

1. Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis PERTEMUAN 7

2. PENGORGANISASIAN PESAN Setelah merencanakan pesan, langkah selanjutnya menuangkan pesan tsb.Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat pula diterapkan untuk komunikasi lisan. Dimulai dengan menyusun kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi dan keterangan yg dpt membantu mengekspresikan ide pokok.

3. A. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir dengan baik. • Bertele-tele, • Memasukkanbahan-bahan yang tidakrelevan • Menyajikanide-idesecaratidaklogis • Informasipentingkadangkalatidaktercakupdidalampembahasan.

4. Suratdibawahiniditulisoleh Jill saundersdariperusahaan Boswell and sons, bermaksuduntukmengembalikan Drive CD Rom yang telahdibelidari “TokoKomputer “Bapak Boswell presiendirekturkamimengalamikecelakaantahunlaludankejadiantersebutsangatmempengaruhibisniskamisehinggaanggarankamitidaksebesarbiasanya. Namunkeduaanak Pak Boswell bekerjakerasdantidak lama lagi Pak Boswell akankembalibekerja. Boswell and Son’s melakukanbisnisdengan Computer Time sejaksayamasukenamtahunyanlau. PadawaktuitugedungAndalebihkecildanterletakdisudut Federal Avenue .Pak Boswell membeli printer laser pertamakamidisana. Sayamasihingatpadahariitu, sayamenuliscekdenganjumla h yang cukupbesar. Tentusajasetellahbeberapatahunsayamenjaditerbiasamembelibarang yang lebihmahal. Kamimempunyaitujuhorangkaryawan. Walaupunsemuanyatidakterlibatlangsungdalammenghaslkanpeta yang kamijual, merekaharusmenghidupkankomputersehinggadapatmenyelesaikantugasnya. Drive CD-ROM yang kamibeliuntukasistensaya, Suzanebermasalah. Kamitelahmembawanyauntukdiperbakitiga kali dalamtigabulankepusatperbaikandanSuzaneamatberhati-hatimenggunakanmesinnyadantidakpernahmenyalahgunakannya. Diasuka games petualanganinteraktfsaatistirahatmakansiang. Drive CD-ROM itumasihtidakbekerjadenganbenar. , dandiasudahlelahberulang kali membongkarpasang. Kamisemuabekerjalebih lama untukmengejarketertinggalanselama Pak Boswell tiidakdisini, dantidakseorang pun diantaakami yang mempunyaibanyakwaktuluang.

5. B. Pentingnya pengorganisasian Pesan Yang Baik : 1. Pengorganisasian yang baik membantu penerima memahami pesan Anda. Berikut ini kutipan surat yang meminta informasi terinci mengenai sebuah hotel untuk mematangkan penyelenggaraan sebuah seminar .

6. PerkenalkansayaShantidari STMIK MDP Palembang. Sayasebagaipanitia seminar…….. Tahuninimempertimbangkan hotel Grand Zurisebagaisalahatutempatpenyelenggaraan. SayatahubahwabulanJuli peak season untuk hotel, namunkamitetapakanmenyelenggarakan seminar padabulantersebutkarenasudahdijadwalkan. Apakah hotel Grand Zuridapatmenampung 350 orangtamuselamaempatmalam ? Apakah hotel Grand Zurimempunyaitigaruangrapatbesarsehinggakamidapatmengadakanpelatihanparalel ? Bagaimanadenganfasilitasmakan ? Disampingituadapemikiranuntukmenjemputpesertadaridankebandara.. JikaAndajadicustomer service hotel, bagaimanatanggapanAnda ?

7. 2. Pengorganisasian yang baik membantu penerima memahami pesan . Contoh Pengorganisasian yang kurang tepat Jika Anda sebagai Jill Saunders (pelanggan yang tidak puas dg Drive CD Rom) dan mendapatkan jawaban dari pihak toko ” Computer Time”, bagaimana tanggapan Anda ? Saya ditugasi untuk menjawab surat Anda. Maaf, tetapi, kami tidak dapat menerima permintaan Anda akan drive CD-Rom. Toko kami tidak menerima pengembalian peralatan yang diobral atau peralatan yang telah dibeli lebih dari enam bulan. Karena Anda membeli drive itu pada waktu diadakan obral sepuluh bulan yang lalu, kami tidak dapat membantu Anda. Saya menyarankan Anda untuk memperbaiki barang itu sebelum masa garansinya habis. Kami berharap Anda memahami posisi kami dan Anda tetap mau berbelanja di toko kami. Seperti yang telah Anda katakan sendiri, ini adalah maslah pertama yang pernah Anda alami dengan peralatan kami.

8. PentingnyapengorganisasianPesan Yang Baik : 3. Menghematwaktu 4. Mempermudahpekerjaankomunikator. Contohpengorganisasian yang baikdapatdilihatpadahalaman 83, bukuKomunikasiBisnis , DjokoPurwanto.

9. JUWITA DEPT STORESdr. RidhoAmin 20 April 2011Jln…..PalembangDenganhormat,TerimakasihsayasampaikanataskesediaanBapakmenggunakan CD player merkTashika yang Bapakbelitanggal 28 febuari 2011. Merupakansuatuhal yang pentingbahwakamimampumengatasi problem yang terjadipadaproduk yang Bapakbeli.Sebagaimanadiketahuibahwasemuaproduk yang dibelidiJuwita Dept Store memperolehjaminansampaibataswaktu 30 harisetelahtanggalpembelian. Produk yang BapakbelimasihdalambatasgaransidariTashika Corporation. ApabilaBapakmemerlukanpelayananpurnajual, harapmelayangkansuratke :Sdr. Muhammad RifaiTashika Corporation BagianProduksi PO.BOX…..JktMenurutpengalaman, sayatahubahwaparateknisiTashika Corporation selalumengutamakankepausanbagikonsumen.BapakRidho, jalinankerjasamaselamainisangatberhargabagikami. Olehkarenaitusebagaibentukkepeduliankepadapelanggan,kamimenyelenggarakanbulanpromosi yang menawarkanproduk-produkbarudengandiskonhingga 50% padabulanJuni 2011. TerimakasihatasperhatianBapakHormatkami,

10. C. Pengorganisasian Pesan Melalui Ouline • Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide a. Mulailah dengan ide pokok b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

11. Idepokok Poinpendukung Poinpendukung Poinpendukung Bukti A Bukti A Bukti A Bukti A Bukti A Bukti A Gambar. Bagan organisasi untuk pengorganisasian suatu pesan.

12. C. Pengorganisasian Pesan Melalui Ouline 2. MenentukanUrutandenganRencanaOrganisasional a. Pendekatanlangsung ; disebutjugapendekatandeduktifyaituidepokomuncul paling awal, diikutibuktipendukungnya. b. Pendekatantidaklangsung : disebutjugapendekataninduktifyaitubukti-buktimuncullebihdulukemudianbaruidepokoknya.

13. C. Pengorganisasian Pesan Melalui Ouline 3. Memilihrencanaorganisasional yang paling tepat a. Direct request : penyampaiansecaralangsung. Misalnya : memo, surat. b. Pesan-pesanrutin, Good News, Good will c. Pesan-pesan bad news d. Pesan-pesanpersuasif : Bila audience sangattidaktertarikpadapesan-pesan yang Andasampaikan.

14. Tabel : Empatrencanaorganisasionaluntukpesan –pesansingkat

15. REVISI PESAN • Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.

16. Menulisdenganringkas a. Menghilangkankatadanungkapan yang tidakperlu

17. 1. Menulis dengan ringkas b. Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan.

18. Hilangkan kata-kata yang berlebihan, seperti : • Bebas dan longgar • Menurunkan ke bawah • Di tengah antara • Mengikuti di belakang • Mengumpulkan menajdi satu.

19. 2. Perbaiki gaya tulisan Anda • Pisahkan kalimat yang terlalu panjang

20. b. Nyatakangagasanparaleldalambentukparalel. Jikamempunyaiduaataulebihgagasan yang serupa (paralel) untukdiutarakan,cobalahmenggunakankonstruksiparalel. Gunakanpolatatabahasa yang sama.

21. 3. Menggunakan teknologi untuk menyusun dan merevisi pesan • Perangkat lunak pengolah kata (microsoft word) adalah alat dominan untuk menciptakan dokumen tercetak. • Merevisi teks dengan fasilitas cut dan paste. • Menggunakan autocorrect. Fungsi ini membuat Anda dapat menyimpan kata-kata yang biasa salah Anda ketik atau salah eja. • Menambahkan grafik dan suara